Centre d’aide Activity Messenger
Ajouter un frais par défaut aux factures
Activity Messenger peut ajouter un frais par défaut au niveau de l’organisation. Utilisez-le pour un frais administratif, un frais d’installation, un frais de service ou tout autre frais qui doit être facturé peu importe le mode de paiement du client.
Ce frais est différent du frais de commodité pour carte de crédit. Un frais de commodité est lié aux paiements par carte. Le frais additionnel par défaut est un item de facture et peut s’appliquer même si le client paie comptant, par chèque, par virement Interac ou avec un autre mode hors ligne.
Avant de commencer
Vous devez avoir la permission de configurer les paramètres de paiement de l’organisation. Si le frais doit être utilisé dans vos rapports comptables, créez ou choisissez le code comptable et les taxes avant d’enregistrer le frais.
Les paramètres de frais de commodité pour carte de crédit s’affichent seulement si Stripe est configuré. Les paramètres du frais additionnel sont séparés.
1. Ouvrir les paramètres de frais
- Allez dans E-Commerce → Frais.
- Repérez la section Frais additionnel.
2. Configurer le frais additionnel
- Activez Forcer un frais additionnel par défaut.
- Saisissez le libellé que les clients et les administrateurs verront sur la facture.
- Choisissez Pourcentage ou Montant fixe.
- Saisissez le pourcentage ou le montant en dollars.
- Sélectionnez les taxes et le code comptable, au besoin.
- Enregistrez les paramètres.
Un frais en pourcentage est calculé à partir des items de facture auxquels le frais s’applique. Un frais fixe utilise le montant en dollars que vous saisissez.
3. Choisir où le frais s’applique par défaut
Sous Appliquer par défaut à, sélectionnez les workflows qui doivent recevoir le frais par défaut de l’organisation :
- Formulaires de paiement
- Renouvellements d’abonnement
- Paiement sur le microsite
- Factures administrateur
- PDV
Les factures administrateur et les factures PDV peuvent seulement utiliser un frais par défaut à montant fixe. Si le frais additionnel est un pourcentage, ces deux options sont désactivées et ne seront pas enregistrées.
4. Comportement par workflow
Pour les formulaires de paiement, la valeur par défaut de l’organisation est utilisée lors de la création de nouveaux paramètres de paiement. Les paramètres des formulaires existants ne sont pas remplacés. Vous pouvez toujours ouvrir un formulaire et ajuster ses options de paiement.
Pour les renouvellements d’abonnement, la valeur par défaut de l’organisation est utilisée lors de la création des paramètres de paiement de renouvellement. Les paramètres de renouvellement existants conservent leurs valeurs enregistrées jusqu’à ce que vous les modifiiez.
Pour le paiement sur le microsite, Activity Messenger synchronise le frais additionnel lorsque les clients ajoutent, modifient ou retirent des items du panier.
Pour les factures administrateur et les factures PDV, un frais fixe par défaut est ajouté comme item de facture lors de la création de la facture. L’item porte un badge Frais par défaut pour le distinguer des items de facture sur mesure.
Pour les gabarits de factures à plusieurs clients, un brouillon de gabarit peut inclure le frais par défaut. Les factures créées à partir du gabarit copient cet item et n’ajoutent pas un deuxième frais.
5. Ajouter ou retirer le frais sur une facture
Si une facture n’a pas déjà le frais par défaut et que l’organisation a un frais fixe configuré, les administrateurs peuvent ouvrir le menu d’ajout d’item de facture et sélectionner Frais par défaut.
Activity Messenger empêche d’ajouter deux fois le frais par défaut à la même facture. Si l’item de frais par défaut n’est pas payé, il peut être supprimé d’une facture administrateur ou PDV comme les autres items pouvant être supprimés.
Frais d’insuffisance de fonds après un paiement échoué
Pour ces frais, choisissez un Produit pour les frais d’insuffisance de fonds dans Paramètres de l’organisation → Finances → Paiements. Utilisez ensuite + Item → Ajouter des frais d’insuffisance de fonds, dans la même section du menu que Frais par défaut. Ces frais sont ajoutés manuellement et peuvent être liés à un paiement planifié admissible; ce ne sont ni des frais par défaut automatiques ni une relance de paiement. Consultez Ajouter et gérer les frais d’insuffisance de fonds.
Exemple
Supposons que votre organisation facture un frais d’installation de 5 $ sur les ventes au comptoir et au PDV.
- Ouvrez E-Commerce → Frais.
- Activez le frais additionnel.
- Définissez le libellé à
Frais d’installation. - Choisissez Montant fixe et saisissez
5.00. - Sélectionnez Factures administrateur et PDV sous Appliquer par défaut à.
- Enregistrez.
Les nouvelles factures administrateur et PDV incluront un seul item de frais par défaut de 5 $. Si un administrateur le retire par erreur, il peut l’ajouter de nouveau à partir du menu d’ajout d’item tant que la facture ne contient pas déjà ce frais.
Exclure les dons et les pourboires des frais de service
Vous pouvez exclure les dons, les pourboires ou les deux du montant utilisé pour calculer les frais de service en pourcentage. Les items exclus restent sur la facture et font toujours partie du total à payer.
Activer les exclusions
- Ouvrez Paramètres de l’organisation → Finances → Frais.
- Dans Frais additionnel, repérez Exclusions globales des frais de service.
- Activez Exclure les dons des frais de service, Exclure les pourboires des frais de service, ou les deux.
- Cliquez sur Sauvegarder.
Les deux options sont désactivées par défaut. Les laisser désactivées conserve le comportement existant. Il n’est pas nécessaire de modifier chaque formulaire.
Appliquer par défaut à détermine où le frais par défaut de l’organisation est ajouté. Exclusions globales des frais de service détermine quels montants sont exclus du calcul des frais en pourcentage. Les exclusions sont indépendantes des paramètres de frais par défaut situés au-dessus, même lorsqu’un formulaire existant utilise ses propres frais en pourcentage.
Ce que couvre chaque option
- Exclure les dons des frais de service couvre les champs de don des formulaires et les dons ajoutés dans les options de paiement du formulaire.
- Exclure les pourboires des frais de service couvre les pourboires ajoutés dans les options de paiement du formulaire.
- Les options sont indépendantes. Exclure les dons n’exclut pas les pourboires.
- Les règles globales s’appliquent aux frais en pourcentage des formulaires de paiement existants et nouveaux, des renouvellements d’abonnement et du paiement sur le microsite lorsque la facture contient des dons ou des pourboires.
Exemple : inscription avec un don
Pour une inscription de 250 $ et un don de 50 $, avec des frais de service de 5 %, sans taxes ni rabais :
| Exclusion des dons | Montant utilisé pour calculer les frais | Frais de service | Total à payer |
|---|---|---|---|
| Désactivée | 300 $ | 15 $ | 315 $ |
| Activée | 250 $ | 12,50 $ | 312,50 $ |
Cet exemple utilise un champ de don inclus avant le calcul des frais de service. Le don reste de 50 $ dans les deux cas. Les frais de service s’appliquent encore au montant de l’inscription : activer une exclusion ne supprime pas tous les frais de service.
Comportements importants
- Les frais fixes ne changent pas. Un frais fixe de 5 $ reste de 5 $, peu importe ces options.
- Les frais de commodité pour carte de crédit sont distincts; ces options ne changent pas leur calcul.
- Modifier les exclusions ne met pas à jour les factures finalisées. Si vous modifiez ensuite un code promo sur une facture finalisée, ses frais sont recalculés selon les règles d’exclusion initialement appliquées à cette facture.
- Si tous les items sont exclus, aucun montant n’est admissible aux frais en pourcentage.
- Lorsqu’au moins une exclusion est activée, ajouter ou retirer un don ou un pourboire facultatif à l’étape du paiement recalcule les frais en pourcentage selon les exclusions sélectionnées. Lorsque les deux options sont désactivées, le comportement existant est conservé : ajouter un don ou un pourboire facultatif n’augmente pas les frais de service déjà calculés.
Notes importantes
- Le frais additionnel par défaut s’applique peu importe le mode de paiement.
- Le frais de commodité pour carte de crédit est séparé et peut encore s’appliquer aux paiements par carte s’il est configuré.
- Les valeurs par défaut pour les factures administrateur et PDV exigent un montant fixe.
- Les montants et taux de frais existants des formulaires de paiement et des renouvellements d’abonnement ne sont pas modifiés rétroactivement. Les exclusions globales des dons et des pourboires s’appliquent tout de même au calcul de leurs frais en pourcentage.
- Activity Messenger ajoute un seul item de frais par défaut à une facture.
- Les factures liées à un formulaire suivent les options de paiement enregistrées sur le formulaire, avec les exclusions globales de l’organisation appliquées aux frais en pourcentage.
- Retirez l’item de frais par défaut non payé de la facture si ce frais ne doit pas être facturé.