Approuver les inscriptions aux cours en attente en lot

Utilisez l’onglet Répondants d’un formulaire pour repérer les inscriptions aux cours qui nécessitent une approbation et en approuver plusieurs ensemble. Le badge En attente d’approbation permet de trouver les demandes sans ouvrir chaque réponse individuellement.

Avant de commencer

Utilisez un formulaire qui recueille des inscriptions à des cours ou à des événements. Vous devez avoir accès à ses répondants et détenir le rôle Responsable de compte, Administrateur ou Préposé pour utiliser l’approbation en lot. L’action n’est pas disponible lorsque vous consultez les réponses archivées ou les formulaires abandonnés.

Si les nouvelles inscriptions doivent nécessiter une approbation, modifiez le bloc de cours du formulaire. Dans Règles d’inscription, ouvrez Options avancées et activez Forcer le statut en attente des inscriptions. Pour configurer les inscriptions, consultez Vendre des cours et des événements.

Repérer les inscriptions en attente

Ouvrez Formulaires, choisissez le formulaire d’inscription, puis ouvrez Répondants.
Repérez le badge En attente d’approbation à côté d’une inscription à un cours dans la colonne Inscriptions. Il indique que cette inscription comporte encore au moins une date en attente, selon les filtres de cours actifs. Développez la liste des inscriptions d’une ligne au besoin.
Ouvrez le menu de filtres au-dessus du tableau. Sous Cours, sélectionnez En attente d’approbation pour afficher les répondants ayant des inscriptions en attente.
Au besoin, limitez la liste à un cours ou utilisez les filtres d’étiquettes de cours. Ces filtres limitent aussi les inscriptions incluses dans l’approbation en lot.

Choisissez Rempli dans le menu de filtres pour retirer le filtre d’approbation en attente. Vérifiez les filtres de cours ou d’étiquettes de cours qui restent actifs lorsque vous souhaitez retrouver une liste plus large.

Approuver plusieurs inscriptions

Sélectionnez les répondants à examiner à l’aide des cases à cocher. La case dans l’en-tête sélectionne les lignes de la page courante; répétez la procédure sur les autres pages au besoin.
Cliquez sur Approuver les inscriptions en attente. Le nombre à côté de l’action correspond au nombre d’inscriptions aux cours en attente dans votre sélection.
Vérifiez la fenêtre de confirmation. Elle indique chaque participant, le cours et le nombre de dates en attente. L’approbation porte sur toutes les dates en attente des inscriptions affichées.
Choisissez si vous souhaitez Envoyer un courriel de confirmation. Si l’option est activée, sélectionnez un Gabarit. Activity Messenger envoie un courriel de confirmation par participant et par cours approuvé, plutôt qu’un courriel par date de cours. Désactivez l’option pour approuver sans envoyer de courriel de confirmation.
Cliquez sur Approuver et attendez le résultat. La liste des répondants est actualisée après le traitement.

Vous pouvez sélectionner des répondants sans inscription en attente avec ceux qui ont des inscriptions en attente. L’approbation en lot exclut les répondants sans inscription en attente et laisse leurs inscriptions inchangées. L’action apparaît seulement si votre sélection comprend au moins une inscription en attente.

Comprendre le nombre d’approbations

Le message de réussite compte les inscriptions aux cours, et non les répondants ou les dates individuelles. Une réponse peut comprendre plusieurs participants ou plusieurs cours.

Par exemple, quatre répondants ont chacun une inscription à un cours en attente, et l’un d’eux a aussi une inscription en attente pour un deuxième cours. L’approbation confirme donc cinq inscriptions aux cours pour quatre répondants. Un cinquième répondant sélectionné dont l’inscription était déjà approuvée reste inchangé. Une inscription comprenant trois dates en attente compte toujours comme une seule inscription approuvée.

Ce que l’approbation change

L’approbation confirme les dates de cours en attente, met à jour le nombre de participants au cours et consigne l’approbation dans l’historique de l’inscription. Les dates déjà approuvées restent inchangées. Lorsqu’une inscription n’a plus de dates en attente, son badge d’attente disparaît.

L’approbation ne crée ni ne modifie les factures, ne change pas leurs totaux ou leurs soldes, ne prélève aucun paiement et ne marque pas les factures comme payées. Une inscription approuvée peut encore avoir une facture impayée. Poursuivez votre suivi habituel des paiements séparément.

Si le cours équilibre deux catégories d’inscription, l’approbation vérifie aussi l’écart maximal et la capacité totale. Une inscription qui élargirait l’écart au-delà de la limite, ou qui dépasserait la capacité du cours, reste en attente. Consultez Équilibrer les catégories d’inscription dans la capacité du cours.

Vérifier le résultat

Certaines inscriptions n’ont pas été approuvées : actualisez la liste, examinez celles encore en attente et réessayez. D’autres inscriptions du même traitement peuvent avoir été approuvées.
Aucune inscription n’a été approuvée : aucune inscription en attente ne correspondait à la sélection et aux filtres de cours actifs. Vérifiez les filtres et actualisez la liste; un autre administrateur peut avoir déjà approuvé les inscriptions.
L’action n’apparaît pas : vérifiez vos permissions, votre sélection et si vous consultez des réponses archivées ou des formulaires abandonnés.