Planifier un événement, de l’inscription au suivi
Utilisez Activity Messenger pour relier les tâches entourant un événement : le promouvoir, vendre les billets, recruter des bénévoles, accueillir les invités et recueillir leurs commentaires. Commencez par l’événement et son parcours d’inscription, puis ajoutez les processus complémentaires nécessaires.
Préparer l’événement et la vente de billets
Créez l’événement avec sa date, son lieu et sa capacité. Préparez un formulaire de paiement relié à l’événement, puis configurez les billets, les prix et les modes de paiement. Pour accepter les cartes, vérifiez la connexion Stripe et le mode de paiement avant les essais ou le lancement.
Consultez Vendre des billets en ligne pour la création, la livraison, le partage et la validation des billets. Utilisez les plans de salle lorsque les clients doivent choisir des places assignées. Ce plan général ne remplace pas ces réglages et leurs limites.
Inviter votre public
Choisissez d’abord le public, puis créez un gabarit de courriel réutilisable avec les renseignements de l’événement et un lien d’inscription clair. Révisez sa version SMS si vous envoyez un texto. Envoyez-vous un essai et vérifiez le lien avant de préparer l’envoi au public.
Le guide des communications aide à choisir le canal et le type de message. Après l’envoi, consultez la livraison, les ouvertures et les clics. Ces indicateurs aident à évaluer la campagne, mais ne prouvent pas que chaque destinataire l’a lue.
Recruter les bénévoles, partenaires et commanditaires
Créez des formulaires distincts si les groupes nécessitent des questions ou des suivis différents. Un formulaire de bénévolat peut demander les disponibilités; un formulaire de commandite peut préciser la contribution ou le partenariat à discuter. Configurez les notifications au personnel concerné et identifiez les groupes de répondants pour les communications ultérieures.
Consultez Créer et partager un formulaire. Recueillez les renseignements utiles à l’équipe et indiquez la prochaine étape dans la confirmation.
Préparer l’entrée et les ventes sur place
Donnez à l’équipe accès aux outils nécessaires. Vérifiez le fonctionnement du lecteur de billets avant l’ouverture et confirmez le téléphone ou le lecteur à utiliser. La validation des billets et la prise de présence sont liées, mais choisissez le processus adapté à votre événement.
Pour vendre de la nourriture, des marchandises ou d’autres produits sur place, préparez séparément les produits et les paiements. Suivez le guide du point de vente : le formulaire de billets ne configure pas automatiquement la caisse sur place.
Faire le suivi après l’événement
Préparez un court sondage pour recueillir des commentaires utiles. Envoyez-le au public concerné et examinez les réponses. Respectez les préférences de communication dans les remerciements et les promotions d’un prochain événement.
Vérification avant lancement
- La date, le lieu, la capacité et le lien d’inscription sont corrects.
- Les prix, le mode de paiement et les confirmations ont été vérifiés.
- Les bénévoles connaissent leurs responsabilités et ont les accès appropriés.
- Le personnel sait valider un billet et traiter une exception.
- Le public du suivi et les questions du sondage sont prêts.