Opérations en arrière-plan et notifications

Certains travaux sont trop longs pour se terminer pendant que vous attendez : un gros rapport, un ZIP de factures PDF, une importation de formulaire volumineuse ou un message à une longue liste. Activity Messenger les exécute en arrière-plan et les suit dans la page Opérations en arrière-plan. Par ailleurs, quelques paramètres déterminent qui reçoit un courriel lors d'événements comme un paiement échoué ou la réponse à un texto.

Activity Messenger n'a ni centre de notifications unique ni cloche dans la barre du haut. Ce guide énumère les endroits où la progression et les notifications apparaissent réellement.

Ce qui s'exécute en arrière-plan

Opération	Quand elle s'exécute en arrière-plan	Nom affiché
Rapports Ventes, Ventes sommaire et ventes par codes comptables	Le rapport contient plus de 1 000 items de facture. Un rapport plus petit se télécharge tout de suite.	Exporter le rapport : Ventes, Exporter le rapport : Ventes Sommaire, Exporter le rapport : Codes comptables Ventes
Rapport des participants absents	Il couvre plus de 1 000 dates manquées. Un seul rapport à la fois peut être préparé pour votre organisation.	Rapport des participants absents
Factures PDF	Toujours, lorsque vous choisissez Télécharger les factures PDF (ZIP) dans la page Factures. Consultez Télécharger plusieurs factures en PDF.	Télécharger les factures PDF (ZIP)
Importations de formulaire	L'importation dépasse 100 lignes. Consultez Importer une liste depuis un fichier Excel dans un formulaire.	Importation de formulaire : suivi du nom du formulaire
Gros envois de messages	Vous envoyez maintenant un message à une liste et il créerait plus de 200 messages. La page affiche Envoi du message en arrière-plan...	Envoyer le message : suivi du sujet
Outils de fédération	Seulement les organisations qui ont la page de fédération.	Traitement des affiliations : et Synchroniser tous les membres : suivis de la saison

Pour les colonnes de chaque exportation, consultez Exportations vers Excel et CSV.

Certains outils qui semblent semblables ne créent pas d'opération en arrière-plan. Les actions d'Opération de masse sur les cours, décrites dans Opération de masse, n'en créent pas. Les importations de listes affichent leur progression dans la page des listes. Une exportation sous les seuils ci-dessus se télécharge tout de suite.

Suivre la progression et télécharger le résultat

Cliquez sur votre icône d'utilisateur en haut à droite, puis sur Opérations en arrière-plan. Cet élément est masqué pour les utilisateurs limités à l'accès Contrôle d'accès ou Point de vente.
Repérez l'opération par son nom ou son No. La colonne Progression affiche une barre, le nombre traité sur le total et un statut.
Lorsque le statut est Terminée et que l'opération a produit un fichier, la colonne Fichier affiche le nom du fichier. Cliquez dessus pour le télécharger. Avant, elle affiche En attente.

La page se rafraîchit d'elle-même toutes les quelques secondes tant qu'une opération est active. Utilisez le menu de statut pour filtrer. Choisissez 10, 15, 25 ou 50 lignes par page.

Dans les autres pages, un petit panneau Tâches en arrière-plan affiche vos cinq opérations les plus récentes que vous n'avez pas fermées. Les gros envois de messages n'y figurent pas. L'icône de flèche (Ouvrir) ouvre la page complète, et le x (Fermer) retire les opérations du panneau seulement. Elles restent dans la page Opérations en arrière-plan.

Qui voit quoi

Vous voyez toujours les opérations que vous avez lancées. Vous voyez aussi celles des autres utilisateurs lorsque votre accès comprend les rapports financiers ou l'envoi de messages, ou lorsque votre organisation utilise les importations de formulaire modifiables ou la page de fédération. Voir une opération ne permet pas d'en télécharger le fichier : il est réservé à la personne qui l'a demandé. Parmi les utilisateurs de votre organisation, seule cette personne peut utiliser M'aviser lorsque terminé, fermer l'opération ou l'annuler.

Statuts

Statut	Signification
En attente	L'opération attend de démarrer.
En cours	Elle progresse. La barre et les compteurs se mettent à jour.
Terminée	C'est fait. Téléchargez le fichier s'il y en a un.
Échec	L'opération s'est arrêtée sur une erreur. La ligne affiche Échec : suivi d'un nombre.
Annulé	Quelqu'un l'a annulée. Les éléments déjà traités le restent et la page affiche Annulé : avec le nombre d'éléments ignorés.

Quand une opération échoue

Ouvrez la page Opérations en arrière-plan et notez le No. de l'opération.
Pour un rapport, un rapport d'absences ou un ZIP de factures, relancez la même action depuis la page où vous l'aviez commencée. Il n'y a pas de bouton pour réessayer.
Pour une importation de formulaire, le statut peut indiquer Terminée même si des lignes ont échoué. Une ligne rouge indique Rangées d'importation en échec : et un nombre. Cliquez sur Afficher les détails pour voir les 10 premières rangées et la raison de chacune, corrigez-les puis importez-les de nouveau.
Si la même opération échoue encore, communiquez avec le soutien et donnez le numéro de l'opération.

Pour arrêter un travail encore actif, cliquez sur Annuler sur la ligne et confirmez Annuler cette opération en arrière-plan? Les éléments restants ne sont pas traités.

Recevoir un message à la fin d'une opération

Tant qu'une opération que vous avez lancée est en attente ou en cours, un bouton d'avis (Avis : désactivé par défaut) apparaît sur sa ligne, et une cloche apparaît dans le panneau Tâches en arrière-plan. Choisissez M'aviser lorsque terminé, puis Courriel, SMS ou Les deux, ou gardez Aucune notification. Les options apparaissent seulement si votre compte utilisateur a une adresse courriel ou un numéro de mobile.

Le message est envoyé quand l'opération se termine, échoue ou est annulée. L'objet du courriel est Tâche en arrière-plan terminée : suivi du nom. Il indique le statut et le nombre d'éléments traités, avec un lien Voir les tâches en arrière-plan. Le texto mène à la même page. Le téléchargement lui-même reste dans la page Opérations en arrière-plan.

Où apparaissent les notifications

Alertes du tableau de bord

Si votre accès comprend les messages, le Tableau de bord affiche une alerte lorsque des réponses à vos textos attendent (Vous avez reçu un nouveau message SMS. ou Vous avez reçu de nouveaux messages SMS.), et une autre lorsque des messages sont planifiés (Vous avez :count envois planifiés.). Le lien Consultez ces messages. ouvre la liste des messages. Sans l'accès à tous les messages, vous ne voyez que vos messages, ceux des listes auxquelles vous avez accès et ceux envoyés depuis votre courriel. L'alerte disparaît quand les réponses sont traitées. Consultez Recevoir les réponses aux messages et y répondre.

Rapports et alertes par courriel aux utilisateurs

Ces courriels vont aux utilisateurs que vous sélectionnez. Chaque liste se règle à l'endroit indiqué.

Courriel	Contenu	Où choisir les destinataires
Rapport quotidien des paiements échoués	Les paiements échoués encore non réglés depuis le début d'hier	Paramètres de l'organisation › Finances › Stripe, et Interac lorsqu'il est activé
Notifier certains administrateurs lors de la réception d'un SMS	L'expéditeur, la réponse et un lien pour répondre	Paramètres de l'organisation › Général › Messagerie
Rapport quotidien (cours sur Zoom)	Un rapport d'état et des liens vers chaque cours Zoom du jour	Paramètres de l'organisation › Web et intégrations › Applications connectées
Aviser ces administrateurs lorsqu'un formulaire est importé	Le nombre de répondants importés, le nombre de rangées en échec et un lien vers les répondants importés	L'éditeur du formulaire, onglet Options : Envoyer un message aux administrateurs quand un formulaire est rempli, puis Aussi aviser ces administrateurs lorsqu'un formulaire est importé
Notifications du personnel aux administrateurs	Modifications des disponibilités du personnel, heures travaillées approuvées, modification des heures demandée	Paramètres de l'organisation › Équipe et opérations › Planification et gestion du personnel, Notifications aux administrateurs
Notifications d'équipe	Les mêmes notifications du personnel, acheminées aux gestionnaires selon le rang	Gestion des utilisateurs › Hiérarchie › Notifications, lorsque la hiérarchie est activée

Pour le rapport quotidien des paiements échoués, vous pouvez sélectionner les utilisateurs confirmés et non archivés ayant un accès Responsable de compte, Responsable de l'organisation, Ressources humaines ou Administrateur. Il est envoyé une fois par jour vers 9 h 30, heure de l'Est, et seulement s'il y a au moins un paiement échoué. Chaque paiement apparaît avec son numéro de facture, le client, le type de paiement, le montant et l'erreur. Un lien ouvre le rapport des paiements échoués. Les paiements réglés, annulés ou effacés depuis sont exclus. Consultez Rapports de paiements.

Notifications d'horaire du personnel

Dans Paramètres de l'organisation › Équipe et opérations › Planification et gestion du personnel, Aviser le personnel lorsque son horaire change envoie un avis à la personne assignée lorsqu'elle est ajoutée, retirée ou déplacée dans une réservation, un cours ou un quart de travail publié. Activity Messenger attend le Délai avant l'envoi du résumé (minutes) après la dernière modification, puis envoie un seul résumé par courriel, texto ou les deux. La page règle aussi les rappels avant les réservations, cours et quarts à venir. Consultez Opérations du personnel.

Voir qui est avisé

Communication › Chemins de notification liste chaque utilisateur ou adresse courriel avisé, le nombre de chemins qui l'atteignent et les paramètres d'où ils viennent. La page est en lecture seule. Cliquez sur le lien d'un chemin pour ouvrir le paramètre qui le contrôle. Vous devez avoir accès à la gestion de l'organisation.

Référence des paramètres

Paramètre	Où	Par défaut	Effet
M'aviser lorsque terminé	Page Opérations en arrière-plan, ou la cloche du panneau Tâches en arrière-plan	Aucune notification (Avis : désactivé)	Vous envoie un courriel, un texto ou les deux à la fin de votre opération.
Annuler	Page Opérations en arrière-plan	Sans objet	Arrête une opération active que vous avez lancée. Les éléments restants ne sont pas traités.
Fermer	Panneau Tâches en arrière-plan	Sans objet	Retire vos opérations du panneau. Elles restent dans la page Opérations en arrière-plan.
Rapport quotidien des paiements échoués	Paramètres de l'organisation › Finances › Stripe (et Interac)	Aucun utilisateur sélectionné	Envoie aux utilisateurs sélectionnés la liste quotidienne des paiements échoués non réglés.
Notifier certains administrateurs lors de la réception d'un SMS	Paramètres de l'organisation › Général › Messagerie	Aucun utilisateur sélectionné	Envoie un courriel aux utilisateurs sélectionnés chaque fois qu'un client répond à un texto.
Aussi aviser ces administrateurs lorsqu'un formulaire est importé	Éditeur du formulaire › onglet Options	Désactivé	Avise les administrateurs choisis pour le formulaire lorsqu'une importation de ce formulaire se termine.
Rapport quotidien (Zoom)	Paramètres de l'organisation › Web et intégrations › Applications connectées	Aucun utilisateur sélectionné	Envoie un courriel aux utilisateurs sélectionnés chaque jour où des cours Zoom sont prévus.
Aviser le personnel lorsque son horaire change	Paramètres de l'organisation › Équipe et opérations › Planification et gestion du personnel	Inactif	Avise le personnel assigné des changements d'horaire après un délai d'attente.
Délai avant l'envoi du résumé (minutes)	Même page, lorsque le paramètre ci-dessus est actif	5	Attend ce nombre de minutes (de 1 à 1 440) après la dernière modification, puis envoie un seul résumé. Chaque nouvelle modification relance le délai.
Envoyer par (changements d'horaire)	Même page	Courriel activé, SMS désactivé	Choisit le courriel, le texto ou les deux. Au moins un est requis.
Notifications aux administrateurs	Même page	Aucun utilisateur sélectionné	Choisit qui reçoit les courriels sur les disponibilités du personnel, les heures approuvées et les demandes de modification.
Notifications d'équipe	Gestion des utilisateurs › Hiérarchie › Notifications, lorsque la hiérarchie est activée	Aucun acheminement	Envoie les mêmes notifications du personnel aux gestionnaires selon le rang.

Questions fréquentes

Où est mon exportation? Ouvrez votre icône d'utilisateur, puis Opérations en arrière-plan. Lorsque le statut est Terminée, cliquez sur le nom du fichier dans la colonne Fichier. Seule la personne qui a demandé le fichier peut le télécharger. Si le statut est En attente ou En cours, patientez : la page se met à jour d'elle-même.

Pourquoi ai-je reçu un rapport quotidien des paiements échoués? Vous êtes sélectionné sous Rapport quotidien des paiements échoués pour votre organisation, et au moins un paiement a échoué depuis le début d'hier et n'est pas réglé. Le courriel les énumère et renvoie au rapport.

Comment arrêter ou ajouter un destinataire d'un rapport quotidien? Ouvrez Paramètres de l'organisation › Finances › Stripe, repérez Rapport quotidien des paiements échoués, puis retirez ou ajoutez des utilisateurs dans la liste. Le changement s'enregistre dès que vous le faites. Vous devez avoir accès aux paramètres de paiement. La même liste apparaît dans l'onglet Interac. Pour vérifier qui reçoit quoi, ouvrez Communication › Chemins de notification.

Pourquoi est-ce que je ne reçois pas le rapport quotidien? Vérifiez que vous êtes sélectionné, que votre utilisateur est confirmé et non archivé, et que votre niveau d'accès fait partie de ceux permis. Le courriel n'est envoyé que s'il y a un paiement échoué à signaler.

Que montre l'icône de cloche? Il n'y a pas de cloche dans la barre du haut, donc rien ne compte les notifications non lues. Une cloche sur la ligne d'une opération ouvre M'aviser lorsque terminé. Une cloche marque la page Chemins de notification et l'onglet Notifications de la page Hiérarchie. Dans une liste de présences, une cloche marque un participant dont le départ a été demandé.

Puis-je annuler une opération lancée par quelqu'un d'autre? Non. Seul l'utilisateur qui l'a lancée peut l'annuler depuis la page.

Pourquoi une importation de formulaire indique-t-elle Terminée alors que des lignes ont échoué? Une importation continue même si une rangée échoue. Ouvrez Afficher les détails sous la barre de progression pour voir les rangées en échec, puis corrigez-les et importez-les de nouveau.

Les rapports quotidiens sont-ils envoyés par texto? Non. Les rapports sur les paiements échoués, les SMS reçus et Zoom sont des courriels. Seuls M'aviser lorsque terminé, les avis d'importation de formulaire et les notifications d'horaire du personnel peuvent aussi utiliser les textos.