Centre Sportif Clément Tremblay

Mise en contexte

La glace du Centre sportif Clément-Tremblay est en fonction de la mi-août à la mi-mai. Elle est utilisée par des milliers de personnes, notamment pour le patinage libre, le hockey mineur, le patinage artistique, les locations pour adultes et les ligues de hockey.

De nouveaux systèmes sont maintenant disponibles afin d’améliorer la gestion de la patinoire et d’en accroître la rentabilité. Le nombre de locations augmente, mais la charge de travail aussi. Il est donc important de suivre une procédure précise afin d’éviter les doublons et les problèmes.

Objectifs

• Uniformiser les demandes
• Éviter les doublons
• Réduire les erreurs de location
• Améliorer l’efficacité du service

Étapes pour effectuer la location de la glace

Il y a deux façons de procéder à une réservation : à l’aide du formulaire, par téléphone ou en personne.

Les étapes sont expliquées pour chacune de ces situations.

Formulaire de réservation

1. Prendre connaissance du formulaire. Toujours commencer par la demande la plus ancienne. 
2. Valider la disponibilité de la glace. Dès l'année 2026-2027, des plages horaires seront inscrites comme bloqués lorsqu'aucun employé n'est disponible. L'horaire sera mis à jour au plus tard une semaine avant la date de la location. S'il n'y a pas de plages horaires bloquées, s'assurer que l'horaire des employés est faite dans Agendrix.
3. Créer la réservation dans le calendrier. Attention : toujours soustraire 10 minutes de la durée de location. Par exemple, une location d’une heure dure 50 minutes. Les 10 minutes restantes sont réservées à la zamboni.
4.  Créer la facture à partir de la réservation en ajoutant le client. Les informations du clients sont ajoutées directement dans le système lorsqu'ils font le formulaire. Lors de l’ajustement du prix, s’assurer d’adapter le tarif à la durée de la location. Par exemple, si le tarif de la glace est de 55 $/h pour les jeunes en journée, il faut ajuster le tarif de 55 $ pour une durée totale de 50 minutes. Le code GL pour la location de la glace est le 01 23471 711 et pour la location de l'aréna (FBF) est le 01 23471 701. Il est important de porter une attention particulière aux produits taxables et non-taxables. (Voir tableau ci-dessous)
5. Envoyer la facture par courriel et par SMS en indiquant les détails. Par exemple : Voici votre confirmation pour votre réservation du 18 décembre 2026, de 18 h à 19 h 20.
6. Mettre à jour l'état du formulaire avec une note administrative. Si la glace est réservée et que tout est conforme, vous pouvez inscrire simplement vos initiales. Si c'est en attente ou refusé, il est important d'inscrire des détails dans la section administrative. Par exemple : "En attente de confirmer la présence d'un employé pour le temps supplémentaire - YB"
7.  S’assurer que la location est payée avant l’utilisation de la glace. Si la location n’est pas payée 24 heures à l’avance, vous pouvez annuler la réservation. Attention : si le client vous a informé qu’il paierait sur place, il faut faire preuve de souplesse et tenir compte de cette demande. Les locations récurrentes sont facturées une fois par mois, soit le premier de chaque mois, pour le mois précédent.

Réservation par téléphone ou en personne

1. Prendre connaissance de la demande. Toujours s'assurer que tous les formulaires sont répondus avant de confirmer.  En cas de doute, demander de remplir le formulaire. 
2. Valider la disponibilité de la glace. Dès l'année 2026-2027, des plages horaires seront inscrites comme bloqués lorsqu'aucun employé n'est disponible. L'horaire sera mis à jour au plus tard une semaine avant la date de la location. S'il n'y a pas de plages horaires bloquées, s'assurer que l'horaire des employés est faite dans Agendrix.
3. Créer la réservation dans le calendrier. Attention : toujours soustraire 10 minutes de la durée de location. Par exemple, une location d’une heure dure 50 minutes. Les 10 minutes restantes sont réservées à la zamboni.
4. Créer la facture à partir de la réservation en ajoutant le client. Vous pouvez rechercher le nom du client ou bien l'entrée manuellement si c'est un nouveau. Lors de l’ajustement du prix, s’assurer d’adapter le tarif à la durée de la location. Par exemple, si le tarif de la glace est de 55 $/h pour les jeunes en journée, il faut ajuster le tarif de 55 $ pour une durée totale de 50 minutes. Le code GL pour la location de la glace est le 01 23471 711 et pour la location de l'aréna (FBF) est le 01 23471 701. Il est important de porter une attention particulière aux produits taxables et non-taxables. (Voir tableau ci-dessous)
5. Envoyer la facture par courriel et par SMS en indiquant les détails. 
6. Faire payer la location sur place ou informer de la date maximale pour effectuer le paiement. 
7. Mettre à jour l'état du formulaire avec une note administrative. Si la glace est réservée et que tout est conforme, vous pouvez inscrire simplement vos initiales. Si c'est en attente ou refusé, il est important d'inscrire des détails dans la section administrative. Par exemple : "En attente de confirmer la présence d'un employé pour le temps supplémentaire - YB"
8. S’assurer que la location est payée avant l’utilisation de la glace. Si la location n’est pas payée 24 heures à l’avance, vous pouvez annuler la réservation. Attention : si le client vous a informé qu’il paierait sur place, il faut faire preuve de souplesse et tenir compte de cette demande. Les locations récurrentes sont facturées une fois par mois, soit le premier de chaque mois, pour le mois précédent.

Communications

Les communications doivent toujours passer par le système Activity Messenger via les courriels ou les SMS. 

Il est très important de regarder quotidiennement si des messages sont ajoutés dans le système en suivant la démarche ci-dessous : 

1. Cliquez sur communications
2. Allez voir les dernières communications et valider s'il y a un point vert à côté du message

Important :

Si vous utilisez votre courriel ou bien si vous contactez le client avec votre téléphone, il est très important d'ajouter des informations dans la portion administrative du formulaire. Par exemple : " J'ai contacté Madame Prévost par courriel pour confirmer des besoins spécifiques et pour lui transférer des fichiers. Je suis en attente de son retour - YB".

Grille de tarification

Important : Lorsque l'infrastructure est utilisée pour les jeunes d'âge mineur, les produits ne sont pas taxables.

Tous les produits "glace" vont dans le code GL 01 23471 711 et tous les autres produits vont dans le code GL 01 23471 701.

Conclusion

L'utilisation efficace du système permettra de diminuer le risque d'erreurs et de mieux partager les informations entre les membres de l'équipe. Il est important de bien suivre les démarches, de mettre de l'information et de bien facturer les locations.