Centre d’aide Activity Messenger Congés : demandes, approbations et banques Les demandes de congé offrent au personnel un processus formel pour demander des vacances, un congé de maladie, du temps personnel, un congé sans solde ou une autre absence. Le personnel choisit les jours d'absence dans un calendrier. Les gestionnaires approuvent ou refusent chaque demande, choisissent d'aviser ou non le membre du personnel, et les congés approuvés apparaissent automatiquement comme des périodes non disponibles dans l'horaire du personnel. Si votre organisation utilise des banques de congé, chaque demande peut aussi puiser dans un solde qui s'accumule au fil de l'année. Avant de commencer Votre organisation doit avoir le module d'horaire du personnel avec l'interrupteur Demandes de congé activé, sous Paramètres de l'organisation › Équipe et opérations › Planification et gestion du personnel. Consultez Opérations du personnel. Chaque personne qui demande un congé doit être un utilisateur de votre organisation lié à au moins une ressource de personnel. Cette ressource est nécessaire, car un congé approuvé est ajouté à l'horaire du personnel sous forme de période non disponible. Les banques de congé sont une option distincte que le soutien active, et elles exigent aussi la Gestion du personnel. Qui peut approuver dépend de Approuver les congés. Les Responsables de compte, les Responsables de l'organisation et les Ressources humaines le peuvent toujours. Les autres ont besoin de Peut modifier les disponibilités des autres membres du personnel, ou d'un réglage de hiérarchie Personnel sous leur niveau ou Tout le personnel. Les gestionnaires de la hiérarchie voient seulement les demandes du personnel qu'ils peuvent gérer. Où trouver les congés Le personnel ouvre le menu utilisateur, choisit Horaire, puis l'onglet Congé. Cet onglet présente seulement ses propres demandes, même pour une personne qui est aussi gestionnaire. Les gestionnaires ouvrent Gestion des utilisateurs › Horaire du personnel › Congé. Un compteur sur l'onglet indique les demandes en cours. Avec les banques de congé, Gestion des utilisateurs › Gestion du personnel › Congé contient les onglets Politiques et Soldes, et chaque profil du personnel a son propre onglet Congé. Demander un congé Ouvrez l'onglet Congé et cliquez sur Demander un congé. Si votre organisation utilise des banques de congé, choisissez la Banque de congé à utiliser ou conservez Sans banque (demande seulement). Sans banque, choisissez un Type de demande : Vacances, Congé de maladie, Personnel, Congé sans solde ou Autre. Sous Jours de congé, cliquez sur chaque jour où vous serez absent. Les jours n'ont pas besoin d'être consécutifs. Si vous avez choisi un seul jour, laissez Jour au complet activé ou désactivez-le et saisissez une heure de début et de fin. Ajoutez une Raison au besoin, puis cliquez sur Soumettre. Lorsque votre organisation utilise des banques de congé, la même fenêtre présente aussi le sélecteur Banque de congé et une estimation du solde. Consultez Utiliser une banque de congé dans une demande plus bas. Chaque nouvelle demande est En cours. Une demande en cours ne rend pas encore la personne non disponible. Si votre organisation utilise la hiérarchie des utilisateurs, le gestionnaire de la personne est avisé par courriel ou texto. Choisir les jours dans le calendrier Cliquez sur un jour pour l'ajouter, puis cliquez de nouveau pour le retirer. Faites Maj-clic sur un deuxième jour pour ajouter tous les jours entre le dernier jour cliqué et celui-ci. Utilisez les flèches pour changer de mois. Cliquez sur le nom du mois pour choisir un autre mois et une autre année; les mois qui contiennent déjà des jours choisis en indiquent le nombre. Cliquez sur Aujourd'hui pour revenir au mois courant ou sur Effacer pour retirer tous les jours choisis. Vous pouvez choisir des jours jusqu'à cinq ans à l'avance. Un résumé au-dessus du calendrier indique le nombre de jours choisis. Les longues sélections sont regroupées par mois. Chaque jour choisi est demandé, y compris les fins de semaine. Chaque série de jours consécutifs devient une demande distincte. Par exemple, choisir du lundi au mercredi et le vendredi suivant crée deux demandes, et chacune est examinée séparément. Une journée partielle n'est offerte que lorsqu'un seul jour est choisi. Pour demander des heures sur plusieurs jours, soumettez une demande par jour. Un gestionnaire peut aussi cliquer sur Demander un congé et choisir un Membre du personnel pour saisir une demande en son nom. Suivre ou modifier vos demandes La liste présente le type ou la banque, les dates et la durée, le statut, la raison et le moment de la demande. Utilisez les filtres de type, de statut et de dates pour réduire un long historique; si rien ne correspond, cliquez sur Effacer les filtres. Ouvrez le menu … d'une demande pour la changer : Modifier une demande En cours. Une demande couvre seulement des jours consécutifs; soumettez les autres jours dans une nouvelle demande. Supprimer une demande En cours ou Refusé. La personne qui a fait une demande Approuvé ne peut pas la modifier ni la supprimer. Cliquez sur un statut Refusé pour lire la raison du refus. La raison est aussi affichée sous le statut. Approuver ou refuser une demande Les demandes en cours affichent les boutons Approuver et Refuser directement dans la ligne. Les autres actions se trouvent dans le menu …. Cliquez sur le compteur des demandes en cours en haut de la page pour n'afficher que celles-ci, et utilisez le filtre de personnel pour cibler une personne. Pour approuver : Cliquez sur Approuver. La fenêtre Approuver la demande présente les dates et le nombre d'assignations touchées : les cours, réservations et quarts de la personne pendant le congé. S'il y a des assignations, choisissez un remplaçant pour chacune, ou cliquez sur Approuver sans assigner de remplaçant. Choisissez d'Envoyer par courriel (activé par défaut) ou d'Envoyer par texto, puis cliquez sur Approuver la demande. Si vous ne pouvez pas assigner de remplaçants, une fenêtre de confirmation plus courte s'ouvre plutôt. Pour un congé approuvé, Assigner des remplaçants reste offert plus tard dans le menu …. Pour refuser, cliquez sur Refuser, saisissez la Raison du refus obligatoire, choisissez les avis et cliquez sur Refuser. Pour une demande liée à une banque, consultez Examiner une demande liée à une banque plus bas. Une demande en cours, ou une demande refusée sans banque, peut être approuvée. Une demande refusée liée à une banque doit être soumise de nouveau. Une demande en cours ou approuvée peut être refusée. Un gestionnaire peut aussi utiliser Annuler le congé sur un congé approuvé, ce qui remet son temps dans la banque. Les remplacements déjà assignés restent en place. Qui est en congé liste les congés approuvés pour les dates choisies. Effet de l'approbation sur l'horaire L'approbation ajoute une période non disponible pour chaque ressource de personnel liée à la personne : Une demande pour une journée complète bloque chacun de ses jours, du début de la première journée jusqu'à la fin de la dernière. Une demande pour une journée partielle bloque seulement la plage horaire choisie. La raison de la demande est reprise dans la période non disponible. L'absence fait ensuite partie des mêmes vérifications de disponibilité que les cours, les réservations et les quarts; les responsables voient donc que la personne est absente lorsqu'ils affectent du travail. Les disponibilités sont une aide à la planification plutôt qu'un blocage absolu; vérifiez donc les avertissements de conflit. Refuser ou annuler une demande approuvée retire sa période non disponible. Les demandes en cours et refusées n'en créent jamais. Utiliser une banque de congé dans une demande Lorsque vous êtes associé à une banque active, la fenêtre de demande affiche le sélecteur Banque de congé. Lorsque vous choisissez une banque, vous voyez : votre Solde actuel; Cette demande : la quantité que les jours choisis utiliseront; une estimation pour chaque mois de la demande : le solde de Départ, le temps Ajouté par la politique (accumulations et temps reporté), le temps Retiré (remises à zéro annuelles, temps expiré et autres congés approuvés), le temps Pris par la demande et le solde Restant. Cliquez sur Afficher chaque date pour voir une ligne par série de jours plutôt qu'une ligne par mois. Chaque jour choisi compte pour une journée, ou pour la durée d'une journée de travail de la politique lorsque la banque est en heures. Une journée partielle compte les heures choisies. Les congés fériés de l'organisation ne sont pas comptés. La banque est débitée seulement lorsque la demande est approuvée, et les demandes en cours ne sont pas déduites de l'estimation. Si la banque est remise à zéro chaque année et que la demande s'étend sur une année ultérieure, une note indique la quantité de temps inutilisé reportée. Si le solde passe sous zéro à une date, la ligne s'affiche en rouge et la demande pourrait être refusée à l'approbation, sauf si la politique permet un solde négatif. Examiner une demande liée à une banque Pour une demande liée à une banque, la fenêtre Refuser la demande, ainsi que la fenêtre de confirmation des approbateurs qui ne peuvent pas assigner de remplaçants, présentent aussi la banque : son allocation annuelle, le Solde actuel, les Congés futurs approuvés, les Autres demandes en attente, Cette demande, le Solde au premier jour de congé et le solde Restant si approuvée. Un montant en rouge indique que l'approbation ferait passer la banque sous zéro à cette date, et l'approbation peut être refusée. L'approbation débite la banque, et Annuler le congé remet le temps. Configurer les banques de congé Les administrateurs qui peuvent modifier tous les profils du personnel gèrent les banques dans Gestion des utilisateurs › Gestion du personnel › Congé. Créer une politique Une politique décrit un type de banque, comme les vacances ou les congés de maladie. Dans l'onglet Politiques, cliquez sur Nouvelle politique. Pour regrouper des politiques liées, comme des paliers de 20, 25 et 30 jours, créez d'abord un Nouveau groupe de politiques et choisissez-le dans Groupe de politiques (facultatif). Saisissez un Nom et la Durée d'une journée de travail, qui sert à convertir les heures et les journées partielles. Sous Comment fonctionne cette politique?, choisissez Le personnel accumule un solde ou Congés illimités (suivi des absences). Les politiques illimitées enregistrent les congés approuvés sans exiger de solde. Sous Comment le personnel obtient du temps, choisissez À quelle fréquence le temps est-il ajouté? : Chaque mois, Deux fois par mois, Toutes les deux semaines, Chaque semaine, Une fois par année, à l'avance ou J'ajoute le temps moi-même. Saisissez le montant En total par année ou À chaque ajout. Un total annuel est réparti sur les dates pour que chaque année arrive exactement au total. Choisissez de Compter à partir de une date que vous choisissez ou de La date d'affectation de chaque membre du personnel. Répondez aux autres questions : un délai en jours ou en mois, une première accumulation complète ou calculée au prorata, un solde maximal, et s'il faut Autoriser un solde négatif. Sous Report du solde, répondez à Y a-t-il une remise à zéro annuelle?. Si oui, choisissez la date de remise à zéro (la même pour tous ou chaque anniversaire d'affectation), la quantité de temps inutilisé reportée (tout, jusqu'à une limite ou rien), si le temps reporté expire, et s'il faut Approuver chaque remise à zéro avant qu'elle s'applique. Options avancées permet de transférer le temps reporté dans la banque d'une autre politique. Vérifiez le Résumé, puis cliquez sur Sauvegarder. Lorsque du personnel est déjà associé, les changements aux règles d'accumulation et de report s'appliquent à partir du lendemain. Le temps déjà inscrit dans les banques ne change pas. Ajouter ou retirer du personnel Dans l'onglet Politiques, cliquez sur Voir le personnel pour une politique. Sélectionnez des personnes sous Personnel disponible et utilisez les flèches pour les déplacer vers Dans cette politique. Un double-clic déplace une personne. Indiquez la Date de début du personnel ajouté et un Solde initial au besoin. Cliquez sur Enregistrer les changements. Rien ne change avant l'enregistrement. Retirer une personne termine sa banque aujourd'hui. Son solde et son historique sont conservés, et les nouvelles accumulations et demandes s'arrêtent. Une personne dont la banque a été terminée ne peut pas être ajoutée de nouveau à la même politique depuis cette fenêtre. Vous pouvez aussi assigner une politique à plusieurs personnes à la fois avec Assigner une politique dans l'onglet Soldes. Suivre les soldes L'onglet Soldes regroupe les banques par membre du personnel, avec les totaux de chaque personne. Cherchez par nom, filtrez par politique et utilisez Afficher pour voir Tout le personnel, À surveiller (par exemple, un solde sous zéro) ou Remises à zéro à approuver. Ajouter du temps donne ou retire du temps à plusieurs personnes d'une même politique. Utilisez un montant négatif pour retirer du temps. La raison est facultative, et chaque personne obtient une entrée dans l'historique de sa banque. Historique ouvre l'historique d'une banque : chaque accumulation, ajustement, congé approuvé, remise à zéro et expiration, ainsi que les demandes en cours et les remises à zéro pas encore appliquées. De là, vous pouvez faire un Ajustement manuel, utiliser le Calculateur de solde pour estimer un solde futur, ou Terminer l'affectation. Lorsqu'une politique exige l'approbation des remises à zéro annuelles, une bannière indique combien attendent. Cliquez sur Voir les remises à zéro, puis approuvez-les ensemble. L'onglet Congé du profil du personnel Chaque profil du personnel a un onglet Congé qui présente les banques de la personne : le montant disponible, le Solde actuel, les Congés futurs approuvés et les Demandes en attente, avec les boutons Historique et Demander. Demander ouvre la fenêtre de demande avec cette banque déjà choisie. Sous les banques, Demandes de congé présente les demandes À venir ou Toutes de la personne. Dépannage Un membre du personnel ne peut pas soumettre de demande. Confirmez qu'une ressource de personnel est liée à son utilisateur. Un gestionnaire ne voit pas une demande. Vérifiez Approuver les congés, Peut modifier les disponibilités des autres membres du personnel ou la position du demandeur dans la hiérarchie. Un jour ne peut pas être choisi. Il se trouve à plus de cinq ans. La modification indique qu'une demande couvre seulement des jours consécutifs. Retirez les jours supplémentaires et soumettez-les dans une nouvelle demande. Une banque n'apparaît pas dans la fenêtre de demande. Confirmez que la personne a une affectation active à une politique active. L'approbation d'une demande liée à une banque est refusée. Le solde descendrait sous ce que la politique permet à l'un des jours. Ajoutez du temps, ou demandez au membre du personnel de réduire le nombre de jours ou de soumettre la demande sans banque. Une demande approuvée n'apparaît pas comme non disponible. Confirmez qu'elle est toujours approuvée et que la ressource de personnel de la personne est la bonne. Aucun avis de soumission n'a été envoyé. Confirmez que la hiérarchie est activée, qu'un gestionnaire est attitré et qu'il a une adresse courriel ou un numéro de mobile. Guides connexes Opérations du personnel Le profil et les formulaires du personnel Gestion et planification du personnel : premiers pas