Transférer les confirmations Interac depuis Outlook ou Gmail
Transférez les confirmations de dépôt à interac@am.lol pour permettre à Activity Messenger d’associer les virements reçus aux paiements en attente. Cette automatisation réduit le travail manuel, mais un courriel transféré ne garantit ni une correspondance ni le paiement intégral de la facture.
Avant de commencer
Configurez le virement Interac dans Activity Messenger et confirmez quelle boîte reçoit les confirmations de dépôt. Activez le dépôt automatique à votre banque lorsque vous utilisez ce parcours. Vous devez pouvoir créer des règles, et votre administrateur Microsoft 365 ou Google Workspace doit permettre le transfert externe.
Les instructions de la facture contiennent un identifiant commençant par AmInUmId. Demandez aux clients d’inclure l’identifiant complet. Activity Messenger peut parfois retrouver le paiement grâce à d’autres renseignements si l’identifiant manque; ce recours ne remplace pas des instructions correctes.
1. Choisir les courriels à transférer
Créez une règle pour les confirmations de dépôt Interac, plutôt que pour tout le courrier entrant. Les adresses courantes sont catch@payments.interac.ca et notify@payments.interac.ca; vérifiez l’expéditeur des confirmations que votre organisation reçoit réellement.
Ajoutez le mot-clé AmInUmId dans le corps du message pour limiter la règle aux virements portant un identifiant Activity Messenger. Copiez-le exactement pour éviter les erreurs. Avec ce critère, les confirmations où le client a omis l’identifiant ne seront pas transférées par la règle; vérifiez-les séparément.
2. Créer une règle Outlook
Ces étapes concernent Outlook classique. Pour une autre version, utilisez les règles de boîte de réception décrites dans les instructions de Microsoft.
- Ouvrez Fichier → Gérer les règles et alertes, puis Nouvelle règle.
- Choisissez d’appliquer la règle aux messages reçus.
- Ajoutez la condition d’expéditeur et saisissez les adresses Interac vérifiées.
- Ajoutez la condition portant sur des mots spécifiques dans le corps, puis saisissez AmInUmId.
- Choisissez l’action de transfert à une personne ou à un groupe, puis saisissez interac@am.lol.
- Vérifiez les conditions, terminez la règle et appliquez-la.
3. Créer un filtre Gmail
Ajoutez d’abord interac@am.lol comme destination dans Paramètres → Voir tous les paramètres → Transfert et POP/IMAP. Gmail exige une vérification de la destination. Si cette étape nécessite l’accès à la boîte destinataire, contactez le soutien Activity Messenger; vous ne pouvez pas ouvrir cette boîte dans votre compte Gmail. Consultez les instructions de Google.
Ouvrez ensuite Filtres et adresses bloquées → Créer un filtre. Indiquez les expéditeurs Interac vérifiés et AmInUmId dans les mots recherchés. Choisissez Transférer à, sélectionnez la destination vérifiée et enregistrez. Laissez désactivé le transfert de tout le courrier entrant; seules les confirmations correspondantes doivent être envoyées.
4. Vérifier le parcours complet
Au prochain paiement légitime reçu dans votre fonctionnement habituel, vérifiez que la confirmation arrive dans la boîte, que la règle la transfère et que le paiement attendu est réglé dans Activity Messenger. Vérifiez séparément le solde de la facture, surtout pour un paiement partiel. Confirmez qu’aucun courriel sans rapport n’a été transféré.
Si une confirmation manque, vérifiez la règle, les indésirables et la politique de transfert de l’administrateur. Si le courriel est arrivé, mais que le paiement reste à régler, consultez les courriels Interac et comparez le montant, l’identifiant et la référence bancaire avant un règlement manuel. Ne marquez pas un paiement comme reçu uniquement parce qu’un client affirme l’avoir envoyé.
Prochaines étapes
Consultez le règlement et le dépannage Interac pour le rapprochement des paiements. Conservez les confirmations originales pour la conciliation.