Activity Messenger s'intègre avec Amilia. Une fois la liaison établie avec Amilia, vous évitez la manipulation de fichiers Excel ou CSV. Les participants, membres ou détenteurs de laissez-passers sont importés directement d'Amilia grâce à l'API.
Pour connecter Amilia et Activity Messenger, suivez le guide de connexion.
Pour ce faire, créez une nouvelle liste et choisissez l'option "Inscriptions Amilia", l'option "Affiliations Amilia" ou l'option "Laissez-passers Amilia".
Une fois la liste créée, un écran affichera deux panneaux: Le panneau de gauche pour importer et filtrer, et le tableau de droite présentera les destinataires de vos messages. Les destinataires peuvent être les participants ou, dans le cas d'enfants, les responsables de compte.
Dans le panneau de gauche, choisissez une programmation et les activités. Vous pouvez cocher plusieurs activités par catégorie, sous-catégorie ou individuellement.
Une fois la programmation et les activités choisis, appuyez sur Sauvegarder. Les participants seront alors indiqués dans le tableau.
Vous pouvez également importer des pariticipants de plusieurs programmations. Il est aussi possible d'enlever des participants d'une autre programmation ou activités. Utilisez les deux boutons à cet effet.
Par exemple, vous pouvez constuire une liste d'anciens joueurs. Pour ce faire, vous choisissez la programmation de la saison précédente. Ensuite vous enlevez la programmation de la saison courante.
Vous pouvez importer les participants ayant annulé leurs inscriptions. Clique sur Annulé. Activity Messenger importera seulement les annulations.
L'interface pour importer les membres d'une ou de plusieurs affiliations est semblable. Le panneau de gauche vous permet de choisirs les affiliations et de spécifier le statut:
Le panneau de droite présentera les membres ainsi que la date d'expiration de leur affiliation. Vous pouvez trier les données par date d'expiration.
Activity Messenger vous permet de filtrer vos membres selon la date d'expiration de leur affiliation. par exemple, vous pouvez facilement trouver les membres dont leur affiliation expirera en mai 2020.
Choisissez l'affiliation et appliquez le filter Expiré. Choisissez les dates du 1er may au 30 mai 2020. Le panneau de droite affichera le résultat.
L'interface pour importer les détenteurs d'un ou de plusieurs laissez-passers est la même que celle des affiliations. Le panneau de gauche vous permet de choisirs les laissez-passers et de spécifier le statut. Le panneau de droite présentera les détenteurs.
Activity Messenger importe également le nombre de laissez-passers restant et le rend disponible dans les champs de fusion.
Décidez comment importer les participants selon le contexte. Activity Messenger vous offre 3 choix:
Arthur Weasley a deux enfants: Ron et Ginny. Ron est inscrit à Virtual Quidditch et à Potions. Ginny est inscrite à Potions.
Une seule activité par participant importera 2 destinataires:
Permettre aux participants d'avoir plusieurs activités importera 3 destinataires:
Consolider les gens avec la même adresse courrriel importera 1 destinataire:
L'option de combiner est pratique lors de campagne marketing. Prenons par exemple Ginny et Ron inscrits à un deux cours. Lors de l'import à partir d'Amilia, ils seront séparés. Arthur, leur père, recevra deux messages. On peut toutefois consolider les enfants en une seule rangée afin qu'Arthur ne reçoive qu'un seul message.
Activity Messenger vous permet de filtrer les participants selon plusieurs critères: enfant ou adulte, âge, mois d'anniversaire, genre, participant vs responsable de compte. Cliquez sur l'onglet Filtrer pour voir ces options.
Par exemple, vous pouvez construire une liste d'enfants ayant leur fête au mois de décembre afin de leur envoyer un message.
Noter que l'âge et le genre ne sont jamais sauvegardés dans Activity Messenger. Ces renseignements sont là pour vous permettre d'utiliser la fonction Filtrer.
Les comptes dans Amilia représentent majoritairement des familles. Les adresses de courriel et les numéros de téléphone mobile des enfants sont ceux du parent. Les participants adultes par contre (par exemple, le conjoint), ont leur propre champs pour l'adresse courriel et numéro de téléphone mobile.
Activity Messenger vous permet donc de cibler les participants ou les responsables de compte. En modifiant cette option, les colonnes Nom, Mobile et Courriel changeront. Par contre, l'âge et le genre resterons toujours celui du participant.
Les participants seront affichés dans le tableau. Activity Messenger affiche le nom, le numéro de téléphone mobile, l'adresse de courriel, le genre, l'âge, l'anniversaire et le statut du participant (enfant ou adulte).
En tout temps, vous pouvez exporter la liste en format CSV, ou la copier dans Excel en cliquant sur le bouton de disquette.
Noter que l'âge et le genre ne sont jamais sauvegardés dans Activity Messenger. Ces renseignements sont là pour vous permettre d'utiliser la fonction Filtrer.
Activity Messenger valide automatiquement les numéros de téléphone et les adresses de courriel importés. Les participants ayant des numéros de téléphone et des adresses non valides sont indiqués en orange. Ils seront quand même importés.
Activity Messenger n'enverra jamais un message à un numéro de téléphone non valide, ou à une adresse de courriel non valide.
Il peut y avoir des doublons. Par exemple, advenant qu'il y ait deux enfants de la même famille, Activity Messenger l'indiquera en rouge avec une alerte pour éviter d'envoyer le même message deux fois au parent.
Activity Messenger importera les informations d'un compte familial. Si les participants sont des enfants, une pastille bleue indiquera le nombre d'enfants de cette famille se retrouvants dans la liste. Le responsable de compte ainsi que ces enfants seront importés. Éclatez la rangée pour voir ces informations.
Les informations du compte familial pourront par la suite être utilisées dans les champs de fusion disponibles dans vos messages et gabarits. Consultez la page de documenation Personnaliser les messages SMS/courriel avec des champs de fusion pour en savoir plus.
Les corrections devraient toujours être faites à la source - soit dans Amilia. Une fois faites, revisitez la liste dans Activity Messenger afin de voir les changements. Cliquez sur Sauvegarder pour mettre à joure les destinataires dans Activity Messenger.
Lorsque vous planifiez des rappels, Activity Messenger fera la mise à jour automatique de la liste 30 minutes avant l'envoi. Activity Messenger ira chercher les nouveaux participants ainsi que les changements aux adresses courriel et aux numéros de téléphone mobile.
Vous pouvez faire la synchronisation manuellement. Cliquez sur Listes, Consulter toutes les listes et choisissez la liste en question. Cliquez sur le bouton Synchroniser. Une fenêtre indiquera la date et l'heure de la prochaine mise à jour. Vous verrez également un journal des mises à jour.
Activity Messenger utilise les numéros de téléphone mobile et adresses de courriels qui sont fournis dans les formulaires. Sous l'onglet Clients dans Amilia, nous importons les champs Courriel et Cellulaire:
Dans la boutique, lors de la sortie de caisse, Activity Messenger prendra ces même champs (Courriel et Cellulaire) du formulaire présenté:
Activity Messenger permet l'envoi d'un message par courriel pour par SMS aux deux parents. La plateforme utilisera le deuxième répondant dans Amilia.
Prochain article: Importer une liste de participants de Sport-plus
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