Gérer les réservations quotidiennes et les disponibilités

Utilisez Aujourd’hui pour consulter les ressources occupées et les réservations temporaires dans les paniers, puis Disponibilités pour réserver pour un client. Ce guide reprend l’exemple Book a mat du guide de configuration des réservations.

Avant de commencer

Les ressources, le type de réservation, le forfait, l’horaire et les prix doivent déjà être configurés. Vous devez avoir accès aux écrans de réservation et aux factures. Une cellule vide ne garantit pas qu’une plage est offerte à la vente.

1. Utiliser Aujourd'hui pour la gestion quotidienne

Ouvrez E-Commerce → Aujourd'hui. Cette page permet au personnel de voir les ressources occupées, de retrouver une réservation et de gérer les opérations quotidiennes. Malgré son nom, elle permet de choisir une autre date pour préparer une journée à venir ou consulter une journée passée.

Choisissez la date.
Sélectionnez l'étiquette de ressource Golf pour afficher les trois tapis.
Consultez les rangées horaires et les colonnes de ressources. Cliquez sur une réservation pour ouvrir ses détails; la fenêtre dépend du type de réservation.
Utilisez les champs de nom, de courriel ou de téléphone pour trouver les réservations d'un client. Le bouton Rechercher ouvre la fenêtre de recherche de réservations.
Actualisez au besoin. La barre d'outils donne aussi accès aux paramètres d'affichage, aux éléments archivés, à l'impression et au mode plein écran.

Page Aujourd'hui filtrée sur Golf, avec les trois tapis et une retenue temporaire du panier sur Mat 1

Dans cet exemple, Mat 1 affiche la réservation retenue temporairement par le panier du microsite. Le libellé Panier distingue cette retenue d'un achat terminé. Le personnel peut ainsi comprendre pourquoi une plage est occupée sans considérer chaque bloc affiché comme une réservation payée.

Aujourd'hui présente l'occupation des ressources. Une cellule vide ne signifie pas à elle seule qu'un forfait est offert aux clients à cette heure : l'horaire et les règles du forfait s'appliquent aussi.

2. Réserver pour un client à partir de Disponibilités

Utilisez ce parcours lorsqu'un membre du personnel prend une réservation au téléphone ou à l'accueil.

Dans Aujourd'hui, choisissez la date et l'étiquette Golf. Le bouton Disponibilités apparaît lorsqu'une étiquette est sélectionnée et qu'elle contient des ressources.
Cliquez sur Disponibilités. Utilisez les flèches ou le sélecteur de date pour changer de journée au besoin.
Cliquez sur une cellule libre sous la ressource souhaitée. Dans cet exemple, sélectionnez Mat 2 à 11 h. Le résumé indique 11 h–12 h. Cliquez de nouveau sur une cellule sélectionnée pour la désélectionner; vérifiez le résumé si vous sélectionnez d'autres cellules.
Cliquez sur le + à côté du résumé de la sélection.

Fenêtre Disponibilités avec Mat 2 sélectionné de 11 h à midi et le bouton plus pour créer une réservation

Dans Réservation avec facture, vérifiez le Forfait proposé. Ici, il s'agit de Book a mat. Vérifiez le type Golf, la ressource, la durée et le total de 25 $.
Choisissez la personne dans le sélecteur Client. Le bouton Créer reste indisponible tant que les informations client requises ne sont pas présentes.
Vérifiez Envoyer un courriel de confirmation au client. Cette option est désactivée dans l'exemple; activez-la si le client doit recevoir une confirmation.
Cliquez sur Créer lorsque les informations sont exactes. Cette action crée la réservation avec une facture. Vérifiez la facture obtenue et traitez le paiement selon les pratiques de votre organisation.

Fenêtre Réservation avec facture affichant Mat 2, Book a mat, le type Golf, le sélecteur de client et le total de 25 $

Créer une facture ne signifie pas que le paiement a été encaissé. Vérifiez séparément l'état du paiement. La capture montre le formulaire avant la sélection d'un client.

Laissez Autoriser la double réservation désactivé pour les réservations ordinaires. Cette option permet volontairement à un administrateur de sélectionner une cellule déjà réservée. L'écrasement autorisé par un type de réservation constitue une exception distincte, définie dans les paramètres du type. Résolvez les conflits avant de confirmer une réservation réelle.

Si une plage attendue n'apparaît pas

Vérifiez que le forfait est visible et qu'il n'est pas désactivé.
Vérifiez les dates d'application, les jours, les heures et l’intervalle de l'horaire de tarification, ainsi que les règles de réservation.
Vérifiez que les ressources requises sont disponibles pendant toute la durée, y compris les délais. Vérifiez aussi les relations de parenté, de chevauchement et de blocage.
Recherchez les réservations existantes et les retenues temporaires du panier dans Aujourd'hui.
Si Disponibilités n'apparaît pas dans Aujourd'hui, choisissez une étiquette contenant des ressources et vérifiez les permissions de l'utilisateur.

Prochaines étapes