Annuler un cours, une occurrence ou une séance

« Annuler un cours » peut vouloir dire trois choses différentes dans Activity Messenger. Choisissez la situation qui correspond à la vôtre avant de commencer :

Retirer une date pour tout le monde. Une séance est annulée, par exemple à cause d'une tempête. Vous supprimez cette occurrence de l'horaire du cours. Chaque participant reste inscrit aux autres dates.
Archiver le cours au complet. L'activité n'a pas lieu du tout. Vous archivez le cours pour qu'il quitte vos listes; les inscriptions et les factures restent telles quelles.
Annuler l'inscription d'un seul participant. Une personne se désiste. Vous annulez l'item sur sa facture, puis vous le créditez ou le remboursez. Cette opération se fait sur la facture, pas sur le cours : consultez Remboursements, crédits et annulations.

Aucune de ces actions ne déplace d'argent ni n'envoie de message par elle-même. Créditer, rembourser et aviser sont des étapes distinctes, décrites plus bas.

Avant de commencer

La suppression d'une occurrence dans le calendrier des cours est offerte au propriétaire du compte et aux administrateurs. Le retrait d'une date dans l'onglet Horaire de la fenêtre du cours exige le droit de modifier le cours. L'archivage se fait depuis la liste des cours ou depuis la fenêtre du cours.

Supprimer une date efface les présences enregistrées à cette date. Si vous avez besoin de cet historique, imprimez ou exportez d'abord la liste de présence. Consultez Gestion des listes de présence.

Retirer une date pour tout le monde

Depuis le calendrier des cours

Ouvrez Cours → Calendrier et cliquez sur l'occurrence. Le titre de la fenêtre est la date et la plage horaire, et le nom du cours s'affiche dessous.
Cliquez sur Supprimer l'évenement en bas à gauche. Le bouton n'est affiché qu'au propriétaire du compte et aux administrateurs.
La confirmation porte le nom du cours et la date en titre et se lit Voulez-vous supprimer la date de ce cours? S'il y avait des présences prises, elles seront également supprimées et perdues à jamais! Cliquez sur Supprimer.

Le calendrier s'actualise sans cette date. Ce chemin n'envoie jamais de message aux participants; passez par l'onglet Horaire si vous voulez l'invite de notification, ou écrivez ensuite à la liste du cours.

Depuis l'onglet Horaire

Ouvrez le cours et allez dans l'onglet Horaire. Chaque date est une rangée; le nombre à côté de la rangée est le nombre de participants à cette date.
Cliquez sur le x à droite de la rangée à retirer. Le x n'apparaît que lorsque l'horaire compte plus d'une rangée; la dernière date restante ne peut donc pas être retirée ainsi. En survolant le x d'une date avec des participants, on lit Si vous supprimez cette plage horaire, les présences seront également supprimées.
Si la date a des participants, la même confirmation que dans le calendrier s'affiche. Cliquez sur Supprimer.
Cliquez sur Sauvegarder.
Si la date retirée est à venir et qu'au moins un participant inscrit à cette date a une adresse courriel, une fenêtre intitulée Notifier les participants concernés? demande Vous venez de modifier l'horaire d'un cours. Souhaitez-vous aviser les participants de ces changements? Choisissez Oui pour préparer le message (voir Aviser les participants) ou Non pour sauvegarder sans rien envoyer.

Modifier la date ou l'heure d'une rangée au lieu de la retirer conserve les participants et leurs présences sur cette occurrence, et la notification décrit le déplacement.

Ce que le retrait d'une date change

L'occurrence disparaît du calendrier des cours, des listes de présence et de l'onglet Horaire. Les présences enregistrées à cette date ne sont plus accessibles.
Une réservation de lieu rattachée à cette occurrence est supprimée avec elle.
La première et la dernière date du cours sont recalculées à partir des dates restantes.
Personne n'est désinscrit et aucune facture ne change. Le retrait d'une date n'enregistre aucun crédit; pour compenser les participants, voir Créditer ou rembourser les participants.
La date retirée reste visible sur la facture. Sur la ligne d'inscription, le menu de la rangée propose Afficher les événements supprimés; la date s'affiche alors en rouge avec (supprimé et la date de suppression**)**. Masquer les événements supprimés la retire de nouveau.
Le flux iCalendar (.ics) du cours, dans l'onglet Lieu de la fenêtre du cours, conserve la date retirée et la marque (Annulé), de sorte qu'une application calendrier abonnée au flux peut mettre à jour sa copie. L'application choisit le moment de l'actualisation; une date importée une seule fois à partir du fichier n'est pas mise à jour.
Un horaire d'abonnement récurrent est enregistré comme un cours, un jour de la semaine et une heure. Retirer une date ne modifie pas l'horaire du membre.

Il n'existe pas de bouton pour restaurer une date supprimée. Pour la rétablir, ajoutez-la de nouveau dans l'onglet Horaire.

Aviser les participants

Le message de changement d'horaire

Lorsque vous répondez Oui à Notifier les participants concernés?, Activity Messenger constitue les destinataires et ouvre la fenêtre de message habituelle :

Un courriel par adresse courriel, dans la catégorie Rappels. Lorsque plusieurs participants partagent une adresse, ce message énumère chaque participant avec ses changements. Les inscriptions en attente et les participants sans adresse courriel sont ignorés.
Le sujet est le nom du cours suivi de Changement d'horaire.
Le texte provient d'un modèle nommé Modification d'horaire du cours, créé à la première utilisation et réutilisé ensuite. Son texte par défaut salue la personne par son prénom, indique que l'horaire du cours a été modifié et insère le champ {Horaire modifié}, qui énumère chaque changement pour ce participant : Avant : l'ancienne date, puis Maintenant : retiré de l'horaire pour une date retirée, ou la nouvelle date lorsqu'une date a été déplacée ou ajoutée.
Seules les dates à venir comptent comme changements. Une date retirée dans le passé ne déclenche pas l'invite.

Relisez le message, puis envoyez-le comme tout autre message. Consultez Envoyer votre premier courriel ou SMS.

Écrire à la liste du cours

Pour utiliser vos propres mots, ou pour joindre les participants après une suppression faite dans le calendrier, ouvrez la liste de présence du cours, sélectionnez les participants et cliquez sur Message. Vous pouvez écrire au titulaire du compte, au participant ou à tous les contacts au dossier. Consultez Gestion des listes de présence.

Archiver un cours au complet

Ouvrez Cours → Tous les cours et événements.
Dans le menu de la rangée du cours, cliquez sur Archiver. La confirmation porte le nom du cours en titre et se lit Veuillez confirmer votre intention d'archiver cette liste. Cliquez sur Archiver. La fenêtre du cours a aussi un bouton Archiver en bas à gauche.
Pour archiver plusieurs cours à la fois, ouvrez le menu vertical à trois points au-dessus de la liste et choisissez Archiver / Restaurer. La fenêtre affiche Archiver : avec le nombre de cours sélectionnés qui ne sont pas archivés, et Restaurer : avec le nombre qui le sont. Consultez Opération de masse.

L'archivage :

retire le cours des filtres Aujourd'hui et à venir, Passé et Tous; le filtre Archivé l'affiche avec une étiquette rouge Archivé;
désactive et archive les rappels automatisés du cours;
laisse en place chaque inscription, chaque présence et chaque facture. Personne n'est crédité, remboursé ni avisé.

Restaurer, dans le menu de la rangée d'un cours archivé ou dans la fenêtre du cours, ramène le cours et ses rappels.

Pour arrêter les inscriptions sans archiver, modifiez plutôt les paramètres d'inscription du cours ou son formulaire. Consultez Création d'un cours ou d'un événement.

Créditer ou rembourser les participants

La compensation se gère sur les factures, jamais sur le cours :

Un participant : ouvrez la facture et utilisez Annuler ou Créditer, puis Créer un remboursement lorsqu'il faut remettre de l'argent. Consultez Remboursements, crédits et annulations.
Plusieurs participants à la fois : dans E-Commerce → Factures, cochez les factures et choisissez Actions › Appliquer un crédit. Les étapes et les types de crédit sont dans Créditer plusieurs factures à la fois.

Ajouter une date de reprise

Pour reprendre une séance annulée, ajoutez la nouvelle date à l'horaire plutôt que de créer un autre cours :

Ouvrez le cours, allez dans l'onglet Horaire et cliquez sur + Rangée. La nouvelle rangée copie la dernière rangée et poursuit sa séquence; ajustez sa date et son heure.
Lorsque la dernière rangée a des participants, la case Inclure les participants dans le nouvel événement apparaît à côté des boutons. Cochez-la pour que les participants de la dernière date soient aussi placés sur la nouvelle date. Elle est décochée par défaut; sans elle, la nouvelle date commence vide et vous ajoutez les participants depuis la liste de présence.
Cliquez sur Sauvegarder. L'invite Notifier les participants concernés? couvre aussi les dates ajoutées : le message affiche Avant : non prévu à l'horaire et la nouvelle date.

Permettre un cours de reprise en cas d'annulation, dans l'onglet Information du cours, est une fonction différente : elle permet au client d'annuler lui-même sa présence à une date et de recevoir un coupon pour le formulaire à la carte que vous sélectionnez. Elle n'annule pas une date pour tout le monde.

Référence des paramètres

Paramètre	Où	Par défaut	Effet
Supprimer l'évenement	Cours › Calendrier › fenêtre de l'occurrence	—	Retire cette date pour tout le monde après confirmation. Les présences de cette date sont perdues. Affiché au propriétaire du compte et aux administrateurs seulement. Aucun message n'est envoyé.
x sur une rangée de l'horaire	Fenêtre du cours › onglet Horaire	—	Retire cette date à la sauvegarde. Affiché seulement lorsque l'horaire compte plus d'une rangée. Demande une confirmation lorsque la date a des participants.
Notifier les participants concernés?	Invite après la sauvegarde d'un changement d'horaire	Demandé chaque fois	Oui prépare un courriel aux participants inscrits aux dates à venir modifiées avec le modèle Modification d'horaire du cours. Non sauvegarde sans rien envoyer.
Inclure les participants dans le nouvel événement	Fenêtre du cours › onglet Horaire, à côté de + Rangée	Décoché	Place les participants de la dernière date sur chaque date que vous ajoutez.
Archiver	Cours › Tous les cours et événements › menu de la rangée, ou fenêtre du cours	—	Masque le cours des filtres actifs et archive ses rappels. Les inscriptions, présences et factures restent. Restaurer annule l'opération.
Archivé	Cours › Tous les cours et événements › menu des filtres	Aujourd'hui et à venir	Affiche les cours archivés avec une étiquette Archivé.
Afficher les événements supprimés	Facture › menu de la ligne d'inscription	Masqué	Énumère en rouge les dates retirées de ce cours avec leur date de suppression.
Permettre un cours de reprise en cas d'annulation	Fenêtre du cours › onglet Information	Non	Permet au client d'annuler lui-même sa présence à une date et de recevoir un coupon pour le formulaire à la carte sélectionné. Ne sert pas à annuler une date pour tout le monde.

Questions fréquentes

Comment annuler une date de cours pour tout le monde? Ouvrez Cours → Calendrier, cliquez sur l'occurrence et cliquez sur Supprimer l'évenement, ou retirez la rangée dans l'onglet Horaire du cours et sauvegardez. Voir Retirer une date pour tout le monde.

Supprimer une date désinscrit-il ou crédite-t-il quelqu'un? Non. Les participants restent inscrits aux autres dates et les factures ne changent pas. Créditez-les sur leurs factures si vous voulez les compenser. Voir Ce que le retrait d'une date change.

Les participants sont-ils avisés automatiquement? Seulement si vous retirez ou déplacez la date dans l'onglet Horaire, répondez Oui à Notifier les participants concernés? et envoyez le message préparé. Une suppression depuis le calendrier n'envoie rien. Voir Aviser les participants.

Comment créditer plusieurs comptes à la fois? Dans E-Commerce → Factures, cochez les factures et choisissez Actions › Appliquer un crédit. Chaque facture reçoit son propre crédit. Voir Créditer plusieurs factures à la fois.

Puis-je restaurer une date supprimée? Non. Ajoutez la date de nouveau dans l'onglet Horaire et cochez Inclure les participants dans le nouvel événement pour y remettre les participants. Les présences enregistrées à la date supprimée ne sont pas récupérées. Voir Ajouter une date de reprise.

Archiver un cours annule-t-il les inscriptions? Non. L'archivage masque le cours et arrête ses rappels; les inscriptions, les présences et les factures restent. Annulez chaque inscription sur sa facture au besoin. Voir Archiver un cours au complet.

Le calendrier d'un client affiche encore la date annulée. Le flux du cours marque la date (Annulé), mais l'application calendrier décide du moment où elle actualise un abonnement, et un fichier importé une seule fois n'est jamais mis à jour. Voir Ce que le retrait d'une date change.

Qu'arrive-t-il à un horaire d'abonnement récurrent? Rien. Il est enregistré comme un cours, un jour de la semaine et une heure; retirer une date le laisse tel quel.