Comprendre les communications par courriel et SMS
Utilisez Activity Messenger pour informer une personne, joindre un groupe ou automatiser un suivi récurrent. Commencez par déterminer qui vous voulez joindre et ce que ces personnes doivent faire. Choisissez ensuite le moyen de communication et le format adaptés à cet objectif.
Avant votre premier message
Vous devez avoir accès à l’organisation et la permission d’envoyer des messages. Les listes, cours et dossiers disponibles dépendent de vos accès. Les destinataires doivent aussi avoir des coordonnées utilisables pour le moyen choisi.
Pour un premier essai, ouvrez Communication > Nouveau message et choisissez Moi. Vous envoyez ainsi un vrai message à vos propres coordonnées sans sélectionner de clients. Examinez-le avant de préparer un envoi distinct aux clients.
Choisir le moyen de communication
| Moyen | Quand l’utiliser | Ce que reçoit le destinataire |
|---|---|---|
| Courriel | Instructions détaillées, infolettres et contenu visuel | Le courriel, avec sa mise en forme et ses images prises en charge |
| SMS | Rappel bref ou mise à jour urgente | Du texte et, si vous joignez un message hébergé ou un média, un lien |
| SMS et courriel | Vous voulez utiliser les deux moyens | Un envoi par chaque moyen activé auquel le destinataire est admissible |
| Préférences clients, si disponible | Vous voulez respecter le choix du client | Un seul moyen sélectionné; le courriel est utilisé par défaut sans préférence |
Le choix d’un moyen ne garantit pas la livraison. Des coordonnées manquantes, des désabonnements ou des problèmes de livraison peuvent empêcher un message de parvenir à quelqu’un. L’option Préférences clients est disponible seulement si elle est activée pour l’organisation.
Une image ne transforme pas un SMS standard d’Activity Messenger en MMS. Le courriel peut afficher l’image; les destinataires SMS ouvrent un lien pour la consulter. Voir SMS, images et longueur des messages.
Choisir les personnes, puis le contenu
Un compte client est un dossier client. Un destinataire est un contact utilisé dans une liste, un formulaire ou une communication. Le participant à un cours peut être un enfant alors que les coordonnées de livraison appartiennent à un parent. Vérifiez le groupe et les coordonnées au lieu de présumer que le nom du participant désigne la personne qui recevra le message.
Utilisez une liste existante pour joindre un groupe réutilisable. Partez d’un formulaire, d’un cours ou d’un dossier client lorsque le message concerne ce contexte. Il n’est pas toujours nécessaire de créer une nouvelle liste. Le guide Comprendre les clients, les formulaires et les listes de destinataires vous aide à choisir.
Rédigez un message bref directement dans l’éditeur. Utilisez un gabarit pour une mise en page à votre image ou du contenu visuel réutilisable. Les champs de fusion personnalisent le message avec les renseignements disponibles dans le contexte sélectionné; vérifiez-les dans l’aperçu avant l’envoi.
Par exemple, un changement de lieu pour le cours de demain demande un avis clair au groupe concerné. Une promotion pour la prochaine saison demande un public marketing, un sujet approprié et assez de détails pour expliquer l’offre.
Choisir le bon type de communication
Choisissez Marketing pour les messages promotionnels et Non-marketing pour les messages opérationnels, comme un changement de cours ou un suivi de facture.
Un désabonnement marketing et un échec de livraison sont deux situations différentes. Une personne désabonnée du marketing peut demeurer admissible à un message opérationnel, mais choisir Non-marketing ne contourne pas tous les blocages et ne garantit pas la livraison. N’utilisez pas cette option pour reclasser une promotion. Consultez le guide détaillé existant Gestion de listes et désabonnement.
Suivre un parcours simple
- Choisissez vos destinataires.
- Envoyez votre premier courriel ou SMS.
- Personnalisez avec des champs de fusion ou utilisez un gabarit.
- Planifiez un message à une heure précise ou choisissez une automatisation pour un déclencheur récurrent.
- Suivez les messages envoyés et examinez les résultats de livraison.
Pour modifier la destination des réponses, consultez les guides sur l’adresse courriel Répondre à et les numéros expéditeurs SMS et les réponses.