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Création d'un contrat de location

Grâce aux formulaires de paiement, Activity Messenger vous permet de créer et faire la gestion de contrats électroniques. Ce guide vous apprendra à:

• Créer un contrat de location (facture, termes et conditions et signatures électroniques)

• Pré-remplir le contrat avec les informations du client

• Envoyer au client le contrat de location par courriel. Il pourra le compléter, le signer et payer un dépôt.

• Avoir accès au PDF du contrat signé ainsi qu'à la facturation

Vous pouvez utiliser les formulaires de paiement pour des contrats de location, des offres de services, des fêtes d'amis, etc...

Étape 1 - Créer un formulaire de paiement

Cliquez sur le menu Formulaires et choisissez l'option Créer. Sélectionnez le modèle déjà existant pour les contrats de location et donnez-lui un nom.

Étape 2 - Concevoir votre formulaire

Une fois le gabarit créé, vous pourrez personnaliser le contrat selon vos besoins. Voici quelques points essentiels :

Date de location : Vous pouvez ajouter un champ permettant de sélectionner la date de location. Ce champ peut être pré-rempli par l’administrateur ou laissé à la discrétion du client.

Tarification : Ajoutez des items avec une tarification spécifique. Par exemple, pour une location de salle, vous pouvez définir un minimum et un maximum pour le nombre d'invités, avec un coût correspondant.

Nettoyage : Si le nettoyage est requis ou optionnel, ajoutez un champ permettant de l'inclure ou de l'exclure du contrat.

Personnaliser les informations du client

Ajoutez des champs pour recueillir les informations nécessaires du signataire, comme le nom, l'adresse courriel, et le numéro de téléphone. Vous pouvez aussi inclure des champs pour des détails supplémentaires, tels que le nom de la compagnie louant l'espace.

Laisser le client choisir des extras

Un contrat de location conçu comme un formulaire de paiement peut laisser le client choisir des extras facturables, comme le ménage ou de l’équipement. Un forfait de réservation n’est pas obligatoire uniquement pour offrir ces choix. Cela s’applique lorsque le client remplit les questions de facturation modifiables du formulaire; un contrat envoyé seulement pour signature avec une facture existante constitue un parcours distinct.

1. Ouvrez le contrat dans l’éditeur de formulaire et ajoutez une question Items de facture, ou modifiez celle qui existe déjà.
2. Ajoutez une ligne par extra, avec son nom, son prix unitaire et les taxes applicables. Par exemple, saisissez Ménage au prix de 50 $.
3. Pour un extra facultatif sélectionnable une seule fois, mettez Qté à 0, Min à 0 et Max à 1. La quantité initiale de 0 laisse l’extra non sélectionné; le client saisit 1 pour le choisir. Il s’agit d’un champ de quantité, pas d’une case à cocher.
4. Mettez Verrouiller les quantités à Non. Gardez la question visible pour les clients et enregistrez-la.
5. Ouvrez le formulaire destiné au client et vérifiez les deux choix : la quantité 0 exclut l’extra; la quantité 1 ajoute 50 $ avant les taxes configurées. Vérifiez la facture obtenue avant d’envoyer le formulaire aux clients.

Le verrouillage des quantités s’applique à toute la question Items de facture. Si les frais de location de base doivent rester verrouillés, placez-les dans une question distincte des extras facultatifs. Lorsque les quantités sont verrouillées, le client ne peut pas les modifier et une ligne à 0 lui est cachée. Une ligne dont le minimum et le maximum sont tous deux à 1 est fixe plutôt que facultative.

Réutiliser les produits du catalogue

Si vos extras existent déjà comme produits du catalogue, ajoutez plutôt une question Articles — le libellé français de la question Products. Choisissez l’article existant, vérifiez son prix et ses taxes, puis définissez sa Quantité minimale et sa Quantité maximale pour ce formulaire. Vérifiez les réglages de variantes et d’inventaire lorsqu’ils s’appliquent. Cette question réutilise les produits du catalogue; Items de facture sert aux frais personnalisés définis directement dans le formulaire.

Vérifier le parcours de contrat reçu par le client

Testez le lien réellement destiné au client, pas seulement la vue administrateur : l’administrateur peut disposer de commandes de modification absentes du côté client. Vérifiez si le client reçoit un formulaire de paiement modifiable, des frais verrouillés ou préremplis, ou une page de signature associée à une facture existante. Ne supposez pas que modifier le modèle de formulaire rouvre une facture existante ou permet au client d’en changer les frais au moment de signer. Prévoyez le choix des extras à l’étape du formulaire de paiement modifiable et vérifiez séparément toute facture et tout échéancier déjà préparés.

Un forfait de réservation reste pertinent lorsque les extras doivent faire partie du parcours natif de réservation. C’est une autre approche, pas la seule façon de laisser le client choisir des extras.

Ajouter des conditions et signatures

insérer les conditions du contrat, puis ajoutez des sections dédiées à la signature électronique. Vous aurez la possibilité d'inclure une signature de l'administrateur ainsi que celle du client. N'hésitez pas à intégrer plusieurs conditions qui nécessitent l'approbation expresse du client avant la validation de sa signature.

Cliquez sur le bouton (+) pour ajouter une note administrative. Le client ne verra pas cette question. Elle vous permettra de transmettre des notes au régisseur.

Étape 3 - Configurer le paiement et le dépôt

Si le contrat inclut un paiement, vous pouvez configurer les options de paiement via Stripe ou d'autres méthodes (virement Interac, chèque, etc.). Définissez les montants à payer, comme des dépôts ou des pourcentages du total.

Exemple : 50 % à la signature et le solde sept jours avant la location

Pour un contrat de location préparé par l’administrateur, la facture associée existe déjà avant la signature du client. Vous pouvez organiser les paiements sur cette facture; le client n’a pas à créer une autre facture ni à configurer l’échéancier.

1. Préparez le contrat et sa facture, puis fixez le premier paiement à 50 % du total.
2. Ouvrez la facture associée et utilisez Planifier des paiements pour planifier les 50 % restants. Calculez la date qui précède cette location de sept jours et saisissez cette date précise. Si le premier paiement a déjà été encaissé ou planifié séparément, ne le planifiez pas une deuxième fois.
3. Choisissez comment percevoir le solde. Un paiement planifié par carte de crédit utilise la carte au dossier. Envoyer un courriel au client envoie une demande de paiement que le client doit régler; ce n’est pas un prélèvement automatique.
4. Envoyez le contrat préparé au client. Le client prend connaissance des conditions, les accepte, signe et procède au premier paiement.

Par exemple, pour une facture de 1 000 $ et une location le 20 octobre, prévoyez un premier paiement de 500 $ à la signature et planifiez les 500 $ restants pour le 13 octobre.

Si aucune carte de crédit n’est au dossier, l’option de paiement planifié par carte envoie un courriel au client pour lui permettre de saisir sa carte au premier paiement. Cette carte pourra ensuite servir aux paiements planifiés suivants. Vérifiez le mode de paiement et l’échéancier de la facture plutôt que de supposer que la signature seule autorise ou encaisse un paiement.

L’administrateur saisit manuellement la date du solde. L’échéancier standard d’un formulaire utilise des dates fixes ou un intervalle fixe à partir d’une date de début configurée. Il ne calcule pas « date de location moins sept jours » à partir d’une réponse de type date dans le formulaire. Si la date de location change, vérifiez et ajustez vous-même le paiement planifié. Une date fixe pour le premier paiement planifié est également différente de « au moment où le client signe ».

Les forfaits de réservation proposent une option distincte de paiement relatif à la date de réservation. Cette option a ses propres conditions et ne doit pas être confondue avec un dépôt de 50 % accompagné d’un solde planifié manuellement.

Étape 4 - La page de confirmation, les options PDF et notification

Un gabarit vous est déjà proposer pour la page de confirmation, ajustez le texte au besoin.

Allez sur l'onglet Options. Cochez l'option PDF afin que le formulaire soit sauvegardé avec la facture dans un fichier PDF.

Vous pouvez également demander à Activity Messenger d'envoyer un courriel (ou un texto) de notification à un ou plusieurs administrateurs.

Étape 5 - Pré-remplir le formulaire

Maintenant que votre contrat est prêt, vous pouvez vous en servir. Cliquez sur "Visiter le formulaire". Il s'ouvrira dans un autre onglet de votre navigateur. Saisissez les champs nom et courriel. Vous pouvez laisser les autres champs requis vide. Votre client pourra les remplir. Allez au bas de la page et cocher l'option "Permettre la sauvegarde partielle". Cliquez sur Continuer.

Étape 6 - Envoyer le contrat par courriel à votre client

Après avoir pré-rempli le formulaire, vous tomberez sur la page de paiement. On vous présente les informations du client, la facture et le formulaire de paiement. Allez au bas de la page dans les options administrateur. Cliquer sur l'option "Envoyer le formulaire pré-rempli au client"

Un nouvel onglet de votre navigateur s'ouvrira affichant la page Nouveau message. Adaptez le message et cliquez sur Envoyer. Le client recevra un courriel contenant un bouton lui donnant accès au formulaire pré-rempli. Il pourra compléter les informations, signer le contrat et payer le dépôt par carte de crédit.

Répétez les étapes 5 et 6 pour vos autres clients. Si vous permettez à vos clients de faire la location eux-même, vous pouvez publier le formulaire sur votre site Web.

Accéder aux contrats signés et aux factures

Allez sur l'onglet Répondants et cliquez sur le bouton pour rafraichir le tableau. Le tableau contient les clients ayant complété un formulaire de location. Cliquez sur une rangée pour accéder à la facturation du client.

La facture et le paiement seront affichés. Vous pouvez modifier les informations du clients et les réponses (date de location et note administrative). Cliquez sur le bouton "Faire un paiement" pour encaisser le solde immédiatement, ou utilisez Planifier des paiements pour le percevoir à une date future précise. Vérifiez les paiements déjà planifiés avant d’en ajouter un autre. Vous pouvez télécharger le fichier PDF du contrat. Il contient la facture et le formulaire rempli. De plus, il contient un journal avec le sommaire des informations du client, la date et l'heure qu'il a été rempli et la signature électronique.

Téléchargez un échantillon de contrat en format PDF ici: Contract.pdf.

Compte client

Le client recevra le fichier PDF du contrat par courriel. Il peut également en avoir accès dans sont Compte client sous l'onglet Factures.

Poursuivre votre parcours

• Créer un formulaire de paiement

• Pré-remplir un formulaire pour un client