Centre d’aide Activity Messenger
Sauvegarder, pré-saisir, restreindre et fermer un formulaire
Activity Messenger permet au répondant de sauvegarder son formulaire pour le remplir plus tard. Vous pouvez également restreindre l'accès d'un formulaire à vos clients existants. Vous pouvez permettre à vos clients de se connecter à leur compte afin de pré-remplir certaines questions. Finalement, vous pouvez fermer le formulaire lorsqu'il n'est plus utilisé. Ces options sont disponibles dans le panneau de configuration lors de la conception du formulaire:
Accès et Restrictions des Formulaires
Client : Limitez l’accès aux clients enregistrés. Les utilisateurs doivent se connecter pour remplir le formulaire.
Membre : Restreignez l’accès aux membres spécifiques en fonction de leur abonnement.
Listes: Autorisez uniquement les personnes figurant sur des listes spécifiques (ex. : abonnés à l'infolettre) à remplir le formulaire.
Mot de Passe : Protégez le formulaire avec un mot de passe. Les utilisateurs doivent entrer ce mot de passe pour y accéder.
Restreindre un formulaire aux personnes d’une liste précise
Oui. Vous pouvez limiter les soumissions aux personnes d’une liste de destinataires. Par exemple, un formulaire médical de camp peut accepter seulement les soumissions dont le courriel du responsable de compte figure dans une liste représentant les inscrits de ce camp. Envoyer le lien uniquement à ces familles est utile, mais c’est la règle Liste du formulaire qui vérifie l’admissibilité à la soumission.
- Ouvrez le formulaire et sélectionnez l’onglet Formulaire.
- Dans le panneau latéral du concepteur, trouvez Qui peut remplir ce formulaire et choisissez Liste.
- Sélectionnez la liste de destinataires représentant les inscrits admissibles du camp ou du cours. Ne laissez pas la sélection vide. Confirmez que la liste souhaitée est disponible dans le sélecteur; sinon, créez ou maintenez d’abord une liste de destinataires appropriée.
- Assurez-vous que le formulaire recueille le courriel du responsable de compte ou répondant et que ce champ est obligatoire. Pour le formulaire médical d’un enfant, le parent doit utiliser un courriel présent dans la liste choisie; le nom de l’enfant ou son cours ne suffit pas.
- Utilisez Modifier le message pour personnaliser le message destiné aux personnes non autorisées. Par exemple : « Ce formulaire est réservé aux familles inscrites au camp. Veuillez utiliser le courriel associé à votre inscription. »
- Attendez l’enregistrement des paramètres. Avant de partager le formulaire, vérifiez la liste choisie et testez la soumission finale avec un courriel admissible et un courriel absent de la liste, en utilisant des renseignements fictifs non sensibles.
Envoyer à une liste d’attente ne nécessite pas une nouvelle liste d’envoi
Pour envoyer un sondage ou un message, ouvrez la liste d’attente du cours et utilisez Envoyer un message à tous. Activity Messenger prépare automatiquement une liste ponctuelle de destinataires; aucune création manuelle de liste d’envoi n’est nécessaire pour cet envoi. Vérifiez le formulaire et l’événement sélectionnés, puis activez Afficher seulement les participants toujours en attente si c’est le groupe visé. Consultez Envoyer un message à la liste d’attente d’un cours.
Cette action n’applique pas la restriction d’accès Liste du formulaire. La liste ponctuelle générée est exclue du sélecteur de cette règle. Pour limiter les soumissions, réutilisez une liste persistante appropriée disponible dans ce sélecteur, ou créez-en et maintenez-en une spécifiquement pour l’admissibilité. Envoyer le lien et vérifier l’admissibilité sont deux opérations distinctes.
Ce que la restriction vérifie
À la soumission finale, Activity Messenger vérifie le courriel du responsable de compte dans la liste choisie. Si ce courriel n’y figure pas, la soumission est refusée avec le message d’accès. Cette vérification repose sur le courriel; elle ne porte pas sur le nom de l’enfant, son choix de cours ou ses réponses médicales, et elle ne prouve pas à elle seule que la personne possède le courriel saisi.
Cette restriction ne garantit pas que les questions du formulaire seront masquées à une personne qui ouvre son lien. La sauvegarde d’un formulaire inachevé est distincte de sa soumission finale. Maintenez la liste à jour lorsque les inscriptions au camp changent et vérifiez les paramètres Planifier des changements qui pourraient modifier l’accès plus tard. Choisir Client limite le formulaire aux clients existants; cette option ne sélectionne pas les familles inscrites à un camp précis.
Fonctionnalités Avancées
Permettre au client de se connecter : Permettez aux clients de se connecter et pré-remplir le formulaire avec les informations de leur compte.
Ne pas se souvenir du répondant la prochaine fois : Si le formulaire est saisi sur un kiosque et que plusieurs répondants utiliseront le même appareil.
Limitation des Soumissions : Limitez le nombre de soumissions par personne. Utile pour les sondages afin d’éviter les réponses multiples.
Permettre au client de sauvegarder le formulaire : Si votre formulaire est très long, vous pouvez permettre au répondant de sauvegarder son travail et de reprendre plus tard.
Fonctionnement de « Limiter à une soumission par personne »
La limite n’est pas liée au lien du formulaire, au navigateur, à l’appareil ni au nom du répondant. Lorsqu’une personne soumet le formulaire, Activity Messenger cherche une soumission antérieure de ce formulaire avec la même adresse courriel du responsable de compte. S’il en trouve une, la nouvelle soumission est refusée avec le message « Vous avez déjà rempli ce formulaire. Vous ne pouvez le remplir à nouveau. »
- Si le courriel du responsable de compte est laissé vide ou n’est pas demandé dans le formulaire, la vérification n’est pas appliquée et la personne peut soumettre de nouveau. Rendez la question du courriel obligatoire si vous voulez que la limite s’applique.
- Une personne qui saisit une autre adresse courriel est considérée comme une autre personne et n’est pas bloquée.
- La sauvegarde d’un formulaire inachevé n’est pas comptée comme une soumission; seule la soumission finale est vérifiée.
- Le paramètre s’enregistre automatiquement quelques instants après avoir été activé; il n’y a pas d’étape de publication distincte. Attendez que les paramètres soient enregistrés, puis testez le lien avec le même courriel deux fois.
Activez l'option "Permettre au client de sauvegarder le formulaire". Ouvrez le formulaire et rendez-vous au bas. Vous trouverez un lien pour sauvegarder le formulaire. En cliquant sur ce lien une fenêtre s'ouvrira permettant au répondant de sauvegarder le formulaire. Il recevra un courriel avec un lien pour ouvrir le formulaire et lui permettre de reprendre la saisie.
Vous pouvez personnaliser le courriel que reçoit le client. Allez dans Tous vos gabarits et ouvrez le gabarit intitulé "Lien vers votre formulaire". Adaptez-le à vos besoins.
Forcer une Date de Début/Fin : Définissez des dates spécifiques pour l’ouverture et la fermeture du formulaire. Exemple : ouverture le 15 juin et fermeture le 30 juin.
Fermeture du Formulaire : Fermez le formulaire à une date précise ou lorsque vous le souhaitez, empêchant ainsi toute nouvelle soumission.
