Centre d’aide Activity Messenger
Création d'un formulaire d'évaluation
Nous allons aborder la création de formulaires d'évaluation. Bien que nous prenions l'exemple des cours de natation, ces principes peuvent être appliqués dans divers contextes où une évaluation est nécessaire après une inscription ou une formation.
Activity Messenger vous permet d'évaluer les participants ou les élèves d'un cours ou d'une session. Avec un formulaire d'évaluation, vous ou vos moniteurs pouvez saisir l'évaluation et en conserver une trace numérique. Vous pouvez ensuite envoyer les évaluations en masse par courriel aux parents ou aux participants; un PDF sera joint au courriel. Vous pouvez même générer et envoyer en masse, ou imprimer en masse, des certificats.
Choix du type de formulaire
Naviguez vers la section Formulaire et appuyez sur Créer.
Si vous faites partie de la société de sauvetage pour la natation, vos évaluations y sont déjà.
Sinon, vous pouvez choisir un modèle d'évaluation prédéfini pour les cours de natation ou créer un nouveau modèle à partir de zéro.
Conception du formulaire
Utilisez la fonctionnalité de glisser-déposer pour ajouter des questions.Personnalisez les informations requises pour la personne évaluée, comme le nom du nageur dans notre exemple.Sélectionnez les compétences à évaluer et ajoutez différents types de questions, comme des cases à cocher ou des boutons radio. Pour savoir comment les compétences sont créées et assignées, consultez Élèves et compétences.
Ajout d'informations supplémentaires
Collectez les informations pertinentes sur le parent ou tuteur si nécessaire.
Permettez au moniteur ou formateur de laisser des commentaires précis.
Chaque question peut être configurée comme un champ de fusion pour une utilisation ultérieure dans les certificats ou les e-mails.
Une fois le formulaire rempli par le répondant, il génère un PDF d'évaluation pour le participant ou le parent.
Décidez ensuite comment les moniteurs rempliront le formulaire d'évaluation : soit à partir de la liste de présences (voir ci-dessous), soit en leur donnant un accès direct au formulaire (cliquez sur Partager pour obtenir le lien).
Gestion et accès aux listes de présence
Après avoir créé votre formulaire, assurez-vous d’avoir accordé l'accès approprié au personnel pour les listes de présence en fonction de leurs autorisations.
Ensuite, sélectionnez Tous les cours et événements dans l'onglet Cours.
Choisissez le cours pour lequel vous voulez faire les évaluations.
Cliquez sur les participants.
Cliquez sur le menu à droite et sélectionnez Permettre le suivi d’un formulaire rempli.
Sélectionnez le formulaire d’évaluation que vous venez de créer.
Vous aurez accès à une liste complète des participants indiquant si leur évaluation est remplie ou non en affichant les mentions oui ou non.
Lorsque l’évaluation n’a pas été effectuée, vous pouvez cliquer sur le participant et sélectionner remplir.
Les données du participant seront automatiquement remplies dans le formulaire, vous n'aurez plus qu'à compléter l'évaluation.
💡 Notez que vous avez la possibilité de soumettre le formulaire et de continuer à le remplir ou à le modifier ultérieurement. Aucun courriel ne sera envoyé au client dans un formulaire d'évaluation tant que vous n'aurez pas pris l'action de l'envoyer par message. Cette fonctionnalité peut être utile si plusieurs évaluateurs interviennent pour un même participant ou une évaluation portant sur plusieurs cours.
Vous pouvez également apporter des modifications aux réponses des évaluations déjà remplies si nécessaire.
Une fois que vous avez terminé les évaluations, choisissez les participants auxquels vous souhaitez envoyer un message. Nous recommandons de créer deux modèles de message différents, un pour les succès et un pour les échecs.
Ajoutez un certificat dans vos gabarits de message. Les données du formulaire rempliront automatiquement le certificat.
Création de certificats
Rendez vous dans la section Plus et sélectionnez Nouveau certificat.
Sélectionnez Certificat cours de natation pour un échantillon déjà créé.
Modifiez-le comme vous le souhaitez. Vous pouvez changer les images, en télécharger de nouvelles, ou en créer à partir de Canva.
Exportez les certificats au format PDF pour les envoyer aux participants ou parents.
Remplir les formulaires d'évaluation à partir d'une liste de présences
Que vous preniez les inscriptions avec Activity Messenger ou avec une autre plateforme comme Amilia ou iClassPro, vous pouvez prendre les présences dans Activity Messenger.
Invitez vos moniteurs et assignez-les à leur cours. Ils pourront prendre les présences et remplir l'évaluation directement depuis leur téléphone intelligent ou une tablette.
Dans la liste de présences, cliquez sur le menu (⋮) et activez le suivi des formulaires remplis. Choisissez votre formulaire d'évaluation. Lorsque les moniteurs cliquent sur un participant, ils ont accès au formulaire d'évaluation.
Gestion et révision des évaluations
Depuis votre formulaire d'évaluation, cliquez sur l'onglet Répondants. Vous y trouverez la liste des élèves dont l'évaluation a été remplie.
Cliquez sur le bouton Colonnes affichées pour voir les questions du niveau actuel et du niveau suivant. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Filtre pour isoler un niveau précis.
Cliquez sur une ligne pour réviser l'évaluation d'un élève ou d'un participant. Vous pouvez modifier les réponses et accéder au PDF qui a été généré.
Envoi en masse des évaluations
Sélectionnez les élèves ou participants à joindre. Cliquez sur le bouton Message. Rédigez votre message ou utilisez un gabarit existant pour aller plus vite.
Cochez la case pour joindre le formulaire rempli : Activity Messenger joindra le PDF au courriel envoyé au parent ou au participant.
Vous pouvez aussi envoyer un certificat. Cliquez sur Pièce jointe, puis sur Joindre un certificat.
Cliquez sur Envoyer pour envoyer tout de suite, ou sur Planifier pour envoyer plus tard.
Gabarits de courriels en masse pour les réussites et les échecs
Pour gagner du temps, préparez des gabarits de message à envoyer aux élèves qui ont RÉUSSI le cours et à ceux qui l'ont ÉCHOUÉ. Nous recommandons d'inclure le certificat dans le gabarit de réussite.
Cliquez sur l'onglet Options pour configurer ces gabarits de message.
Pour envoyer en masse, allez à l'onglet Répondants et sélectionnez les participants qui ont réussi le cours. Cliquez sur le menu déroulant Message et choisissez Réussi. La fenêtre de nouveau message s'ouvre, déjà configurée avec le gabarit que vous avez défini. Cliquez sur Aperçu pour vérifier que les champs de fusion sont bien remplacés.
Répétez les mêmes étapes pour les élèves qui ont échoué le cours, en choisissant cette fois Échoué dans le menu déroulant Message.