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Cours privés

Un cours privé est une réservation sur une ressource de personnel, un entraîneur. Activity Messenger n'a pas de système de cours privés distinct. Les clients et le personnel réservent les cours avec des forfaits de réservation, et les cours apparaissent ensuite dans le calendrier de l'entraîneur. La page Cours privés est la liste de la journée de l'entraîneur : qui vient, à quelle heure, qui est arrivé et qui doit encore remplir un formulaire.

Avant de commencer

• Les réservations doivent être activées. Cours › Cours privés apparaît quand votre organisation a le module Réservations. Si vous ne le voyez pas, demandez au soutien technique d'activer les réservations.
• Créez une ressource de personnel pour chaque entraîneur. Les entraîneurs n'apparaissent dans la page que si leur ressource est une ressource de personnel liée à un utilisateur qui a accès à votre organisation. Consultez Ressources (personnel, lieux et équipements).
• Créez un forfait de réservation. Le forfait détermine le nom du cours, sa durée, les entraîneurs qu'on peut réserver et son prix. Consultez Configurer les ressources et les forfaits de réservation.

Comment les cours sont réservés et tarifés

• Un client réserve un forfait sur votre microsite et choisit une heure avec un entraîneur.
• Le personnel réserve pour un client depuis Aujourd'hui › Disponibilités, ou depuis le menu + de la page Cours privés. Consultez Gérer les réservations quotidiennes et les disponibilités.

Le prix vient du forfait de réservation, dans son onglet Tarification/horaire. La page Cours privés elle-même n'affiche aucun prix. La facture est une facture de réservation ordinaire. Vous pouvez l'ouvrir en cliquant sur la ligne.

Ouvrir la liste du jour

Ouvrez Cours › Cours privés. La page affiche les cours d'une journée.

• Date. Utilisez les flèches pour reculer ou avancer d'un jour, ou cliquez sur la date pour choisir un autre jour. La page s'ouvre sur aujourd'hui.
• Étiquettes. Choisissez une étiquette d'entraîneurs pour sélectionner tous les entraîneurs qui la portent.
• Personnel. Les entraîneurs affichés. Le champ indique par exemple « 3 entraîneurs ». Tous les entraîneurs sont sélectionnés au départ.
• Rechercher ouvre la fenêtre de recherche de réservations.
• Disponibilités ouvre la fenêtre Disponibilités, où le personnel peut réserver pour un client. Elle est offerte aux personnes qui peuvent gérer des réservations.
• + crée une Réservation, une Facture ou une Fermeture. Facture et Fermeture sont réservées aux propriétaires, aux administrateurs et aux préposés. Consultez Fermer des ressources avec une fermeture.

Chaque ligne du tableau est un cours, trié par heure. Les colonnes sont :

• Personnel, quand plus d'un entraîneur est sélectionné.
• Heure.
• Participant : le nom, suivi du forfait et du type de réservation. Dessous, la note de présence.
• Responsable de compte, avec le courriel et le mobile pour les personnes qui peuvent voir les coordonnées des clients.
• Un bouton d'état.
• Formulaire rempli, quand le suivi de formulaire est activé.

Cliquez sur une ligne pour ouvrir sa facture. Les personnes qui ne peuvent pas gérer des réservations voient Vous n'avez pas le bon niveau de permission. Quand un cours n'a pas de facture, la réservation s'ouvre à la place.

Indiquer qui est arrivé

Le bouton d'état à droite de chaque ligne affiche ? tant qu'aucun état n'est défini. Appuyez dessus pour le changer : Présent, puis Absent, puis de nouveau ?. L'info-bulle indique Appuyer pour changer. Si le forfait ou votre organisation définit ses propres états de suivi, le bouton parcourt ceux-ci à la place.

Ajouter une note de présence

Cliquez sur l'icône de modification sous le nom du participant pour ouvrir Note sur la présence. Rédigez la note et sauvegardez. La note s'affiche dans la page et sur les impressions.

Écrire aux participants

Cliquez sur Message tous (N) pour écrire à toutes les personnes listées. Cochez d'abord des lignes pour écrire seulement à ces participants. Le bouton indique alors Message (N). Le personnel sans permission de messagerie ne le voit pas.

Imprimer ou passer en plein écran

Mettre à jour recharge la liste. Imprimer imprime la page en format paysage, et Plein écran affiche la liste en plein écran, par exemple sur un écran de réception. Les deux ne s'affichent que sur les grands écrans.

Suivre un formulaire par cours

Utilisez cette fonction quand chaque participant doit avoir rempli un formulaire, comme une décharge.

1. Cliquez sur ⋮ et choisissez Permettre le suivi d'un formulaire rempli.
2. Dans le champ Formulaire, choisissez le formulaire. Des liens vers Répondants, Formulaire et Code QR apparaissent.
3. Une colonne Formulaire rempli s'ajoute. Elle affiche Oui avec la date quand une réponse correspond, Non quand il n'y en a aucune, et ? quand des réponses existent mais qu'aucune ne correspond assez bien au nom ou au courriel du participant.
4. Cliquez sur l'action dans la cellule : Modifier une réponse, Remplir le formulaire dans un autre onglet pour ce client, ou Détails pour examiner les réponses possibles.

Choisir une étiquette d'entraîneurs par défaut

Quand vous filtrez par étiquette d'entraîneurs, cliquez sur ⋮ › Utiliser l'étiquette actuelle par défaut pour que la page s'ouvre toujours sur ce groupe. Effacer l'étiquette d'entraîneurs par défaut la retire. Le suivi de formulaire et l'étiquette par défaut sont enregistrés pour toute l'organisation.

Où les cours privés apparaissent

• Aujourd'hui et le calendrier des réservations. Un cours est une réservation sur la ressource de l'entraîneur. Il prend la couleur de son type de réservation. Consultez Couleurs et affichages des calendriers.
• Calendrier du personnel. Les réservations sur une ressource de personnel liée à un utilisateur apparaissent avec les cours et les événements. Consultez Calendrier du personnel.
• Rapports. Ouvrez Commerce électronique > Rapports et choisissez Cours privés sous Cours pour examiner les cours réservés, les heures planifiées et les totaux facturés par entraîneur. Le rapport compte le temps planifié, pas l'état défini dans cette page. Consultez Rapports de cours.

Cours privés pour les réservations de joueurs

Certaines organisations utilisent aussi l'option Permettre un cours privé dans l'onglet Joueurs d'un forfait de réservation qui demande les joueurs. Elle permet à un client de choisir un entraîneur dans une liste d'entraîneurs et a ses propres paramètres de facturation. C'est un module distinct que le soutien technique active. Communiquez avec le soutien technique si vous en avez besoin.

Référence des paramètres

Questions fréquentes

Pourquoi un entraîneur n'apparaît-il pas dans Personnel? La ressource de l'entraîneur doit être une ressource de personnel liée à un utilisateur qui a accès à votre organisation. Consultez Ressources (personnel, lieux et équipements).

Où fixer le prix d'un cours? Dans le forfait de réservation, sous Tarification/horaire. La page Cours privés n'affiche aucun prix.

Le bouton d'état change-t-il ce que montre le rapport? Non. Le rapport Cours privés compte le temps réservé et planifié, pas Présent ou Absent.

Pourquoi ne vois-je pas Facture ou Fermeture dans le menu +? Seuls les propriétaires, les administrateurs et les préposés les voient. Les personnes qui peuvent gérer des réservations voient Réservation.

Pourquoi un clic sur une ligne indique-t-il que je n'ai pas la permission? Ouvrir la facture exige la permission de gérer des réservations.

Puis-je afficher plusieurs entraîneurs à la fois? Oui. Choisissez une étiquette d'entraîneurs, ou sélectionnez plusieurs entraîneurs sous Personnel. La colonne Personnel nomme alors l'entraîneur de chaque ligne.

Puis-je imprimer la liste du jour? Oui, avec Imprimer sur un grand écran. Elle s'imprime en format paysage.

Guides connexes

• Configurer les ressources et les forfaits de réservation
• Gérer les réservations quotidiennes et les disponibilités
• Ressources (personnel, lieux et équipements)
• Calendrier du personnel
• Rapports de cours
• Gestion des listes de présence