Automatiser les messages de début et de fin d’activité
Envoyez les renseignements utiles autour du premier ou du dernier cours d’une activité. Choisissez Début d’activité pour la préparation et l’accueil; choisissez Fin d’activité pour les commentaires, documents finaux ou invitations à la prochaine session.
Choisir la date de référence
| Objectif | Déclencheur |
|---|---|
| Accueillir les participants avant la session | Début d’activité |
| Envoyer des consignes près du premier cours | Début d’activité |
| Demander des commentaires après le dernier cours | Fin d’activité |
| Rappeler chaque occurrence | Rappel de cours, une automatisation distincte |
Les destinataires doivent être associés à des dates d’activité. Une liste de contacts sans ce contexte ne suffit pas. Vérifiez les dates importées et les renseignements des participants et contacts avant de configurer l’envoi.
Configurer l’automatisation
- Ouvrez Communications > Automatisations > Créer, puis Début ou Fin d’activité.
- Nommez l’automatisation, choisissez la liste ou la source d’activités et le délai par rapport au premier ou dernier cours.
- Vérifiez l’heure et le fuseau horaire de l’organisation.
- Appliquez les conditions disponibles de participant, d’inscription ou de présence uniquement si elles servent votre objectif.
- Configurez le message, les champs et les pièces jointes. Pour un sondage de fin de session, joignez le formulaire voulu et vérifiez son lien.
- Enregistrez et examinez la simulation pour des dates représentatives avant l’activation.
Une condition de présence n’est utile que si la présence a été saisie avant l’évaluation du message. Un rappel avant le cours ne devrait pas dépendre d’une arrivée qui n’a pas encore eu lieu.
Entretenir le parcours
Tenez les dates et inscriptions à jour dans la source. Le parcours planifié actuel actualise les destinataires admissibles au début et à la fin d’activité lors de l’envoi; la simulation préalable constitue donc un aperçu, et non une liste définitivement figée.
Consultez les envois réels dans l’onglet Messages. Distinguez les consignes opérationnelles des promotions de réinscription et choisissez le bon type de communication.
Poursuivez avec les rappels de chaque cours ou les automatisations selon les présences.
Repère dans l’interface
