Inviter les utilisateurs et gérer leurs accès
Donnez à chaque personne son propre compte, puis accordez les accès nécessaires à son travail. Un profil du personnel conserve les renseignements d'employé; un compte utilisateur contrôle l'accès à Activity Messenger.
Avant d'inviter une personne
Ouvrez Utilisateurs et permissions depuis les paramètres de l'organisation ou le menu du personnel. Les actions disponibles dépendent de vos propres permissions. Utilisez une adresse distincte par personne et évitez les identifiants partagés.
Déterminez ses tâches : administrer l'organisation, gérer les communications, prendre les présences, travailler au point de vente ou consulter les finances. Préparez les formulaires et les cours auxquels elle doit accéder.
Ajouter une personne ou importer une équipe
- Ouvrez la liste des utilisateurs et cliquez sur +.
- Saisissez les renseignements et choisissez un niveau de permission adapté.
- Vérifiez les détails du rôle et les permissions détaillées avant d'enregistrer.
- Envoyez l'invitation. La personne suit le courriel pour activer son compte, puis se connecte avec ses propres identifiants.
Pour un groupe, utilisez l'import Excel et vérifiez les colonnes requises ainsi que les permissions attribuées. Si Amilia est connecté, l'import Amilia permet aussi d'ajouter du personnel. Vérifiez les personnes choisies avant de les inviter.
Vous pouvez modifier le courriel d'invitation depuis le contrôle au-dessus du tableau. Conservez des instructions d'activation claires.
Comprendre les rôles, permissions et attributions
Un rôle fournit un niveau d'accès initial. Il ne décrit pas à lui seul toutes les actions possibles. Les permissions détaillées, la portée des accès au personnel, les fonctionnalités activées et les cours ou formulaires attribués comptent aussi.
| Travail à accomplir | Points à vérifier |
|---|---|
| Gérer le compte ou l'organisation | Rôles de gestion, facturation et autorisation d'attribuer les permissions protégées. |
| Administrer les opérations | Rôle administrateur et permissions financières, de formulaires et de gestion des utilisateurs nécessaires. |
| Enseigner ou prendre les présences | Rôle instructeur, activités et formulaires attribués, et autorisation de messagerie. |
| Envoyer des campagnes | Rôle de communication et accès aux destinataires et modèles nécessaires. |
| Travailler à l'accueil ou à la caisse | Rôle préposé ou point de vente, modes de paiement et opérations financières autorisés. |
| Consulter les comptes | Rôle comptable et rapports ou factures nécessaires. |
| Gérer les dossiers d'employés | Rôle de gestion du personnel et portée des accès aux profils, horaires et équipes. |
| Recevoir seulement des copies | Accès invité et coordonnées vérifiées. |
Utilisez Détails pour examiner le rôle offert plutôt que de présumer que tous les administrateurs ont les mêmes accès. Un instructeur peut avoir ou non accès à la messagerie. Un invité ne remplace pas un instructeur qui doit prendre les présences.
Vérifier séparément les actions sensibles
Ouvrez l'éditeur de permissions pour vérifier les remboursements, annulations, crédits, corrections de factures et autres actions détaillées. Accordez seulement les actions requises. Le droit de les modifier dépend du rôle de la personne qui agit et de l'utilisateur visé; un administrateur ne peut pas nécessairement modifier tous les autres accès.
L'accès aux profils et aux horaires du personnel peut avoir une portée distincte. Consultez les profils du personnel plutôt que de supposer que tous les renseignements du personnel sont toujours réservés à un seul rôle de propriétaire de compte.
Modifier ou révoquer un accès
Ouvrez un utilisateur pour modifier les renseignements et permissions autorisés ou renvoyer son invitation. Utilisez Révoquer pour retirer l'accès à cette organisation. Cela ne supprime ni son compte ni ses accès à d'autres organisations.
Si l'invitation manque, confirmez l'adresse, demandez de vérifier les indésirables et de marquer l'invitation légitime comme Non indésirable, puis renvoyez-la au besoin. L'administrateur de messagerie peut vérifier les expéditeurs bloqués et domaines autorisés. Consultez le domaine d'envoi si vous utilisez le vôtre.
Accompagner l'équipe
Utilisez le message du tableau de bord des instructeurs pour donner des consignes ou des raccourcis. Envoyez un message aux utilisateurs choisis ou utilisez la Cci pour leur transmettre une copie d'un message client; consultez les options d'envoi.
Avant d'utiliser un rôle pour un nouveau parcours, vérifiez-le avec un compte autorisé de ce niveau dans une session de navigateur distincte. Vérifiez le cours ou formulaire voulu, une action requise et une action restreinte. Si un accès manque, examinez les attributions autant que le rôle.