Créer des factures en lot

Un brouillon de facturation en lot prépare une facture finalisée pour chaque client facturé. Un cours ou un événement est facturé une fois pour chaque participant inclus. Un article personnalisé ou un frais de l’organisation déjà sur le brouillon est copié une fois sur chaque facture. Les factures, les inscriptions et les paiements planifiés sont créés lorsque vous confirmez la vérification.

Utilisez Télécharger plusieurs factures en PDF lorsque vous avez besoin de copies de factures qui existent déjà. Pour un seul client et une seule facture, consultez Facturation du client.

Avant de commencer

Ouvrez E-Commerce → Factures avec un compte administrateur autorisé à modifier les factures. Choisissez Clients multiples, puis Créer.

Le brouillon affiche les listes de destinataires et Ou des personnes. Son bouton principal est Vérifier les factures.

Brouillon de facturation en lot après Clients multiples et Créer, avec les listes de destinataires, Ou des personnes, le décompte des participants inclus et Vérifier les factures

Gardez ce brouillon ouvert. S’il a été finalisé, archivé ou a expiré, vous verrez : Le brouillon de facturation en lot a été finalisé, archivé ou a expiré. Créez un nouveau brouillon.

Vérifier les factures devient disponible lorsque le brouillon contient un article personnalisé ou une inscription. La vérification indique : Ajoutez un article personnalisé ou une inscription avant la vérification. Seuls les articles personnalisés et les frais de l’organisation peuvent être copiés du brouillon. Les frais de l’organisation déjà présents sont inclus. Retirez tout autre type d’article avant la vérification.

Chaque client facturé doit avoir un prénom, un nom et une adresse courriel. Les personnes qui partagent ce courriel de facturation reçoivent leurs frais sur la même facture.

1. Choisir les participants

Sélectionnez une ou plusieurs listes de destinataires, ou utilisez Ou des personnes pour ajouter des personnes directement.
Lisez le décompte, sous la forme participants inclus · exclus.
Ouvrez ce décompte pour examiner les personnes. La fenêtre précise : Excluez ou réincluez des participants individuellement. Exclure un membre de la famille n’exclut pas les autres. Les listes sources et les inscriptions existantes demeurent inchangées.
Décochez Inclus pour exclure quelqu’un. Sa ligne affiche Exclus. Cochez-la de nouveau pour le réinclure.
Laissez les listes et les inscriptions déjà existantes telles quelles. L’exclusion ne concerne que ce brouillon.

Une personne sans nom ou courriel de client facturé est marquée Nom ou courriel du client facturé manquant et n’est pas mise sur une facture.

Fenêtre des destinataires avec des participants Inclus et Exclus. Les adresses courriel sont masquées.

2. Ajouter un cours ou un événement

Au bas du brouillon, ouvrez + Item et sélectionnez Inscription à un cours ou un événement.

Menu + Item du brouillon, ouvert sur Inscription à un cours ou un événement

Le titre de la fenêtre est Inscription à un cours ou un événement.

Lisez les instructions : Ajoutez un cours pour chaque participant inclus. Choisissez ses dates, son prix, ses taxes et son rabais. Les inscriptions existantes et les places disponibles sont vérifiées avant la confirmation.
Choisissez le cours ou l’événement, les dates, le prix, la règle de prix, les taxes et le code comptable lorsque votre organisation l’exige. Ajoutez un rabais au besoin.
Si le cours demande une affectation de présence, sélectionnez-la dans cette fenêtre.
Sélectionnez Ajouter.

Fenêtre Inscription à un cours ou un événement pour chaque participant inclus, avec le cours, les dates, le prix, les taxes et Ajouter

La nouvelle ligne porte la mention Inscription au cours · par participant inclus, avec le nombre de dates sélectionnées. Le total du brouillon est une Estimation pour un participant. Les montants finaux figurent dans la vérification. Le même cours est appliqué à chaque participant inclus. Pour le retirer pour tout le monde, supprimez cette ligne du brouillon. Pour le retirer pour un seul client, attendez la vérification.

Ligne du brouillon Inscription au cours par participant inclus, avec le nombre de dates sélectionnées et l’estimation pour un participant

Vous pouvez aussi ajouter un frais ou un extra personnalisé avec + Item. Ce montant est copié une fois par facture, même lorsque plusieurs participants partagent le même client facturé.

Si une taxe ou un code comptable ne peut pas être utilisé, le message nomme le cours. Choisissez une taxe ou un code valide, ou retirez le code lorsque les codes comptables sont facultatifs, puis ajoutez le cours de nouveau. Lorsqu’un code est obligatoire, sélectionnez-en un pour les frais du cours et, si vous avez ajouté un rabais, pour le rabais.

3. Planifier les paiements

Planifier des paiements apparaît lorsque le brouillon contient un article personnalisé, un frais de l’organisation ou un cours. Sélectionnez-le pour ouvrir l’éditeur de calendrier partagé. Enregistrer conserve les dates et les montants. Le prélèvement a lieu plus tard, à chaque date planifiée.

Sous Montants des versements, choisissez un pourcentage ou un montant fixe.
Indiquez le nombre de paiements, la date et l’heure de début, ainsi que la fréquence.
Ajustez les lignes au besoin. Vous pouvez modifier les dates et les montants individuels ci-dessous. Modifier les paramètres des versements ci-dessus régénère le calendrier. Le calendrier enregistré s’applique à chaque facture créée.

Haut de Planifier des paiements, avec Montants des versements, le nombre de paiements, la date de début et les premières lignes générées

Choisissez ensuite comment chaque versement sera perçu :

Choisissez le mode de paiement. Envoyer un courriel au client envoie une demande de paiement. Les options de carte et de compte bancaire suivent les modes déjà activés pour votre organisation. Consultez Paiements planifiés.
Sélectionnez Enregistrer.

Suite de Planifier des paiements, avec les lignes de versement, les modes de paiement et Enregistrer

L’éditeur précise : Le calendrier couvre le total complet de la facture, y compris les taxes et les frais. Les pourcentages doivent totaliser 100 %. Les montants fixes doivent correspondre au total de chaque facture. Les dates et heures utilisent le fuseau horaire de votre appareil. Les paiements planifiés par carte et par compte bancaire suivent les règles existantes; cette étape ne perçoit aucun paiement. Un calendrier à montant fixe convient lorsque toutes les factures ont le même total. Si les montants ne couvrent pas une facture, vous verrez : Les versements doivent couvrir le total complet de la facture avec des montants positifs. Les pourcentages doivent totaliser 100 %; les montants fixes doivent correspondre à chaque facture. Les dates doivent rester dans le futur : Chaque date de paiement planifié doit être dans le futur. Des dates désordonnées affichent : Les dates de paiement doivent être distinctes et en ordre chronologique.

Le brouillon affiche ensuite Planifier des paiements avec chaque date et chaque montant. Utilisez Modifier pour le changer ou Supprimer pour l’effacer. Dans l’éditeur, Retirer le calendrier de paiements efface un calendrier déjà enregistré.

Si le mode choisi n’est pas activé, choisissez-en un autre. Le message est : Le mode de paiement planifié sélectionné n’est pas activé pour cette organisation. Choisissez un autre mode de paiement.

4. Vérifier les factures

Sélectionnez Vérifier les factures. La fenêtre résume le brouillon : participants inclus, personnes exclues, factures et inscriptions proposées, ainsi que le total combiné. Elle indique aussi si les clients seront avisés.

Lisez le résumé : Vérifiez les participants, les clients facturés, les inscriptions et les dates de paiement. Chaque client facturé reçoit une facture. Un cours est facturé pour chaque participant inclus; les articles personnalisés sont copiés une fois par facture. Un échec de création annule la facture, les inscriptions et les paiements planifiés de ce client.

Exceptions d’inscription

Lorsqu’une inscription ne peut pas être créée, un avertissement indique : Corrigez ces exceptions ou excluez les participants concernés avant de créer les factures. Créer plusieurs factures reste indisponible tant que chaque exception n’est pas corrigée ou que la personne concernée n’est pas exclue. Les messages comprennent :

Déjà inscrit à une ou plusieurs dates sélectionnées.
Le prénom et le nom du participant sont requis.
{available} places disponibles pour {count} participants inclus. La date du cours est indiquée lorsque la limite porte sur une date précise.

Cherchez la personne dans le tableau des participants. Exclure retire cette personne de toutes les factures de ce brouillon. Réinclure la remet. Les autres membres de la famille restent dans leur état actuel.

Vérifier les factures avec une exception d’inscription, Exclure sur une ligne de participant et les fiches clients plus bas. Les adresses courriel sont masquées.

Frais sur chaque fiche client

Chaque fiche correspond à un client facturé. Elle énumère les articles et les montants qui seront sur sa facture, puis les dates de versement, les montants et le mode de paiement si vous avez enregistré un calendrier.

Sélectionnez le contrôle de retrait nommé Retirer {article} de la facture de {client}. L’article est barré. Sélectionnez Restaurer pour le remettre. Cette action se nomme Rétablir {article} sur la facture de {client}. Les fiches des autres clients conservent l’article.

Fiche client avec une ligne de cours retirée et Restaurer, ainsi que les dates de versement. L’adresse courriel est masquée.

Si vous retirez tous les articles, la fiche indique : Tous les articles ont été retirés. Aucune facture ne sera créée pour ce client.

Si les destinataires, les prix ou les disponibilités changent pendant que la fenêtre est ouverte, sélectionnez Actualiser la vérification avant de continuer. La vérification a expiré ou les destinataires, les disponibilités ou les prix ont changé. Retournez à la configuration et vérifiez à nouveau avant de créer les factures.

Sélectionnez Retour pour revenir au brouillon. Les factures restent à créer.

Si un modèle de notification et un message enregistré sont tous les deux sélectionnés, vous verrez : Choisissez un modèle de notification ou un message enregistré, puis vérifiez de nouveau.

5. Créer les factures

Sélectionnez Créer plusieurs factures. Activity Messenger revérifie les destinataires, les prix et les places disponibles de la vérification que vous confirmez. Une deuxième confirmation de la même vérification retourne les factures, les inscriptions et les paiements planifiés déjà enregistrés pour celle-ci.

La création est tout ou rien pour chaque client. Si la facture, l’inscription au cours ou les paiements planifiés de ce client ne peuvent pas être enregistrés ensemble, Activity Messenger retire les trois pour ce client. Les factures déjà enregistrées pour les autres clients restent en place. Les résultats nomment le client en échec avec Échec de la création de la facture.

Lorsque chaque facture est créée et que chaque avis et chaque PDF réussit, les deux fenêtres se ferment et la liste des factures s’actualise.

Lorsqu’un problème de création, d’avis ou de PDF demeure, la fenêtre reste sur Résultats de la facturation en lot jusqu’à ce que vous la fermiez. Elle énumère les factures créées, les personnes écartées et le problème :

Échec de la notification pour la facture, suivi du numéro de facture. La facture elle-même demeure.
Échec de la génération du PDF pour la facture, suivi du numéro de facture. La facture elle-même demeure.
Exclus par l’administrateur
Nom ou courriel du client facturé manquant
Destinataire en double

Les articles que vous avez retirés restent dans le journal d’audit de la facture. Une vérification ultérieure peut donc voir ce qui a été laissé de côté sur la facture de ce client.