Centre d’aide Activity Messenger Approuver ou refuser des demandes de réservation Lorsque plusieurs demandes de réservation partagent une facture, vous pouvez approuver ou refuser une, plusieurs ou toutes les réservations en attente. Votre décision s'applique uniquement aux réservations cochées. Les autres conservent leur statut en attente et leurs plages horaires réservées. Avant de commencer Vous devez avoir l'autorisation d'approuver les demandes de réservation. Dans l'éditeur du forfait, sous Commerce électronique → Forfaits de réservation → Réservations, activez Exiger l’approbation des demandes de réservation des clients pour les forfaits qui nécessitent une vérification administrative. Après l'envoi d'une demande par le client, les plages demandées restent réservées pendant que la demande est En attente d'approbation. Enregistrer une carte à cette étape ne la débite pas et ne confirme pas la réservation. Les paramètres de paiement du forfait déterminent le montant à percevoir à l'approbation, y compris les règles de paiement applicables aux abonnements. Trouver les demandes à examiner Ouvrez le calendrier des Réservations, puis cliquez sur Approbations. La recherche de réservations s'ouvre avec le filtre En attente d'approbation. Trouvez la demande, puis cliquez sur Approuver ou Refuser sur sa ligne. Vous pouvez aussi ouvrir la facture du client et utiliser Approuver ou Refuser dans l'avis de demande en attente. Les deux chemins ouvrent la même fenêtre de sélection. Depuis une facture, vérifiez la sélection avant de confirmer : la première réservation en attente est cochée au départ. Choisir les réservations visées par la décision Vérifiez le numéro de facture et la liste des réservations en attente. Chaque réservation indique son nom, son numéro, ses ressources, ses dates et ses heures. Cochez les réservations à approuver ou à refuser. Si vous ouvrez une réservation précise depuis les résultats de recherche, seule celle-ci est cochée au départ. Vous pouvez la décocher et en choisir une autre. Utilisez Tout cocher pour sélectionner toutes les réservations en attente sur cette facture, ou Tout décocher pour effacer la sélection. Ces boutons apparaissent lorsqu'il y a plus d'une réservation en attente. Vérifiez le nombre sélectionné. Vous devez choisir au moins une réservation pour continuer. La liste contient uniquement les réservations en attente sur cette facture. Une case représente une réservation complète, y compris toutes les dates indiquées dessous; elle ne permet pas de décider séparément pour chaque date de cette réservation. Par exemple, une facture contient trois réservations de terrain en attente : lundi, mercredi et vendredi. Pour approuver lundi et vendredi, cochez ces deux réservations et laissez mercredi décoché. Mercredi reste en attente et sa plage demeure réservée. Vous pourrez l'examiner plus tard et la refuser séparément. Approuver la sélection Vérifiez Montant à percevoir à l’approbation lorsqu'un paiement par carte est requis. Le montant suit votre sélection. Des frais de carte applicables peuvent s'ajouter. Cliquez sur Approuver les réservations, en vérifiant le nombre indiqué sur le bouton. Une fois l'opération terminée, vérifiez les statuts des réservations, les paiements et le solde de la facture. Les paiements par carte requis sont traités lorsque vous confirmez l'approbation. Les réservations sélectionnées deviennent approuvées après la réussite de ces paiements. Une réservation payable hors ligne ne déclenche aucun paiement par carte; son solde impayé reste sur la facture et doit être perçu hors ligne. Une règle hors ligne liée à un abonnement peut s'appliquer même si le mode de paiement par défaut du forfait est la carte de crédit. Pour une réservation avec dépôt, l'approbation perçoit le dépôt requis encore impayé plutôt que tout le solde restant de la réservation. Si la réservation utilise un plan de paiement, les versements restants suivent ce plan. Approuver cette sélection n'approuve pas les autres réservations en attente et ne déclenche pas leur perception. Un achat d'abonnement impayé requis par les réservations sélectionnées peut être inclus dans le paiement d'approbation. Un abonnement partagé entre plusieurs réservations est facturé une seule fois. Si l'approbation ne peut pas se terminer Si le paiement échoue, les réservations sélectionnées restent en attente. Vérifiez les paiements enregistrés sur la facture avant de réessayer. Si plusieurs paiements étaient requis et qu'un paiement a réussi avant l'échec d'un autre, le paiement réussi reste enregistré; une nouvelle tentative perçoit uniquement le montant encore dû. Si la fenêtre indique que les informations ont changé, cliquez sur Actualiser, vérifiez les nouveaux montants et sélectionnez de nouveau les réservations. Si elle signale un paiement déjà en traitement ou une répartition de paiement à vérifier, examinez la facture avant de réessayer. Refuser la sélection Cochez uniquement les réservations en attente à refuser. Ajoutez au besoin une Note du refus. La même raison s'applique à toutes les réservations cochées et figure dans la notification de refus et les journaux. Cliquez sur Refuser les réservations, en vérifiant le nombre indiqué sur le bouton. Les demandes sélectionnées deviennent refusées, leurs plages horaires sont libérées et leurs frais impayés ainsi que les paiements prévus correspondants sont annulés. Les autres réservations sur la facture sont conservées. Un abonnement partagé est conservé lorsqu'une autre réservation active ou en attente en a encore besoin. Le refus n'effectue aucun remboursement. Si des paiements sont déjà associés aux items de facture liés à une réservation sélectionnée, le refus est bloqué. Vérifiez le paiement et utilisez plutôt le processus approprié de remboursement, crédit ou annulation. Les réservations déjà approuvées ne figurent pas dans cette sélection de demandes en attente. Courriels aux clients et historique des décisions Configurez les Communications d’approbation de réservation dans l'onglet Communication du forfait. Le Modèle de courriel de demande reçue est utilisé après l'envoi de la demande, le Modèle de courriel d’approbation après l'approbation et le Modèle de courriel de refus après le refus. Aviser le personnel des nouvelles demandes permet de choisir les administrateurs avisés des nouvelles demandes. Les courriels de décision indiquent les réservations visées par cette décision. Une facture partagée peut toujours contenir d'autres réservations en attente ou approuvées; recevoir un courriel concernant une sélection ne signifie pas que toute la facture a été approuvée ou refusée. Vérifiez les statuts des réservations séparément du statut de paiement de la facture. Les journaux des réservations et de la facture enregistrent la décision et les réservations sélectionnées. Les raisons du refus sont aussi accessibles en consultant les demandes refusées depuis Approbations. Guides connexes Configurer les ressources et les forfaits de réservation · Réservations avec abonnements et joueurs · Remboursements, crédits et annulations