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Remboursements, crédits et annulations

Trois opérations distinctes ajustent la facture d'un client. Annuler met fin à un achat et le crédite. Créditer réduit le prix d'un achat qui reste actif. Faire un remboursement remet l'argent payé. Ce sont des étapes séparées : annuler ou créditer ne remet jamais d'argent à lui seul, et un remboursement n'annule jamais une inscription à lui seul.

Ce guide porte sur les boutons de la facture sous E-Commerce → Factures. Les mêmes boutons se trouvent sur les factures ouvertes depuis le compte client et sur les factures du point de vente. Pour la page de facture complète, consultez Facturation du client.

Avant de commencer

Ouvrez E-Commerce → Factures et cliquez sur la facture. Vérifiez les items, le solde, les reçus de paiement sous les items et les crédits ou remboursements déjà faits.

Chaque opération exige sa propre permission. Les responsables de compte ont toujours les trois. Pour un administrateur ou un préposé, un responsable de compte les active dans l'éditeur de permissions de Utilisateurs et permissions :

• Peut annuler les factures pour le bouton Annuler.
• Peut créditer les factures pour le bouton Créditer, Appliquer un crédit, les crédits en lot et l'entrée Crédit du menu + Item.
• Peut rembourser pour Faire un remboursement à côté d'un reçu de paiement et pour le bouton Faire un remboursement au bas de la facture.

Chaque permission est désactivée tant qu'un responsable de compte ne l'active pas. Un utilisateur sans la permission voit le bouton, mais reçoit un message tel que Vous n'avez pas la permission de faire un remboursement. Consultez Inviter les utilisateurs et gérer leurs accès.

Choisir la bonne opération

Pour un achat payé, l'ordre habituel est Annuler (ou Créditer), puis Faire un remboursement sur le reçu de paiement. Un remboursement seul, sans annulation ni crédit, laisse l'achat facturé : la facture redevient payable.

Annuler un achat

Annuler est disponible tant que la facture contient au moins un item non annulé.

1. Cliquez sur Annuler au bas de la facture. La fenêtre s'intitule Annuler et créditer et affiche le numéro de facture. L'instruction indique Sélectionnez les items à annuler et à créditer.
2. Cochez les items à annuler. La case du haut les coche tous. Sans Peut annuler les factures, vous pouvez quand même cocher les items à 0 $; la fenêtre indique Vous n'avez pas la permission d'annuler. Vous pouvez par contre annuler des items à 0$.
3. Pour un produit dont la quantité dépasse 1, la quantité Original s'affiche et vous saisissez le nombre d'unités à annuler. Le reste de la quantité demeure sur la facture. Les autres items sont annulés en entier.
4. Pour une réservation sur plusieurs dates, Sélectionner les événements à annuler liste chaque date avec sa case et une option Tout cocher. Cochez seulement les dates à annuler.
5. Saisissez le Crédit de chaque item coché comme un montant négatif avant les taxes exclusives. Deux raccourcis se trouvent sous le champ : le montant complet de l'item et, s'il diffère, le solde restant de l'item avant taxes. La fenêtre refuse un crédit plus grand que le montant de l'item : Veuillez corriger les montants. Un crédit ne peut être plus grand que le total de l'item.
6. Au besoin, rédigez une Note administrative. Elle est visible seulement aux administrateurs.
7. Si un item se renouvelle selon une récurrence, Annuler la récurrence arrête aussi la récurrence. Laissez la case décochée pour conserver les renouvellements futurs.
8. Cochez Envoyer le reçu au client par courriel pour envoyer l'annulation par courriel. La case est indisponible lorsque la facture n'a pas de client.
9. Cliquez sur Appliquer. Le résumé au-dessus du bouton indique Annuler l'item sélectionné. ou Annuler les :count items sélectionnés.

Activity Messenger crée une facture d'annulation qui liste les items annulés avec leurs crédits. La facture d'origine conserve les items, marqués comme annulés. Lorsque le solde tombe à zéro ou en dessous, les paiements planifiés et en attente de la facture sont retirés.

La note de la fenêtre le précise : Les achats seront annulés et crédités. Vous pourrez ensuite faire un remboursement en vous servant du bouton "Faire un remboursement" sur le ou les paiement(s) associés. Pour conserver des frais d'annulation, créditez moins que le montant complet : créditez 80 $ sur un item de 100 $ pour en garder 20 $, puis remboursez 80 $.

Ce qu'une annulation change

• Cours et événements : le participant est retiré de la liste de présence du cours. Les présences déjà prises restent. Un billet lié est supprimé. Consultez Gestion des listes de présence.
• Réservations : la réservation est annulée au calendrier. Une réservation partagée n'est jamais supprimée. Consultez Gérer les réservations quotidiennes et les disponibilités.
• Abonnements : le membre est retiré de l'abonnement. Avec Annuler la récurrence, le renouvellement récurrent est aussi annulé. Consultez Abonnements.
• Produits : la quantité annulée retourne à l'inventaire.
• Coupons utilisés sur l'item : le coupon est libéré pour que le client puisse le réutiliser.
• Cartes cadeaux achetées sur la facture : la carte cadeau est annulée.
• Rapports : les items annulés et leurs crédits figurent sur la facture d'annulation. La remise d'argent est un reçu de remboursement distinct; une annulation seule n'apparaît donc pas comme une sortie d'argent dans les rapports de paiements.

Créditer un item qui reste actif

Créditer est disponible tant que la facture contient un item non annulé dont le total dépasse zéro.

1. Cliquez sur Créditer au bas de la facture. La fenêtre s'intitule Crédit et indique Veuillez choisir les items et saisir les montants à créditer. Le solde des items sélectionnés seront réduits. Sans Peut créditer les factures, les items ne peuvent pas être cochés et la fenêtre indique Vous n'avez pas la permission de créditer des items de factures.
2. Cochez les items et saisissez chaque Crédit comme un montant négatif avant les taxes exclusives, avec les deux mêmes raccourcis que dans la fenêtre d'annulation.
3. Au besoin, ajoutez une Note administrative et cochez Envoyer le reçu au client par courriel.
4. Cliquez sur Appliquer.

Chaque crédit est ajouté à la même facture comme une ligne de crédit personnalisée portant le nom, le code comptable et les taxes de l'item. L'achat, l'inscription ou la réservation reste actif. Sur une facture impayée, le solde diminue. Sur une facture payée, le solde passe sous zéro et le bouton au bas de la facture passe de Faire un paiement à Faire un remboursement.

Vous pouvez aussi ajouter un crédit libre : ouvrez le menu + Item, choisissez Crédit, saisissez le nom de l'Item, un Montant négatif, les Taxes et le Code comptable, puis cliquez sur Créer.

Appliquer un crédit à un autre item de la même facture

Une ligne de crédit dont le solde négatif n'est pas épuisé affiche Crédit et le montant sous l'item, avec un bouton Appliquer lorsqu'un autre item de la facture a encore un solde à payer.

1. Cliquez sur Appliquer. La fenêtre s'intitule Appliquer un crédit.
2. Cochez les items à payer et saisissez le montant pour chacun. Le pied de la fenêtre affiche Crédit disponible, Appliquer un crédit et Crédit restant.
3. Au besoin, ajoutez une Note administrative, cochez Envoyer le reçu au client par courriel, puis cliquez sur Appliquer.

Le montant appliqué est enregistré comme un paiement de type crédit sur la facture. Activity Messenger ne transfère pas un crédit d'une facture à une autre facture. Pour reporter un crédit sur un achat futur, émettez plutôt une carte cadeau ou un coupon.

Conserver le crédit pour plus tard : carte cadeau ou coupon

Lorsque le solde de la facture est sous zéro, deux boutons apparaissent :

• Émettre une carte cadeau ouvre une fenêtre qui indique Émettre une carte cadeau du :amount$ disponible de cette facture. Saisissez un Nom, le Montant jusqu'au crédit disponible et le Code comptable, puis cliquez sur Émettre. La carte cadeau sert de mode de paiement pour un achat futur. Consultez Cartes cadeaux.
• Émettre un coupon apparaît lorsqu'un item crédité peut devenir un coupon. Choisissez l'Item, la Quantité, le Montant et Expire le, puis cliquez sur Émettre.

Les deux fenêtres comportent une Note administrative et Envoyer le reçu au client par courriel.

Créditer plusieurs factures à la fois

Vous pouvez créditer plusieurs factures en une seule étape depuis la liste des factures. L'opération s'applique par facture, et non par compte client : chaque facture sélectionnée reçoit son propre crédit.

1. Dans E-Commerce → Factures, filtrez la liste et cochez les factures.
2. Ouvrez Actions et choisissez Appliquer un crédit. La fenêtre s'intitule Créditer les factures en lot. L'option exige Peut créditer les factures.
3. Choisissez le Type de crédit : Crédit complet crédite chaque item admissible en entier, Montant fixe crédite jusqu'à ce montant par facture, et Pourcentage crédite cette part des items admissibles.
4. Au besoin, ajoutez une Note administrative et cochez Envoyer le reçu au client par courriel.
5. Vérifiez le tableau Sommaire, qui liste chaque facture, son client, le nombre d'items admissibles et le crédit. La ligne en dessous indique :count factures seront créditées pour :amount. Les factures sans rien à créditer sont ignorées et comptées dans :count factures sélectionnées n'ont aucun item admissible.
6. Cliquez sur Appliquer un crédit et confirmez Appliquer :amount en crédits à :count factures?

Seules les factures finalisées dont des items ont encore un montant à créditer sont admissibles. Les items annulés et les crédits déjà faits sont exclus du montant admissible. Le crédit en lot ne rembourse aucun argent.

Rembourser un paiement

Un remboursement part du reçu de paiement : il correspond donc toujours à un paiement qui a été fait.

1. Sous les items de la facture, trouvez le Reçu de paiement à rembourser et cliquez sur le bouton vert Faire un remboursement à côté. Le bouton s'affiche tant que le reçu a un montant remboursable.
2. La fenêtre s'intitule Remboursement et liste les items payés sur ce reçu. Cochez les items et saisissez le montant à rembourser pour chacun. La fenêtre refuse plus que la somme payée : Veuillez corriger les montants. Un remboursement ne peut être plus grand que la somme payé.
3. Au besoin, rédigez une Note administrative (administrateurs seulement) et une Note de l'admin au client, que le client voit sur le reçu.
4. Cochez Envoyer le reçu au client par courriel pour envoyer le reçu de remboursement.
5. Dans Rembourser sur, choisissez où va l'argent. Voir la section suivante.
6. Cliquez sur Remboursement. La liste des reçus affiche maintenant un Reçu de remboursement avec un montant négatif.

Pour rembourser en entier un achat payé, annulez ou créditez d'abord les items, puis remboursez le paiement. Le bouton Faire un remboursement au bas de la facture, affiché lorsque le solde est sous zéro, ouvre aussi la liste Rembourser sur, mais avec les options de carte désactivées. Sa note indique Pour rembourser sur la carte de crédit dans Stripe, veuillez cliquer sur le bouton vert "Faire un remboursement" d'un paiement déjà fait.

Rembourser selon le mode de paiement

La liste Rembourser sur dépend du paiement d'origine et des modes de paiement activés dans votre organisation.

Un remboursement par carte ne peut retourner que sur la carte qui a payé : la liste n'offre jamais Stripe pour un paiement qui n'a pas été fait par Stripe, ni Moneris pour un paiement qui n'a pas été fait par Moneris. Un paiement qui faisait partie d'un paiement groupé Stripe ne peut être remboursé que sur son mode d'origine.

Facturer des heures fractionnaires sur un item personnalisé

Un item de facture personnalisé a un Prix et une Quantité en nombre entier d'au moins 1. Vous ne pouvez pas saisir 1,5 comme quantité. Pour facturer 1,5 heure à 40 $, saisissez une quantité de 1 et un prix de 60 $, et nommez l'item pour que le client voie le détail, par exemple « Leçon privée, 1,5 heure ». Vous pouvez aussi facturer en unités entières plus petites, par exemple 3 demi-heures à 20 $.

Ce que le client voit et reçoit

• Avec Envoyer le reçu au client par courriel coché, une annulation envoie un courriel intitulé Annulation avec la facture d'annulation en pièce jointe. Son texte par défaut indique Veuillez trouver en pièce joint votre confirmation d'annulation et remboursement (si applicable). Un crédit utilise votre gabarit Crédit d'un achat et un remboursement votre gabarit Remboursement d'un achat; les deux se personnalisent dans vos gabarits. Consultez Personnaliser les gabarits SMS/courriel avec des champs de fusion.
• Le PDF de la facture liste les items annulés et les lignes de crédit. Le Reçu de remboursement du client affiche le mode de remboursement et votre Note de l'admin au client. Un remboursement sur carte cadeau ajoute la carte et ses instructions au reçu envoyé par courriel.
• Dans son compte client, le client voit le solde à jour de la facture, les reçus et toute carte cadeau qui lui a été émise.
• Pour remettre au client un seul document couvrant plusieurs factures après des ajustements, créez un relevé de compte ou un sommaire des factures. Le sommaire présente les crédits avec les factures et liste les remboursements à part.

Référence des paramètres

Questions fréquentes

Annuler une inscription rembourse-t-il le client? Non. Annuler annule les items et enregistre un crédit; aucun argent ne bouge. Remboursez ensuite le paiement avec Faire un remboursement à côté du reçu de paiement. Voir Annuler un achat et Rembourser un paiement.

Comment rembourser seulement une partie d'une facture? Créditez l'item pour la part remise, puis cliquez sur Faire un remboursement sur le reçu de paiement et saisissez ce montant. Le reste de l'achat reste actif et payé. Voir Créditer un item qui reste actif.

Comment conserver des frais d'annulation? Dans la fenêtre Annuler et créditer, saisissez un crédit plus petit que le montant de l'item, par exemple 80 $ sur un item de 100 $, puis remboursez 80 $. Les 20 $ restent facturés. Voir Annuler un achat.

Un remboursement par virement Interac ou comptant envoie-t-il l'argent? Non. Choisir Virement Interac (par courriel), Comptant, Chèque ou Autre dans Rembourser sur enregistre seulement le reçu de remboursement. Envoyez l'argent vous-même. Seuls Carte de crédit (Stripe), les prélèvements bancaires Stripe, Carte de crédit (Moneris) et Interac en personne (Stripe) sont traités par le processeur de paiement. Voir Rembourser selon le mode de paiement.

Puis-je rembourser sur une autre carte que celle utilisée? Non. Un remboursement Stripe retourne toujours sur le paiement d'origine, et la liste Rembourser sur n'offre Stripe que si le paiement a été fait par Stripe. Utilisez un mode hors ligne ou une carte cadeau pour tout autre cas.

Puis-je appliquer le crédit d'un client à une autre facture? Pas directement. Appliquer ne paie que des items de la même facture. Pour reporter un crédit, cliquez sur Émettre une carte cadeau sur la facture au solde négatif, ou sur Émettre un coupon à partir de l'item crédité. Voir Conserver le crédit pour plus tard.

Puis-je créditer plusieurs clients à la fois? Oui, par facture. Dans E-Commerce → Factures, cochez les factures, puis choisissez Actions › Appliquer un crédit. Chaque facture sélectionnée reçoit son propre crédit. Voir Créditer plusieurs factures à la fois.

Pourquoi ne puis-je pas saisir une quantité de 1,5? Les quantités des items personnalisés sont des nombres entiers. Mettez le total dans le Prix avec une quantité de 1, ou facturez en unités entières plus petites. Voir Facturer des heures fractionnaires sur un item personnalisé.

Que reçoit le client? Seulement ce que vous cochez : Envoyer le reçu au client par courriel envoie la facture d'annulation, le reçu de crédit ou le reçu de remboursement. Un remboursement sur carte cadeau est joint au courriel du reçu de remboursement. Voir Ce que le client voit et reçoit.

Le participant disparaît-il de la liste de présence lorsque j'annule? Oui. Annuler un item de cours retire le participant de la liste de présence et conserve les présences déjà prises aux dates passées. Voir Ce qu'une annulation change.

Guides connexes

• Facturation du client
• Méthodes de paiement
• Cartes cadeaux
• Point de vente (POV)
• Sommaires des factures
• Relevés de compte
• Changer un participant de cours depuis une facture
• Inviter les utilisateurs et gérer leurs accès
• Lots de prélèvements préautorisés (TAF) au Canada