Comprendre les clients, les formulaires et les listes de destinataires

Choisissez vos destinataires avant de rédiger un message. Vous pouvez joindre les personnes à partir du dossier sur lequel vous travaillez ou créer une liste réutilisable pour communiquer de nouveau avec le même type de groupe.

Comprendre les trois types de dossiers

Élément	Son rôle	Exemple
Compte client	Regrouper les renseignements du compte et les activités qui y sont liées	Le compte d’un parent avec les inscriptions de sa famille
Réponse à un formulaire	Conserver les renseignements soumis dans un formulaire	Une inscription, une décharge ou une réponse à un sondage
Liste de destinataires	Rassembler des contacts pour communiquer avec eux	Les participants inscrits à certains cours

Ces éléments sont liés, mais ne sont pas interchangeables. Une personne peut figurer dans plusieurs formulaires ou listes. Créer une liste ne recueille pas automatiquement une nouvelle inscription ou un consentement.

Un destinataire doit avoir des coordonnées utilisables pour le moyen choisi. L’inscription d’un enfant peut utiliser le courriel ou le numéro mobile d’un parent. Vérifiez le contexte du participant et les coordonnées réelles avant l’envoi.

Partir du groupe que vous avez déjà

Vous devez joindre…	Point de départ
Les personnes qui ont répondu à un formulaire	Ouvrez les répondants du formulaire et sélectionnez les réponses visées
Les participants à un cours ou à une occurrence	Ouvrez le cours ou la liste de présences et vérifiez la sélection
Des clients au sujet de leur compte	Utilisez les dossiers clients
Une combinaison réutilisable de groupes	Créez une liste de destinataires ou une liste combinée
Des contacts dans un tableur	Créez une liste à partir d’un fichier Excel/CSV et vérifiez les champs importés
Les abonnés à une infolettre	Utilisez un formulaire d’abonnement et ses destinataires
Vous-même pour un premier essai	Choisissez Moi dans l’éditeur de message

Ne créez pas une liste d’envoi supplémentaire uniquement pour écrire aux participants d’un cours ou aux répondants d’un formulaire. L’action de communication dans ce contexte peut déjà transmettre le groupe à l’éditeur. Vérifiez la sélection obtenue : un filtre, des lignes sélectionnées et une liste complète peuvent représenter des groupes différents.

Choix des destinataires et commande Cci distincte dans l’éditeur de message

Choisir la source de la liste

Choisissez une source qui correspond à l’endroit où les renseignements sont gérés :

Excel ou CSV pour les contacts importés. Associez les bons champs de courriel, de téléphone mobile et de deuxième contact, s’il y a lieu.
Inscriptions aux cours pour un groupe lié aux cours et aux filtres sélectionnés.
Liste combinée pour réunir des listes et appliquer les exclusions prises en charge.
Formulaire d’abonnement pour recueillir les inscriptions à une infolettre.
Listes d’intégration avec Amilia, Sport-plus ou Uplifter.

Donnez aux listes réutilisables un nom qui explique leur rôle, par exemple « Natation du samedi — session en cours ». Une liste fondée sur les inscriptions ou une intégration peut évoluer avec sa source; un fichier importé n’est pas automatiquement relié au tableur d’origine. Utilisez les actions d’actualisation ou d’importation disponibles et vérifiez le résultat.

Vérifier les destinataires avant l’envoi

Confirmez la source, les filtres et les lignes sélectionnées.
Examinez les coordonnées, y compris celles du deuxième parent ou contact à inclure.
Vérifiez les nombres de destinataires valides pour les moyens choisis. Le nombre total de lignes ne garantit pas la livraison.
Classez correctement le message et respectez les désabonnements.
Vérifiez les champs de fusion dans le contexte pertinent, surtout lorsque plusieurs inscriptions utilisent les coordonnées d’un même parent.

Ne remplacez pas la vérification du groupe par une confiance absolue dans la prévention des doublons. Les inscriptions, le contenu propre à chaque participant et les moyens sélectionnés peuvent influencer la préparation des communications. Un autre envoi demeure aussi une opération distincte.

Utilisez les étiquettes et la gestion des désabonnements pour organiser les communications. Consultez Fusionner des comptes clients en double ou Archiver et restaurer des clients pour gérer les dossiers clients; il s’agit de tâches différentes de la sélection des destinataires.

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