Centre d’aide Activity Messenger
Rappel de cours
Envoyez un rappel ou un suivi pour chaque occurrence d’un cours. Utilisez cette automatisation pour les séances récurrentes; choisissez Début ou Fin d’activité pour communiquer uniquement autour du premier ou du dernier cours.
Voici comment programmer l'envoi automatique de courriels ou de SMS avant chaque cours pour rappeler aux participants les détails de la session. C'est particulièrement utile pour les cours en ligne, où des liens Zoom ou Teams peuvent être inclus.
Cette tâche fonctionne pour les listes de type Amilia et Fichier Excel/CSV. Elle utilisera les colonnes importées des dates d'occurrences.
Créer l'automatisation
Accédez à la section Communication du menu principal et sélectionnez Créer dans la section automatisation.
Dans les options d’automatisation, choisissez Rappel ou suivi de cours.
Cela permet de programmer l’envoi de rappels pour chaque session de cours, pas seulement au début de la session, mais pour chaque occurrence dans le calendrier.
Cliquez sur Créer pour débuter la configuration de l’automatisation puis cliquez sur le bouton pour changer la réponse à ″Oui″ pour activer le robot.
Définissez quand le message doit être envoyé.
Exemple : Le jour du cours à 14 heures.
Vous pouvez programmer l'envoi du rappel à chaque session d’un cours hebdomadaire ou mensuel, selon vos besoins.
Sélectionnez le cours, le formulaire, ou la liste à laquelle l’automatisation s'appliquera.
Finalement, configurez votre message et sauvegardez la tâche automatisée.
Les tâches de type "Rappel de cours" fonctionnent avec tous les types de liste y compris les listes combinées. Activity Messenger ignorera les destinataires n'étant pas inscrits à une activité.
Au bas de l'écran, utilisez le simulateur pour choisir une journée et afficher un aperçu des participants admissibles à un rappel de cours ce jour-là, ainsi que leur état de planification. Utilisez le sélecteur de date ou les flèches pour changer de journée et actualisez les résultats au besoin. Le tableau n'affiche pas et ne valide pas le message rendu ni ses liens. Vérifiez séparément le lien Teams ou tout autre lien de réunion dans la configuration du message.
Le bouton Planifier maintenant est une action distincte de l’aperçu. En le sélectionnant, vous planifiez les destinataires pour la journée choisie; ne cliquez pas dessus si vous ne voulez pas les planifier.
Gabarit de message pour les rappels de cours
Un gabarit par défaut est créé par Activity Messenger. Il contient des champs de fusion pour le prénom du participant, le nom de l'activité (du cours) et la date et l'heure. Vous pouvez le modifier ou en créer un autre.
Ajoutez des informations spécifiques comme :
- Le lien vers une session Zoom ou Teams pour les cours en ligne.
- Des détails pertinents comme la date de début, heure, etc.
Sauvegardez la configuration du message.
Joindre un formulaire de consentement
Vous pouvez joindre un formulaire au courriel d'envoi. Par exemple un formulaire de consentement ou d'acceptation des risques. Il sera envoyé avant chaque cours.Cliquez sur Configurer le message. En bas à gauche, cliquez sur Pièce jointe et choisissez l'option Joindre un formulaire. Choisissez votre formulaire. Activity Messenger ajoutera un bouton au bas du courriel pour accéder au formulaire. Lisez la documention des formulaires de consentement pour en savoir plus.
Envoyer des Suivis après le Cours
En plus des rappels avant le cours, vous pouvez programmer l’envoi d’un message après chaque session.
Exemple : Le lendemain du cours à midi, envoyez un sondage de satisfaction ou un formulaire à compléter.
Vous pouvez également programmer l’envoi de devoirs ou d'autres documents post-session.
Finaliser l'Automatisation
Une fois l’automatisation configurée, elle tiendra compte de toutes les dates et occurrences du cours que vous avez créé sur la plateforme.Le système enverra automatiquement les e-mails ou SMS avant chaque session selon les paramètres que vous avez définis.
Consulter les messages envoyés
Activity Messenger garde un journal de tous les messages envoyés. Allez sur l'onlet Messages de la tâche automatisée. La liste des courriels et textos envoyés s'y trouveront.
Les messages encore planifiés peuvent être ouverts à partir de cet onglet et annulés avec le bouton Annuler; cela retire ce message individuel. Modifier le cours sélectionné ou désactiver l'automatisation (cliquez sur Manuel) n'affecte que ce qui sera planifié à l'avenir. Cela ne supprime pas les messages déjà envoyés : pour ceux-ci, l'onglet Messages sert surtout de journal. Consultez Planifier l'envoi d'un message.
Vérifier les présences et le moment
Pour les cours Activity Messenger, le rappel suit les occurrences prévues et leurs participants admissibles. Les listes sources et dates importées doivent être à jour. Appliquez délibérément les filtres de présence ou d’inscription et vérifiez la simulation pour une occurrence réelle. Les destinataires d’un rappel planifié peuvent être actualisés à l’envoi; l’aperçu préalable n’est pas une liste définitivement figée.