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Fermer des ressources avec une fermeture
Une fermeture bloque les ressources choisies pendant une seule période continue. Utilisez-la pour un congé, un entretien ou un événement privé, lorsque ces ressources ne doivent pas être réservées en ligne. Une fermeture n'est pas une réservation client : elle n'a ni facture, ni client, ni forfait.
Créer une fermeture n'annule pas les réservations déjà au calendrier, ne les déplace pas et n'envoie aucun avis. Examinez ces réservations et traitez-les vous-même.
Avant de commencer
Les ressources à fermer doivent déjà exister. Consultez Configurer les ressources et les forfaits de réservation et Ressources (personnel, lieux et équipements).
Un propriétaire, un administrateur ou un préposé peut créer et modifier une fermeture. Dans le calendrier des réservations, ouvrez le menu bleu + et choisissez Fermeture. L'élément se trouve après Réservation, Facture et Note. Dans E-Commerce → Aujourd'hui, le menu + contient aussi Fermeture, après Réservation et Facture.
Une personne qui n'a pas cet accès et qui ouvre une fermeture existante voit Vous n'avez pas la permission de faire un changement. Les champs restent désactivés.
Créer une fermeture
- Dans le calendrier des réservations, ou dans Aujourd'hui, ouvrez le menu bleu + et choisissez Fermeture.
- La fenêtre s'intitule Fermeture.
- Saisissez un Titre. Le titre est obligatoire, et c'est le nom affiché dans les calendriers.
- Choisissez au besoin un Type de réservation. La fermeture utilise alors la couleur de ce type.
- Saisissez au besoin un Message. Les clients voient ce texte dans le calendrier public du forfait, sous la plage horaire de la fermeture.
- Réglez Début et son Heure, puis Fin et son Heure. Les deux dates et les deux heures sont obligatoires, et le début doit précéder la fin. Les heures avancent par pas de 5 minutes. Les indications sont Date de début, Heure de début, Date de fin et Heure de fin.
- Sous Ressources, retirez chaque ressource qui doit rester ouverte. Chaque ressource sélectionnée s'affiche avec un x, et le x à droite du champ efface toute la liste. Toutes les ressources sont sélectionnées au départ, et au moins une est obligatoire. Dans Aujourd'hui, la liste correspond aux ressources chargées pour l'étiquette en cours; les autres ressources n'y figurent pas.
- Cliquez sur Créer. Annuler ferme la fenêtre sans sauvegarder. Le calendrier s'actualise après la création.
Une nouvelle fermeture commence à l'heure en cours, arrondie vers le bas, et se termine 24 heures plus tard. Modifiez les deux heures avant de la créer. Chaque ressource sélectionnée utilise le même début et la même fin. Une fermeture ne peut pas donner à une ressource une heure différente des autres.
Créer reste indisponible tant que le titre, au moins une ressource et un début antérieur à la fin ne sont pas renseignés.
Ce que le personnel voit
Le calendrier des réservations et Aujourd'hui affichent un bloc horaire pour chaque ressource sélectionnée. Le bloc utilise le Titre.
Si vous avez choisi un Type de réservation, le bloc utilise la couleur de ce type. Sans type de réservation, le bloc est orange, la même couleur qu'une réservation administrateur sans type.
Cliquez sur le bloc pour ouvrir la fermeture.
Modifier, retirer une ressource ou supprimer
Ouvrez la fermeture à partir de son bloc. Le titre de la fenêtre est Fermeture, suivi du numéro de la fermeture. Modifiez les champs voulus, puis cliquez sur Sauvegarder.
Pour laisser une ressource ouverte, retirez-la de Ressources et sauvegardez. Cette ressource ne fait plus partie de la fermeture. Les ressources qui restent sélectionnées demeurent fermées pour le même début et la même fin. Une ressource ajoutée reçoit ce même début et cette même fin.
Supprimer est disponible lorsque vous pouvez modifier la fermeture. Confirmez la suppression. Les ressources peuvent de nouveau être réservées immédiatement.
Annuler ferme la fenêtre sans sauvegarder.
Ce que les clients voient
Dans le forfait, ouvrez l'onglet Calendrier et trouvez Affichage. Le texte indique : « Par défaut le calendrier affiche les disponibilités; les plages qui peuvent être réservées. Vous pouvez également afficher les réservations de certains types afin d'expliquer pourquoi un lieu n'est pas disponible. » Afficher les fermetures détermine si le calendrier public de ce forfait dessine la fermeture. L'interrupteur est activé par défaut. Le désactiver masque la fermeture dans ce calendrier. Les plages restent bloquées dans les deux cas.
Lorsque Afficher les fermetures est activé, le calendrier montre le Titre de la fermeture, sa plage horaire et le Message si vous en avez saisi un. Cliquer sur la fermeture ne fait rien. Une fermeture qui couvre plus d'un jour apparaît chaque jour concerné, et chaque bloc affiche la plage horaire complète de la fermeture.
Une fermeture sur une ressource parente est incluse dans le calendrier du forfait d'une ressource qui en dépend.
Un calendrier qui affiche ensemble plusieurs forfaits d'une même catégorie ne dessine pas les fermetures. Les plages des ressources fermées restent bloquées.
Effet sur la réservation en ligne
Une fermeture bloque toujours les plages de forfait sur les ressources sélectionnées. Elle bloque aussi une ressource parente et les ressources qui se chevauchent ou se bloquent entre elles. Les délais du forfait avant et après le rendez-vous s'appliquent. Afficher les fermetures ne change pas ce blocage.
Les lieux, le personnel et l'équipement sont tous des ressources. Fermer une ressource de personnel bloque les plages de forfait qui exigent cette personne.
Quand le personnel réserve pendant une fermeture
Une réservation sur une ressource fermée suit la même vérification de disponibilité que toute autre réservation administrateur. Sans Peut ignorer les conflits de réservation, le personnel voit Une ou plusieurs ressources ne sont pas disponibles. Vérifiez avec un administrateur pour faire cette réservation.
La même vérification s'exécute lorsque vous créez ou sauvegardez la fermeture. Sans cette permission, vous ne pouvez pas fermer une ressource qui a déjà une réservation dans la période choisie.
Réservations déjà au calendrier
Créer une fermeture n'annule pas les réservations déjà prévues dans cette période, ne les déplace pas et n'avise pas le client. Examinez-les dans Aujourd'hui et décidez quoi faire de chacune.
Questions fréquentes
Il n'y a pas d'interrupteur pour la journée entière
Saisissez vous-même le début et la fin. Pour une journée complète, réglez le début à 00:00 et la fin à 00:00 le jour suivant.
Une fermeture ne se répète pas
Chaque fermeture couvre une seule plage continue. Créez une fermeture distincte pour chaque congé, fenêtre d'entretien ou événement privé.
Les fermetures sont exclues des rapports Réservations et Achalandage
Le rapport Réservations et le rapport Achalandage ne comptent pas les fermetures. Consultez Rapports de réservations.