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Facturation du client

Cliquez sur le menu E-Commerce et choisissez l'option Factures. Le tableau affiche toutes les factures du système. Chaque rangée représente un client et une facture. Vous pouvez faire une recherche par numéro de facture, par le nom du client, par son adresse courriel ou par son numéro de téléphone mobile. Vous pouvez trier la colonne Solde pour afficher les comptes en souffrances (comptes à recevoir).

Vous pouvez également consulter les factures d'un formulaire de paiement via l'onglet Répondants du formulaire. Les factures affichées seront limitées aux achats avec ce formulaire.

# Factures brouillons

Activity Messenger fait également le suivi des factures brouillons. Vous pouvez filtrer pour afficher les factures brouillons créées par un administrateur, ou par vos clients.


# Facture

Cliquez sur une rangée pour ouvrir la fenêtre de la facturation du client. Elle affiche les informations du client, les réponses au formulaire, les achats, la facture, le ou les paiements et les messages reliés à cette facture.

La fenêtre de facturation du client permet les actions suivantes:

  • Modifier le nom, l'adresse courriel ou le numéro de téléphone mobile du client
  • Consulter et modifier les réponses aux questions du formulaire
  • Télécharger la facture en format PDF
  • Annuler et rembourser un ou plusieurs achats
  • Saisir un paiement s'il y a un solde au compte
  • Renvoyer la facture au client par courriel
  • Envoyer un courriel ou un texto au client
  • Ajouter des items de factures (sur mesure ou une inscription à un cours)

# Creér une nouvelle facture

En général, les factures sont créées lorsqu'un formulaire de paiement a été rempli. Elle sera en mode brouillon jusqu'à ce que le client (ou l'administrateur) fasse un paiement. Elle sera ensuite finalisée.

Vous, en tant qu'administrateur, pouvez également créer une facture à partir de zéro en cliquant sur le bouton (+). Choisissez un client ou ajoutez-en un nouveau. La nouvelle facture finalisée sera ajoutée. Vous pouvez ensuite ajouter des items de factures. Lorsqu'elle sera complète, vous pourez l'envoyer au client afin qu'il puisse la payer en ligne.


# Ajouter des items de factures

On peut toujours ajouter des items à une facture, même si elle a été réglée. Ceci augmentera le total et le solde de la facture. Le client pourra par la suite payer le solde en ligne ou, vous pourrez prendre un paiement hors ligne.

Vous pouvez ajouter un item de facture sur mesure tout en saisissant le montant, la quantité, les taxes de vente et le code comptable. Ceci permet d'ajouter un frais ou des extra à une facture. Les items de facture sur mesure non-payé peuvent être modifiées et supprimer.

Vous pouvez également inscrire un participant à un cours à partir de la facture. Vous n'aurez donc pas à passer par un formulaire de paiement. Utilisez cette option pour ajouter un cours privé ou un cours à la carte à une facture existante.


# Paiement par administrateur (hors ligne)

Un administrateur peut toujours prendre un paiement hors ligne. Par exemple par chèque, par argent comptant ou par un transfer d'une autre plateforme. Il peut également prendre un paiement par carte de crédit par téléphone.

Cliquez sur le bouton "Prendre un paiement" et choisissez la méthode de paiement. Vous pouvez ajouter un commentaire et envoyer par courriel le reçu de paiement au client.


# Paiement par client (en ligne)

Une facture avec un solde peut être réglée par le client en ligne par carte de crédit ou par virement Interac.

Cliquez sur le bouton "Envoyer un lien pour payer en ligne". La fenêtre d'envoi d'un nouveau message s'ouvrira. La facture en format PDF sera jointe au courriel. Le client recevra également un lien pour aller payer le solde de sa facture en ligne.


# Annulation et remboursement

Vous pouvez annuler et rembourser une facture ou certains items d'une facture. Appuyez sur le bounton "Annuler et rembourser". Une fenêtre vous permettra de saisir les items à annuler et rembourser. Les items de factures annulés seront remboursés avec les modes paiement utilisés lors de l'achat.

Si le client avait payer par carte de crédit (Stripe), le remboursement sera fait à même la carte de crédit.

Vous pouvez facturer un frais d'annulation. Cochez cette option et choisissez le mode de paiement pour le remboursement ainsi que le montant à rembourser. Si la paiement avait été effectué par carte de crédit (Stripe), Activity Messenger effectura un remboursement partiel en déduisant le frais d'annulation.

Activity Messenger enverra un courriel de confirmation d'annulation au client. Vous pouvez décocher cette option pour ne pas envoyer de courriel. Il vous sera possible de l'envoyer par la suite si vous changez d'idée.

Une annulation cré une facture additionnelle liée à celle de l'achat. Elle inclue le frais d'annulation ainsi que le reçu de remboursement.


# Remboursement partiel ou complet sans annulation

Vous pouvez rembourser des items de factures sans annuler leurs achats. Cliquez sur le bouton "Rembourser". Une fenêtre vous permettra de choisir un ou plusieurs items de factures à rembourser. Saisissez le montant à rembourser (partiel ou complet).

Si le client avait payer par carte de crédit (Stripe), le remboursement sera fait à même la carte de crédit.

Un remboursement sans annulation scindera la facture en deux. Activity Messenger annulera et remboursera le second items de fature. Le montant de l'item de facture d'origine sera réduit mais ne sera pas annulé. Activity Messenger remboursera également les taxes de ventes, si applicable.

Un remboursement sans annulation peut être utilisé pour offrir un rabais suite à un achat.


# Archiver des factures

En règle générale, Activity Messenger ne vous permet pas d'archiver des factures. L'exception à cette règle est pour les factures n'ayant aucun impact sur vos états financiers. Les factures annulées et celles totalisant 0 $ peuvent être archivées. Les factures brouillons peuvent toujours être archivées.

Pour archiver une facture, ouvrez-la et cliquez sur le bouton Archiver situé au bas à gauche de la fenêtre. La facture sera retirée de la liste.

Vous pouvez toujours retrouver les factures en applicant le filtre à cet effet.



Prochain article: Ressources (personnel et lieux)




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