Centre d’aide Activity Messenger
Archiver et restaurer des clients
Archivez un client pour le retirer de votre liste de clients par défaut, sans rien supprimer. L’archivage modifie seulement l’endroit où le client apparaît dans la page Comptes clients. Son compte, ses dossiers, ses communications, sa facturation et ses inscriptions restent exactement les mêmes, et vous pouvez restaurer le client en tout temps.
Utilisez l’archivage pour alléger votre liste de clients, par exemple pour les familles qui ne fréquentent plus votre organisation, mais dont vous voulez conserver l’historique.
Avant de commencer
Vous devez avoir un accès Administrateur ou Responsable de compte à l’organisation. Les utilisateurs ayant un autre niveau d’accès, comme Instructeur, Préposé ou Point de vente, ne voient pas l’option d’archivage.
Certains comptes ne peuvent pas être archivés :
- les clients qui font aussi partie du personnel;
- le compte Sans client, utilisé pour les ventes qui ne sont pas liées à un client;
- les clients anonymisés.
Un solde impayé, un abonnement actif ou des paiements planifiés n’empêchent pas l’archivage. Ils se poursuivent normalement.
Ce que l’archivage change
Pour voir vos clients, cliquez sur Clients dans le menu principal. La page Comptes clients s’ouvre avec le filtre de clients réglé à Tous.
Après l’archivage d’un client :
- Il n’apparaît plus dans la page Comptes clients, peu importe le filtre de clients choisi, sauf Archivé.
- Une recherche dans la page Comptes clients ne le trouve pas, à moins de sélectionner d’abord le filtre Archivé.
- L’exportation Excel de la page Comptes clients suit le filtre sélectionné : les clients archivés sont exportés seulement lorsque le filtre Archivé est sélectionné.
Ce que l’archivage ne change pas
L’archivage n’est pas une suppression et ne restreint pas l’accès du client. Après l’archivage d’un client :
- il peut toujours se connecter à son compte et s’inscrire;
- il reçoit toujours vos communications, y compris les messages envoyés aux listes dont il fait partie;
- ses factures, paiements, abonnements et inscriptions sont conservés et se poursuivent normalement, y compris les paiements planifiés;
- tous ses dossiers et son historique sont conservés.
Le client reste archivé jusqu’à ce qu’un administrateur le restaure. Le fait de se connecter, de s’inscrire ou de payer ne le restaure pas automatiquement.
Si vous voulez cesser d’envoyer des messages à une personne, l’archivage n’est pas le bon outil. Consultez Gestion de listes et désabonnement. Si vous avez deux comptes pour la même personne, consultez plutôt Fusionner des comptes clients en double. Si votre objectif est de retirer les renseignements identifiants, consultez Anonymiser un client : l’anonymisation retire certains renseignements personnels, mais conserve le courriel du compte et ne supprime pas le compte client.
Archiver un client
- Cliquez sur Clients dans le menu principal.
- Trouvez le client et cliquez sur sa rangée pour ouvrir son compte.
- Cliquez sur Actions, à côté de Modifier, puis sur Archiver le client au bas du menu. Survolez l’icône ⓘ à côté de l’option pour voir un bref rappel de l’effet de l’archivage.
- Lisez le message de confirmation et cliquez sur Archiver le client. Cliquez sur Annuler pour garder le client dans votre liste.
La fenêtre du compte se ferme et le client n’apparaît plus dans votre liste de clients par défaut.
Voir les clients archivés
- Cliquez sur Clients dans le menu principal.
- Cliquez sur le filtre de clients au-dessus de la liste. Il affiche Tous par défaut.
- Sélectionnez Archivé, la dernière option.
Le filtre affiche maintenant Archivé et la liste présente seulement les clients archivés. Chacun porte l’étiquette Archivé au-dessus de son nom. Vous pouvez faire une recherche dans cette liste comme d’habitude.
Pour revenir à votre liste habituelle, ouvrez de nouveau le filtre de clients et sélectionnez Tous.
Lorsque vous ouvrez le compte d’un client archivé, un avis gris Archivé en haut de la fenêtre vous rappelle que le client est masqué de la liste par défaut et que l’accès à son compte, ses communications, sa facturation et ses inscriptions restent inchangés.
Restaurer un client
- Dans la page Comptes clients, sélectionnez le filtre Archivé.
- Cliquez sur la rangée du client pour ouvrir son compte.
- Cliquez sur Actions, puis sur Restaurer le client.
- Cliquez sur Restaurer le client pour confirmer.
Le client revient dans votre liste de clients par défaut. Son compte et ses dossiers sont conservés.
Clients, membres et factures archivés
L’archivage d’un client est distinct des autres éléments « archivés » dans Activity Messenger. Les factures archivées de la page Factures et les membres archivés des listes d’abonnements sont gérés séparément, et l’archivage d’un client n’archive ni ses factures ni ses abonnements.