Activity messenger

Bienvenue à bord!

Prêt(e) à maîtriser Activity Messenger? Ici, tu trouveras des capsules vidéo simples et claires pour te familiariser avec l’outil, mieux accompagner nos clients et répondre à leurs questions comme un pro.

🎯 Ta mission :
Visionner chaque module;
Réussir le quiz associé (minimum 8/10);
Une fois validé : tu es certifié pour utiliser Activity Messenger!
🚀 Important : la formation complète est obligatoire avant de commencer à utiliser la plateforme en vrai.

Formation employé AM par La Sporthèque Formation employé AM par La Sporthèque

MODULE 1 - Calendrier de transition et communication

Bienvenue dans le premier module de ta formation Activity Messenger! Dans cette section, on t’explique comment va se dérouler la transition vers notre nouveau système, étape par étape, d’aujourd'hui jusqu’au lancement officiel le 1er septembre.

Tu y découvriras :
Le calendrier des différentes étapes importantes;
Comment les communications seront faites auprès des clients;
Ce que toi, comme employé(e), tu devras savoir et faire à chaque phase.
L’objectif?
Que tout le monde — clients et employés — vive cette transition de façon simple, claire et fluide.
🎯 Visionne la vidéo au complet avant de passer au quiz. Bonne écoute!

MODULE 2 - Micro-site inscription clients

Bienvenue dans le cœur des inscriptions! Dans ce module, tu découvriras le micro-site conçu spécialement pour la période d’inscription Été 2025. C’est simple : c’est l’endroit où tout se passe — autant pour les clients que pour toi comme employé(e).
Sur ce micro-site, on retrouve :
Le formulaire officiel d’inscription;
Une foire aux questions complète pour répondre aux interrogations des clients;
Des outils et ressources utiles pour t’aider à bien accompagner les membres.

🎯 Ton rôle : bien connaître le fonctionnement du micro-site pour guider les clients de façon efficace, et savoir où trouver l’information quand une question survient. Regarde la vidéo, prends le temps de bien comprendre, et ensuite, direction quiz!

MODULE 3 - Formulaire d'inscription

Dans ce module, on plonge directement dans le formulaire d’inscription.

Ton objectif ici : bien comprendre chacune des étapes du formulaire pour être en mesure de :
Guider le client tout au long du processus;
Répondre à ses questions sur les choix d’inscription;
S’assurer que les informations soient correctement saisies dès le départ.
Un formulaire bien rempli = moins de corrections, moins de confusion, et une meilleure expérience pour tout le monde!

🎯 Regarde la vidéo attentivement, car tu seras la référence pour accompagner nos clients dans leurs inscriptions. Ensuite : cap sur le quiz!

MODULE 4 - Backend Réception - Inscription été25

On entre maintenant dans l’univers de l’interface employé, aussi appelée le backend. C’est ici que tu pourras consulter l’essentiel pour bien suivre l’inscription et la gestion de tes cours.

Dans ce module, tu apprendras :
Comment te connecter à ton compte employé (backend);
Où consulter le calendrier de réservation des cours en lien avec l’inscription été 2025;
Comment accéder aux factures des clients;
Où retrouver les listes de présence des cours.

🎯 À ce stade, c’est tout ce que tu as besoin de savoir comme employé. Pas besoin d’explorer plus loin pour l’instant!

Visionne la vidéo, et rejoins-nous ensuite pour le quiz si applicable, ou poursuis vers le prochain module!

MODULE 5 - Backend Réception Hygie - Clients

On entre maintenant dans l’univers de l’interface CLIENT. Depuis le 30 juillet 2025, les clients peuvent effectuer 3 actions via notre nouveau Backend :

Ainsi, dans ce module, tu apprendras comment accompagner le client, au besoin, dans :

1. Réservation entrainements privés.

2. Réservation des cours

3. Achat abonnement

🎯Visionne la vidéo, et rejoins nous ensuite pour le quiz si applicable, ou poursuis vers le prochain module!

MODULE 6 - Backend Réception Hygie - Base

On entre maintenant dans l’univers de l’interface RÉCEPTIONNISTE. Bienvenue dans votre nouveau Backend!

Dans ce module, on survole la base des outils de travail suivants :

1. Comment ouvrir votre calendrier de réservation

2. Contrôle d'accès (bornes)

3. Point de vente (facturer un item ex. Smoothie).

4. Avoir accès à un dossier client

🎯Visionne la vidéo, et rejoins nous ensuite pour le quiz si applicable, ou poursuis vers le prochain module!

MODULE 7 - Ouverture & Fermeture caisse

On entre maintenant dans l’univers comptable : votre caisse, en tant que réceptionniste.

Dans ce module, il est question de :

1. Comment ouvrir votre caisse

2. Fermeture caisse 

Ouvrir votre caisse, comme à l’habitude 😊 (voir Vidéo).

Fermer votre caisse

Comptez votre caisse.

Voici un exemple : elle est à 250$ à la fin de votre quart…

= 200$ de fond de caisse

= 50$ correspondant aux ventes en argent comptant réalisées pendant votre quart. 💰

2. Vérifier la 🧮 Colonne Activity Messenger.

➡️ Elle correspond à ce que le système a perçu en ventes , par cartes 💳

3. Nouveauté! – 🧾💰 Colonne Pourboire à considérer:

➡️ à prendre en compte pour les calculs de fin de journée.

4. ✉️ Préparer l’Enveloppe

Dans l’enveloppe, mettre le comptant “de trop”, donc l’argent des ventes,

moins (-) votre pourboire. 😊

Note : pour votre rapport :

Contrairement à avant, il faut tenir compte des montants de la caisse, selon le montant des ventes. C’est donc normal que cela ne soit pas 200$ 😉

🎯Visionne la vidéo, et rejoins nous ensuite pour le quiz si applicable, ou poursuis vers le prochain module!

MODULE 8 - Petite vidéo qui explique quoi faire quand le client a un abonnement actif mais qu'aux bornes, cela ne semble pas fonctionner avec sa carte de membre : Hygie*

MODULE 9 - Accompagnement client Achat Abonnement

🎥 Résumé – Vidéo Abonnements

1️⃣ Le client doit cliquer sur « Acheter ».
2️⃣ Il doit téléverser sa photo (obligatoire, sinon l’abonnement ne fonctionnera pas).
3️⃣ Vous devez insister auprès du client : il est TRÈS important de lire les termes et conditions.
4️⃣ Le client reçoit ensuite un plan de paiement.
5️⃣ Il doit sélectionner le mode de paiement approprié.
6️⃣ Dans son courriel de confirmation, le client reçoit une copie de la procédure effectuée.
7️⃣ Rappelez au client qu’il peut aller dans son Espace Client pour :

réserver ses cours 📅

voir sa carte virtuelle pour son abonnement 🎫

MODULE 10 - Appliquer un code promotionnel

Si c'est pour les corpos :

Coupons rabais se retrouve dans cette section :
- E-commerce ;
- Code promos ;
  - Tu peux copier le code s'appliquant au corpo du client. Les abonnements sont programmés à l'avance pour être associé à chacun des corpos. Donc si un abonnement ne fonctionne pas avec le code, ça veut simplement dire qu'il n'est pas inclus dans ce rabais.
  - Si tu cliques sur chacun des rabais, tu vois les abonnements qui sont applicables.

MODULE 11 - Comment faire un formulaire prérempli pour aider un client

En tant qu’employé ayant un compte préposé ou administrateur, vous pouvez envoyer un formulaire d’abonnement prérempli directement à un client.
Cela simplifie le processus et évite les erreurs d’entrée de données.

Dans cette vidéo, les étapes suivantes sont démontrées :

1. Cliquer sur l'abonnement désiré à partir du site internet de la Sporthèque

2. Tout au bas de la page du formulaire qui s'affiche, cocher la case (voir options Administrateur en orange) '' Autoriser de soumettre sans remplis les champs requis''

3. cliquer sur le bouton ''suivant''

4. En haut, à droite, cliquer sur Connexion

5. Une boite s'affiche. Aller cliquer en bas à droite l'option en orange '' Choisir un client''

6. À la page qui s'ouvrira, sous Choisir un client, aller cocher la case ''Afficher seulement les clients avec un abonnement valide''

7. taper le nom du client, il apparaitra et vous devez cliquer dessus. Ensuite cliquer sur Choisir.

8. Vous serez ainsi de retour dans le formulaire. Cliquer sur Suivant.

9. (voir options Administrateur en orange) '' Autoriser de soumettre sans remplis les champs requis'', puis Cliquer sur Suivant.

10. Ainsi de suite, en cliquant les options désirées
* Il est normal de devoir re-cocher à chaque page du formulaire '' Autoriser de soumettre sans remplis les champs requis''

11. Cocher ''formulaire d’abonnement prérempli'', puis cliquer dans l'encadré ''Envoyer un formulaire d’abonnement prérempli directement à un client.''

12. Envoyer le courriel en cliquant sur le bouton ENVOYER.

MODULE 12 - Appliquer une note de crédit

* À noter : ce ne sont pas tous les employés qui ont accèsà cette fonction, ça prend un compte Administrateur. Si vous avez un accès préposé, ça ne fonctionnera pas.

Pour émettre une note de crédit au compte du client (ex. transférer un crédit de l'ancien système vers AM)

1️⃣ Aller dans E-Commerce → Facture

Cliquer sur le petit bouton ➕ en haut à droite

2️⃣ Sélectionner le client

Choisir le premier petit cercle → “Client existant”

Cocher la case : Afficher seulement les clients avec un abonnement valide

Sélectionner le bon compte client (n’importe lequel s’il en a plusieurs)

Cliquer sur Choisir → Créer

3️⃣ Ajouter l’item de crédit

Si l’item existe déjà : le sélectionner

Sinon : cliquer sur le petit bouton bleu ➕ Item, à gauche

Descendre tout en bas du menu déroulant et cliquer sur 💲Crédit

4️⃣ Compléter les détails du crédit

Indiquer le type de crédit (ex. : Crédit Covid)

Ajouter le montant et cocher les 2 taxes

Utiliser le code comptable : 1014 – Certificat en ligne

Cliquer sur Créer

👉 Le crédit est maintenant créé et transformé en chèque-cadeau utilisable sur n’importe quel produit.

5️⃣ Émettre la carte-cadeau

Cliquer sur Émettre une carte-cadeau (bouton vert en bas)

Compléter les détails :

Type (ex. Crédit Covid)

Code comptable 1014 – Certificat en ligne

Cliquer sur Émettre (bouton bleu)

6️⃣ Vérifier l’envoi au client

Le système envoie automatiquement la carte-cadeau au client

Vous pouvez vérifier la communication envoyée et ouvrir la facture reçue par le client

Au bas de celle-ci, se trouve le code de carte-cadeau, à inscrire dans la facture au moment du paiement

7️⃣ Consulter ou supprimer une carte-cadeau

Pour consulter : aller dans E-Commerce → Carte-cadeau

Pour supprimer ou retirer un montant :

Cliquer sur la petite poubelle orange 🗑️

Sélectionner Archiver

MODULE 13 - Entrer un client non transféré dans Activity Messenger - Accès Admin

🖱️ Étape 1

Aller dans le backend, dans le compte du client.
Sélectionnez son nom, puis faites COPIER.
👉 Gardez cette page ouverte, vous y reviendrez.

⚙️ Étape 2

Ouvrir Activity Messenger, aller dans E-Commerce → Facture, puis cliquer sur le petit + bleu.
Sélectionnez le petit cercle → Assigner à un nouveau client.

💬 Étape 3

Remplir les informations de base : nom, prénom, courriel, téléphone.
Utilisez votre COLLER (revenez dans le backend au besoin pour copier/coller les données).

✅ Étape 4

Cliquer sur Créer tout au bas, en bleu.

🧩 Étape 5

Sur la gauche, cliquer sur le petit + Item, en bleu.
Sélectionner Abonnement → Choisir un abonnement.
Faire défiler le menu déroulant et sélectionner l’abonnement du backend.
Modifier le prix à 0 $ et entrer les bonnes dates.
Cliquer sur Ajouter (bouton en bas à droite, en bleu).

🔎 Vérification finale

Assurez-vous que le client apparaît bien dans la liste.

MODULE 14 - Abonnement via administrateur - facture

Voici comment Créer un abonnement client via l’onglet Facturation (pour envoyer contrat + facture au client pour paiement et signature.

🛒 E-Commerce → Facture

➕ Cliquez sur le petit + (créer une nouvelle facture).

Choisir le type de client

👤 Compte existant : sélectionnez Assigner à un compte existant, puis Choisir un client et entrez son nom.

🆕 Nouveau client : sélectionnez Assigner à un nouveau client et remplissez :

Nom, Prénom

Courriel ✉️

Date de naissance 🎂

Adresse 🏠

Numéro de téléphone 📞

Joindre le contrat

📄 Cliquez Joindre un contrat

Sélectionnez Contrat d’abonnement client

Cliquez Créer (enregistrer la facture avec le contrat lié).

Ajouter l’abonnement à la facture

➕ Cliquez + Item

🗂️ Choisissez Abonnement

🔎 Recherchez l’abonnement désiré (ex.: Prestige Annuel, Duo, etc.)

🧮 Vérifiez attentivement :

💵 Prix

📆 Date de début / d’expiration

💳 Paiements mensuels / plan de paiement

🏷️ Rabais s’il y a lieu : cochez à gauche l’option Ajouter un rabais puis appliquez-le.

✅ Quand tout est conforme, cliquez Ajouter (en bas de la page).

Mettre l’abonnement en attente d’approbation

⚙️ À droite de la page, repérez le statut (ex.: « Actif »).

🔁 Cliquez sur le mot Actif et changez pour En attente d’approbation.

Envoyer contrat + facture au client

⬆️ Remontez en haut de la page, section CONTRAT.

📧 Ouvrez l’onglet Courriel.

✉️ Envoyez le contrat et la facture à payer au client (bouton Envoyer).

📝 Important : laissez le message tel quel, ne modifiez pas le texte standard, à moins d’indication contraire du gestionnaire

🧾 Ce que le client reçoit et doit faire

Le client reçoit : la facture de l’abonnement + le contrat à signer.

Côté client :

💳 Ajoute sa carte de crédit pour payer;

✍️ Signe le contrat lié à l’abonnement.

🔍 Contrôles qualité avant d’envoyer

Nom / courriel du client exacts ✅

Type d’abonnement correct ✅

Prix, taxes, rabais (si applicable) ✅

Dates (début, expiration) et plan de paiement ✅

Statut basculé en En attente d’approbation ✅

🧩 Astuces & bons réflexes

Si c’est un renouvellement, ajuster date de début avant d’ajouter l’abonnement pour que le plan de paiement suive.

En cas d’erreur de client, revenir à Assigner… et sélectionner le bon compte avant d’ajouter l’abonnement.

Toujours joindre le contrat d’abonnement client avant l’envoi, sinon le client ne pourra pas signer.

Module 16 : Accompagner le client pour qu’il mette à jour son mode de paiement au dossier (via son portail client)

👉 Une fois connecté à son compte, le client doit :

Cliquer sur mode de paiement au dossier (en bleu en bas à droite de sa carte de membre)
Cliquer sur “Modifier” ou “Ajouter un mode de paiement”.
Entrer les informations de sa nouvelle carte de crédit :

Numéro 💳
Date d’expiration 📅
CVC 🔢

4.Appliquer✅

Module 17 : 🤝 Accompagnement client 📝 Procédure d’abonnement FAMILLE (via son téléphone ou son ordinateur)

1. 🖱️ Cliquer sur l’abonnement désiré à partir du site internet de la Sporthèque

(Piscine 🏊, Prestige 🌟 ou Total 💪 seulement)

2. 👤 Entrer les informations du client payeur, puis cliquer sur Suivant ➡️

3. 👨‍👩‍👧‍👦 Cliquer sur "Famille", puis sur le signe « + » ➕

4. 📸 Téléverser une photo en cliquant sur « Téléverser votre photo ici »

5. 👥 Cliquer sur « + Membre » (en bleu 🔵)

6. 🆕 Cliquer sur « + Nouvelle personne » pour chaque membre de votre famille et entrer leurs informations

7. ✅ Une fois tous les membres ajoutés, cliquer sur Suivant ➡️

8. 📄 Lire les termes et conditions, puis cocher la case confirmant que vous les avez lus et acceptés ☑️

9. ✍️ Signer à l’endroit prévu

10. 💳 Choisir la méthode de paiement, entrer vos informations bancaires, puis cliquer sur « Payer maintenant »

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