Envoyer votre premier courriel ou SMS

Commencez par vous envoyer un message bref. Vérifiez le résultat dans votre boîte de réception ou sur votre téléphone, puis préparez un message distinct pour les destinataires visés. Vous pourrez ainsi confirmer le moyen choisi, le texte et les paramètres de réponse avant de communiquer avec les clients.

Avant de commencer

Vous devez avoir la permission d’envoyer des messages dans l’organisation. Vérifiez que votre propre compte contient le courriel et le numéro mobile nécessaires à l’essai. Un SMS de test est un vrai envoi et peut utiliser votre solde de SMS.

Pour un envoi aux clients, déterminez d’abord la liste, le cours, le formulaire ou les dossiers clients pertinents. Consultez Choisir ses destinataires si vous hésitez sur le point de départ.

1. Ouvrir un nouveau message

Ouvrez Communication > Nouveau message. Vous pouvez aussi ouvrir Tous les messages et utiliser l’action de création d’un message.

Choisissez Courriel, SMS et courriel ou SMS. Si l’organisation active Préférences clients, cette option respecte le moyen choisi par le client; le courriel est utilisé par défaut sans préférence. Pour tester un moyen précis, sélectionnez-le explicitement.

Choisissez Marketing pour une promotion ou Non-marketing pour un message opérationnel. Un essai interne d’un avis concernant un cours peut utiliser Non-marketing; une campagne promotionnelle doit demeurer Marketing lorsqu’elle est préparée pour ses vrais destinataires.

Choix du moyen, du type de communication et de l’option Moi dans un nouveau message

2. Choisir Moi

Dans À, sélectionnez Moi. Vérifiez que vous n’avez pas sélectionné une liste de clients ni ajouté d’utilisateurs dans Cci.

Il s’agit d’une première vérification utile de la livraison, mais elle ne reproduit pas le contexte d’inscription ou de participant de chaque client. Un champ de fusion lié à un cours ou à un formulaire doit aussi être vérifié dans ce contexte avant un envoi aux clients.

3. Rédiger un message bref

Pour le courriel, saisissez un Sujet du courriel clair. Rédigez le message dans l’éditeur. Par exemple :

Rappel : le cours de natation de samedi commence à 9 h. Veuillez arriver dix minutes à l’avance.

Gardez les renseignements essentiels dans le texte du SMS. Un long SMS peut utiliser plusieurs segments facturables ou être raccourci avec un lien vers le message complet, selon le réglage de l’organisation pour les longs messages. Le compteur affiché est une estimation; voir SMS, images et longueur des messages.

Utilisez Utiliser un gabarit HTML pour une mise en page élaborée. Le gabarit peut s’afficher au complet dans le courriel, tandis que le SMS contient du texte et un lien vers le contenu hébergé. Vous pouvez aussi utiliser Messages rapides ou insérer des champs de fusion; vérifiez ensuite le contenu choisi.

4. Vérifier l’aperçu et les paramètres de réponse

Utilisez Aperçu pour examiner le message. Si vous avez choisi les deux moyens, examinez les versions courriel et SMS. Ouvrez Paramètres expéditeur et réponse pour vérifier la destination des réponses.

Si vous n’êtes pas prêt à envoyer ou à planifier le message, cliquez sur Enregistrer le brouillon. L’enregistrement ne l’envoie pas et ne planifie pas son envoi. Pour le reprendre plus tard, ouvrez Communication > Tous les messages, choisissez Brouillons dans le filtre, puis sélectionnez le brouillon pour le rouvrir dans Nouveau message. Les autres administrateurs autorisés peuvent modifier un brouillon; seul son propriétaire peut le supprimer.

Avant l’envoi, confirmez que :

Moi est toujours sélectionné, sans utilisateur ajouté par erreur en Cci.
Le sujet, le texte et les liens sont corrects.
Les champs de fusion contiennent des valeurs adaptées au contexte choisi.
Les nombres affichés et le coût estimé sont plausibles.

L’aperçu permet de vérifier le message préparé, mais ne garantit pas un affichage identique dans tous les logiciels de courriel ou téléphones. Une image ou un document envoyé par SMS est accessible par un lien, et non par une pièce jointe MMS.

5. Envoyer le test et l’examiner

Cliquez sur Envoyer lorsque vous êtes prêt à effectuer le vrai envoi de test. Vérifiez votre boîte de réception ou votre téléphone selon les moyens choisis. Ouvrez les liens et confirmez que le contenu est lisible.

Retrouvez l’envoi dans Tous les messages et consultez son état. Si le message n’arrive pas, examinez les résultats de livraison avant de multiplier les essais. Un renvoi est un autre envoi, et un autre SMS peut utiliser un solde supplémentaire.

6. Préparer l’envoi aux clients

Créez un message distinct pour les destinataires visés ou partez de la liste, du formulaire ou du cours pertinent. Vérifiez de nouveau le groupe, le type de communication, les champs de fusion, les paramètres de réponse et l’estimation avant l’envoi.

Un test à vous-même ne prouve pas qu’un groupe fondé sur les inscriptions ou ses champs de fusion sont corrects. Vérifiez le contexte réel des clients. Consultez Destinataires et options d’envoi pour l’envoi aux deux parents, la Cci et les points de départ contextuels.

Pour un envoi ultérieur, consultez Planifier des messages. Après l’envoi, utilisez Suivi des messages pour examiner les résultats.