Choisir et comprendre les automatisations

Utilisez une automatisation lorsqu’un message doit suivre une activité, une réponse ou une date du parcours du participant. Une campagne planifiée utilise les dates que vous choisissez directement; une automatisation détermine ses destinataires et son moment à partir des dossiers et des règles.

Choisir le déclencheur

Objectif	Automatisation
Préparer les participants au premier ou dernier cours	Début ou fin d’activité
Rappeler chaque séance prévue	Rappel de cours
Donner suite à une soumission complétée	Réponse à un formulaire
Aider à terminer une tentative enregistrée	Formulaire abandonné
Accueillir un membre ou préparer l’expiration	Début ou renouvellement d’abonnement
Envoyer des vœux ou promouvoir les fêtes	Anniversaire ou marketing d’anniversaire
Joindre des personnes selon les présences saisies	Automatisation selon les présences
Aviser les clients lorsqu’un forfait de réservation a des disponibilités	Notification de disponibilités de réservation, voir Configurer les ressources et les forfaits de réservation

Les systèmes connectés comme Amilia possèdent aussi des parcours dédiés. Consultez leur guide lorsque le déclencheur provient de cette intégration.

Définir la règle avant le message

Déterminez d’abord l’événement ou la date, les personnes à joindre et celles à exclure. Confirmez que les données existent : naissance, occurrence d’activité, date d’abonnement ou réponse au formulaire. Choisissez ensuite le décalage, l’heure et le contenu.

Appliquez les conditions délibérément. Une condition de présence nécessite que la présence soit saisie. Un suivi promotionnel reste marketing même s’il est déclenché par une inscription.

Prévisualiser et activer

Enregistrez et utilisez la simulation disponible pour vérifier des dates et destinataires représentatifs. Vérifiez le fuseau de l’organisation, les champs, liens et coordonnées. Activez après cette révision.

La simulation décrit l’admissibilité au moment de son exécution. Les types d’automatisation n’actualisent pas tous leurs destinataires de la même manière; ne supposez pas une vérification juste avant chaque livraison. Les guides spécialisés précisent les exceptions, notamment pour les formulaires abandonnés.

Surveiller et entretenir

Consultez les envois réels dans l’onglet Messages. Révisez les règles lorsque les dates, programmes, formulaires ou abonnements changent. L’activation ne remplace pas la surveillance de la livraison et du consentement.

Poursuivez avec le guide du déclencheur pertinent ou utilisez les messages planifiés pour une campagne aux dates fixes.

Référence des paramètres

Paramètre	Où	Valeur par défaut	Effet
Nom	Communication › Automatisations › Créer	Vide (obligatoire)	Nom affiché dans la liste et le menu des automatisations.
Description interne (caché de vos clients).	Formulaire de création	Vide	Une note pour votre équipe.
Type	Formulaire de création	Aucun choix (obligatoire)	Le déclencheur : Souhait d'anniversaire, Marketing pour réservation d'anniversaire, Début d'une activité (premier cours), Fin d'une activité (dernier cours), Rappel ou suivi d'un cours (chaque cours), Notification de disponibilités de réservation (seulement si le module de réservations est activé), Renouvellement d'un abonnement, Début d'abonnement, Réponse à un formulaire, Formulaire abandonné, Clients inactifs. Plus... ajoute les types Amilia, qui ne sont sélectionnables que si Amilia est connecté.
Programmer Activity Messenger pour… (Oui / Non)	Onglet Paramètres de l'automatisation	Non	Oui active l'automatisation; Non la désactive. Le libellé suit le type, par exemple « Programmer Activity Messenger pour envoyer un message à chaque cours. »
Cours, liste ou formulaire	Onglet Paramètres	Aucun (obligatoire)	La source des participants ou des réponses. Pour le début d'activité, la fin d'activité et les rappels de cours, vous pouvez choisir un cours ou une liste combinée, qui couvre plusieurs cours à la fois.
Envoyer un nombre de jour(s) avant ou après l'occurrence	Onglet Paramètres (le libellé change selon le type)	0, soit le jour même	Le décalage par rapport à la date de l'événement, avec les boutons Avant et Après. Les rappels peuvent être envoyés au maximum une heure en avance et les suivis au minimum une heure après. Formulaire abandonné commence à 1 jour après (minimum 1) et Clients inactifs à 180 jours après.
Heure	Onglet Paramètres	14 h (2:00 PM) lorsqu'aucune heure n'est enregistrée	L'heure d'envoi du message, par tranches de 15 minutes. Elle n'est pas affichée lorsque Juste après la réponse est activé.
Configurer le message	Onglet Paramètres	Non configuré	Ouvre la fenêtre Message pour choisir le moyen, le sujet et le contenu. Le message doit être configuré avant de sauvegarder.
Utiliser les informations de contact du participant	Onglet Paramètres, pour Rappel de cours, Début d'activité, Fin d'activité et Réponse à un formulaire	Désactivé	Utilise le courriel et le mobile du participant plutôt que ceux du responsable de compte.
Sauvegarder	Onglet Paramètres	N'apparaît que s'il y a des modifications non sauvegardées	Enregistre la règle. Les modifications non sauvegardées ne sont pas appliquées.
Robot simulateur › Choisir une journée	Bas de Paramètres, une fois la règle sauvegardée	Aujourd'hui	Liste les personnes qui seraient planifiées ce jour-là. Le message tel qu'il sera envoyé n'est pas affiché.
Planifier maintenant	Robot simulateur	Affiché seulement si des personnes sont admissibles et que rien n'est planifié ce jour-là	Planifie immédiatement les messages de la journée choisie.
Onglet Messages	La page de l'automatisation	Tous	Liste les messages planifiés et envoyés de cette automatisation. Filtres : Tous, Aujourd'hui et pas encore envoyé, Pas envoyé.
Onglet Analytique	La page de l'automatisation	Sans objet	Affiche les nombres d'envois, d'ouvertures et de clics, et un taux de conversion lorsque le message contient un lien vers un formulaire.
Archiver / Restaurer	La page de l'automatisation, menu ⋮	Actif	Archiver met l'automatisation de côté; Restaurer la ramène. Une automatisation associée à un cours Zoom ne peut pas être archivée directement.

Questions fréquentes

Quand les automatisations s'exécutent-elles vraiment? Chaque jour à 4 h (heure de l'Est), l'automatisation synchronise sa liste, repère les personnes admissibles ce jour-là et planifie les messages à l'heure choisie. Si personne n'est encore planifié pour une journée et que des personnes sont admissibles, le simulateur offre Planifier maintenant. Voir Définir la règle avant le message.

Pourquoi mon automatisation n'a-t-elle rien envoyé? Vérifiez quatre éléments dans l'onglet Paramètres : l'interrupteur est sur Oui, la règle est sauvegardée, un cours, une liste ou un formulaire est choisi, et le message est configuré. Choisissez ensuite la journée dans le Robot simulateur pour voir si des personnes sont admissibles, puis ouvrez l'onglet Messages pour voir ce qui a été planifié. Voir Prévisualiser et activer.

Comment désactiver une automatisation? Mettez l'interrupteur en haut de l'onglet Paramètres sur Non. Cela touche ce qui sera planifié à l'avenir; les messages déjà envoyés ne peuvent pas être rappelés. Pour retirer un message planifié, ouvrez-le depuis l'onglet Messages. Voir Surveiller et entretenir.

La même automatisation peut-elle envoyer un courriel et un SMS? Oui. Le moyen est choisi dans Configurer le message, et l'onglet Messages indique le type de chaque envoi (courriel, SMS ou les deux). Voir Définir la règle avant le message.

Puis-je envoyer le message immédiatement après la soumission d'un formulaire? Oui, pour une automatisation Réponse à un formulaire qui utilise la Date de la réponse. Activez Juste après la réponse et réglez au besoin le Délai de déclenchement (heures); laissez-le vide pour envoyer immédiatement. Le simulateur n'est pas affiché dans ce mode. Voir Choisir le déclencheur.

Puis-je garder une seule automatisation pour plusieurs cours? Oui pour le début d'activité, la fin d'activité et les rappels de cours : attachez l'automatisation à une liste combinée basée sur des étiquettes de cours ou sur plusieurs cours plutôt qu'à un seul cours. Voir Choisir le déclencheur.

Puis-je supprimer une automatisation? Vous pouvez l'archiver et la restaurer plus tard depuis le menu ⋮. Une automatisation créée pour un cours Zoom ne peut pas être archivée directement; supprimez plutôt le cours Zoom. Voir Surveiller et entretenir.

Le simulateur affiche-t-il le message lui-même? Non. Il liste les personnes et leur statut de planification pour la journée choisie. Vérifiez le texte et les liens dans Configurer le message. Voir Prévisualiser et activer.