Centre d’aide Activity Messenger Enregistrer et consulter les instantanés des heures travaillées Le rapport Heures travaillées regroupe les cours, les réservations, les quarts de travail, les feuilles de temps approuvées et les ajustements de paie. Ces données peuvent changer après la préparation de la paie. Un instantané conserve ce que le rapport affichait pour une période et des options données au moment de sa création. Il ne signifie pas que les heures ont été approuvées ou payées. Pour savoir comment les heures sont calculées, consultez Opérations du personnel. Créer un instantané Ouvrez Horaire du personnel › Heures et paie › Rapport des heures travaillées (ou Finances › Heures travaillées), puis choisissez les dates et les options du rapport. Les deux emplacements utilisent les mêmes données et le même historique d’instantanés. Dans Instantanés des heures travaillées, cliquez sur Enregistrer un instantané pour conserver le rapport actuel. Vous pouvez lui donner un nom qui indique son objectif ou sa période de paie. Lorsque vous exportez le rapport des heures travaillées vers Excel, Activity Messenger enregistre aussi un instantané de cette exportation. Vous gardez ainsi une trace du rapport préparé pour la paie. Un instantané d'exportation confirme la création du fichier, mais pas sa réception ni son traitement par un fournisseur de paie. Planifier des instantanés Les responsables de compte et les responsables de l'organisation peuvent utiliser Instantanés programmés pour enregistrer automatiquement les rapports. Choisissez la Durée de la période (jours) et le Début de la première période. Chaque instantané programmé couvre un intervalle complet, d'une limite à la suivante, et utilise les options par défaut du rapport des heures travaillées de l'organisation. Vérifiez que la date de début, l'intervalle et les options par défaut correspondent à vos périodes de paie avant d'activer la programmation. Les instantanés programmés reflètent le rapport au moment de leur création. Ils ne nécessitent pas le processus facultatif d'approbation des heures travaillées et ne marquent pas une période de paie comme payée. Consulter un instantané antérieur Ouvrez la section Instantanés des heures travaillées sous le Rapport des heures travaillées dans l’horaire du personnel ou les finances pour voir les captures manuelles, celles des exportations Excel et celles créées automatiquement. Cliquez sur Ouvrir pour consulter la période et les lignes d'un instantané. Utilisez le sélecteur Révision pour voir ses anciennes valeurs, la personne qui a effectué chaque modification et le motif saisi. Le rapport enregistré reste accessible même si un cours, une réservation, un quart ou une feuille de temps change par la suite. La visionneuse regroupe les entrées par membre du personnel, comme le rapport des heures travaillées. Ouvrez une ligne pour voir ses entrées enregistrées. Sélectionnez une révision, puis cliquez sur le bouton de téléchargement Excel pour ouvrir la fenêtre d'exportation. Choisissez les membres du personnel de cette révision, un seul onglet ou un onglet par personne, et si seules les entrées où le personnel était marqué présent doivent être incluses. La période enregistrée est utilisée automatiquement. Les commutateurs Inclure le personnel assigné par les Permissions et Utiliser les heures de pointage des instructeurs affichent les réglages utilisés lors de la capture et ne peuvent pas être modifiés pour cette exportation. Par exemple, si Permissions indique Oui, vous ne pouvez pas le désactiver ici; s'il indique Non, vous ne pouvez pas l'activer. Changer l'un de ces réglages nécessiterait un nouveau calcul à partir des données d'origine, qui peuvent avoir changé depuis la capture. Cliquez sur Appliquer, puis sur Enregistrer pour télécharger les valeurs enregistrées. Pour trouver une capture, saisissez une partie de son nom sous Rechercher le nom de l’instantané, ou choisissez des dates sous Période chevauchant à partir du et Jusqu’au, puis cliquez sur Rechercher les instantanés. Le filtre de dates inclut tout instantané dont la période enregistrée chevauche au moins une journée de votre plage. Par exemple, une recherche du 1er au 15 septembre inclut un instantané du 1er août au 3 septembre, un du 10 septembre au 15 novembre, ou un entièrement compris dans la plage. Vous pouvez combiner le nom et les dates. Cliquez sur Effacer les filtres pour revoir tous les instantanés. Utilisez le rapport actuel des heures travaillées pour connaître la situation d'une période antérieure aujourd'hui. Si le rapport actuel diffère d'un instantané, vérifiez les données d'origine et la paie déjà traitée. Modifier une donnée d'origine ne corrige pas automatiquement une paie déjà versée. Corriger un instantané enregistré Un utilisateur Responsable de compte ou Responsable de l'organisation peut cliquer sur Modifier les heures enregistrées pour changer les heures ou les montants de paie enregistrés. Une raison est obligatoire. Les valeurs d'origine et les révisions suivantes restent accessibles pour montrer ce qui a changé. Les autres utilisateurs peuvent consulter les instantanés si leur accès actuel au rapport des heures travaillées le permet; ils ne peuvent pas modifier les lignes enregistrées sans cette permission de responsable. La correction d'un instantané change le rapport enregistré. Si la paie a déjà été transmise ou versée, traitez aussi toute différence de rémunération dans votre processus de paie. La correction seule ne verse pas de paie et ne crée pas d'ajustement de paie.