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Gestion et planification du personnel : premiers pas

Ce guide propose un ordre de configuration pour une première utilisation. Commencez par la gestion du personnel si vous avez besoin de dossiers, d'accueil ou de rôles. Passez ensuite à la planification du personnel si vous devez gérer les disponibilités, les quarts de travail ou les heures travaillées. Vous pouvez utiliser la gestion sans activer la planification. Les guides liés ci-dessous expliquent chaque fonction en détail.

Trois éléments à distinguer

Le niveau d'accès utilisateur détermine les actions permises dans Activity Messenger. Un rôle du personnel décrit le travail effectué lors d'une affectation et peut servir au calcul des heures et de la rémunération. Configurez-les séparément. Consultez Utilisateurs et permissions et Profil et formulaires du personnel.

Partie 1 — Configurer la gestion du personnel

1. Désignez les responsables et activez les fonctions. Déterminez qui gère les accès, les dossiers, les horaires et les approbations. Si la Gestion du personnel n'est pas offerte, demandez son activation au soutien d'Activity Messenger. Hiérarchie, Planification du personnel, Références et Traitement de la paie du personnel sont des fonctions distinctes. Activez celles qui vous sont utiles. Un onglet absent peut aussi dépendre de vos permissions.
2. Définissez les accès avant les invitations. Dans Gestion des utilisateurs › Utilisateurs et permissions, vérifiez les niveaux d'accès et les permissions détaillées. Créez des modèles de permissions pour les emplois récurrents. Accordez l'accès aux profils, rôles, qualifications et horaires selon les tâches de chacun. Si vous utilisez la Hiérarchie, définissez les niveaux et les responsables dans Gestion des utilisateurs › Hiérarchie, puis vérifiez la portée des accès et les destinataires des notifications. Une action peut viser Aucun autre membre du personnel, Personnel sous sa responsabilité, Tout le personnel ou les Permissions existantes.
3. Préparez le profil commun. Dans la liste des personnes, utilisez Actions › Profil du personnel pour définir les renseignements demandés à tous. Gardez les documents et les réponses distinctes dans les formulaires du personnel. Limitez l'accès aux champs sensibles aux personnes concernées. Consultez Profil et formulaires du personnel.
4. Préparez les formulaires d'accueil. Dans Gestion des utilisateurs › Gérer les formulaires › Formulaires du personnel, créez les formulaires nécessaires pour les contrats, coordonnées bancaires, signatures et documents. Pour le recrutement, préparez un formulaire de candidature distinct. Si la fonction Références est activée, la question Références peut envoyer un lien privé à chaque référence et relier sa réponse à la candidature. Examinez la candidature et les références avant d'accorder un accès. Une personne autorisée peut ouvrir une réponse admissible avec une adresse courriel valide et choisir Créer un utilisateur. Une fenêtre permet alors de vérifier la permission ou le modèle, l'invitation, la ressource du personnel et les rôles initiaux. La soumission du formulaire seule ne crée pas automatiquement ce compte. Consultez Profil et formulaires du personnel, questions de formulaire pour les personnes et gestion des formulaires.
5. Créez ou vérifiez chaque personne. Cherchez d'abord dans la liste pour éviter les doublons. Dans Utilisateurs et permissions, choisissez Ajouter un utilisateur, indiquez le nom et le courriel, sélectionnez la permission et décidez quand envoyer l'invitation. Activez Ajouter aux ressources du personnel si la personne doit figurer à l'horaire. Après une création depuis une réponse de formulaire, vérifiez le compte, le profil et la ressource. Ouvrez le dossier, remplissez Information et examinez les soumissions sous Formulaires. Un microsite peut réunir les formulaires et documents d'accueil.
6. Définissez le travail possible. Dans Gestion des utilisateurs › Gestion du personnel, examinez les Rôles du personnel, Qualifications et Contrats nécessaires à votre organisation. Attribuez les rôles et qualifications, recueillez les formulaires ou contrats requis et vérifiez les dates ou les taux applicables aux périodes travaillées. Selon les fonctions activées, le personnel peut voir ses rôles, qualifications et contrats dans le portail client connecté. Une ressource du personnel ne reçoit pas automatiquement un rôle du personnel.

Si vous avez seulement besoin de dossiers et d'accueil, la configuration peut s'arrêter ici. Revoyez les profils, accès, qualifications, contrats et formulaires lorsque les personnes arrivent, changent de poste ou quittent l'équipe.

Partie 2 — Configurer la planification du personnel

1. Activez les options nécessaires. Demandez au soutien d'activer la Planification du personnel. Dans Paramètres de l'organisation › Équipe et opérations › Planification et gestion du personnel, choisissez les Feuilles de temps, les Projets de feuilles de temps, les Demandes de congé et l'Approbation des heures travaillées selon vos besoins. Définissez les valeurs par défaut du rapport d'heures et, au besoin, la méthode et la fréquence des demandes d'approbation. Ces options sont indépendantes de la page de traitement de la paie du personnel.
2. Vérifiez les personnes et les permissions. Assurez-vous que chaque personne à planifier possède une ressource du personnel. Autorisez la modification de ses propres disponibilités, si cela convient. Donnez aux responsables l'accès aux horaires des autres membres. Si vous utilisez la Hiérarchie, vérifiez Voir les horaires, Modifier les horaires et Approuver les congés pour chaque niveau.
3. Recueillez les disponibilités et les congés. Dans Gestion des utilisateurs › Horaire du personnel › Disponibilités du personnel, demandez les plages hebdomadaires récurrentes et les exceptions ponctuelles. Utilisez Congés si les demandes de congé sont activées. Un congé approuvé ajoute une période d'indisponibilité. Prévoyez qui remplacera la personne pour ses affectations existantes. Consultez Opérations du personnel.
4. Créez les affectations. Définissez les besoins en personnel des cours et des réservations, y compris les postes ou rôles requis. Créez les quarts distincts dans Horaire du personnel › Quarts de travail; attribuez une personne ou laissez le quart libre. Dans Horaire, comblez les postes et examinez les indications de personne Indisponible, de Conflit, de rôle incompatible ou de personnel manquant. Ces avertissements facilitent la vérification, mais n'empêchent pas une personne autorisée d'enregistrer une affectation. Choisissez une visibilité immédiate ou une publication par période, puis envoyez l'horaire ou activez les rappels et notifications utiles. Consultez Opérations du personnel et Calendrier du personnel.
5. Saisissez et approuvez le travail. Les heures peuvent provenir des cours, réservations et quarts. Si les Feuilles de temps sont activées, utilisez-les pour les autres tâches; une personne responsable doit approuver une feuille de temps avant que ses heures comptent dans le rapport. Le chronomètre aide à préparer une entrée. Traitez les demandes de congé et les remplacements au fil de l'eau. Si l'approbation des heures travaillées est activée, envoyez les demandes manuellement ou selon la fréquence choisie. Chaque membre approuve son rapport ou demande une correction; une personne responsable examine cette demande et peut créer des ajustements de paie.
6. Vérifiez la période et exportez. Ouvrez Rapports › Rapports financiers › Heures travaillées. Vérifiez les dates, les options de calcul, les règles de présence et de préparation, les rôles ou taux manquants, les feuilles de temps approuvées et les ajustements. Utilisez Télécharger vers Excel pour la rémunération fondée sur les heures. La page facultative Gestion des utilisateurs › Traitement de la paie du personnel traite plutôt les leçons privées entièrement payées; elle ne calcule pas la paie à partir des quarts, feuilles de temps ou du rapport d'heures travaillées. Consultez Opérations du personnel.

Pour aller plus loin

Si une option manque, vérifiez d'abord vos permissions et les fonctions activées dans l'organisation. Le soutien peut confirmer si un module facultatif doit être activé.