Créer et changer d'organisation dans Activity Messenger

Utilisez Facturation pour vérifier les montants payés à Activity Messenger : abonnement, utilisation des SMS et factures du compte. Les achats et factures des clients sont gérés dans des parcours financiers distincts.

Ouvrir Facturation

Ouvrez Facturation dans le menu de l'utilisateur (l'icône de personne avec votre nom) avec un compte autorisé à la gérer. L'entrée est offerte aux permissions Responsable de compte, Responsable de l’organisation et Ressources humaines; si vous ne la voyez pas, demandez au responsable de votre organisation. Vérifiez la devise et le territoire avant un abonnement ou un achat de SMS. Si ces renseignements sont incorrects, contactez le soutien avant de poursuivre.

Vérifier ou changer le forfait

Consultez le forfait actuel et les options offertes. Vérifiez le prix affiché, la période de facturation et l'utilisation incluse avant de choisir un forfait ou de modifier les renseignements de paiement. Fiez-vous à la page actuelle plutôt qu'au montant d'une ancienne capture.

Suivre l'utilisation des SMS

Vérifiez le solde disponible avant une campagne importante. Si des SMS supplémentaires sont offerts, choisissez parmi les forfaits affichés et vérifiez l'achat avant de payer. Un message long ou utilisant certains caractères peut consommer plusieurs unités; consultez l'utilisation des SMS.

Utilisez Mettre à jour la carte dans la section de paiement de l’abonnement pour changer la carte des frais futurs. Consultez les renseignements de recharge ou de renouvellement de votre forfait; la facturation de l’abonnement et le solde de SMS ne suivent pas nécessairement le même cycle pour tous les forfaits.

Retrouver les factures du compte

Consultez les factures ou l'historique de facturation pour retrouver les frais et reçus. Pour faire corriger une facture d'abonnement Activity Messenger, suivez le guide des factures d'abonnement. N'essayez pas de l'annuler avec les outils de facturation des clients.

Fermer l'organisation

L'annulation de l'abonnement et la suppression de l'organisation sont deux décisions distinctes. Avant d'utiliser une action de fermeture, lisez sa confirmation et contactez le soutien si vous avez besoin d'aide concernant des frais ou l'accès à vos dossiers.

Ajouter ou changer d'organisation avec une seule connexion

Une même connexion à Activity Messenger peut appartenir à plusieurs organisations, par exemple une par club, lieu ou marque. Chaque organisation a ses propres données, utilisateurs, forfait et factures.

Pour changer d'organisation :

Cliquez sur le nom de l'organisation dans la barre du haut (icône d'immeuble) pour ouvrir le menu des organisations. Une coche indique l'organisation où vous êtes.
Sélectionnez l'organisation voulue. Activity Messenger ouvre son Tableau de bord et la retient comme organisation par défaut.

Si deux de vos organisations portent le même nom, le menu affiche leur alias avec le nom à côté. Quand vous appartenez à plus de 10 organisations, une zone Rechercher une organisation apparaît en haut du menu. Dans la navigation plus récente, le menu ne s'ouvre que si vous appartenez à plus d'une organisation.

Pour ajouter une autre organisation à votre connexion :

Ouvrez le menu des organisations et sélectionnez Nouvelle organisation, ou allez directement à /organization/create. Le lien n'est pas affiché si votre permission dans l'organisation courante est Point de vente.
Dans Information, remplissez la section Général : Nom, Alias, Langue, URL de votre site Web, l'adresse, Fuseau horaire et, au besoin, Téléphone.
Remplissez la section Messagerie : Type de message par défaut, Adresse courriel répondre à, Préférence de réponse SMS et le message de réponse automatique. La section Intégration Amilia est facultative.
Cliquez sur Créer.

Tout utilisateur connecté peut créer une organisation; aucune permission dans une organisation existante n'est requise. Vous devenez Responsable de compte de la nouvelle organisation, elle devient votre organisation par défaut et vous arrivez sur son Tableau de bord avec un message de confirmation. La nouvelle organisation commence avec le forfait Débutant et un essai de 14 jours, avec sa propre facturation. S'abonner, changer de forfait et payer pour une organisation n'a aucun effet sur les autres.

À votre connexion, Activity Messenger ouvre votre organisation par défaut, ou votre première organisation si aucune n'est définie. Changer d'organisation ou en créer une modifie l'organisation par défaut. Pour donner accès à une organisation à un collègue, consultez Utilisateurs et permissions. Pour les premiers pas dans une nouvelle organisation, consultez Configuration de votre compte.

Puis-je créer des espaces de travail distincts pour différents services? Utilisez une organisation distincte pour chaque service qui a besoin de son propre espace de travail. Une même connexion peut appartenir à plusieurs organisations, chacune ayant ses propres données, utilisateurs, forfait et factures. Créez chaque organisation depuis le menu des organisations avec Nouvelle organisation, puis passez de l'une à l'autre en cliquant sur le nom de l'organisation dans la barre du haut. Dans chaque organisation, ajoutez les collègues qui doivent y accéder et choisissez leurs permissions. Consultez Utilisateurs et permissions.

Changer de forfait

Ouvrez Facturation. La section Votre forfait indique le Forfait actuel, les SMS inclus et, pour un abonnement, la date de la prochaine facture. Sélectionnez Comparer tous les forfaits pour ouvrir la page des tarifs dans un nouvel onglet.

En dessous, des cartes présentent les forfaits que vous pouvez choisir. La plupart des organisations voient Light, Premium et Pro; Fédération et Entreprise n'apparaissent que pour les organisations configurées en ce sens. Chaque carte indique le prix et ce qui est inclus. La carte correspondant à votre Forfait recommandé est identifiée, et votre Forfait actuel n'a pas de bouton.

Pour passer à un forfait supérieur ou inférieur :

Sur la carte du forfait voulu, cliquez sur Changer de forfait.
Vérifiez le nom, le prix et les détails du forfait dans la fenêtre.
Saisissez le Nom sur la carte et les renseignements de la Carte de crédit, acceptez les Conditions d'utilisation et confirmez. Sans abonnement actif (par exemple pendant l'essai), la fenêtre et le bouton affichent Activer l'abonnement et indiquent une facturation mensuelle à partir d'aujourd'hui. Pour un abonnement qui prend fin, le bouton affiche Réactiver votre forfait.

Quand le paiement réussit, la page se recharge avec le nouveau forfait. Les étapes sont les mêmes pour passer à un forfait supérieur ou inférieur.

Certains changements ne peuvent pas se faire sur cette page :

Les cartes de forfait n'apparaissent que si votre forfait actuel n'est pas le forfait recommandé, si l'organisation n'est pas en pause et si elle ne fait pas partie d'une organisation parente qui partage son solde de SMS. Si aucune carte n'est affichée, contactez le soutien pour changer de forfait.
Si votre forfait est en USD et que vous passez à un forfait en CAD, la fenêtre vous demande d'abord d'Annuler l'abonnement du forfait actuel et précise que vous serez remboursé au prorata.
Si votre abonnement comporte des modifications de facturation prévues, la page vous demande de contacter le soutien pour changer de forfait tout en les préservant.
Si un numéro SMS est dédié à votre organisation, contactez le soutien pour organiser sa libération avant d'annuler ou de passer à un abonnement incompatible.
Si le message Votre forfait est payé par une autre organisation s'affiche, les changements de forfait ne se font pas à partir de cette page.

Si vous avez atteint les limites de votre forfait, Facturation en indique les raisons en rouge et vous invite à passer à un autre forfait.

Mettre en pause ou annuler

Annuler le forfait vous-même. Sous Votre forfait, un abonnement actif à Activity Messenger affiche un lien Annuler votre forfait. Sélectionnez-le et confirmez avec Oui; le message indique que vous retomberez au plan Débutant. L'abonnement n'est pas retiré immédiatement : Votre plan se termine le jour affiché, puis vous passez au plan Débutant et ses limites s'appliquent. D'ici là, cliquez sur Réactiver votre forfait pour conserver votre abonnement. L'annulation ne supprime pas votre organisation (voir « Fermer l'organisation » plus haut).

Si un numéro SMS est dédié à votre organisation, l'annulation est refusée et on vous demande de contacter support@activitymessenger.com pour libérer le numéro d'abord.

Pause par l'entremise du soutien. Activity Messenger n'a pas de bouton de pause dans Facturation. Pour une pause, écrivez au soutien en indiquant le nom de votre organisation (et laquelle, si vous en avez plusieurs), si vous voulez une pause ou une annulation, et la date de début souhaitée. Quand le soutien place votre organisation sur un forfait de pause, Facturation affiche Votre organisation est en pause : « Votre forfait mensuel de pause conserve votre organisation et ses données en vue de votre retour. » Pendant la pause, les cartes de forfait sont masquées. Pour revenir, contactez le soutien pour réactiver votre forfait; Votre organisation reprend ses activités s'affiche jusqu'à la fin de l'abonnement de pause.

Qui reçoit les factures d'abonnement et comment mettre à jour le contact de facturation

Les factures d'abonnement Activity Messenger sont celles qu'Activity Messenger facture à votre organisation pour son forfait, ses recharges de SMS et ses frais de transaction. Elles sont distinctes des factures que vous émettez à vos clients.

Vous les trouvez dans Facturation, sous Factures. Pour chacune, vous voyez le numéro, la date, la description, le total, le solde dû et l'état (Payée, Impayée, Brouillon, Annulée ou Irrécouvrable), ainsi que les remboursements ou notes de crédit s'il y en a. Dans Documents, ouvrez Facture ou PDF. Dix factures sont affichées à la fois; utilisez Précédent et Suivant pour les plus anciennes. La date de la prochaine facture d'abonnement apparaît sous Votre forfait.

Facturation n'a pas de champ distinct pour le contact de facturation. Le nom, le courriel et le téléphone enregistrés sur votre compte de facturation Activity Messenger sont ceux de l'utilisateur connecté qui a le plus récemment souscrit, réactivé ou changé le forfait, mis à jour la carte ou acheté un forfait de SMS. Pour les changer, demandez à la personne qui doit devenir le contact de facturation de se connecter avec un accès à Facturation, de sélectionner Mettre à jour la carte sous Carte de crédit, de saisir la carte et de confirmer. Si votre forfait affiche Votre forfait est payé par une autre organisation, les factures appartiennent à cette autre organisation. Pour faire corriger une facture, consultez le guide des factures d'abonnement.

Référence des paramètres

Paramètre	Où	Par défaut	Effet
Menu des organisations	Barre du haut, sur le nom de l'organisation	Liste toutes les organisations auxquelles vous appartenez	Sélectionnez une organisation pour y passer; elle devient votre organisation par défaut et ouvre son Tableau de bord. Une zone Rechercher une organisation apparaît au-delà de 10 organisations.
Nouvelle organisation	Menu des organisations › Nouvelle organisation, ou `/organization/create`	Offert à tout utilisateur connecté	Crée une organisation dont vous êtes le Responsable de compte. Masqué si votre permission dans l'organisation courante est Point de vente.
Organisation par défaut	Définie automatiquement	Votre première organisation, jusqu'à ce que vous changiez ou en créiez une	L'organisation ouverte à la connexion ou à l'ouverture du Tableau de bord.
Forfait d'une nouvelle organisation	Défini à la création	Débutant, essai de 14 jours	Chaque organisation a son propre forfait, son essai et ses factures.
Facturation	Menu de l'utilisateur › Facturation	Affichée aux Responsable de compte, Responsable de l’organisation et Ressources humaines	Ouvre le forfait, le solde de SMS, la carte et les factures de l'organisation courante.
Comparer tous les forfaits	Facturation › Votre forfait	—	Ouvre la page des tarifs dans un nouvel onglet.
Changer de forfait	Facturation › carte de forfait	Masqué quand votre forfait est le forfait recommandé, en pause, ou pour une organisation enfant	Passe à ce forfait après confirmation de la carte. Affiche Activer l'abonnement sans abonnement et Réactiver votre forfait pour un abonnement qui prend fin.
Annuler votre forfait	Facturation › Votre forfait	Affiché pour un abonnement Activity Messenger actif qui ne prend pas fin	Met fin à l'abonnement à la date affichée et ramène l'organisation au plan Débutant. Refusé tant qu'un numéro SMS dédié existe.
Mettre à jour la carte	Facturation › Votre forfait › Carte de crédit	Affiché avec un abonnement actif et une carte enregistrée	Remplace la carte utilisée pour la prochaine facture et met à jour le nom, le courriel et le téléphone de facturation d'après l'utilisateur connecté.
Factures	Facturation › Factures	10 par page	Liste les factures Activity Messenger avec les liens Facture et PDF. Les factures des clients sont gérées ailleurs.

Questions fréquentes

Comment ajouter une autre organisation à mon compte? Ouvrez le menu des organisations dans la barre du haut et sélectionnez Nouvelle organisation, ou allez à /organization/create, remplissez le formulaire et cliquez sur Créer. Vous devenez Responsable de compte de la nouvelle organisation, qui commence avec le forfait Débutant et un essai de 14 jours. Voir « Ajouter ou changer d'organisation avec une seule connexion ».

Comment passer d'une organisation à l'autre? Ouvrez le menu des organisations et sélectionnez celle que vous voulez. Elle devient votre organisation par défaut et ouvre son Tableau de bord. Si le menu ne s'ouvre pas, vous appartenez à une seule organisation.

Est-ce que je paie une seule fois pour toutes mes organisations? Non. Chaque organisation a son propre forfait, son solde de SMS et ses factures. Une organisation qui affiche Votre forfait est payé par une autre organisation est facturée à cette autre organisation.

Comment passer à un forfait supérieur? Ouvrez Facturation dans le menu de l'utilisateur, repérez la carte du forfait voulu et cliquez sur Changer de forfait, puis confirmez avec votre carte. Si aucune carte de forfait n'apparaît, ou si un message vous demande de contacter le soutien, écrivez au soutien. Voir « Changer de forfait ».

Puis-je passer moi-même à un forfait inférieur? Oui quand une carte de forfait avec Changer de forfait est affichée, par exemple Light; les étapes sont les mêmes que pour passer à un forfait supérieur. Si aucune carte n'est affichée, contactez le soutien.

Comment annuler ou mettre en pause mon abonnement? Pour annuler, cliquez sur Annuler votre forfait sous Votre forfait dans Facturation et confirmez; votre plan se termine à la date affichée et l'organisation passe au plan Débutant. Il n'y a pas de bouton de pause : écrivez au soutien en indiquant le nom de votre organisation, ce que vous voulez et la date de début. Voir « Mettre en pause ou annuler ».

Est-ce que l'annulation supprime mon organisation? Non. L'organisation reste sur le plan Débutant avec ses limites. La suppression est une action distincte, décrite dans « Fermer l'organisation ».

Où sont mes factures Activity Messenger? Dans Facturation, sous Factures. Ouvrez Facture ou PDF dans la colonne Documents. Elles sont différentes des factures des clients.

Comment changer la personne qui reçoit les factures d'abonnement? Il n'y a pas de champ de contact de facturation. Demandez à la personne qui doit les recevoir de se connecter avec un accès à Facturation et de mettre à jour la carte, ou contactez le soutien. Voir « Qui reçoit les factures d'abonnement et comment mettre à jour le contact de facturation ».