Centre d’aide Activity Messenger Gérer les réservations quotidiennes et les disponibilités Utilisez Aujourd’hui pour consulter les ressources occupées et les réservations temporaires dans les paniers, puis Disponibilités pour réserver pour un client. Ce guide reprend l’exemple Book a mat du guide de configuration des réservations. Avant de commencer Les ressources, le type de réservation, le forfait, l’horaire et les prix doivent déjà être configurés. Vous devez avoir accès aux écrans de réservation et aux factures. Une cellule vide ne garantit pas qu’une plage est offerte à la vente. 1. Utiliser Aujourd'hui pour la gestion quotidienne Ouvrez E-Commerce → Aujourd'hui. Cette page permet au personnel de voir les ressources occupées, de retrouver une réservation et de gérer les opérations quotidiennes. Malgré son nom, elle permet de choisir une autre date pour préparer une journée à venir ou consulter une journée passée. Choisissez la date. Sélectionnez l'étiquette de ressource Golf pour afficher les trois tapis. Consultez les rangées horaires et les colonnes de ressources. Cliquez sur une réservation pour ouvrir ses détails; la fenêtre dépend du type de réservation. Utilisez les champs de nom, de courriel ou de téléphone pour trouver les réservations d'un client. Le bouton Rechercher ouvre la fenêtre de recherche de réservations. Actualisez au besoin. La barre d'outils donne aussi accès aux paramètres d'affichage, aux éléments archivés, à l'impression et au mode plein écran. Dans cet exemple, Mat 1 affiche la réservation retenue temporairement par le panier du microsite. Le libellé Panier distingue cette retenue d'un achat terminé. Le personnel peut ainsi comprendre pourquoi une plage est occupée sans considérer chaque bloc affiché comme une réservation payée. Aujourd'hui présente l'occupation des ressources. Une cellule vide ne signifie pas à elle seule qu'un forfait est offert aux clients à cette heure : l'horaire et les règles du forfait s'appliquent aussi. 2. Réserver pour un client à partir de Disponibilités Utilisez ce parcours lorsqu'un membre du personnel prend une réservation au téléphone ou à l'accueil. Dans Aujourd'hui, choisissez la date et l'étiquette Golf. Le bouton Disponibilités apparaît lorsqu'une étiquette est sélectionnée et qu'elle contient des ressources. Cliquez sur Disponibilités. Utilisez les flèches ou le sélecteur de date pour changer de journée au besoin. Cliquez sur une cellule libre sous la ressource souhaitée. Dans cet exemple, sélectionnez Mat 2 à 11 h. Le résumé indique 11 h–12 h. Cliquez de nouveau sur une cellule sélectionnée pour la désélectionner; vérifiez le résumé si vous sélectionnez d'autres cellules. Cliquez sur le + à côté du résumé de la sélection. Dans Réservation avec facture, vérifiez le Forfait proposé. Ici, il s'agit de Book a mat. Vérifiez le type Golf, la ressource, la durée et le total de 25 $. Choisissez la personne dans le sélecteur Client. Le bouton Créer reste indisponible tant que les informations client requises ne sont pas présentes. Vérifiez Envoyer un courriel de confirmation au client. Cette option est désactivée dans l'exemple; activez-la si le client doit recevoir une confirmation. Cliquez sur Créer lorsque les informations sont exactes. Cette action crée la réservation avec une facture. Vérifiez la facture obtenue et traitez le paiement selon les pratiques de votre organisation. Créer une facture ne signifie pas que le paiement a été encaissé. Vérifiez séparément l'état du paiement. La capture montre le formulaire avant la sélection d'un client. Laissez Autoriser la double réservation désactivé pour les réservations ordinaires. Cette option permet volontairement à un administrateur de sélectionner une cellule déjà réservée. L'écrasement autorisé par un type de réservation constitue une exception distincte, définie dans les paramètres du type. Résolvez les conflits avant de confirmer une réservation réelle. 3. Changer le forfait d'une réservation impayée Utilisez Changer de forfait sur une facture existante pour remplacer un forfait de réservation et recalculer les items de réservation, de joueurs et de frais associés. La réservation conserve sa date et son heure de début. Le nouveau forfait détermine la durée, les ressources et les prix. Vérifier l'admissibilité Vous devez avoir les permissions de consulter les détails de la facture du client et de modifier les items de facture. La facture doit être finalisée et la réservation de forfait doit être active. Tous les items concernés de réservation, de joueurs et de frais associés doivent n'avoir reçu aucun paiement, même partiel. Un historique de paiement remboursé empêche aussi cette opération. Les autres items payés de la facture, sans lien avec cette réservation, n'empêchent pas à eux seuls le changement. Si un paiement est en cours, attendez son résultat. Réviser et confirmer Ouvrez E-Commerce → Factures, puis la facture du client. Dans Réservations, ouvrez le menu à trois points (…) de la réservation et choisissez Changer de forfait. Choisissez un autre Forfait. La liste contient les forfaits compatibles avec le nombre de ressources réservées et de joueurs. La présence d'un forfait dans cette liste ne garantit pas sa disponibilité à l'heure réservée. Cliquez sur Réviser les changements. La disponibilité est vérifiée pour la nouvelle durée et les ressources requises, y compris les délais de préparation. Les joueurs doivent satisfaire aux exigences d'abonnement du nouveau forfait. Comparez Avant et Après. Vérifiez le forfait, chaque ressource, les heures de début et de fin, les noms complets des items de facture, le total et le solde de chaque item, ainsi que le total et le solde de la facture. Vérifiez les Paiements planifiés s'ils sont affichés; les montants et les répartitions concernés sont aussi recalculés. Pour envoyer la facture révisée par courriel, cochez Renvoyer la facture modifiée au propriétaire et aux joueurs. Cette option est facultative et décochée par défaut. Elle nécessite la permission d'envoyer des messages. Le propriétaire de la facture et les joueurs ayant une adresse courriel reçoivent une copie; chaque adresse reçoit une seule copie. Cliquez sur Confirmer le changement de forfait pour enregistrer. Utilisez Retour pour choisir un autre forfait ou Annuler pour quitter sans appliquer le changement. La facture est recalculée et le changement de forfait est inscrit dans son journal. Si la facture ou les montants changent avant la confirmation, révisez un nouvel aperçu. Si une ressource requise n'est pas disponible, aucun changement n'est enregistré. Comment les terrains et les instructeurs sont sélectionnés L'assistant conserve automatiquement chaque ressource existante qui convient au nouveau forfait. Lorsqu'une ressource doit changer, il sélectionne une ressource disponible selon les règles du nouveau forfait et l'affiche pour confirmation. Vérifiez chaque ressource dans Après avant d'enregistrer. Par exemple, remplacer un forfait d'une heure avec l'instructeur A par un forfait avec l'instructeur B peut conserver le même terrain tout en remplaçant l'instructeur, si les deux ressources sont disponibles pendant la plage requise. Si le nouveau forfait exige aussi un autre terrain, le terrain proposé apparaît également dans l'aperçu. Quand l'assistant ne peut pas être utilisé Les réservations partagées, récurrentes, de cours ou d'événements, synchronisées avec un service externe ou en attente d'approbation ne sont pas prises en charge. Il en va de même pour les réservations comprenant des coupons, des rabais promotionnels, un plan de paiement propre aux réservations, un achat d'abonnement, des items associés annulés ou des suppléments autres que les joueurs. Les forfaits de remplacement exigeant une approbation, un coupon, un plan de paiement propre aux réservations ou un supplément obligatoire autre que les joueurs sont exclus. Utilisez le parcours de réservation ou de facturation approprié dans ces cas. Un forfait de réservation qui réserve un terrain et un instructeur est pris en charge. Les leçons gérées dans le parcours distinct de cours privés ne peuvent pas être modifiées avec cet assistant. Si un avertissement indique que le changement a été enregistré, mais que le PDF, les codes d'accès ou l'envoi de courriels n'ont pas tous pu être mis à jour, actualisez la facture et vérifiez ces résultats avant de la renvoyer. Le changement de forfait est déjà appliqué. Si une plage attendue n'apparaît pas Vérifiez que le forfait est visible et qu'il n'est pas désactivé. Vérifiez les dates d'application, les jours, les heures et l’intervalle de l'horaire de tarification, ainsi que les règles de réservation. Vérifiez que les ressources requises sont disponibles pendant toute la durée, y compris les délais. Vérifiez aussi les relations de parenté, de chevauchement et de blocage. Recherchez les réservations existantes et les retenues temporaires du panier dans Aujourd'hui. Recherchez une fermeture sur la ressource. Une fermeture bloque la réservation en ligne et n'annule pas les réservations déjà au calendrier. Si Disponibilités n'apparaît pas dans Aujourd'hui, choisissez une étiquette contenant des ressources et vérifiez les permissions de l'utilisateur. Pour fermer plus tôt à une date, ajouter des jours fériés ou tenir compte du congé d'un membre du personnel, consultez Configurer les ressources et les forfaits de réservation. Prochaines étapes Configurer les ressources et les forfaits · Fermer des ressources avec une fermeture · Consulter les rapports de réservations · Couleurs et affichages des calendriers · Cours privés