FORMULAIRE DE CONSENTEMENT
Centre d’amitié autochtone de Trois-Rivières (CAATR)
Utilisation, collecte, communication et conservation de renseignements personnels
CONTEXTE, COMMUNICATION ET FINALITÉS VISÉES
Le Centre d’amitié autochtone de Trois-Rivières (CAATR) utilise un système de base de données numériques qui permet de créer un dossier pour chacun de ses membres. Ce dossier comporte notamment des informations personnelles sur le membre, un journal d’activités et un rapport d’intervention. Cela permet au CAATR de tenir une liste officielle de ses membres, de mieux connaître et cibler leurs besoins, d'évaluer les services offerts et de pouvoir brosser un portrait général de la clientèle.
Pour ce faire, le CAATR d’amitié doit obtenir votre consentement afin de recueillir des renseignements personnels qui vous concernent.
Le CAATR ne communiquera pas vos renseignements personnels à qui que ce soit, sauf à son personnel autorisé, afin que celui-ci puisse assurer un suivi de dossier.
Le système de base de données numériques permet au Regroupement des centres d’amitié autochtones du Québec (RCAAQ) d’avoir accès aux données qui s’y retrouvent, mais uniquement :
- de façon pseudonymisée, c’est-à-dire que les informations qui identifient directement les membres, tels le nom et prénom, sont remplacées par des informations qui les identifient de façon indirecte, tel un numéro de membre;
- de façon agrégée, c’est-à-dire que plusieurs données de même type sont regroupées, ce qui rend impossible l’identification d’un individu donné.
Cela permet au RCAAQ d’avoir des données à jour afin d’améliorer la compréhension des réalités autochtones, de faire reconnaître l’importance des activités et services offerts dans les Centres et de faire valoir le point de vue des Autochtones des villes au sujet de différents thèmes et enjeux qui les concernent.
MESURES DE CONFIDENTIALITÉ ET DE SÉCURITÉ
Selon la Loi1, les renseignements recueillis dans votre dossier de membre sont des renseignements personnels : ils vous concernent et permettent de vous identifier.
Le Centre d’amitié s'engage à ce que des mesures de sécurité assurent la confidentialité de ces renseignements. Par conséquent, vos renseignements personnels feront l’objet des mesures suivantes :
(i) le système de base de données est une plateforme numérique qui exige un code d’accès individuel et un mot de passe lors de la connexion;
(ii) dans le cas d’un rapport d’intervention, seuls les intervenants peuvent consulter le rapport;
(iii) les données auxquelles le RCAAQ a accès sont pseudonymisées et/ou agrégées, ce qui signifie qu’il est impossible d’identifier le membre à qui appartient les données.
CONSERVATION, DROIT D’ACCÈS ET DROIT DE RECTIFICATION
Vos renseignements personnels seront conservés jusqu'à sept (7) ans.
À ce moment, le CAATR procédera à la destruction sécuritaire de vos renseignements personnels dans un délai raisonnable.
Droit d’accès et droit de rectification
En tout temps, il est possible de consulter ou rectifier votre dossier en s’adressant à la Direction du CAATR, responsable de l’accès aux documents et à la protection des renseignements personnels.
Le CAATR doit donner suite à votre demande d’accès, de rectification ou d’information avec diligence et au plus tard dans les 30 jours de la date de réception de la demande.
DÉCLARATION DE CONSENTEMENT
Je confirme avoir lu ce formulaire et avoir compris l’information relativement à la collecte, l’usage, la communication et la conservation de mes renseignements personnels par le CAATR.
Je comprends qu’un dossier membre sera créé dans la base de données numériques et que mes renseignements personnels ne serviront au CAATR que pour dresser une liste de ses membres et assurer un suivi auprès de ces derniers, ainsi qu’à des fins de statistiques pour le Centre ou le RCAAQ.
Je consens à la collecte, à l'utilisation, à la communication et à la conservation de mes renseignements personnels comme mentionné dans ce formulaire.
[1] Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ, c. P-39.1.
