Création d'une liste à partir de participants d'Amilia

Activity Messenger s'intègre avec Amilia. Une fois la liaison établie avec Amilia, vous évitez la manipulation de fichiers Excel ou CSV. Les participants, membres ou détenteurs de laissez-passers sont importés directement d'Amilia grâce à l'API.

Pour connecter Amilia et Activity Messenger, suivez le guide de connexion.

Pour ce faire, créez une nouvelle liste et choisissez l'option Inscriptions Amilia, l'option Affiliations Amilia ou l'option Laissez-passer Amilia.

Une fois la liste créée, un écran affichera deux panneaux: Le panneau de gauche pour importer et filtrer, et le tableau de droite présentera les destinataires de vos messages. Les destinataires peuvent être les participants ou, dans le cas d'enfants, les responsables de compte.

# Importer les membres d'une affiliation

L'interface pour importer les membres d'une ou de plusieurs affiliations est semblable. Le panneau de gauche vous permet de choisirs les affiliations et de spécifier le statut:

• Actif: Importer les membres dont leur affiliation n'est pas expiré en date d'aujourd'hui.
• Inactif: Importer les membres dont leur affiliation est expiré en date d'aujourd'hui.
• Expiré: Importers les membres dont leur affiliation est expiré selon une plage de dates prédéterminée.

Le panneau de droite présentera les membres ainsi que la date d'expiration de leur affiliation. Vous pouvez trier les données par date d'expiration.

# Importer les membres avec des affiliations expirées

Activity Messenger vous permet de filtrer vos membres selon la date d'expiration de leur affiliation. par exemple, vous pouvez facilement trouver les membres dont leur affiliation expirera en mai 2020.

Choisissez l'affiliation et appliquez le filtre Expiré. Choisissez les dates du 1er mai au 30 mai 2020. Le panneau de droite affichera le résultat.

# Importer les détenteurs de laissez-passer

L'interface pour importer les détenteurs d'un ou de plusieurs laissez-passer est la même que celle des affiliations. Le panneau de gauche vous permet de choisir les laissez-passer et de spécifier le statut. Le panneau de droite présentera les détenteurs.

Activity Messenger importe également le nombre de laissez-passer restant et le rend disponible dans les champs de fusion.

# Options de consolidation

Décidez comment importer les participants selon le contexte. Activity Messenger vous offre 3 choix:

1. Une seule activité par participant: Par défaut une seule activité sera importée par participant afin d'éviter les envois de courriels en double.
2. Permettre aux participants d'avoir plusieurs activités: Choisissez cette option pour permettre d'importer plusieurs activités par participant. Un participant pourra apparaitre plusieurs fois dans cette liste. Pratique pour les tâches automatisées.
3. Consolider les gens avec la même adresse courrriel: Combiner les familles à la même adresse courriel pour éviter d'envoyer le même courriel plusieurs fois.

Exemple

Arthur Weasley a deux enfants: Ron et Ginny. Ron est inscrit à Virtual Quidditch et à Potions. Ginny est inscrite à Potions.

Une seule activité par participant importera 2 destinataires:

1. Ron, Virtual Quidditch
2. Ginny, Poptions

Permettre aux participants d'avoir plusieurs activités importera 3 destinataires:

1. Ron, Virtual Quidditch
2. Ron, Potions
3. Ginny, Poptions

Consolider les gens avec la même adresse courrriel importera 1 destinataire:

1. Arthur avec ses enfants Ron & Ginny

L'option de combiner est pratique lors de campagne marketing. Prenons par exemple Ginny et Ron inscrits à un deux cours. Lors de l'import à partir d'Amilia, ils seront séparés. Arthur, leur père, recevra deux messages. On peut toutefois consolider les enfants en une seule rangée afin qu'Arthur ne reçoive qu'un seul message.

# Responsable de compte ou participant

Les comptes dans Amilia représentent majoritairement des familles. Les adresses de courriel et les numéros de téléphone mobile des enfants sont ceux du parent. Les participants adultes par contre (par exemple, le conjoint), ont leur propre champs pour l'adresse courriel et numéro de téléphone mobile.

Activity Messenger vous permet donc de cibler les participants ou les responsables de compte. En modifiant cette option, les colonnes Nom, Mobile et Courriel changeront. Par contre, l'âge et le genre resterons toujours celui du participant.

# Afficher et exporter la liste des participants

Les participants seront affichés dans le tableau. Activity Messenger affiche le nom, le numéro de téléphone mobile, l'adresse de courriel, le genre, l'âge, l'anniversaire et le statut du participant (enfant ou adulte).

En tout temps, vous pouvez exporter la liste en format CSV, ou la copier dans Excel en cliquant sur le bouton de disquette.

Noter que l'âge et le genre ne sont jamais sauvegardés dans Activity Messenger. Ces renseignements sont là pour vous permettre d'utiliser la fonction Filtrer.

# Validation de numéro de téléphone et de l'adresse courriel

Activity Messenger valide automatiquement les numéros de téléphone et les adresses de courriel importés. Les participants ayant des numéros de téléphone et des adresses non valides sont indiqués en orange. Ils seront quand même importés.

Activity Messenger n'enverra jamais un message à un numéro de téléphone non valide, ou à une adresse de courriel non valide.

Il peut y avoir des doublons. Par exemple, advenant qu'il y ait deux enfants de la même famille, Activity Messenger l'indiquera en rouge avec une alerte pour éviter d'envoyer le même message deux fois au parent.

# Compte familial

Activity Messenger importera les informations d'un compte familial. Si les participants sont des enfants, une pastille bleue indiquera le nombre d'enfants de cette famille se retrouvants dans la liste. Le responsable de compte ainsi que ces enfants seront importés. Éclatez la rangée pour voir ces informations.

Les informations du compte familial pourront par la suite être utilisées dans les champs de fusion disponibles dans vos messages et gabarits. Consultez la page de documenation Personnaliser les messages SMS/courriel avec des champs de fusion pour en savoir plus.

# Faire des corrections et mettre à jour la liste de participants

Les corrections devraient toujours être faites à la source - soit dans Amilia. Une fois faites, revisitez la liste dans Activity Messenger afin de voir les changements. Cliquez sur Sauvegarder pour mettre à jour les destinataires dans Activity Messenger.

# Synchronisation automatique des listes avec Amilia

Lorsque vous planifiez des rappels, Activity Messenger fera la mise à jour automatique de la liste 30 minutes avant l'envoi. Activity Messenger ira chercher les nouveaux participants ainsi que les changements aux adresses courriel et aux numéros de téléphone mobile.

Vous pouvez faire la synchronisation manuellement. Cliquez sur Listes, Consulter toutes les listes et choisissez la liste en question. Cliquez sur le bouton Synchroniser. Une fenêtre indiquera la date et l'heure de la prochaine mise à jour. Vous verrez également un journal des mises à jour.

# Provenance des champs dans Amilia

Activity Messenger utilise les numéros de téléphone mobile et adresses de courriels qui sont fournis dans les formulaires. Sous l'onglet Clients dans Amilia, nous importons les champs Courriel et Cellulaire:

Dans la boutique, lors de la sortie de caisse, Activity Messenger prendra ces même champs (Courriel et Cellulaire) du formulaire présenté:

# Envoyer un message aux deux parents

Activity Messenger permet l'envoi d'un message par courriel pour par SMS aux deux parents. La plateforme utilisera le deuxième répondant dans Amilia.