Utilisateurs et permissions

Un utilisateur est un membre du personnel qui a un compte utilisateur et donc accès à Activity Messenger. Par exemple un administrateur ou un instructeur. L'accès de l'utilisateur sera limité selon la permission assignée.

# Niveaux de permissions

Activity Messenger compte plusieurs niveaux de permissions:

• Un Responsable de compte a un accès complet.
• Un Administrateur n' pas accès à la facturation. Il a seulement accès aux formulaires du personnel que vous lui avez assignés. Il peut seulement ajouter et modifier les utilisateurs ayant la permission Instructeur ou Invité.
• Un Préposé est un commis à la caisse (point de vente). Il a accès au module de réservation et à la facturation clients. Il peut également consulter les listes de présences, faire des changements de cours et envoyer des messages. Il n'a pas accès aux listes, ni aux gabarits, ni aux formulaires, ni aux membres du personnel. Il a un accès limité aux rapports financiers pour lui permettre de fermer sa caisse.
• Un agent de communication peut envoyer des courriels et des SMS, et peut créer/gérer les gabarits de messages.
• Un Instructeur ne peut faire de modification. Il peut faire la prise de présences, et envoyer des messages. Il a accès aux listes de présences et aux formulaires qui lui ont été assignées, et aux messages qu'il a envoyé ou ceux reliés à ses cours et à ses formulaires.
• Un Instructeur (sans messagerie) ne peut envoyer de messages.
• Un Invité a aucun accès. Mais on peut le mettre en CC sur les courriels et les textos qu'on envoie.

# Ajouter des utilistateurs

Vous pouvez ajouter un utilisateur avec son adresse courriel. Cet utilisateur devra activer son compte pour avoir accès à votre organisation.

Pour ajouter un utilisateur, cliquez sur le menu Personnel, et choisissez l'option Utilistateurs. Cliquez sur le bouton (+).

# Importer des utilisateurs provenant d'Amilia

Si vous avez l'intégration avec Amilia, vous pouvez importer les membres du personnel comme utilisateur dans Activity Messenger. Chacun recevra une invitation par courriel.

Pour ajouter un utilisateur, cliquez sur le menu Personnel, et choisissez l'option Utilistateurs. Cliquez sur le bouton (+). Cliquez sur l'onglet Importer à partir d'Amilia.

# Mettre à jour les informations d'un utilisateur

Les administrateurs et responsables de comptes peuvent modifier le nom et le niveau de permission d'un utilisateur. Ils peuvent également renvoyer le courriel d'invitation ou retirer l'accès d'un utilisateur à votre organisation.

# Retirer l'accès

Pour retirer l'accès, ouvrez la fenêtre d'information d'un utilisateur et cliquez sur Retirer. L'utilisateur n'aura plus accès à votre organisation. Il conservra par contre son compte utilisateur et pourra avoir accès aux autres organisations qu'il gère.

# Tester les différents niveaux de permissions

Vous pouvez tester les permissions en créant un compte avec une autre adresse courriel. Par exemple, invitez-vous en utilisant votre adresse courriel personnelle et en vous assignant la permission Instructeur. Ensuite, servez-vous d'une fenêtre de navigation privée pour vous connecter à se compte.

Pour ouvrir une fenêtre de navigation privée dans Chrome, une fenêtre de navigation privée cliquez sur le bouton (...) et choisissez l'option "Nouvelle fenêtre de navigation privée".

Par la suite basculer d'une permission à l'autre et rafraichissez la fenêtre de navigation privée pour voir les différences.

# Administrateur

L'administrateur a certaines restrictions. Il n'a pas accès à la facturation, ni aux profiles et aux formulaires du personnel. L'administrateur peut par contre faire la gestion des utilisateurs. Il peut ajouter des instructeur et des invités. Il ne peut pas modifier le niveau de permission d'un autre administrateur ou d'un responsable de compte.

# Instructeur

Un instructeur est souvent un entraîneur ou un enseignant. Leur accès est limité aux formulaires, à la prise de présences et à l'envoi de messages courriels et textos. L'accès aux formulaires, aux listes de présences et aux messages est limité à ce qu'un administrateur lui a donné accès. Il est également possible de ne pas permettre l'envoi de courriels ni de textos en choisissant la permission "Instructeur sans messagerie".

Vous pouvez modifier le message sur le tableau de bord des instructeurs. Par exemple pour y inclure des racourcis ou des instructions. Our ce faire, cliquez sur le bouton situé au dessus du tableau des utilisateurs.

# Invité

Un invité ne peut accéder aux listes ni aux messages. Il peut par contre être mis en CC sur les messages par courriel ou par textos envoyés par votre organisation. Nous leur demandons donc de confirmer leur adresse courriel et leur numéro de téléphone mobile.

# Envoyer un message

Avec Activity Messenger vous pouvez envoyer des courriels et des textos à votre personnel. Créez un nouveau message et sélectionnez l'option Utilisateurs. Choisissez les membre de votre personnel à qui vous voulez envoyer un message.

Vous pouvez également mettre en copie conforme (CC) votre personnel sur les messages destinés à vos clients. Créez un nouveau message et sélectionnez l'option CC. Choisissez les membre de votre personnel.

# Faire des annulations et des remboursements

Faire des annulations et des remboursements requiert une permission spéciale assignée à chacun des administrateurs et des préposés. Les responsables de compte ont toujours cette permission.

Pour donner cette permission, cliquez sur le bouton dans la colonne "Peut rembourser" de l'utilisateur visé.

Prochain article: Le profil et les formulaires du personnel

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