Fidélité, coupons et cartes perforées

Un coupon est un bon à usage unique. Il s'échange contre un cours, un forfait de réservation, un article ou un abonnement, ou il est consommé par un passage au contrôle d'accès. Les coupons se trouvent dans E-commerce › Promotions › Coupons.

La page Fidélité, dans E-commerce › Promotions › Fidélité, est un rapport. Elle totalise ce que chaque client a dépensé en forfaits de réservation pendant une période et vous permet de récompenser un client en créant des coupons pour lui.

Ce qui existe et ce qui n'existe pas

Activity Messenger n'a pas de programme de points automatique. Il n'accumule ni points, ni niveaux, ni paliers, et ne crée jamais une récompense par lui-même. Chaque récompense de fidélité est créée par un membre du personnel à partir de la page Fidélité.
Il n'existe pas d'objet appelé carte perforée. Une carte perforée est un ensemble de coupons émis ensemble : un abonnement créé avec le préréglage Carte à coupons, un article dont la section Coupons est active, ou des coupons créés manuellement. Consultez Abonnements.
Un coupon contrôle d'accès est ce qui se rapproche le plus d'une carte perforée physique : un coupon est consommé chaque fois que le passage du membre est accepté à un point d'accès. L'aide intégrée indique : « Si un coupon n'est pas associé à des ressources (cours, forfaits, articles), il peut être échangé via le contrôle d'accès, comme une carte perforée. »
Un coupon n'est ni un code promo ni une carte cadeau. Un code promo est un rabais réutilisable; une carte cadeau est un solde. Consultez Fonctionnement des codes promo et Cartes cadeaux.

Avant de commencer

L'élément de menu Coupons s'affiche pour un responsable de compte, un administrateur ou un préposé dont le réglage Peut appliquer des coupons est activé dans ses paramètres d'utilisateur. Le texte sous cet interrupteur indique : « Les administrateurs et les préposés peuvent appliquer des coupons pour régler un item de facture si vous leur permettez. Les responsables de compte ont toujours cette permission. » Chaque opération de masse ainsi que les actions Appliquer à une facture et Marquer comme utilisé vérifient cette permission sur le serveur.

L'élément de menu Fidélité s'affiche lorsque le module Réservations est activé et que l'utilisateur peut configurer les réservations. Le rapport ne compte que les forfaits de réservation.

Fonctionnement d'un coupon

Ouvrez un coupon pour voir sa fenêtre, intitulée Coupon suivi de son numéro. L'onglet Information contient :

Nom : obligatoire. Le code lui-même est généré : sept lettres majuscules et chiffres, unique dans votre organisation. Vous ne pouvez ni choisir ni modifier le code.
Type de coupon : Coupons standards ou Coupons contrôle d'accès. Un coupon standard est utilisé au paiement, sur une facture ou par un administrateur. Un coupon contrôle d'accès ne peut pas être lié à des cours, forfaits, articles, abonnements ou étiquettes; il est consommé par un passage au contrôle d'accès.
Expire le : facultatif. « Ce coupon ne sera plus échangeable après cette date. » Le coupon reste utilisable jusqu'à la fin de cette journée dans le fuseau horaire de votre organisation.
Formulaire à la carte : lien facultatif affiché au client dans son compte pour les coupons de cours.
Utilisable par admin seulement : « Seul un admin peut utiliser ce coupon manuellement. Il ne sera pas appliqué automatiquement au paiement ni au contrôle d'accès. » Un client ne peut pas saisir ce code au paiement.
Appliquer automatiquement au paiement : activé par défaut. « Lorsque cette option est activée, Activity Messenger applique automatiquement les coupons admissibles au paiement, y compris ceux générés par un produit ou un abonnement dans l'inscription en cours. » L'option est désactivée de force lorsque Utilisable par admin seulement est activé.

L'onglet S'applique à liste ce contre quoi un coupon standard peut être échangé : Cours (des cours précis, ou par étiquettes, avec l'interrupteur À la carte seulement), Forfaits, Articles et Abonnements. Lorsqu'un forfait sélectionné demande des joueurs, Couverture du coupon pour les réservations apparaît avec ces options : Couverture standard (comportement existant), Frais d'un seul joueur, Prix du joueur + frais supplémentaires, Prix de la réservation seulement et Prix de la réservation ou montant complet d'un joueur. Appliquée sur les ajouts permet au coupon de couvrir un ajout.

L'onglet Journal liste chaque opération sur le coupon avec la date, l'administrateur, le client et les données. Les opérations comprennent Créé, Émis à partir d'un achat, Émis à partir d'un crédit, Créé à partir d'un formulaire, Émis à partir de la fidélité, Mise à jour, Assigné au client, Retiré du client, Expiration mise à jour, Appliqué à une facture, Retiré d'une facture, Utilisé manuellement, Utilisation manuelle remise, Utilisé au contrôle d'accès, Remis au contrôle d'accès, Supprimé et Restauré. Télécharger exporte le journal vers Excel.

L'onglet Notes administratives contient des « Notes internes, visibles uniquement par le personnel. »

Un coupon est accepté seulement s'il n'est pas déjà utilisé, pas expiré, pas annulé, et si l'achat qui l'a créé a été payé. Un coupon créé par l'achat d'un article ou d'un abonnement affiche Non payé tant que cette facture n'est pas réglée.

Créer un coupon manuellement

Allez dans E-commerce › Promotions › Coupons et cliquez sur le bouton bleu +.
Saisissez un Nom, choisissez le Type de coupon et réglez Expire le au besoin.
Sous Client, choisissez Assigner à personne, Assigner à un client existant (puis Choisir un client) ou Assigner à un nouveau client (le prénom, le nom et le courriel sont obligatoires).
Dans S'applique à, sélectionnez au moins les cours, forfaits, articles ou abonnements contre lesquels le coupon peut être échangé. Un coupon contrôle d'accès n'a aucune sélection.
Cliquez sur Créer.

Un coupon assigné apparaît dans le compte du client et la fenêtre affiche Appartient à avec ses coordonnées. Utilisez Envoyer pour transmettre le code par courriel depuis la fenêtre du coupon; l'objet préparé est Recevez un coupon de fidélité. Transférer déplace un coupon non utilisé vers un autre client.

Supprimer n'est disponible que pour un coupon qui n'est ni utilisé ni assigné à un client. Tout autre coupon est archivé.

Vendre ou émettre des coupons automatiquement

Article : dans la section Coupons de l'article, activez l'interrupteur. « Création de coupons suite à l'achat de cet article. Les codes des coupons seront inclus sur la facture du client. » Réglez le Type de coupon, le Nombre de coupons à créer, Expire après un nombre de jours ou une Date d'expiration, Permettre au client d'annuler son coupon avec le Nombre d'heures avant pour permettre une annulation, et ce à quoi les coupons s'appliquent. Automatisation de solde bas de coupons avise le client lorsque ses coupons utilisables pour cet article atteignent la Quantité déclencheur. Consultez Utiliser les achats Groupon avec les coupons d'Activity Messenger pour un exemple complet.
Abonnement : l'onglet Coupons de l'abonnement émet des Coupons standards ou des Coupons contrôle d'accès à chaque achat et, au besoin, à chaque paiement récurrent avec Émettre des coupons lors des paiements récurrents. Le préréglage Carte à coupons configure un abonnement sans expiration avec une carte et des coupons standards. Consultez Abonnements.
Formulaire : dans les réglages de confirmation d'un formulaire, l'onglet Coupons permet de « Générer un ou plusieurs coupons lorsque ce formulaire est rempli. » Réglez le Nombre de coupons, le type et ce à quoi ils s'appliquent, puis ajoutez le champ de fusion {Codes coupons} au courriel de confirmation pour afficher les codes.
Crédit de facture : sur une facture, Émettre un coupon crée un coupon à partir d'un item crédité, avec une expiration et une note administrative facultatives, au lieu de rembourser.
Récompense de fidélité : voir la page Fidélité plus bas.
Cours de reprise : lorsqu'un participant est retiré d'une séance de cours selon les règles à la carte du cours, Activity Messenger peut émettre un coupon de reprise. Les Options avancées de la liste de présence comprennent Expirer le coupon à une date précise pour en fixer l'expiration.
Importation de clients : lorsque le gabarit d'importation contient une question d'abonnement dont les coupons sont actifs, il inclut une colonne Coupons : « Saisir le nombre de coupons à assigner au membre. Laiser vide pour se servir du nombre par défaut configuré dans l'abonnement. »

Utiliser un coupon

Au paiement : le client saisit le code dans Ajouter un coupon ou un code promo. Les coupons qui appartiennent au client et dont Appliquer automatiquement au paiement est activé sont appliqués sans saisie. Pour un cours, l'inscription affiche « Vous avez N coupons disponibles à utiliser pour ce cours. Ils seront appliqués automatiquement à la prochaine étape. »
Sur un forfait de réservation : les options de paiement du forfait comprennent Accepter un coupon ou un code promo et Coupon requis pour la réservation. Avec la seconde, « Ce forfait ne peut être réservé qu'avec un coupon réduisant son prix à 0. » Seuls les coupons qui listent ce forfait peuvent le réserver. Lorsque la couverture du coupon laisse un choix, le client choisit la réservation ou un joueur.
Au contrôle d'accès : un coupon contrôle d'accès émis par un abonnement est consommé lorsque le passage du membre est accepté et qu'aucun cours ou réservation valide ne donne déjà accès. Les coupons standards ne sont jamais consommés par un passage.
Par le personnel sur une facture : ouvrez la facture et utilisez Appliquer des coupons. « Choisissez les items auquels appliquer des coupons. Ensuite, choisissez les coupons de ce client qui s'appliquent. Vous pouvez également saisir un coupon provenant d'un autre client. »
Par le personnel sans facture : ouvrez le coupon et cliquez sur Marquer comme utilisé. Le coupon est horodaté à la date et à l'heure actuelles et l'onglet Journal enregistre Utilisé manuellement.

Redonner le coupon apparaît dans la fenêtre du coupon après une utilisation manuelle ou une utilisation au contrôle d'accès, et rend le coupon de nouveau utilisable. Pour un coupon appliqué à une facture, « Pour redonner le coupon, allez à la facture. »

Dans son compte, le client voit le code de chaque coupon, sa date d'expiration, sa date d'utilisation, Utilisé sur et S'applique à. Lorsque l'article qui a créé un coupon de cours a Permettre au client d'annuler son coupon, le client peut annuler le cours pris avec ce coupon avant le nombre d'heures configuré; le montant est crédité, non remboursé.

Gérer les coupons en masse

La table des coupons offre une recherche par code ou nom, une recherche Nom du client / courriel qui « Recherchez les titulaires actuels et dans l'historique des transferts », les interrupteurs Cacher ceux utilisés et Afficher les archives, et des Filtres par Type, Utilisable par admin seulement, cours, forfaits, articles et abonnements. Les colonnes sont Code, Nom, les items admissibles, Client, Transféré de, Expire le, la date d'utilisation, Utilisation, Notes, Mise à jour et Actions. Utilisation affiche Utilisé avec un lien vers la facture, Annulé, Expiré, Non payé ou 1 restant.

Cochez les coupons, puis ouvrez Opérations de masse. Le menu reste désactivé tant que rien n'est sélectionné et n'est affiché que sur les écrans larges.

Appliquer à : ajoute des cours, des étiquettes, À la carte seulement, des forfaits, des articles ou des abonnements aux coupons sélectionnés. « Cette opération est additive - elle ne retirera pas les items existants. »
Convertir en coupons standards : transforme des coupons contrôle d'accès en coupons standards. « Tous les coupons sélectionnés doivent actuellement être des coupons de contrôle d'accès. Si la sélection contient un autre type de coupon, aucun coupon ne sera modifié. »
Marquer comme utilisé : demande confirmation avec Marquer les :count coupons sélectionnés comme utilisés? et horodate chaque coupon à l'heure actuelle. Si un coupon sélectionné est expiré, annulé, non payé ou déjà utilisé, aucun n'est marqué.
Appliquer à une facture : choisissez une facture. Chaque coupon est appliqué au premier item admissible qui reste à payer et qui correspond à ses cours, forfaits, articles ou abonnements, à raison d'un coupon par unité de quantité au maximum. Lorsque la couverture du coupon laisse un choix, une fenêtre demande la réservation ou un joueur. Le résultat indique :applied coupons appliqués. :skipped ignorés. Si rien n'a pu être appliqué, l'opération échoue avec Coupon non valide.
Transférer à un client : choisissez un client. Les coupons appartiennent désormais à ce client, le journal enregistre Assigné au client et Transféré de affiche l'ancien titulaire. Chaque coupon doit encore être utilisable; sinon rien n'est transféré.
Expire le : réglez une date ou laissez le champ vide pour retirer l'expiration. Le journal enregistre Expiration mise à jour.
Archiver : demande confirmation avec Êtes-vous certain de vouloir performer cette opération sur ces :count items? Les coupons archivés disparaissent de la table tant que Afficher les archives n'est pas activé; Restaurer en ramène un.

Il n'y a pas d'importation de masse dans la page Coupons. Le bouton Excel vert télécharge la liste courante avec ces colonnes : code, name, type, admin_redeemable_only, created_at, expired_at, purchased_by_client_name, purchased_by_client_email, purchased_by_client_mobile, purchased_invoice_no, redeemed_invoice_no, redeemed_at, admin_name et admin_email.

La page Fidélité

La page s'intitule Fidélité : « Clients meilleurs achateurs de forfaits ainsi que leurs récompenses dans un plage horaire donnée. »

Choisissez la période en haut à droite. Elle commence le premier jour du mois courant et se termine aujourd'hui.
Filtrez au besoin par Forfait.
Lisez la table. Montant est le total des items de factures finalisées pour des forfaits de réservation, items annulés exclus. Forfaits est le nombre de forfaits achetés. Nom, Courriel, Genre, Date de naissance et Code postal proviennent des achats du client pendant la période, lorsque ces renseignements ont été saisis. Récompense totalise les récompenses datées dans la période et À récompenser est Montant moins Récompense. Les rangées sont triées par montant.

Cliquez sur une rangée pour ouvrir Récompenses. Le grand chiffre correspond à Dépenses du client non récompensés pour la période. La table liste le Titre, la Date, la Valeur et les Coupons de chaque récompense. L'icône de commentaire ouvre un message au client avec l'objet Recevez un coupon de fidélité; l'icône de corbeille demande « Voulez-vous supprimer cette récompense ainsi que les coupons associés? » et supprime la récompense avec ses coupons non utilisés. Les coupons déjà utilisés sont conservés.

Cliquez sur + pour créer une récompense :

Coupons : le nombre à créer, au moins 1.
Valeur : le montant que vous considérez récompensé. Il est prérempli avec les dépenses non récompensées et il est soustrait de À récompenser; ce n'est pas une valeur en dollars inscrite sur les coupons.
Description : préremplie avec Fidélité et la période.
Forfaits et Articles : sélectionnez-en au moins un.
Cliquez sur Créer. Créer reste indisponible tant que le client n'a aucune dépense non récompensée.

Chaque coupon est un coupon standard nommé Fidélité suivi du nom du client, assigné au client, sans expiration, avec Appliquer automatiquement au paiement activé, et consigné comme Émis à partir de la fidélité. La récompense est datée du dernier jour de la période choisie, de sorte qu'elle compte dans cette période. Rien n'est envoyé par courriel tant que vous n'utilisez pas l'icône de commentaire.

L'icône Excel ouvre Fidélité avec Exporter et l'option Inclure des réponses à certaines questions? pour ajouter des champs de fusion de formulaire comme colonnes. Le fichier contient ces colonnes : name, email, gender, date_of_birth, zip_postal_code, count, amount, plus une colonne par champ de fusion choisi. Il n'inclut pas les colonnes Récompense et À récompenser.

Référence des paramètres

Réglage	Où	Par défaut	Effet
Peut appliquer des coupons	Utilisateurs › utilisateur	Désactivé pour les administrateurs et les préposés; toujours activé pour les responsables de compte	Affiche le menu Coupons et permet Appliquer à une facture, Marquer comme utilisé et toutes les opérations de masse.
Type de coupon	Coupons › coupon › Information	Coupons standards	Les coupons contrôle d'accès n'ont aucun item admissible et sont consommés par un passage au contrôle d'accès.
Expire le	Coupons › coupon › Information	Aucune	Le coupon est refusé après la fin de cette journée dans le fuseau horaire de l'organisation.
Utilisable par admin seulement	Coupons › coupon › Information	Désactivé	Les clients ne peuvent pas utiliser le code; seul le personnel peut l'utiliser. Désactive de force Appliquer automatiquement au paiement.
Appliquer automatiquement au paiement	Coupons › coupon › Information	Activé	Les coupons admissibles appartenant au client sont appliqués sans saisir de code.
Appliquée sur les ajouts	Coupons › coupon › S'applique à	Désactivé	Le coupon peut couvrir un ajout.
Couverture du coupon pour les réservations	Coupons › coupon › S'applique à	Couverture standard (comportement existant)	Détermine ce qu'une utilisation couvre sur un forfait avec joueurs. Affiché seulement lorsqu'un forfait sélectionné demande des joueurs.
Accepter un coupon ou un code promo	Forfait › options de paiement	Activé	Affiche le champ de code sur la page de réservation du forfait. Activé automatiquement lorsque Coupon requis pour la réservation est activé.
Coupon requis pour la réservation	Forfait › options de paiement	Désactivé	Le forfait ne peut être réservé qu'avec un coupon qui le liste.
Coupons (article)	Articles › article › Coupons	Désactivé	Chaque achat crée le nombre de coupons configuré, révélés sur la facture une fois payée.
Automatisation de solde bas de coupons	Articles › article › Coupons	Désactivé	Envoie le gabarit choisi lorsque les coupons utilisables du client pour l'article atteignent la Quantité déclencheur.
Émettre des coupons lors des paiements récurrents	Abonnements › abonnement › Coupons	Désactivé	Crée un autre ensemble de coupons après chaque paiement récurrent réussi.
Expirer le coupon à une date précise	Présences › liste de cours › Options avancées	Désactivé	Fixe l'expiration des coupons de reprise émis pour le cours.
Période de la page Fidélité	E-commerce › Promotions › Fidélité	Du premier jour du mois courant à aujourd'hui	Limite le rapport aux factures finalisées dans la période et aux récompenses datées dans la période.

Questions fréquentes

Activity Messenger accorde-t-il des points automatiquement? Non. La page Fidélité est un rapport des achats de forfaits. Les récompenses sont créées à la main, un client à la fois, et chaque récompense crée des coupons. Voir La page Fidélité.

Puis-je offrir une carte perforée? Oui, sous la forme d'un ensemble de coupons. Utilisez un abonnement avec le préréglage Carte à coupons, un article dont la section Coupons est active, ou créez des coupons manuellement. Choisissez Coupons contrôle d'accès lorsqu'un passage à la porte doit consommer un coupon. Voir Vendre ou émettre des coupons automatiquement.

Pourquoi la page Fidélité est-elle absente de mon menu? Elle s'affiche seulement lorsque le module Réservations est activé et que votre utilisateur peut configurer les réservations. Le rapport compte uniquement les forfaits de réservation; les achats de cours, d'articles et d'abonnements n'y figurent pas.

Un coupon peut-il être utilisé plus d'une fois? Non. « Un coupon est un bon échangeable pour un cours, un forfait ou un article. Un coupon est à usage unique. » Émettez plusieurs coupons pour plusieurs utilisations.

Puis-je choisir le code du coupon? Non. Les codes sont générés : sept lettres majuscules et chiffres.

Comment annuler une utilisation? Ouvrez le coupon et cliquez sur Redonner le coupon après une utilisation manuelle ou au contrôle d'accès. Pour un coupon appliqué à une facture, retirez-le depuis la facture. Voir Utiliser un coupon.

Pourquoi Marquer comme utilisé ou Transférer à un client n'a rien fait? Chaque coupon sélectionné doit être utilisable : non expiré, non annulé, non déjà utilisé et payé. Un seul coupon fautif annule toute l'opération. Voir Gérer les coupons en masse.

Puis-je importer des coupons à partir d'un fichier? Pas depuis la page Coupons. L'importation de clients accepte seulement un nombre de coupons pour une question d'abonnement dont les coupons sont actifs.

L'exportation Fidélité inclut-elle les récompenses? Non. L'exportation contient le nom, le courriel, le genre, la date de naissance, le code postal, le nombre et le montant, plus des champs de fusion facultatifs.

Le client est-il avisé lorsque je crée une récompense? Non. Utilisez l'icône de commentaire dans Récompenses pour envoyer les codes, ou le client les trouve dans son compte.