Loisirs & Culture Sud-Ouest -

Règlements et fonctionnement

des camps de jour 2024

INTERPRÉTATION

Genre et Nombre

Dans les présents guide ou tout autre règlement de la Corporation, tout mot susceptible de comporter un genre est sans rapport avec le sexe et ne traduit absolument pas la discrimination envers l’un ou l’autre sexe.

Le nombre singulier sera censé inclure le pluriel et vice versa.

Langue

Dans les communications de l’organisme, la langue française sera utilisée. Elle sera aussi utilisée pour la rédaction des documents.

Définitions

À moins d’une disposition spécifique contraire ou à moins que le texte l’indique autrement dans ces règlements, les mots et expressions suivants sont définis ainsi :

« LCSO » désigne Loisirs & Culture Sud-Ouest;

« Participant » désigne la personne inscrite à l’activité. Dans le cas d’enfant mineur, cela inclut aussi le ou les responsables du dossier.

« Parent » désigne autant le parent qu’un tuteur ou un autre adulte responsable d’un ou de plusieurs enfants.

« Besoins particuliers » Caractéristique d’une personne nécessitant de soutien supplémentaire en raison des difficultés ou des retards liés à un développement physique, intellectuel, émotionnel, social, linguistique et/ou comportemental.

1. Clientèle

Les camps de jour s’adressent aux jeunes de 4 à 12 ans (au 30 septembre de l’année précédente) et ayant fréquenté un établissement scolaire dans l’année. Les enfants ayant reçu des enseignements similaires à la maison durant l’année sont également admis.

2. Généralités

Les participants doivent avoir eu l’âge minimum requis au 31 octobre de l’année précédente.
L'âge minimum est de 4 ans avant le 31 Octobre de l'année précédente
Nous acceptons les enfants qui auront leur 5 ans au courant de l'été prochain.
Le camp se réserve le droit de jumeler des groupes pour assurer la tenue des activités.
Si un camp est complet, des listes d’attente sont disponibles et des groupes supplémentaires peuvent être formés, si la demande le justifie.
Lorsque nous communiquerons avec un parent sur liste d’attente, ce dernier aura 24H pour nous informer de son intention. Par la suite, nous communiquerons avec le prochain parent en attente.
La programmation des camps Initiation et Exploration est sujette à changements, selon les demandes d’inscription.
Si le camp de votre choix ne pouvait avoir lieu dû à un manque d’inscriptions, soyez assuré que votre enfant aura une place pour la même semaine au camp Touche-à-tout et que la différence de frais vous sera remboursée.

3. Horaire

Les heures d’opération du camp sont de 8h30 à 16h30, du lundi au vendredi.

Le service de garde est opérationnel de 7h30 à 8h30 et de 16h30 à 17h30.

Le lieu principal est le Centre Saint-Charles, l'adresse est le 1055, rue Hibernia.

Un parent qui amène son enfant après 8h30 ou qui souhaite récupérer son enfant avant 16h30 est responsable de rejoindre le groupe de l’enfant là où il se trouve, ou à tout autre point de rencontre qui vous est communiqué. S’il a quitté le Centre, communiquez avec le service à la clientèle.

Le parent d’un enfant inscrit au service de garde peut amener ou venir chercher son enfant à tout moment durant cette période. Le parent qui vient chercher son enfant après 17h30 devra payer des frais de 5,00 $, par tranche de 5 minutes, par enfant fréquentant le service de garde. L’heure est celle à laquelle le parent quitte le centre accompagné de son enfant.

Advenant le cas où l’enfant n’est pas inscrit au service de garde, à compter de 16h45, soit l’heure où le service de garde intègre ses locaux, des frais de 5,00 $, par tranche de 5 minutes, s’appliqueront jusqu’au moment où le parent prend en charge son enfant et quitte le local du service de garde accompagné de celui-ci.

Dans le cas de frais supplémentaires, le parent signera un billet et les frais seront appliqués à son compte. Son dossier indiquera un compte en souffrance et il devra passer au bureau du service à la clientèle durant les heures d’ouverture pour acquitter les frais.

Pour des raisons de sécurité, aucun parent ou enfant ne sera admis au Centre avant 7h30.

4. Maladies

Seuls les enfants suffisamment en forme pour participer aux activités du camp seront admis. Un enfant présentant des symptômes de fièvre ou étant trop mal en point pour suivre son groupe sera retourné chez lui. Si le parent n’est pas en mesure de venir chercher son enfant, il devra mandater un membre de son entourage pour récupérer son enfant dans un délai raisonnable suivant l’appel du camp. Un enfant présentant des symptômes s’apparentant à une maladie contagieuse pourra intégrer le camp uniquement après avoir obtenu l’autorisation écrite du médecin.

5. Arrivée et départ

À l’arrivée, le parent s’assure que l'équipe à la table d'accueil a vu son enfant et pris sa présence avant de quitter. Il communique également toute information pertinente quant à la santé ou l’état de l’enfant à son animateur ou au coordonnateur. À son arrivée, l’enfant doit avoir déjeuné et est prêt à participer aux activités du camp.

Au départ, le parent ou la personne autorisée à récupérer l’enfant, présente une pièce d’identité avec photo et s’assure d’aviser un animateur qu’il quitte avec l’enfant. Seuls les adultes indiqués au dossier de l’enfant peuvent quitter avec celui-ci. Il est possible d’autoriser, ponctuellement ou pour toute la durée du camp, une nouvelle personne à quitter avec l’enfant par le biais d’une note écrite, au moyen de notre formulaire, remise au coordonnateur. Cette personne devra également présenter une pièce d’identité avec photo au moment de récupérer l’enfant. Par mesure de sécurité, le responsable pourra également demander le mot de passe qui figure au dossier de l’enfant.

Le parent dont l’enfant se déplace seul entre le Centre St-Charles et la maison a la responsabilité entière de son enfant jusqu’au moment où un animateur prend sa présence et à partir du moment où l’animateur l’autorise à quitter. L’enfant qui peut quitter seul après le camp sera envoyé chez lui automatiquement à 16h30. Il peut également quitter le service de garde à l’heure indiquée au dossier par son parent, si celui-ci bénéficie du service.

6. Retards et absences

Tout retard ou absence de votre enfant doit être communiqué par téléphone dès que possible au service à la clientèle.

7. Allergies et alimentation

Les noix, arachides et autres allergènes sont interdits dans les boîtes à lunch. Les lunchs fournis doivent également être exempts de friandises et autres gâteries et constituer un repas complet et suffisant pour soutenir l’enfant tout au long de la journée. Les enfants auront deux moments pour manger une collation au courant de la journée. Celles-ci sont fournies par le parent, dans la boîte à lunch.

Si votre enfant possède un auto-injecteur de type Epipen, il est primordial que nous en soyons informés.

8. Matériel

Le sac de l’enfant doit contenir, quotidiennement, les items suivants :

Maillot de bain et serviette;
Souliers adéquats pour marcher et faire du sport et bottes d’hiver pour sports extérieurs, en saison;
Lunch froid muni d’un bloc réfrigérant conforme à la politique alimentaire décrite au point 7;
Sac à dos confortable pour les périodes de marche;
Bouteille d’eau;
Vêtements confortables pour bouger et vivre des expériences enrichissantes sans craindre de les souiller ou de les abimer;
Imperméable et bottes de pluie, lorsque la température le nécessite;
Casquette ou chapeau (été); tuque, mitaines, cache-cou, pantalon de neige et manteau (hiver);
Crème solaire (été);
Anti-Moustique (été).

Une liste de matériel supplémentaire à apporter pour les camps Initiation et Exploration ou pour les sorties et activités spéciales pourrait être fournie, le cas échéant. Le chandail du camp est obligatoire pour les sorties.

9. Sorties

L’heure de départ de chacune des sorties vous sera communiquée. Il est primordial que vous arriviez à l’avance au Centre St-Charles. L’autobus quittera à l’heure prévue et, si votre enfant est en retard, vous devrez rejoindre le groupe au lieu de la sortie ou le garder avec vous pour la journée.

10. Objets perdus

Tous les effets personnels de vos enfants doivent être identifiés avec leurs nom et prénom. LCSO n’est responsable d’aucune perte, vol, bris ou autre dommage aux effets personnels de vos enfants. Les objets et vêtements de valeur devraient rester à la maison. LCSO décline toute responsabilité concernant la perte ou le vol d’effets personnels. Nous conseillons de ne pas apporter d’objets de valeurs au camp de jour.

11. Politique d’expulsion

Dans le cas de comportements d’une grande violence ou si l’équipe juge que la présence de l’enfant au sein du camp de jour représente un danger pour lui, les membres du personnel ou les autres enfants, son autorisation à fréquenter le camp de jour pourrait être révoquée.

L’équipe de LCSO suivra un protocole bien clair quant aux enfants à comportements difficiles :

Une note écrite sera remise au parent concernant un comportement jugé inadmissible.
Lorsqu’un enfant cumule trois notes écrites, le parent est rencontré pour discuter de mesures à prendre pour favoriser l’intégration de son enfant. Ces mesures sont notées et signées par l’animateur, le coordonnateur et le parent.
Si, malgré les mesures prises, il demeure impossible pour l’enfant de demeurer dans son groupe de manière sécuritaire, celui-ci sera expulsé dans l’immédiat.

12. Politique de paiement

Inscription et paiement en ligne

Montant total ou partiel (possibilité de prélèvements*) par chèque électronique ou carte de crédit (MasterCard ou Visa).

Inscription et paiement au bureau

Montant total en argent comptant, par Débit Interac ou carte de crédit;
Montant partiel (possibilité de prélèvements*) par chèque électronique ou carte de crédit (MasterCard ou Visa).

Inscription et paiement par téléphone

Montant total ou partiel (possibilité de prélèvements*) par carte de crédit (MasterCard ou Visa).

Entente de paiement avec prélèvements automatiques

Une carte de crédit ou un chèque spécimen est obligatoire.
Un 1er paiement par enfant est exigé lors de l’inscription.
La date limite pour payer les frais en totalité est le vendredi précédent la dernière semaine de fréquentation de votre enfant au camp ou le vendredi précédant la semaine de relâche pour le camp d’hiver.
Pour les paiements différés, aucun frais administratif n’est exigé.

* Les modalités concernant le nombre maximum de prélèvement varient en fonction de la date d’inscription et du type de camp. Nous vous invitons à communiquer avec nous pour de plus amples informations.

Entente de paiement avec aide financière

Le parent ayant accès à une aide financière de la part d’une institution reconnue (CIUSSS, Centre jeunesse, etc.) devra nous fournir une lettre de confirmation officielle AVANT de procéder à l’inscription. Le montant ou le pourcentage couvert par l’aide financière devra être clairement indiqué. Advenant que l’aide financière ne couvre pas la totalité des frais du camp de jour, le parent devra effectuer le paiement de la différence au moment de l’inscription.

Dans le cas où un parent nous fournirait une lettre confirmant qu’il a droit à une aide financière après avoir procédé à l’inscription, un crédit sera appliqué à son dossier. Aucun remboursement ne sera possible.

(Pour plus de détails, communiquez avec nous).

Prélèvement automatique refusé : Des frais de 10$ seront facturés pour tout paiement automatique prévu au dossier qui serait refusé par votre institution financière ou par votre carte de crédit. La demande de reprise du paiement incluant le frais de 10$ sera faite automatiquement sur la même méthode de paiement dans le mois suivante paiement refusé. Si le paiement est toujours refusé, nous communiquerons avec vous. Advenant que nous ne parvenions pas à résoudre la situation, l'accès au cours ou à l'activité pourrait vous être refusé.

13. Ajout et Modification de l'inscription

Toute demande d’ajout, de modification ou d’annulation d’inscription doit être transmise par écrit au service à la clientèle qui vous fournira le formulaire de demande. Les parents doivent communiquer avec nous le plus rapidement possible pour nous en informer, par courriel, et doivent ensuite compléter la procédure en incluant le formulaire dûment rempli.

Ajout / Modification

Les demandes seront traitées sans frais pour toute demande équivalente au même tarif. Les demandes doivent être soumises 10 jours ouvrables avant le début de la semaine touchée par la modification.

Frais de modification

Aucun frais pour modification vers Camp Initiation ou Exploration
Modification vers Camp Touche-à-Tout : 25$

Veuillez prendre note qu'il y a un délai allant jusqu’à 30 jours maximum pour le remboursement.

Aucun remboursement partiel, ni de reprise de temps ne sera accordé pour motif d’absence.

MOTIFS ACCEPTÉS AVEC PIÈCES JUSTIFICATIVES OBLIGATOIRES :

Raison médicale (attestation médicale signée par médecin traitant indiquant la limitation ou recommandation)
Déménagement à plus de 25 km (nouveau bail signé au nom du requérant)
Changement d’horaire de travail (attestation signée de l’employeur confirmant le changement d’horaire conflictuel avec le cours ou l’activité auquel l’enfant est inscrit)
Cours d’été pour réussite d’année scolaire (preuve écrite)

14. Annulation de l'inscription, Frais et Remboursement

Annulation par le client/parent

Pour chaque demande d’annulation, des frais administratifs s’appliqueront:

Le frais d’inscription de 40 $ pour ne sont pas remboursables
Un frais de 20 $ vous sera facturé pour chaque annulation de semaine de camp Touche-à-Tout ou Jeune Ado.
Un frais de 50 $ vous sera facturé pour chaque annulation de semaine de camp Initiation ou Exploration.
Un frais de 25 $ vous sera facturé pour chaque modification d’un camp Initiation ou Exploration à Touche-à-Tout.
Un frais de 10 $ vous sera facturé pour chaque annulation de semaine du service de garde.
La semaine 9 du camp d’été n’est pas remboursable.
La semaine de relâche n’est pas remboursable.
Après le début du camp, aucun remboursement de camp de jour de l'été ne sera autorisé.

MOTIFS ACCEPTÉS AVEC PIÈCES JUSTIFICATIVES OBLIGATOIRES :
Raison médicale (attestation médicale signée par médecin traitant indiquant la limitation ou recommandation)
Déménagement à plus de 25 km (nouveau bail signé au nom du requérant)
Changement d’horaire de travail (attestation signée de l’employeur confirmant le changement d’horaire conflictuel avec le cours ou l’activité auquel l’enfant est inscrit)
Cours d’été pour réussite d’année scolaire (preuve écrite)

Annulation par LCSO

Il est possible qu’une activité soit annulée si le nombre de participants n’atteint pas le minimum requis ou pour toute autre raison hors de notre contrôle.

Avant le début d’une semaine de camp, LCSO se réserve le droit d’annuler les activités du camp de jour et s’engage à rembourser en totalité les frais de participation à chaque participant inscrit. Dans ce cas, le parent est avisé le plus rapidement possible, celui-ci peut, sans frais : changer de programme, se faire rembourser ou mettre une note de crédit à son dossier.

Lorsqu’en cours d’une semaine de camp, LCSO doit annuler les activités du camp de jour, le montant calculé sera fait au prorata des activités annulées.

15. Besoins Particuliers

Notre camp souhaite intégrer les enfants ayant des besoins particuliers. Les informations sur la santé de votre enfant sont précieuses et nous permettront de lui faire vivre une expérience de camp réussie.

L’admission de votre enfant au programme reposera sur l’information fournie à propos de son comportement et de sa capacité à s’adapter à l’environnement d’un camp de jour; ainsi que sur les ressources, les accompagnateurs et le financement à la disposition des camps de jour.

Si, pendant l’été, nous réalisons qu’un enfant ayant des besoins particuliers a été inscrit au camp sans avoir effectué ce processus et que nous ne disposons pas des ressources adéquates pour répondre à ses besoins, nous nous réservons le droit d’annuler immédiatement son inscription.

Si des modifications doivent être apportées à la demande de participation de votre enfant durant le processus d’inscription ou pendant l’été, veuillez contacter l’équipe administrative aussitôt que possible pour vous assurer que nous disposions des ressources nécessaires pour continuer de répondre aux besoins de votre enfant.

Merci de compléter la fiche d’évaluation des besoins plus détaillée pour les demandes.

16. Confidentialité

Tous les renseignements demeurent confidentiels.

17. Harmonie et Respect

L’harmonie est essentielle à la bonne marche des activités de l’organisme.

En cas de non-respect des clauses du règlement, LCSO s’engage à communiquer rapidement avec vous afin de vous aviser de la situation et de la problématique. Nous nous engageons ensemble à trouver des solutions adaptées.

Toute communication de LCSO, des employés, des parents et des enfants doit être faite de façon respectueuse et courtoise.

18. Autorisation tournage, diffusion, promotion

LCSO prend des photos/films des enfants à l'occasion afin de s'en servir à des fins publicitaires (réseaux sociaux, communication interne...)
Tout support demeurera la propriété de LCSO
LCSO prend des photos/films des enfants à l'occasion afin de s'en servir dans un cadre privé : photos souvenirs envoyées uniquement aux parents du groupe de votre enfant/parents du camp.
Nous respecterons vos choix de droit à l'image et essayons de photos où les enfants ne sont pas reconnaissables si vous en avez fait le choix dans votre formulaire d'inscription.

Au plaisir de passer un merveilleux été/une merveilleuse semaine de relâche tous ensemble.

L’équipe de LCSO

Le parent et le participant au camp de jour doivent se conformer aux règlements de LCSO et respecter les directives sous peine de se voir retirer leurs privilèges d’accès aux installations du camp.