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Gérer les demandes dans le module Liste d’attente

Le module Liste d’attente regroupe les demandes provenant de vos formulaires d’inscription. Il permet de retrouver un participant, distinguer ses demandes de celles du responsable de son compte, consulter ses réponses, repérer des doublons et nettoyer les anciennes listes. La gestion de la file et des automatisations reste disponible pour chaque cours.

Ouvrir le module et comprendre les trois éléments

Ouvrez Cours → Liste d’attente dans votre organisation.

Une demande en liste d’attente n’est pas une inscription confirmée au cours. Le formulaire d’origine indique où la demande a été faite; il peut être différent du formulaire commun qui recueille les renseignements de la liste d’attente.

Accès et renseignements visibles

L’accès dépend des permissions de votre compte. La gestion des formulaires est nécessaire pour modifier le formulaire, retirer ou archiver des demandes. L’envoi de messages nécessite la permission correspondante. La consultation des coordonnées, des réponses et des inscriptions aux cours dépend aussi de vos droits d’accès aux clients, aux cours et aux présences.

Si une action ou une information manque, demandez à l’administrateur de vérifier vos permissions. Le module ne donne pas automatiquement de nouveaux droits à votre compte.

Trouver les bonnes demandes

Les demandes les plus récentes apparaissent en premier. Le sélecteur au-dessus du tableau permet de choisir Plus anciennes en premier. Ce tri change l’affichage; il ne réordonne pas la file des invitations.

Vous pouvez combiner les filtres suivants :

• Rechercher une demande : participant, responsable du compte ou courriel.
• Formulaire d’origine : un ou plusieurs formulaires d’inscription.
• Cours demandé : un ou plusieurs cours. Deux sessions peuvent porter le même nom; Terminé ou Supprimé aide à reconnaître les anciens cours.
• Demandes à afficher : Actives, Expirées, Cours supprimés ou introuvables, Archivées ou Toutes les demandes.
• Statut de la demande : suivi de l’invitation ou de l’archivage.
• Inscription actuelle : inscription reconnue dans le cours demandé, dans un autre cours, aucune inscription actuelle trouvée ou identité à vérifier.
• Doublons possibles seulement : demandes actives potentiellement répétées pour le même participant, le même cours et la même occurrence ou règle de participation.
• Participants ayant demandé plusieurs cours : demandes de cours différents reconnues pour une même personne, même si elles proviennent de formulaires différents. Ce filtre n’indique pas à lui seul que la personne est inscrite à ces cours.

Les compteurs suivent les filtres appliqués. Le nombre de demandes et le nombre de participants identifiés peuvent être différents : une personne peut avoir plusieurs demandes. Les personnes non identifiées ne sont pas comptées comme des participants identifiés.

Utilisez Réinitialiser pour enlever les filtres et Mettre à jour pour recharger les résultats. La pagination propose 10, 25 ou 50 demandes par page. Les filtres, le tri et le choix des colonnes sont conservés dans l’adresse de la vue : vous pouvez la copier pour retrouver cette sélection, sous réserve des permissions de la personne qui l’ouvre.

Lire le tableau et ouvrir la fiche

Participant(s) / enfants désigne la personne qui souhaite suivre le cours. Responsable du compte désigne le contact, par exemple le parent. Un même parent peut donc apparaître dans plusieurs demandes sans que les enfants soient des doublons.

Le tableau affiche le cours demandé, le formulaire d’origine lorsqu’il est disponible, le statut de la demande, l’inscription actuelle et les demandes liées au participant. Selon la demande, il peut aussi afficher une occurrence précise, une quantité de places ou la date de fin du cours demandé.

Cliquez sur le participant ou sur Voir la fiche pour consulter les renseignements enregistrés, les réponses du formulaire, les dates de suivi, les inscriptions actuelles reconnues et les autres demandes. Toutes ses demandes dans le tableau ou Voir toutes les demandes dans la fiche permet de retrouver l’historique du participant, y compris ses demandes archivées.

Réponses du formulaire

Ouvrez Colonnes de réponses pour afficher les questions utiles dans le tableau. Les réponses enregistrées restent consultables dans la fiche même si leur colonne est masquée. Modifier ce choix ne change pas les réponses des clients.

Les colonnes proposées proviennent du formulaire de liste d’attente. Le module ne fusionne pas toutes les réponses du formulaire d’inscription d’origine dans chaque demande.

Inscriptions actuelles et identité à vérifier

Les inscriptions actuelles correspondent aux présences confirmées pour des cours ayant une date en cours ou à venir. Les inscriptions en attente de confirmation et les cours entièrement terminés ne sont pas inclus.

Identité à vérifier ne veut pas dire « non inscrit ». Les renseignements disponibles ne permettent pas de rattacher la demande à un participant avec assez de certitude. Vérifiez sa fiche avant de supprimer une demande, particulièrement si un parent a plusieurs enfants ou si d’anciennes demandes n’identifient pas le participant.

Comprendre les statuts

Le statut de la demande et l’Inscription actuelle répondent à deux questions différentes. Une personne peut s’être inscrite autrement et apparaître déjà inscrite au cours alors que sa demande de liste d’attente existe toujours. Une inscription historique reconnue peut aussi conserver son statut après la fin ou la suppression du cours.

Repérer les doublons et les demandes à plusieurs cours

1. Cochez Doublons possibles seulement ou Participants ayant demandé plusieurs cours.
2. Ouvrez la fiche et comparez le participant, le cours, l’occurrence, les réponses et l’inscription actuelle.
3. Utilisez Voir toutes les demandes pour examiner l’historique au-delà du formulaire ou du cours sélectionné.
4. Conservez les demandes utiles et retirez seulement celles qui ne sont plus nécessaires.

La détection signale des cas à vérifier. Elle ne fusionne ni ne supprime automatiquement les demandes. Deux occurrences différentes d’un cours ne constituent pas nécessairement un doublon. Deux frères et sœurs utilisant le même courriel ne doivent pas être traités comme une seule personne.

Envoyer un message aux personnes sélectionnées

1. Appliquez les filtres voulus.
2. Cochez les demandes de la page ou la case de sélection dans l’en-tête du tableau.
3. Vérifiez le nombre de demandes sélectionnées, puis cliquez sur Envoyer un message.
4. Vérifiez les destinataires dans le composeur, rédigez le message et choisissez les paramètres d’envoi.

Le bouton prépare un message; il n’envoie rien immédiatement. La sélection porte uniquement sur la page affichée. Si plusieurs demandes appartiennent au même responsable, vérifiez les destinataires avant l’envoi. Pour joindre toute une file de cours, utilisez aussi Envoyer un message à tous dans la fenêtre du cours.

Retirer et archiver une demande

Dans la fiche, choisissez le Motif du retrait, puis Retirer et archiver cette demande et confirmez. Pour plusieurs demandes, cochez les lignes de la page puis cliquez sur Retirer et archiver et confirmez.

Cette action ferme les demandes et leurs automatisations associées. Elle ne supprime pas une inscription confirmée au cours et ne libère pas la place occupée par une personne déjà inscrite. Pour annuler une inscription confirmée, utilisez la gestion des inscriptions du cours.

Nettoyer les cours terminés ou supprimés sans relancer les invitations

Retirer et archiver les demandes d’un cours terminé ou supprimé ne déclenche pas d’invitation de disponibilité, par courriel ou SMS, aux autres personnes en attente. Les invitations déjà planifiées pour ces cours ne sont pas envoyées lors de leur exécution. Les personnes retirées ne reçoivent pas non plus un message de retrait par cette action du module.

Pour nettoyer les cours terminés :

1. Choisissez Demandes à afficher → Expirées.
2. Choisissez Statut de la demande → Expirée — cours terminé.
3. Vérifiez le cours, l’occurrence et la date de fin dans les fiches.
4. Sélectionnez les demandes de la page et cliquez sur Retirer et archiver.
5. Répétez sur les autres pages, au besoin. Pour retrouver les demandes retirées, choisissez Archivées ou Toutes les demandes.

Pour les cours supprimés, choisissez Cours supprimés ou introuvables, puis vérifiez la mention Cours supprimé ou le statut Demande inactive — cours supprimé avant d’archiver. Introuvable est un cas distinct à examiner; ne le confondez pas avec une suppression confirmée.

Attention à une invitation expirée pour un cours encore actif

Expirées regroupe les invitations expirées et les cours terminés. Une simple Invitation expirée n’est donc pas une garantie de nettoyage sans relance. Si le cours est encore actif, retirer une demande peut recalculer la file et réattribuer une place proposée à la personne suivante, selon les automatisations configurées.

Le motif de retrait choisi ne change pas les dates du cours et ne désactive pas son automatisation. Pour un nettoyage des anciennes sessions, vérifiez le statut réel plutôt que de choisir seulement le motif « Cours terminé ».

Gérer la file pour un cours

Cliquez sur Gérer la file d’attente dans la ligne ou dans la fiche. La fenêtre existante du cours s’ouvre dans le module. La demande permet de cibler le formulaire et l’occurrence concernés lorsqu’ils existent encore. Ce même outil reste accessible depuis Cours → Tous les cours et événements, dans la colonne Liste d’attente.

Dans cette fenêtre, vous pouvez notamment :

• Ajouter une personne; une confirmation à l’ajout est facultative.
• Restaurer une demande retirée, selon les entrées disponibles.
• Envoyer un message à tous dans le contexte sélectionné.
• Réordonner la file; c’est cette action qui change la priorité, pas le tri du tableau central.
• Afficher seulement les participants toujours en attente et consulter leurs statuts.
• Déclencher les automatisations lorsque le cours est actif, configuré pour l’automatisation et qu’une place est disponible.

Si vous augmentez la capacité d’un cours, utilisez ce dernier bouton pour lancer la vérification des places. Si le formulaire ou l’occurrence d’origine n’est plus disponible, le module peut empêcher l’ouverture de cette file; la fiche et les informations historiques restent utiles pour examiner la demande. Pour un cours supprimé ou introuvable, le bouton de gestion de file n’est pas proposé.

Modifier les questions avec Réglages du formulaire

1. Dans le module, cliquez sur Réglages du formulaire en haut à droite.
2. Le formulaire commun de liste d’attente s’ouvre dans l’onglet Formulaire.
3. Dans l’éditeur, utilisez le menu ⋮ → Modifier du bloc voulu pour ajuster son libellé, ses champs ou ses obligations de réponse. Utilisez + pour ajouter une question proposée par l’éditeur.
4. Enregistrez les changements dans les fenêtres de modification.
5. Revenez au module pour consulter les demandes. Utilisez Colonnes de réponses si vous souhaitez afficher une question supplémentaire dans le tableau.
6. Testez le parcours à partir du formulaire d’inscription au cours : ouvrez sa fenêtre de liste d’attente et vérifiez les champs demandés au client.

Le formulaire créé par défaut comprend les coordonnées du responsable, le participant, le cours et un commentaire. Les formulaires existants peuvent être personnalisés et présenter d’autres champs ou un ordre différent.

Le champ Cours est masqué dans la fenêtre d’inscription à la liste d’attente et rempli automatiquement pour le suivi. Le client n’a pas à y saisir le cours. Le lien de la demande avec le cours reste géré automatiquement; une ancienne organisation peut avoir supprimé cette question sans perdre ce lien. Certaines anciennes descriptions peuvent encore afficher « Ne pas supprimer cette question ».

Selon la configuration de votre organisation, la fenêtre publique peut utiliser le formulaire personnalisé ou la fenêtre standard avec responsable, courriel, cellulaire, participant et commentaire. Modifier le formulaire commun n’active pas automatiquement le mode personnalisé pour tous les cours ou toutes les organisations. Si un nouveau champ n’apparaît pas au client, vérifiez ce réglage avec votre administrateur ou le soutien.

La confirmation de réception de la demande et l’invitation lorsqu’une place se libère sont deux communications distinctes. Les réglages du bloc de cours peuvent sélectionner un gabarit de confirmation particulier. Pour activer les listes d’attente, définir les règles par cours et configurer les invitations, consultez le guide de configuration ci-dessous.

Exemple de suivi

Un parent a fait une demande pour deux enfants. L’un attend le tennis du lundi et l’autre le tennis du mercredi. Recherchez le courriel du parent, puis vérifiez la colonne Participant(s) / enfants. Ces lignes ne sont pas nécessairement des doublons. Si le tennis du lundi est une session terminée, filtrez Expirée — cours terminé et archivez seulement ses anciennes demandes. La demande utile du mercredi et les inscriptions confirmées restent à gérer séparément.

Dépannage

Guides connexes

• Configurer une liste d’attente dans les formulaires de cours
• Ajouter manuellement une personne à la liste d’attente d’un cours
• Vendre des cours et événements