Centre d’aide Activity Messenger

Opérations du personnel : horaires, feuilles de temps, congés, approbations et paie

Ce guide couvre la gestion quotidienne d'une équipe : bâtir et publier l'horaire du personnel, suivre les heures avec les feuilles de temps et le chronomètre, traiter les demandes de congé, approuver les heures travaillées et savoir ce que couvre la paie. Pour les dossiers et les accès du personnel, consultez Gérer les dossiers et les accès du personnel, Le profil et les formulaires du personnel et Inviter les utilisateurs et gérer leurs accès.

Plusieurs parties sont des modules facultatifs. Si un élément de menu ou un onglet décrit ici est absent, le module n'est pas activé pour votre organisation. Communiquez avec le soutien d'Activity Messenger pour le demander.

Ce qui est offert et qui l'active

Sans le module d'horaire du personnel, Gestion des utilisateurs › Calendrier du personnel ouvre plutôt l'ancien Calendrier du personnel.

Les interrupteurs se trouvent sous Paramètres de l'organisation › Équipe et opérations › Planification et gestion du personnel, dans la section Fonctionnalités du personnel. Ils n'apparaissent que si le module d'horaire du personnel est activé, et vous devez avoir la permission de gérer l'organisation. Désactiver le module d'horaire du personnel désactive aussi les feuilles de temps, les projets et les demandes de congé.

Pour un horaire du personnel nouvellement activé, Feuilles de temps démarre désactivé. Les organisations qui avaient déjà les feuilles de temps les conservent.

Créer et assigner des quarts de travail

Ouvrez Gestion des utilisateurs › Horaire du personnel. Les administrateurs ayant la permission Responsable de compte, Responsable de l'organisation, Ressources humaines ou Administrateur voient le menu Gestion des utilisateurs. La page comporte deux sections : Horaire et Heures et paie. La section Horaire contient les onglets suivants, chacun affiché seulement quand il s'applique :

• Disponibilités du personnel : la vue hebdomadaire des disponibilités. Elle s'ouvre par défaut.
• Horaire : les cours, les réservations et les quarts de la semaine ou du jour. Vous devez avoir la permission de voir les horaires.
• Quarts de travail : la liste des quarts. Même permission.
• Congé : affiché quand les demandes de congé sont activées.

Créer des quarts

1. Dans l'onglet Quarts de travail, cliquez sur Nouveau quart. Dans les onglets Horaire et Disponibilités du personnel, le bouton Quarts de travail ouvre la même fenêtre de création en lot.
2. Pour créer des quarts que personne n'occupe encore, activez Créer des quarts non assignés. Sinon, choisissez le personnel sous Créer des quarts de travail pour le personnel sélectionné.
3. Saisissez au besoin un Nom. Laissez vide pour utiliser le nom du type de quart. Choisissez un Type de quart de travail (un type de réservation) et une Description. Si la gestion du personnel est activée, choisissez les Rôles de chaque personne.
4. Choisissez Afficher l'horaire du quart de travail, puis ajoutez les dates. Chaque rangée comporte une date, une Heure de début et une Durée ou une Heure de fin. Passez de Début + durée à Heures de début et de fin. Si la fin précède le début, le quart se termine le lendemain.
5. Cliquez sur + Rangée pour une date de plus, ou sur + Récurrence pour répéter le quart chaque semaine. La récurrence est seulement hebdomadaire : choisissez une date de début, les jours de la semaine et une fin (un nombre de semaines ou une date). Les congés de l'organisation sont ignorés.
6. Cliquez sur Sauvegarder.

Si une personne choisie a déjà un autre quart, un cours, une réservation ou une période d'indisponibilité à ce moment, la fenêtre avertit : Ce quart entre en conflit avec un autre quart, un cours, une réservation ou une période d'indisponibilité. Vous pouvez quand même sauvegarder. Découper le quart autour des conflits divise le quart en blocs autour des conflits.

Pour modifier un quart plus tard, ouvrez-le dans l'onglet Quarts de travail avec Gestion. Le nom, la description et le type de réservation s'appliquent à toutes les occurrences. Vous pouvez ajouter ou supprimer des rangées, utiliser Modifier les récurrences pour changer plusieurs occurrences à la fois, Copier toute la série vers une nouvelle première date (activez Copier le personnel assigné pour conserver les personnes), ou supprimer la série. Supprimer une série retire toutes les occurrences et leurs assignations.

Assigner le personnel

Cliquez sur un événement dans l'onglet Horaire.

• Un quart ouvre Modifier le quart. Sous Postes de personnel, choisissez un rôle et une personne pour chaque rangée. Utilisez Appliquer les changements à pour modifier Cette occurrence, Occurrences sélectionnées, Toutes les occurrences ou Remplacer un membre du personnel.
• Un cours ou une réservation ouvre Assignation du personnel. Réglez le Nombre d'employés requis, ou ajoutez un poste avec un rôle et sans personne pour créer un rôle ouvert. Les rôles ouverts et le personnel manquant s'affichent au calendrier comme du personnel manquant.
• Pour assigner une personne à plusieurs événements, cliquez sur Assigner un membre du personnel. Choisissez la personne, cochez les quarts, les cours ou les réservations, puis cliquez sur Enregistrer les assignations. Afficher seulement les événements compatibles avec les rôles est seulement un filtre. Les administrateurs peuvent assigner du personnel à n'importe quel événement.

Sous chaque personne, la fenêtre affiche les Heures assignées du jour et de la semaine, avant et après l'enregistrement.

Disponibilités et conflits

Le personnel indique quand il peut travailler dans Disponibilités récurrentes (plages hebdomadaires entre deux dates) et Événements individuel et indisponibilités (périodes ponctuelles Disponible ou Non disponible avec une note). Les gestionnaires ouvrent les disponibilités d'une personne avec le crayon sur sa rangée dans Disponibilités du personnel. Le personnel ouvre les siennes avec Ajouter mes disponibilités.

Dans l'onglet Horaire, les événements portent ces indicateurs :

• Non disponible : une personne assignée n'a aucune disponibilité qui couvre l'événement.
• Conflit : une personne assignée a une autre assignation qui chevauche, ou l'événement a encore du personnel requis manquant ou des rôles ouverts.
• Non publié : le personnel ne peut pas encore voir l'événement.

Filtrez avec Afficher uniquement les conflits, Sans personnel et Personnel requis. Afficher seulement le personnel disponible restreint les listes au moment d'assigner.

Les conflits avertissent sans vous empêcher d'assigner quelqu'un. Ils bloquent une seule chose : Plus › Envoyer l'horaire reste désactivé dans l'onglet Horaire tant que la plage affichée contient des conflits ou n'est pas publiée.

Qui peut modifier les disponibilités de qui dépend des accès. Un membre du personnel qui a Peut modifier les disponibilités modifie les siennes. Peut modifier les disponibilités des autres membres du personnel permet à un gestionnaire de modifier celles des autres et de publier. Avec la hiérarchie des utilisateurs activée, un administrateur peut régler Voir les horaires et Modifier les horaires pour chaque niveau sous Hiérarchie › Permissions d'accès, avec Aucun autre membre, Personnel sous leur niveau, Tout le personnel ou Permissions existantes.

Publier l'horaire et aviser le personnel

Par défaut, les changements d'horaire sont visibles du personnel immédiatement. Pour les garder privés jusqu'à ce que vous soyez prêt, utilisez le bouton Paramètres de visibilité de l'horaire dans l'onglet Horaire.

1. Choisissez Publier l'horaire par plage de dates.
2. Choisissez Publier l'horaire ou Dépublier l'horaire, puis Appliquer à partir d'une date ou une plage de dates de l'horaire.
3. Pour envoyer l'horaire en même temps, gardez Envoyer l'horaire au personnel lors de la publication, choisissez le personnel, et cochez Envoyer l'horaire par texto et Envoyer l'horaire par courriel.
4. Confirmez. Dépublier l'horaire cache les dates sans supprimer d'événements.

Vous pouvez aussi publier des plages sous Publication par cours, et publier ou dépublier un seul événement depuis sa fenêtre avec Publier l'événement et Dépublier l'événement. Avec la publication par plage de dates, les dates passées restent visibles et les dates futures restent cachées jusqu'à leur publication. Le personnel, son flux de calendrier et ses rappels ne contiennent que des événements publiés. Les gestionnaires voient les événements non publiés marqués Non publié. Choisir Toujours publier les modifications de l'horaire rend de nouveau chaque changement visible.

Pour envoyer un horaire vous-même, ouvrez Plus › Envoyer l'horaire, choisissez les dates et le personnel, puis cliquez sur Envoyer. Chaque personne reçoit un texto, un courriel, ou les deux. Le courriel a pour objet Votre horaire est disponible, contient un lien Voir l'horaire et, si vous cochez Inclure les dates d'événements assignés dans le courriel, la liste de ses événements publiés. Il n'y a aucune pièce jointe. Le lien ouvre sa page Horaire.

Sous Avis liés à l'horaire du personnel, dans le même onglet de paramètres, vous pouvez aussi activer :

• Rappels de réservation, Rappels de cours et Rappels de quart de travail, chacun avec Envoyer le rappel avant (minutes, heures ou jours) et courriel ou texto. Ils sont désactivés par défaut.
• Aviser le personnel lorsque son horaire change. Désactivé par défaut. Le personnel reçoit un résumé après Délai avant l'envoi du résumé (minutes) (5 par défaut) sans autre changement. Il couvre les événements publiés auxquels la personne a été assignée, dont elle a été retirée ou dont l'heure a changé.

Ce que voit le personnel

Le personnel voit trois endroits.

Le portail client. Un membre du personnel connecté au portail voit des onglets supplémentaires marqués Personnel : Rôles, Qualifications et Contrats. Sous Mon compte, il a aussi Mon horaire et Mes heures travaillées. Mon horaire affiche ses propres cours, réservations, quarts et disponibilités pour une semaine, avec Modifier mes disponibilités. Mes heures travaillées affiche les heures d'une plage de dates. Cela exige la gestion du personnel ou le module d'horaire du personnel, une ressource de personnel pour la personne, et que la personne soit un utilisateur de votre organisation. Le portail n'a ni chronomètre, ni feuilles de temps, ni demandes de congé, ni approbations.

La page Horaire. Le personnel qui se connecte à Activity Messenger ouvre le menu utilisateur et choisit Horaire. Elle contient les onglets Horaire, Heures travaillées, Approbation des heures travaillées (si activée), Feuilles de temps (si activées) et Congé (si activé). Le personnel ne voit que ses propres renseignements.

Les messages. Les rappels, les résumés de changements d'horaire et les horaires que vous envoyez, comme décrit plus haut.

Suivre le temps avec les feuilles de temps et le chronomètre

Les feuilles de temps consignent le travail qui n'est pas déjà sur un cours, une réservation ou un quart, par exemple l'administration ou la planification. Le personnel ouvre Horaire › Feuilles de temps. Les gestionnaires ouvrent Gestion des utilisateurs › Horaire du personnel › Heures et paie › Feuilles de temps.

Soumettre une feuille de temps

1. Cliquez sur Soumettre une feuille de temps.
2. Pour chaque rangée, choisissez la date, saisissez une Tâche (obligatoire) et une Note (facultative). Choisissez un Projet si les projets sont activés et un Rôle du personnel si la gestion du personnel est activée.
3. Saisissez le temps sous forme de durée, ou activez Saisir les heures de début et de fin. Une durée va de 1 minute à 24 heures.
4. Cliquez sur le bouton de soumission, qui indique le nombre d'entrées.

Chaque entrée nouvelle ou modifiée est Soumis. Un gestionnaire la passe à Approuvé ou Refusé. Le personnel peut modifier ou supprimer ses propres entrées tant qu'elles ne sont pas approuvées. Modifier une entrée refusée la soumet de nouveau. Seul un gestionnaire peut modifier une entrée approuvée, et l'entrée revient alors à Soumis. Seules les feuilles de temps approuvées comptent dans les rapports d'heures travaillées et de rémunération.

Un gestionnaire qui a la permission peut saisir du temps pour quelqu'un d'autre avec le sélecteur de personnel, et approuver avec Approuver, Refuser ou Approuver la sélection pour plusieurs entrées à la fois. Activity Messenger n'envoie aucun avis lorsqu'une entrée est soumise, approuvée ou refusée.

Le chronomètre

La carte Chronomètre de travail suit une tâche à la fois. Saisissez une Tâche, au besoin un projet et un rôle, puis cliquez sur Démarrer le chronomètre. Le chronomètre fonctionne sur le serveur, il survit donc à une actualisation. Tant qu'il fonctionne, un indicateur Chronomètre actif avec le temps écoulé s'affiche en bas à droite de chaque page et ramène aux feuilles de temps. Afficher dans l'interface le masque sur cet appareil.

Cliquez sur Arrêter et réviser pour vérifier l'heure de début, l'heure de fin et la note. Reprendre le chronomètre continue sans compter la pause. Soumettre l'entrée de temps crée une feuille de temps soumise. Supprimer abandonne le chronomètre. Après 12 heures, un avertissement demande de vérifier les heures. Une entrée dure au plus 24 heures.

Projets

Avec Projets de feuilles de temps activé, le personnel peut associer un projet à une entrée ou au chronomètre. C'est facultatif. Les administrateurs (Responsable de compte, Responsable de l'organisation, Ressources humaines ou Administrateur) cliquent sur Gérer les projets pour créer, modifier, archiver et restaurer des projets. Les projets archivés restent sur les anciennes entrées mais ne peuvent plus être choisis. Le graphique Heures par projet compare les heures approuvées et soumises.

Demander et approuver un congé

Avec Demandes de congé activé, le personnel ouvre Horaire › Congé et clique sur Demander un congé.

1. Choisissez un Type de demande : Vacances, Congé de maladie, Personnel, Congé sans solde ou Autre.
2. Choisissez les dates de début et de fin. Gardez Jour au complet ou choisissez des heures de début et de fin.
3. Saisissez au besoin une Raison, puis cliquez sur Soumettre.

La demande est En cours. Le personnel peut la modifier tant qu'elle est en cours et la supprimer tant qu'elle est en cours ou refusée. Si l'organisation utilise la hiérarchie des utilisateurs, le gestionnaire de la personne est avisé par courriel ou texto.

Les approbateurs ouvrent Gestion des utilisateurs › Horaire du personnel › Congé. Un compte rouge sur l'onglet indique les demandes en cours. Ils peuvent Approuver ou Refuser (une Raison du refus est obligatoire). À la confirmation, ils choisissent d'Envoyer par courriel (activé) ou d'Envoyer par texto (désactivé). Une demande approuvée peut être refusée ou annulée avec Annuler le congé.

Si la personne a des cours, des réservations ou des quarts pendant la période, l'approbation ouvre la fenêtre des remplaçants. Choisissez un remplaçant pour chaque assignation, ou cliquez sur Approuver sans assigner de remplaçant. L'approbation ajoute une période d'indisponibilité aux disponibilités de la personne, et un refus ou une annulation la retire. Qui est en congé liste les congés approuvés pour les dates choisies.

Qui peut approuver dépend de Approuver les congés. Les Responsables de compte, les Responsables de l'organisation et les Ressources humaines le peuvent toujours. Les autres ont besoin de Peut modifier les disponibilités des autres membres du personnel, ou d'un réglage de hiérarchie Personnel sous leur niveau ou Tout le personnel. Un simple Administrateur ne peut pas approuver à moins que l'une de ces conditions s'applique.

Heures travaillées et approbations

Les heures travaillées sont les heures créditées au personnel pour une période. Elles proviennent des cours, des réservations, des quarts, des feuilles de temps approuvées et des ajustements de paie. Les heures des cours et des réservations comptent quand le personnel est présent ou assigné comme ressource. Le personnel assigné seulement par les Permissions d'un cours compte si vous activez Inclure le personnel assigné dans Permissions.

Les gestionnaires ouvrent Rapports › Rapports financiers › Heures travaillées. Cliquez sur Options pour choisir comment compter les heures :

• Le personnel doit être présent pour comptabiliser les heures travaillées
• Inclure le temps de préparation
• Inclure le personnel assigné dans Permissions
• Utiliser les heures d'arrivée et de départ des instructeurs
• Afficher seulement les rôles ou taux manquants (avec la gestion du personnel)

Sous Fonctionnalités du personnel et Valeurs par défaut du rapport des heures travaillées dans les paramètres de l'organisation, vous choisissez les valeurs de départ. Le personnel voit ses propres heures dans Horaire › Heures travaillées.

Approuver les heures

Activez Exiger l'approbation des heures par le personnel dans le même onglet de paramètres. Vous choisissez un Mode d'envoi des demandes (Manuel, Automatique ou Les deux, par défaut) et, pour les demandes automatiques, une Fréquence des rapports (Chaque jour, Chaque semaine, Toutes les deux semaines ou Chaque mois), un jour et une heure de livraison. Par défaut : chaque semaine, le lundi à 8 h.

1. Pour une demande manuelle, ouvrez Heures et paie › Approbation des heures travaillées, cliquez sur Envoyer une demande d'approbation, choisissez le personnel et une période, puis cliquez sur Envoyer la demande. Les rapports automatiques sont créés selon l'horaire que vous réglez.
2. Chaque personne reçoit un courriel, Veuillez vérifier vos heures travaillées, et un badge rouge sur l'onglet Approbation des heures travaillées.
3. Le personnel ouvre le rapport. Il clique sur Approuver les heures, ou sur Refuser et modifier, change les heures de chaque entrée, puis clique sur Soumettre la demande de modification.
4. Pour une demande de modification, un gestionnaire saisit Nouvelle valeur de l'administrateur et clique sur Approuver et créer les ajustements ou Demander d'autres modifications. L'approbation crée un ajustement de paie pour chaque changement.

Les statuts sont En cours, Approuvé, Modifications demandées, Modifications approuvées et Modifications requises. Un gestionnaire ne peut pas approuver à la place du membre du personnel un rapport en cours. Seules les heures de présence confirmée sont incluses dans les rapports d'approbation.

Activez Compter uniquement les heures approuvées dans les rapports des heures travaillées pour que les rapports et les exportations n'utilisent que les heures approuvées. Par défaut, toutes les heures calculées sont comptées.

Ajustements de paie

Heures et paie › Ajustements de paie contient les ajouts ou déductions manuels, en heures ou en montant fixe, avec une date et une note. Ils apparaissent comme des lignes Ajustement dans les heures travaillées.

Paie et exportations

Deux choses différentes portent le nom de paie.

Heures travaillées et rémunération. Dans Rapports › Rapports financiers › Heures travaillées, cliquez sur Sauvegarder en ficher Excel pour exporter les heures du personnel. Choisissez les dates, le personnel, et Un seul onglet ou Un onglet par membre du personnel. Avec la gestion du personnel, le fichier contient aussi les colonnes de rôle, de taux horaire et de rémunération. C'est l'exportation à utiliser pour une paie basée sur les heures.

La page de paie du personnel. Avec le module de paie activé, Gestion des utilisateurs › Traitement de la paie paie les entraîneurs à partir des cours privés payés. Elle n'utilise ni les feuilles de temps, ni les quarts, ni les heures travaillées.

1. Cliquez sur +. Choisissez le Type (Travailleur autonome ou Employé), les dates De et À, et la date Fonds disponibles.
2. Ouvrez la période et cliquez sur Générer à partir des cours privés. Seuls les cours entièrement payés et absents d'une autre paie sont inclus.
3. Vérifiez le montant net de chaque personne. Vous pouvez Déplacer un relevé vers une autre période ou le Retirer avec une raison.
4. Réglez le statut à Traité quand c'est terminé. Journal affiche l'historique.

Les exportations d'une période sont un fichier Excel et, pour les périodes de travailleurs autonomes, un fichier bancaire TAF (un fichier texte de transfert automatisé de fonds). Les deux n'incluent que les relevés avec un compte bancaire. Rapport télécharge les périodes traitées. Les coordonnées bancaires proviennent du formulaire du personnel choisi sous Transfert automatisé de fonds (Canada), que le bouton Configuration de la page ouvre. Le fichier TAF exige que les réglages qui s'y trouvent soient remplis. Ouvrir la page exige l'accès à la paie (Responsable de compte, Responsable de l'organisation, Ressources humaines ou Comptable).

Référence des paramètres

Questions fréquentes

Pourquoi ne vois-je pas Horaire du personnel, Feuilles de temps ou Congé ? Ils exigent des modules que le soutien active, et certains demandent un interrupteur dans les paramètres de l'organisation. Voyez le tableau au début. Le menu Gestion des utilisateurs est réservé aux utilisateurs Responsable de compte, Responsable de l'organisation, Ressources humaines et Administrateur.

Un conflit m'empêche-t-il d'assigner quelqu'un ? Non. Activity Messenger signale Conflit, Non disponible et Rôle non compatible, mais vous pouvez quand même sauvegarder. Un conflit bloque toutefois Envoyer l'horaire dans l'onglet Horaire.

Pourquoi le personnel ne voit-il pas les quarts que j'ai créés ? La publication par plage de dates est peut-être activée et ces dates, non publiées. Vérifiez Paramètres de visibilité de l'horaire. Les événements marqués Non publié sont cachés du personnel.

Que reçoit le personnel quand j'envoie l'horaire ? Un texto avec un lien, un courriel avec un lien Voir l'horaire, ou les deux. Le courriel peut lister les événements assignés. Aucun fichier n'est joint.

Pourquoi mes heures de feuille de temps n'apparaissent-elles pas dans les heures travaillées ? Seules les feuilles de temps approuvées comptent. Ouvrez Heures et paie › Feuilles de temps et approuvez les entrées.

Un gestionnaire peut-il approuver les heures travaillées à la place du membre du personnel ? Non. Le membre du personnel approuve ou demande des modifications. Un gestionnaire révise ensuite la demande de modification.

La paie du personnel utilise-t-elle les feuilles de temps ou les heures travaillées ? Non. La page Traitement de la paie est générée seulement à partir des cours privés payés. Utilisez l'exportation Excel des heures travaillées pour une paie basée sur les heures.

Qui peut voir le Traitement de la paie ? L'élément de menu exige le module de paie. Ouvrir la page exige l'accès à la paie : Responsable de compte, Responsable de l'organisation, Ressources humaines ou Comptable.

Le personnel peut-il utiliser le chronomètre dans le portail client ? Non. Le chronomètre, les feuilles de temps, les congés et les approbations se trouvent sur la page Horaire du personnel, après connexion à Activity Messenger.

Une demande de congé approuvée déplace-t-elle les cours de la personne ? Non. L'approbateur choisit des remplaçants pour chaque assignation, ou approuve sans assigner.

Guides connexes

• Gérer les dossiers et les accès du personnel
• Calendrier du personnel
• Le profil et les formulaires du personnel
• Inviter les utilisateurs et gérer leurs accès
• Couleurs et affichages des calendriers