Vendre des articles et suivre l'inventaire

Utilisez les articles pour vendre de la marchandise, de l'équipement, des prêts, des cartes, des coupons ou d'autres items dans Activity Messenger. Vous pouvez vendre des articles dans les formulaires de paiement, sur le microsite, au PDV et dans les factures administrateur, puis utiliser les rapports d'inventaire pour savoir ce qui est disponible à la vente, ce qui est physiquement en stock et ce qui doit encore être remis ou retourné.

Avant de commencer

Vous devez avoir la permission de gérer les articles. Si votre organisation utilise les rapports comptables, créez les taxes et les codes comptables nécessaires avant de créer vos articles.

Décidez si chaque article doit faire l'objet d'un suivi d'inventaire. Certains articles, comme un item numérique ou un service illimité, n'ont pas besoin d'une limite de quantité. La marchandise physique en a habituellement besoin.

1. Créer ou modifier un article

Allez dans E-Commerce > Articles.
Cliquez sur + pour créer un article, ou cliquez sur un article existant pour le modifier.
Saisissez le nom, la description, le prix, les taxes, le code comptable, le SKU et l'image.
Utilisez Visible pour déterminer si l'article apparaît dans votre boutique en ligne.
Utilisez les libellés pour organiser les articles et les filtrer plus facilement dans les rapports et les workflows de vente.
Enregistrez l'article.

Les articles peuvent être vendus seuls ou avec des cours, des abonnements, des forfaits de réservation et d'autres items de facture.

Consulter les articles, l'inventaire, les libellés et la visibilité dans le catalogue

2. Ajouter des variantes au besoin

Utilisez les variantes lorsqu'un article offre des choix comme la taille, la couleur, le niveau ou le style. Chaque variante peut avoir son propre nom, sa propre image, sa catégorie, son SKU et son prix.

Si chaque variante a son propre stock, ouvrez l'onglet Suivi de l'article et activez Gérer l'inventaire par variante. Chaque variante a alors son propre type de suivi et sa propre quantité. Si vous laissez cette option désactivée, les variantes partagent la quantité principale de l'article.

Configurer des variantes avec leur propre type de suivi et leur quantité

Sélectionner plusieurs variantes à la fois : personnel seulement

Cette option permet au personnel de cocher plusieurs variantes d'un même article dans la même fenêtre, plutôt que d'en choisir une seule. Elle s'applique au point de vente (PDV) et à l'ajout d'un article à une facture administrative.

Allez dans E-Commerce > Articles et ouvrez un article avec des variantes.
Dans l'onglet Variantes, activez Permettre la sélection de plusieurs variantes à la fois (personnel seulement), puis cliquez sur Sauvegarder.
Ouvrez la fenêtre d'ajout d'article depuis une facture administrative ou un raccourci de PDV qui affiche les options de l'article.
Cochez les variantes à ajouter. Cliquez de nouveau sur une variante pour la décocher.
Saisissez la quantité, puis ajoutez les variantes sélectionnées.

La quantité saisie s'applique à chaque variante sélectionnée, et chaque variante est ajoutée comme un item de facture distinct avec son propre prix. Par exemple, cocher Small et Large avec une quantité de 2 ajoute 2 Small et 2 Large, soit 4 articles au total. Pour des quantités différentes, ajoutez les variantes séparément. Lorsque l'option est désactivée, le personnel choisit une seule variante à la fois.

Exemple : vendre des extras

Un article Extras contient les variantes Œuf, Tomate et Oignons, chacune avec son prix. Au PDV ou lors de l'ajout à une facture administrative, le personnel peut cocher Œuf et Tomate dans la même fenêtre. Chaque extra sélectionné devient un item distinct. Une quantité de 2 ajoute 2 de chaque extra. Ces extras ne sont pas automatiquement liés à un autre produit.

Dans l'onglet Variantes, cliquez sur Voir un exemple d’utilisation sous le réglage pour afficher cet exemple; cliquez de nouveau pour le masquer.

Cette option ne change pas la boutique en ligne ni les formulaires. Les clients continuent de choisir une variante à la fois. Dans la boutique, sélectionnez une variante et cliquez sur + pour l'ajouter au panier avant d'en sélectionner une autre. Dans les formulaires, définissez la quantité de chaque variante à tour de rôle.

Ce réglage ne lie pas des produits distincts et ne crée pas de champ de personnalisation, par exemple pour inscrire un nom au dos d'un chandail.

3. Choisir le type de suivi

Ouvrez l'onglet Suivi de l'article et choisissez un type de suivi.

Aucun type de suivi signifie qu'Activity Messenger n'utilise pas les statuts de récupération ou de prêt pour l'article. L'article n'a pas non plus de quantités disponible et physique séparées. Activity Messenger ne vérifie pas la quantité lors d'un achat : l'article peut donc être acheté même si la quantité est égale ou inférieure à zéro (l'écran de l'article affiche un avertissement). Une quantité numérique peut quand même faire afficher l'article comme épuisé dans la boutique en ligne. Laissez la quantité vide, ou choisissez Récupération ou Prêt si vous voulez que la quantité soit vérifiée.

Récupération est pour les articles achetés d'abord et remis au client plus tard, comme de la marchandise ramassée à l'accueil.

Prêt est pour les articles qui quittent temporairement votre inventaire physique et qui doivent revenir, comme de l'équipement prêté.

Pour les articles de récupération et de prêt, la quantité d'inventaire représente le stock physique en main. La quantité disponible peut être plus basse, parce qu'Activity Messenger réserve le stock lorsqu'un client ajoute l'article à un panier ou lorsqu'une facture est finalisée.

Choisir les réglages d'inventaire dans l'onglet Suivi de l'article

4. Comprendre la quantité disponible et physique

Pour les articles sans type de suivi, il n'y a qu'une seule quantité.

Pour les articles de récupération et de prêt, Activity Messenger sépare deux notions :

Stock physique : ce qui est réellement en main.
Disponible à la vente : ce qui peut encore être vendu après les réservations.

Exemple : vous avez 15 chandails en boutique. Un client en achète un pour récupération. Vous avez encore physiquement 15 chandails, mais seulement 14 sont disponibles à la vente, car un chandail est réservé pour ce client. Lorsque le personnel marque l'item comme ramassé ou livré, le stock physique devient 14.

5. Décider si le suivi se met à jour automatiquement

Dans l'onglet Suivi de l'article, utilisez Mettre à jour le statut automatiquement après l'achat lorsque l'achat ou la finalisation signifie que l'article a déjà été remis au client.

Lorsque cette option est activée :

Les articles en prêt passent à Prêté après l'achat.
Les articles en récupération passent à Récupéré après l'achat.
L'inventaire physique est mis à jour immédiatement.

Laissez cette option désactivée lorsque le personnel doit mettre le statut à jour plus tard depuis la facture ou depuis le rapport de traitement. C'est habituellement préférable lorsque les clients achètent en ligne et récupèrent plus tard.

Ce réglage se trouve sur l'article. Si l'article suit l'inventaire par variante, il s'applique aussi aux achats de variantes.

6. Vendre des articles

Les articles peuvent être ajoutés à des formulaires de paiement, vendus sur le microsite, vendus au PDV ou ajoutés à des factures administrateur.

Pour les articles de récupération et de prêt, Activity Messenger vérifie la quantité disponible avant l'achat. Ajouter un article au panier réserve le stock disponible. Retirer l'article du panier, annuler l'item de facture ou renverser la vente libère ou réapplique l'inventaire selon ce qui est arrivé à cet item.

Sur le microsite, les clients voient des cartes d'articles avec le prix, les contrôles de quantité et le bouton d'ajout au panier. Lorsqu'un article ou une variante sélectionnée est en rupture de stock, l'action d'ajout est désactivée. Les variantes peuvent aussi afficher une mention de rupture de stock dans le sélecteur.

Dans un formulaire de paiement, les clients voient les articles choisis par l'administrateur dans la question Articles. Si la question est configurée pour afficher l'inventaire, Activity Messenger peut afficher la quantité disponible. Les articles et les variantes suivis qui sont en rupture de stock ne peuvent pas être sélectionnés.

Vendre des articles dans la grille d'articles visible par le client sur le microsite

7. Mettre à jour le statut depuis une facture

Vous pouvez aussi gérer le suivi d'un article depuis une facture.

Allez dans E-Commerce > Factures et utilisez les filtres d'item ou d'article pour trouver les factures qui contiennent un article. La liste des factures montre les items d'articles et leur statut de paiement et de suivi, ce qui est utile lorsque vous aidez un client à la fois.

Filtrer les factures par article pour trouver les items achetés

Ouvrez la facture pour voir les articles achetés. Pour les articles de récupération et de prêt, utilisez l'action de statut de suivi à côté de la ligne d'article pour marquer l'item comme récupéré, livré, prêté, retourné ou remis en stock.

Mettre à jour le statut de récupération ou de prêt depuis la facture du client

Les changements de statut faits depuis une facture et ceux faits depuis le rapport de traitement utilisent les mêmes règles d'inventaire. Si le changement affecte le stock physique, Activity Messenger enregistre le mouvement correspondant dans l'historique de l'inventaire.

8. Utiliser le rapport d'inventaire

Allez dans E-Commerce > Inventaire et ouvrez Rapport d'inventaire.

Utilisez ce rapport pour revoir les articles et les variantes par stock, quantité disponible, valeur d'inventaire, alertes de stock faible, réapprovisionnements, quantité vendue, quantité livrée, montants achetés, montants payés et pertes par rabais. Vous pouvez chercher par article, filtrer par libellé d'article et filtrer par type d'item.

Important : Livré dans ce rapport est un total calculé à partir du statut des items de facture. Ce n'est pas la même chose que le solde d'inventaire physique.

Cliquez sur le bouton d'historique à côté d'un article ou d'une variante pour ouvrir Historique de l'inventaire.

Consulter le stock, la quantité réservée, la quantité disponible et les totaux livrés dans le rapport d'inventaire

9. Recevoir l'inventaire

Allez dans E-Commerce > Articles et cliquez sur Recevoir l'inventaire lorsque du nouveau stock arrive. Utilisez cette action plutôt que de modifier la quantité directement lorsque vous voulez conserver un journal d'audit.

Dans la fenêtre de réception d'inventaire, ajoutez une ligne pour chaque article ou variante reçu. Chaque ligne contient :

Article.
Variante, lorsque l'article gère l'inventaire par variante.
Quantité reçue.
Date de réception.
Date d'expiration, lorsque l'article utilise l'inventaire avec expiration.
Note interne.

Vous pouvez ajouter plusieurs lignes avant d'enregistrer. Chaque ligne enregistrée crée un lot d'inventaire daté, augmente le stock physique de l'article ou de la variante et enregistre un mouvement Réapprovisionnement dans l'historique de l'inventaire.

Si l'article a L'inventaire expire activé et une durée de conservation en jours, Activity Messenger peut suggérer la date d'expiration à partir de la date de réception. Vous pouvez l'ajuster avant d'enregistrer.

Lorsque du stock physique quitte ensuite l'inventaire, Activity Messenger utilise d'abord les lots disponibles selon la date d'expiration, puis selon la date de réception. Cela aide à utiliser le stock plus ancien ou expirant avant le stock plus récent.

Pour les articles avec variantes, recevez le stock sur la variante lorsque l'inventaire est géré par variante. Si les variantes partagent l'inventaire de l'article, recevez plutôt le stock sur l'article.

Recevoir du nouveau stock pour des articles et des variantes

10. Utiliser l'historique de l'inventaire

L'historique de l'inventaire est le journal d'audit d'un article ou d'une variante. Chaque ligne explique ce qui a changé, quand le changement a eu lieu, qui ou quoi l'a causé, ainsi que le solde avant et après le mouvement.

L'historique sépare :

Disponible : le stock vendable après les réservations.
Physique : le stock physiquement en main.

Les mouvements courants incluent panier réservé, panier libéré, vente, annulation, annulation renversée, échange, prêt sorti, prêt retourné, livré, livraison retournée, réapprovisionnement et ajustement manuel.

Utilisez l'historique de l'inventaire lorsqu'un compte d'article ne correspond pas à ce que le personnel attendait. C'est le meilleur endroit pour vérifier les ventes manquantes, annulations, échanges, retours, prêts, récupérations et ajustements manuels.

Auditer les mouvements des quantités disponibles et physiques dans l'historique de l'inventaire

11. Utiliser le rapport de traitement

Allez dans E-Commerce > Inventaire et ouvrez Rapport de traitement.

Le rapport de traitement est la liste opérationnelle des items de facture qui nécessitent une récupération, une livraison, un suivi de prêt ou un retour. Il affiche une ligne par item d'article provenant des factures finalisées et non annulées.

Vous pouvez :

Chercher par client, article, SKU, ID d'article ou ID d'item de facture.
Filtrer par statut de suivi.
Filtrer par type de suivi, y compris prêt, récupération, aucun suivi ou tous les items suivis.
Filtrer par libellés d'article.
Exporter les colonnes sélectionnées.
Sélectionner une ou plusieurs lignes et mettre leur statut de suivi à jour.

Lorsque vous passez un item de récupération à Récupéré ou Livré, Activity Messenger enregistre un mouvement physique de traitement. Lorsque vous le remettez en stock, Activity Messenger enregistre un retour de traitement si cet item avait été physiquement livré.

Lorsque vous passez un item de prêt à Prêté, Activity Messenger enregistre un mouvement de prêt sorti. Lorsque l'item revient, Activity Messenger enregistre un retour de prêt.

Le bouton d'historique dans le rapport de traitement ouvre l'historique d'inventaire de l'article ou de la variante, afin de comparer le statut opérationnel avec le journal d'audit.

Gérer les statuts de récupération et de prêt dans le rapport de traitement

Rapport de traitement vs historique de l'inventaire

Le rapport de traitement répond à la question : Qui a acheté quel article, et quel est le statut actuel de récupération ou de prêt?

L'historique de l'inventaire répond à la question : Pourquoi la quantité disponible ou physique a-t-elle changé, et quelle facture, quel item, quel administrateur ou quel réapprovisionnement a causé le changement?

Utilisez le rapport de traitement pour le travail quotidien. Utilisez l'historique de l'inventaire pour la réconciliation.

Exemple

Vous vendez 15 chandails pour récupération.

Réglez le type de suivi de l'article à Récupération.
Laissez Mettre à jour le statut automatiquement après l'achat désactivé, car les clients récupéreront plus tard.
Un client achète un chandail en ligne.
La quantité disponible passe de 15 à 14.
La quantité physique reste à 15.
Le personnel ouvre la facture ou le rapport de traitement et marque l'item Récupéré.
La quantité physique passe de 15 à 14.
L'historique de l'inventaire montre la réservation et le mouvement de récupération liés à l'item de facture.

Notes importantes

N'utilisez aucun type de suivi lorsqu'un article n'a pas besoin de statut de récupération ou de prêt. Laissez la quantité vide lorsqu'il ne doit pas être limité par l'inventaire.
Utilisez Récupération lorsque les articles vendus sont réservés avant de quitter votre stock physique.
Utilisez Prêt lorsque les articles doivent revenir.
Utilisez le suivi automatique seulement lorsque l'achat ou la finalisation doit immédiatement compter comme récupéré ou prêté.
Pour les variantes, choisissez si l'inventaire est partagé au niveau de l'article ou géré par variante avant de saisir les quantités.
Les mouvements historiques créés avant l'historique détaillé peuvent ne pas afficher les mêmes détails de solde disponible et physique que les nouvelles lignes.
Consultez l'historique de l'inventaire avant de faire un ajustement manuel, afin de corriger le vrai écart au lieu de le masquer.

Référence des paramètres

Paramètre	Où	Valeur par défaut	Effet
Nom	E-Commerce › Articles › article › onglet Information	Vide (obligatoire)	Le titre de l'article affiché aux clients.
Courte description	Onglet Information	Vide	Un sous-titre affiché avec l'article.
SKU	Onglet Information	Vide; Activity Messenger en assigne un (AM-SKU-…) si le champ reste vide	Un code-barres ou une référence. Balayez un code-barres dans le champ avec un lecteur. Avec des variantes, chaque variante a son propre SKU.
Prix affiché	Onglet Information	Vide	Le prix affiché aux clients. Avec des variantes, chaque variante a son propre prix.
Taxes	Onglet Information	Les taxes par défaut de votre organisation pour un nouvel article	Taxes appliquées à l'article.
Étiquettes	Onglet Information	Aucune	Regroupent les articles pour les filtres, les rapports et les catégories de la boutique en ligne.
Code comptable	Onglet Information	Aucun	Le code comptable des ventes de cet article.
Permettre la modification du prix par un administrateur?	Onglet Information	Non	Permet à un administrateur ou à un préposé de modifier le prix et les taxes avant l'ajout au panier.
Visible	Onglet Information	Oui	Affiche l'article dans la boutique en ligne.
Afficher ce produit uniquement lorsqu'il est en stock	Onglet Information	Désactivé	Masque automatiquement l'article lorsqu'aucun stock n'est disponible et le réaffiche après un réapprovisionnement. Les articles avec variantes restent visibles tant qu'au moins une variante est disponible. Un article masqué manuellement reste masqué.
Gérer l'inventaire par variante	Onglet Suivi, articles avec variantes	Activé	Activé : chaque variante a son propre type de suivi et sa propre quantité. Désactivé : les variantes changent seulement le nom et le prix, et l'inventaire est géré sur l'article.
Type de suivi	Onglet Suivi	Aucun	Aucun, Récupération ou Prêt. Avec Aucun, l'écran de l'article avertit que l'article peut être acheté même si la quantité est égale ou inférieure à zéro. Laissez la quantité vide pour ne pas limiter.
Quantité dans l'inventaire	Onglet Suivi	Vide (aucun suivi)	Le stock disponible. Pour les articles à Récupération et à Prêt, c'est le stock physique; la quantité disponible peut être plus basse à cause des réservations.
Mettre à jour le statut automatiquement après l'achat	Onglet Suivi, Récupération et Prêt seulement	Désactivé	Activé : les articles prêtés passent à Prêté et les articles à ramasser passent à Ramassé à l'achat. Désactivé : le personnel met le statut à jour plus tard.
L'inventaire expire / Durée de conservation	Onglet Suivi	L'inventaire n'expire pas; durée vide	Lorsque activé, la durée de conservation en jours préremplit la date d'expiration à la réception d'inventaire.
Quantité minimale et Utilisateurs	Onglet Suivi	Vide	Avertit les utilisateurs choisis lorsque l'article ou ses variantes atteignent la quantité minimale.
Description marketing complète et Détails (inclusions et exclusions).	Onglet Description	Vide	La description complète et les détails de l'article.
Image 1, 2 et 3	Onglet Images	Aucune	Jusqu'à trois images par article.
Variantes : Nom de la variante, SKU, Prix, Catégorie	Onglet Variantes	Aucune	Des choix comme la taille ou la couleur. Utilisez Ajouter pour en créer une et Réordonner pour les trier.
Permettre la sélection de plusieurs variantes à la fois (personnel seulement)	Onglet Variantes, une fois une variante créée	Désactivé	Le personnel peut sélectionner plusieurs variantes à la fois sur les factures administratives et au PDV. Les boutiques en ligne et les formulaires gardent un seul sélecteur de variante.
Carte cadeau	Onglet Carte cadeau, seulement si les cartes cadeaux sont activées	Désactivé	Fait en sorte que l'achat de cet article génère une carte cadeau. Voir Cartes cadeaux.
Coupons	Onglet Coupons	Désactivé	Crée des coupons lors de l'achat de l'article; les codes figurent sur le reçu.
Accepter un coupon ou un code promo / Pré-saisir un code promotionnel	Onglet Microsite	Non / Aucun	Indique si un code promo peut être utilisé pour cet article et lequel est appliqué automatiquement.
Mode de paiement sur mesure	Onglet Microsite	Non	Utilise des paramètres de paiement propres à cet article plutôt que ceux par défaut.
Formulaire client	Onglet Microsite	Aucun : le formulaire d'achat par défaut est utilisé	Le formulaire d'achat présenté avant le paiement lorsque cet article est acheté.
Gabarit de confirmation / Gabarit d'annulation	Onglet Communication	Aucun : le gabarit de la configuration de la boutique en ligne est utilisé	Les courriels envoyés après l'achat ou le remboursement de cet article.
Envoyer un message aux personnels suite à un achat fait par un client	Onglet Communication	Personne	Envoie un message aux utilisateurs choisis lorsqu'un client achète cet article.
Recevoir l'inventaire	E-Commerce › Articles	Sans objet	Ajoute un lot d'inventaire daté avec piste de vérification. Utilisez-le plutôt que de modifier la quantité.
Rapport d'inventaire / Rapport de traitement	E-Commerce › Inventaire	Onglet Rapport d'inventaire en premier	Le Rapport d'inventaire liste le stock par article et variante; le Rapport de traitement liste les items de facture en attente de récupération, de livraison, de prêt ou de retour.

Questions fréquentes

Quelle est la différence entre Visible et Afficher ce produit uniquement lorsqu'il est en stock? Visible est votre interrupteur manuel pour la boutique en ligne. Afficher ce produit uniquement lorsqu'il est en stock masque l'article de lui-même quand le stock est épuisé et le réaffiche après un réapprovisionnement, mais n'affiche jamais un article que vous avez masqué manuellement. Voir 1. Créer ou modifier un article.

Puis-je vendre un article sans suivre le stock? Oui. Laissez Type de suivi sur Aucun et Quantité dans l'inventaire vide. L'écran de l'article avertit que sans type de suivi, l'article peut être acheté même si la quantité est égale ou inférieure à zéro; choisissez Récupération ou Prêt pour qu'Activity Messenger vérifie la quantité disponible avant qu'un client puisse acheter. Voir 3. Choisir le type de suivi.

Pourquoi la quantité disponible est-elle plus basse que le stock physique? Pour les articles à Récupération et à Prêt, le stock est réservé lorsqu'un client ajoute l'article au panier ou qu'une facture est finalisée; la quantité disponible peut donc être plus basse que ce qui est sur l'étagère. Le stock physique baisse lorsque l'article est marqué ramassé ou prêté. Voir 4. Comprendre la quantité disponible et physique.

Dois-je activer Mettre à jour le statut automatiquement après l'achat? Seulement si la remise de l'article se fait au moment de l'achat. Pour les commandes en ligne ramassées plus tard, laissez l'option désactivée et marquez l'article Ramassé depuis la facture ou le Rapport de traitement. Voir 5. Décider si le suivi se met à jour automatiquement.

Puis-je donner à chaque taille son propre stock? Oui. Ajoutez les tailles comme variantes et gardez Gérer l'inventaire par variante activé; chaque variante a alors son propre type de suivi et sa propre quantité. Désactivez-le si les tailles partagent un même stock. Voir 2. Ajouter des variantes au besoin.

Comment enregistrer un nouvel arrivage? Utilisez Recevoir l'inventaire sur la page Articles plutôt que de modifier la quantité. Chaque rangée crée un lot daté et un mouvement Réapprovisionnement dans l'historique de l'inventaire. Voir 9. Recevoir l'inventaire.

Puis-je être alerté lorsque le stock est bas? Oui. Dans l'onglet Suivi, réglez la Quantité minimale et choisissez les Utilisateurs à avertir. Voir 3. Choisir le type de suivi.

Un client peut-il acheter deux tailles dans une même commande? Oui, une variante à la fois. Dans la boutique, le client sélectionne une variante et clique sur + pour l'ajouter au panier avant d'en sélectionner une autre; dans les formulaires, il définit la quantité de chaque variante à tour de rôle. La sélection de plusieurs variantes à la fois est réservée au personnel, sur les factures administratives et au PDV. Voir 6. Vendre des articles.