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Configurer les listes d’attente dans les formulaires de cours

Activez une liste d’attente dans le formulaire qui propose vos cours afin que les clients puissent faire une demande lorsqu’un cours est complet. Vous pouvez recueillir leurs renseignements, confirmer la réception de leur demande et choisir comment les inviter lorsqu’une place se libère. Le module Cours → Liste d’attente centralise ensuite leur suivi.

Choisir le bon écran

Vous devez pouvoir modifier les formulaires concernés. Pour traiter les files par cours et consulter les inscriptions actuelles, vos droits de gestion des cours, d’accès aux présences et aux renseignements clients doivent également être suffisants.

Activer la liste pour un cours individuel

1. Ouvrez Formulaires et sélectionnez le formulaire d’inscription qui propose le cours.
2. Dans l’onglet Formulaire, trouvez le bloc de cours. Ouvrez son menu ⋮ → Modifier.
3. Vérifiez le cours associé au bloc, sa capacité et les dates de la session.
4. Descendez à Liste d’attente et activez cette option.
5. Ajustez le texte du bouton, les instructions et les autres options utiles décrites ci-dessous.
6. Enregistrez le bloc.
7. Testez le formulaire du côté client. Lorsque le cours est complet et que la sélection est admissible, le bouton de liste d’attente permet de saisir une demande.

Activer Liste d’attente ne signifie pas qu’une place sera attribuée automatiquement. Vous pouvez conserver un traitement manuel ou activer l’automatisation séparément.

Activer la liste dans un bloc Cours multiples

1. Ouvrez le formulaire d’inscription, puis ⋮ → Modifier sur le bloc Cours multiples.
2. Vérifiez les cours proposés par le bloc et descendez à Règles des cours.
3. Cliquez sur Modifier pour la règle qui s’applique au cours voulu, ou ajoutez la règle nécessaire.
4. Vérifiez son périmètre : tous les cours, un cours précis ou les cours sélectionnés par étiquettes.
5. Dans cette règle, activez Liste d’attente et configurez ses options et son automatisation.
6. Enregistrez la règle et le bloc de cours multiples. Répétez pour les autres règles concernées.
7. Testez un cours de chaque groupe pour vérifier le résultat.

La dernière règle applicable est utilisée. Une règle placée plus loin peut remplacer les options d’une règle précédente. Si aucune règle ne s’applique à un cours, celui-ci n’est pas affiché. Si la liste d’attente n’apparaît pas sur un cours, vérifiez les règles réellement appliquées, pas seulement la première règle du bloc.

Pour une inscription à une occurrence précise ou à des dates choisies, vérifiez également le mode d’achat et les dates sélectionnables. La demande conserve le contexte du cours et des dates concernés; n’assimilez pas deux occurrences distinctes à un doublon.

Régler ce que le client voit

Si le formulaire impose des conditions d’accès, vérifiez aussi leur application à la liste d’attente. Un bouton visible ne dispense pas le client de respecter les conditions d’admissibilité applicables.

Modifier les renseignements demandés au client

Dans Cours → Liste d’attente, cliquez sur Réglages du formulaire. L’onglet Formulaire du formulaire commun s’ouvre. Modifiez les blocs voulus avec ⋮ → Modifier, puis enregistrez. Vous pouvez adapter les champs du responsable, ceux du participant et les questions supplémentaires offertes par l’éditeur.

Le responsable du compte peut être le parent, et le participant l’enfant. Le champ Cours est alimenté automatiquement et masqué dans la fenêtre de demande : il sert au suivi; le client ne le choisit pas une seconde fois. Un ancien formulaire peut contenir d’autres champs ou un ancien avertissement associé à ce bloc.

La fenêtre publique peut utiliser ce formulaire personnalisé ou le parcours standard, selon le réglage de l’organisation. Modifier les questions n’active pas à lui seul le mode personnalisé. Vérifiez toujours le résultat à partir du formulaire d’inscription au cours. Consultez le guide du module et des réglages du formulaire pour les étapes détaillées et les réponses visibles dans le tableau.

Distinguer les deux types de communication

La confirmation de réception indique que la demande a été ajoutée à la liste. Elle ne confirme pas une inscription au cours. Un gabarit particulier peut être choisi dans le bloc de cours; les réglages du formulaire commun permettent aussi de consulter sa configuration de confirmation. Lors d’un ajout manuel, Envoyer un courriel de confirmation est une option distincte.

L’invitation ou la confirmation d’inscription liée à une place disponible dépend de l’automatisation du cours. Modifier le message de réception ne désactive pas cette automatisation, et décocher la confirmation d’un ajout manuel ne la désactive pas non plus.

Choisir l’automatisation

Dans le bloc de cours ou sa règle, activez Automatisation de la liste d’attente. Choisissez le mode proposé qui correspond à votre fonctionnement :

L’inscription automatique n’est pas offerte dans tous les contextes. Si son option est désactivée, utilisez un mode d’invitation disponible et vérifiez le type de bloc et de formulaire.

Pour les modes avec invitation protégée, réglez la Fenêtre d’inscription par participant ou la Fenêtre d’inscription de la liste d’attente, selon le mode choisi. Par exemple, un délai de 48 heures permet au destinataire de réclamer la place pendant cette période. Choisissez le Gabarit de communication et vérifiez son contenu et ses canaux; ne supposez pas qu’un courriel et un SMS seront tous deux envoyés sans vérifier la configuration et les coordonnées.

Ignorer la date de fin d’inscription du cours permet aux personnes ayant une offre valide avec mot de passe de s’inscrire après la fermeture des inscriptions, jusqu’à l’expiration de leur offre. Les autres restrictions restent applicables. Cette option n’autorise pas des invitations pour un cours ou une occurrence déjà terminé et ne doit pas être confondue avec les autres options d’ignorance de période d’inscription du bloc.

Enregistrez la règle et le bloc après vos changements.

Quand la file est-elle vérifiée ?

Pour un cours actif avec l’automatisation configurée, la vérification des places peut notamment suivre :

• le retrait d’un participant inscrit, qui libère une place réelle;
• un ajout à la liste d’attente alors qu’une place est disponible;
• le bouton Déclencher les automatisations dans la file du cours.

L’automatisation vérifie la disponibilité avant d’envoyer une invitation. Si vous augmentez la capacité d’un cours, ouvrez sa file et cliquez sur Déclencher les automatisations pour lancer la vérification. Le refus d’une offre ou le retrait d’une demande d’un cours actif peut aussi faire avancer la file.

Mettre à jour recharge les données. Déclencher les automatisations lance un traitement qui peut envoyer des communications ou inscrire une personne, selon le mode choisi. Ne les confondez pas.

Nettoyer les anciennes listes sans envoyer d’invitation

Dans le module, filtrez Expirées → Expirée — cours terminé pour les anciennes sessions, ou vérifiez les demandes de Cours supprimés ou introuvables pour identifier les cours supprimés.

Retirer et archiver des demandes pour un cours terminé ou supprimé ne déclenche pas de courriel ou SMS annonçant une place disponible aux autres personnes en attente. Les invitations déjà planifiées pour ces cours sont également bloquées à l’exécution. L’action du module ne transmet pas non plus un avis de retrait à la personne archivée.

En revanche, une Invitation expirée pour un cours encore actif peut être suivie d’une nouvelle invitation à une autre personne. Vérifiez la fin du cours ou de l’occurrence, pas seulement l’expiration de l’offre. Un cours introuvable n’est pas nécessairement un cours dont la suppression est confirmée.

Archiver une demande ne supprime pas une inscription confirmée au cours. Le guide du module explique les filtres, la sélection par page, l’archivage individuel et l’archivage groupé.

Vérifier votre configuration

1. Testez un cours complet et confirmez que le bouton de liste d’attente apparaît.
2. Si vous utilisez Forcer la liste d’attente, vérifiez qu’il apparaît aussi lorsqu’il reste des places.
3. Ouvrez la fenêtre et vérifiez les coordonnées du responsable, le participant et les questions complémentaires.
4. Si vous soumettez un essai, utilisez des coordonnées de test que vous contrôlez et vérifiez les confirmations et automatisations avant de le faire.
5. Retrouvez la demande dans Cours → Liste d’attente, filtrez le formulaire d’origine et le cours, puis ouvrez sa fiche.
6. Pour une vérification sans envoi, consultez les réglages et les fiches sans soumettre de demande ni cliquer sur Déclencher les automatisations.

Résoudre les problèmes courants

Guides connexes

• Gérer les demandes dans le module Liste d’attente
• Ajouter manuellement une personne à une liste d’attente
• Configuration et automatisations : guide existant