Centre d’aide Activity Messenger

Configurer les ressources et les forfaits de réservation

Les réservations permettent aux clients de réserver un lieu, un membre du personnel ou un équipement à une heure précise. Configurez les ressources, classez les réservations par type, puis proposez un forfait sur votre microsite. Le personnel peut ensuite consulter l'horaire dans Aujourd'hui et réserver pour un client à partir de Disponibilités.

Ce guide utilise Book a mat, un forfait de pratique de golf : un tapis disponible pendant une heure, au prix de 20 $ tôt le matin ou de 25 $ plus tard dans la journée, avec des paniers de balles en option. L'exemple comprend les ressources Mat 1, Mat 2 et Mat 3, ainsi que le type de réservation Golf. Les noms des ressources et du forfait sont conservés tels qu'ils sont configurés.

Avant de commencer

Les réservations doivent être activées pour votre organisation. Utilisez un compte administrateur autorisé à accéder aux ressources, à configurer les réservations et à créer des réservations. L'accès aux factures est également nécessaire pour les opérations de facturation correspondantes. Si un menu ou une action manque, demandez à l'administrateur de votre organisation de vérifier vos permissions et les fonctionnalités activées.

Les étapes ci-dessous utilisent le menu E-Commerce. Selon votre disposition de navigation, Ressources, Forfaits de réservations et Aujourd'hui peuvent aussi apparaître directement dans la navigation des réservations.

1. Créer les ressources

Une ressource représente le lieu, la personne ou l'objet dont il faut réserver le temps. Le forfait représente l'offre achetée par le client. Distinguez ces deux éléments : trois tapis réservables séparément doivent être trois ressources, même si les clients achètent le même forfait.

1. Ouvrez E-Commerce → Ressources (personnel, lieux et équipements).
2. Cliquez sur + pour ajouter une ressource, ou sur une ressource existante pour la modifier.
3. Choisissez son type : Emplacement, Personnel ou Équipement. Donnez-lui un nom clair. Dans cet exemple, les tapis sont des ressources de type Emplacement, nommées Mat 1, Mat 2 et Mat 3.
4. Configurez un lieu parent ou des relations de blocage lorsque les ressources partagent un espace. Une relation de parenté ou de chevauchement évite les réservations incompatibles; Bloquer des lieux indique les autres ressources rendues indisponibles lorsqu'on utilise celle-ci.
5. Sauvegardez la ressource. Dans la liste, utilisez les commandes d'étiquettes pour attribuer Golf aux trois tapis.

Les étiquettes permettent au personnel de travailler avec un groupe de ressources pertinent. L'étiquette de ressource Golf filtre la page Aujourd'hui; le type de réservation Golf, présenté plus bas, classe les réservations. Leurs rôles diffèrent même si leurs noms sont identiques.

Les colonnes Maintenant et Suivant permettent de voir l'utilisation actuelle et la prochaine réservation. La création des ressources ne suffit pas à créer une offre en ligne ni à définir son prix : ces éléments se configurent dans le forfait.

2. Configurer un type de réservation

Le type de réservation attribue une catégorie et une couleur de calendrier aux réservations. Pour cet exemple, utilisez Golf.

1. Ouvrez la roue dentée des paramètres de l'organisation, à côté de son logo, puis choisissez Types de réservation.
2. Cliquez sur +, ou ouvrez un type existant.
3. Entrez le Nom, choisissez une Couleur et ajoutez une Description au besoin.
4. Vérifiez les options de disponibilité, puis créez ou sauvegardez le type.

Lorsqu'elle est disponible, l'option Rendre les ressources non-disponibles sert aux réservations qui rendent les ressources indisponibles et les masquent dans les calendriers. Permettre à un administrateur d'écraser cette réservation autorise une exception administrative dans Disponibilités, par exemple lorsqu'une plage est bloquée pour les clients, mais que le personnel peut faire une exception. Laissez ces deux options désactivées pour les réservations Golf ordinaires de cet exemple.

Un type de réservation ne définit ni le prix ni les heures de vente du forfait. Sélectionnez-le dans l'onglet Réservations du forfait pour l'appliquer à cette offre.

3. Configurer le forfait Book a mat

Ouvrez E-Commerce → Forfaits de réservations, puis cliquez sur + ou ouvrez Book a mat.

Information

Dans Information, indiquez le nom, la catégorie et la courte description du forfait. Dans cet exemple, la catégorie est Rentals et le forfait propose une heure sur un tapis de pratique de golf.

Réglez Visible à Oui pour afficher le forfait aux clients dans le microsite. Un forfait masqué peut rester visible en orange pour les administrateurs : vérifiez donc la version publique dans une fenêtre privée. Désactivé empêche les réservations; laissez cette option désactivée lorsque l'offre doit être réservable. Choisissez si la page par défaut affiche la description ou le calendrier.

Pour réutiliser un forfait, choisissez Dupliquer dans la liste des forfaits. Dans la fenêtre, Copier les paramètres d’adhésion inclut les adhésions liées, les exigences de réservation, les règles d’adhésion et les options d’achat. Lors d'une copie vers une autre organisation, seules les adhésions portant le même nom sont liées. Copier la rémunération du personnel copie la règle de rémunération par défaut du forfait dans la même organisation; l'option apparaît seulement pour un forfait de réservation admissible lorsque vous pouvez gérer la rémunération. Les deux choix sont désactivés tant qu'ils ne sont pas sélectionnés. Vérifiez le nouveau forfait avant de le proposer aux clients.

Description

Présentez ce que comprend la réservation dans la description longue affichée dans le microsite. Pour Book a mat, décrivez la séance d'une heure et précisez que les seaux de balles sont des extras facultatifs. Choisissez si la description apparaît dans le calendrier. Utilisez le champ de détails pour les consignes supplémentaires et choisissez si ces détails apparaissent avant la facture.

Images

Ajoutez jusqu'à trois images pour illustrer l'offre. Une photo des tapis aide les clients à reconnaître ce qu'ils réservent. Si votre organisation possède un plan du site, activez son affichage pour aider les clients à trouver la ressource.

Réservations

Dans Réservations :

1. Ajoutez Mat 1, Mat 2 et Mat 3 sur la même rangée de ressources.
2. Réglez la Durée à 1h. L'exemple ne prévoit aucun délai avant ou après.
3. Laissez Ne pas réserver désactivé : le tapis choisi doit être réellement réservé.
4. Laissez Permettre le choix désactivé pour attribuer automatiquement un tapis disponible. Activez cette option lorsque le client doit choisir une ressource précise.
5. Activez Afficher au client pour montrer le tapis attribué.
6. Sélectionnez le type de réservation Golf.

Les ressources d'une même rangée sont des choix possibles : la première ressource disponible est réservée. Des rangées distinctes sont des exigences cumulatives : il faut une ressource disponible dans chaque rangée. Par exemple, une rangée de tapis et une rangée d'entraîneurs exigent à la fois un tapis et un entraîneur.

L'option Ne pas réserver transforme une rangée en vérification de disponibilité : toutes les ressources de cette rangée doivent être libres, mais cette rangée ne les réserve pas. Utilisez-la seulement lorsque ce comportement est souhaité.

Les délais réservent du temps autour du rendez-vous. Utilisez-les pour la préparation ou le rangement plutôt que pour prolonger le rendez-vous présenté au client. L'exemple utilise une seule durée; Offrir plusieurs durées de réservation permet de proposer plusieurs longueurs de rendez-vous.

Pour permettre aux clients de réserver le même jour et à la même heure sur plusieurs semaines, modifiez le forfait, ouvrez Réservations et activez Autoriser les réservations récurrentes. Le texte d'aide de ce réglage indique qu'il permet au client de réserver plusieurs semaines pour ce jour et cette heure de réservation. Sauvegardez le forfait après avoir modifié le réglage.

Calendrier

Déterminez comment les clients consultent les disponibilités dans le microsite. Choisissez la vue par défaut, les autres vues proposées, la date initiale et le premier jour de la semaine. Book a mat s'ouvre sur trois jours et propose des vues de deux, trois et quatre jours. La date par défaut détermine la date initialement affichée; elle ne définit pas la fenêtre de réservation à l'avance.

Afficher les lieux disponibles dans le calendrier indique les ressources dans chaque disponibilité. Réservez cette option à un petit nombre de ressources pour conserver un calendrier lisible sur mobile. Sous Affichage, montrez les fermetures, les cours disponibles ou certains types de réservations pour expliquer les périodes occupées. Pour les types choisis, configurez le titre affiché, la description de la fenêtre contextuelle et l'intervalle de découpage. Cacher les plages qui créent des trous non réservables masque les options qui laisseraient un intervalle inutilisable; activez l'option et indiquez la durée en minutes pour éviter ces trous.

Abonnement

Utilisez cet onglet pour réserver l'accès aux membres; il apparaît lorsque les abonnements sont activés pour l'organisation. Exigez un abonnement pour réserver et choisissez les abonnements admissibles. Si cette exigence est activée et que la liste reste vide, tout abonnement valide est accepté. L'option de vérification des dates exige que l'abonnement couvre la date de réservation.

Lorsqu'elles sont disponibles, les options d'achat d'abonnement permettent aux clients sans abonnement admissible d'en acheter un. Liez les abonnements ici avant de définir leurs règles particulières dans Règles. Book a mat n'exige aucun abonnement dans cet exemple.

Exiger une assurance ou une autre adhésion supplémentaire

Utilisez Adhésion supplémentaire requise lorsque le client doit satisfaire une exigence distincte, comme détenir une assurance en plus d'un abonnement de compte. Cette section est disponible pour les forfaits avec abonnement requis qui ne demandent pas au client de saisir les joueurs.

Les deux sections vérifient des exigences différentes :

• La liste principale Abonnements donne accès à la réservation lorsque le client possède un des abonnements acceptés. Offrir des abonnements manquants propose un achat seulement si le client n'a pas d'abonnement donnant accès au forfait.
• Adhésion supplémentaire requise vérifie la présence d'une des adhésions supplémentaires, même si le client a déjà accès au forfait. Offrir les adhésions supplémentaires manquantes propose un achat lorsque cette exigence distincte n'est pas satisfaite.

Placer les abonnements de compte et les assurances uniquement dans la liste principale n'exige pas les deux : un abonnement de compte peut déjà satisfaire cette liste. Pour exiger un abonnement de compte et une assurance, placez les abonnements de compte dans la liste principale et les assurances dans la section supplémentaire. Gardez les listes distinctes si une assurance seule ne doit pas donner accès à la réservation.

Pour configurer l'exigence supplémentaire :

1. Créez les abonnements nécessaires dans E-Commerce → Abonnements, avec leurs prix et leurs périodes de validité. Pour une assurance à usage unique couvrant une journée de réservation, configurez un abonnement d'une journée.
2. Ouvrez E-Commerce → Forfaits de réservations, modifiez le forfait et sélectionnez Abonnement.
3. Activez Abonnement requis pour la réservation et sélectionnez les abonnements de compte donnant accès au forfait dans la liste principale Abonnements.
4. Activez Adhésion supplémentaire requise. Dans Adhésions satisfaisant cette exigence supplémentaire, sélectionnez les assurances acceptées, par exemple l'assurance saisonnière, l'assurance à usage unique et une adhésion représentant l'assurance acceptée du locataire. Sélectionnez au moins une option.
5. Activez Offrir les adhésions supplémentaires manquantes pour permettre l'achat de la couverture pendant la réservation. Dans Abonnements à offrir, choisissez les options achetables parmi les adhésions acceptées. Gardez l'adhésion représentant l'assurance du locataire uniquement dans la liste des adhésions acceptées si elle n'est pas à vendre.
6. Dans Débuter à la date réservée, sélectionnez les abonnements offerts qui doivent commencer à la date de réservation, comme l'assurance à usage unique. Vérifiez les paramètres de validité de chaque abonnement; cette option ne transforme pas une assurance saisonnière en abonnement d'une journée.
7. Sauvegardez, puis ouvrez le Microsite du forfait et vérifiez le parcours avec un compte qui possède l'abonnement d'accès, mais aucune assurance valide pour la date choisie.

Par exemple, un terrain peut exiger un abonnement de compte locataire ainsi qu'une des trois assurances suivantes : saisonnière, à usage unique ou assurance acceptée du locataire. Offrez les deux premières à l'achat. Un locataire qui possède seulement l'abonnement de compte doit sélectionner une couverture; celui qui a déjà une assurance acceptée et valide à son compte satisfait l'exigence supplémentaire. L'adhésion représentant l'assurance du locataire doit être attribuée au compte; ce réglage ne recueille ni ne vérifie lui-même un document d'assurance.

Parcours client et vérification de la couverture

Le client doit se connecter au compte associé à ses abonnements. Si la couverture supplémentaire manque, la fenêtre de réservation présente les options d'achat configurées. L'abonnement sélectionné est ajouté au panier avec la réservation. Si l'achat est désactivé ou qu'aucune option d'achat n'est disponible, le client doit obtenir un abonnement admissible avant de terminer la réservation.

• L'adhésion supplémentaire doit être valide à la date de réservation, même si L'abonnement doit être valide pour les dates réservées est désactivé pour l'exigence d'accès principale. La couverture suit la date dans le fuseau horaire de l'organisation, quel que soit celui de l'appareil du client.
• Une adhésion supplémentaire expirée, pas encore valide ou inactive ne satisfait pas l'exigence pour cette date.
• Dans un même panier, le même abonnement couvrant les mêmes dates est réutilisé sans être facturé deux fois, y compris lorsque les deux sections le proposent. Un abonnement d'une journée ne couvre pas une réservation un autre jour.
• Un achat d'abonnement requis ne peut pas être retiré du panier tant qu'une réservation en dépend. Retirer la dernière réservation qui en dépend retire aussi cet achat. Ce comportement du panier ne décrit pas les remboursements après la caisse de sortie.
• Si un changement de date laisse la réservation sans couverture valide, retirez-la du panier et ajoutez-la de nouveau avec une couverture pour la nouvelle date.
• Laissez Adhésion supplémentaire requise désactivé pour conserver uniquement l'exigence d'accès existante.

Règles

Déterminez quand les clients peuvent réserver et quelles modifications ils peuvent ensuite effectuer. Book a mat ouvre actuellement les ventes sept jours à l'avance et les ferme 60 minutes avant le début de la réservation.

• Réservation à l'avance : indiquez combien de jours avant la réservation les ventes ouvrent et à quelle heure. Le paramètre distinct d'affichage des disponibilités peut permettre de voir les plages avant de pouvoir les acheter.
• Visibilité des réservations du client : lorsque le nombre de jours de vente à l'avance est défini, activez Masquer les réservations hors de la période de vente; permettre aux administrateurs de réserver toute date pour afficher les réservations à venir dans le compte client seulement lorsqu'elles entrent dans cette période. Les propriétaires et administrateurs peuvent toujours voir et réserver toute date future disponible dans le calendrier du microsite; les réservations passées restent dans l'historique. Les factures et leurs détails demeurent visibles.
• Fermeture des ventes : choisissez les minutes ou les jours et indiquez le délai avant le début. Vérifiez attentivement l'unité sélectionnée.
• Limites : contrôlez les réservations par panier, par période et par jour. La limite quotidienne exige un abonnement et s'applique normalement avec les autres forfaits de la même catégorie. L'option relative aux lieux compte aussi les réservations existantes pour les ressources incluses dans ce forfait.
• Minutes de grâce pour les administrateurs : permettez à un administrateur de réserver peu après le début d'une plage. Par exemple, une grâce de 15 minutes permet de réserver une plage de 10 h à 10 h 05.
• Annulation et déplacement : indiquez des délais distincts en heures ou en jours. Laissez les champs vides pour empêcher ces actions en libre-service. Une annulation par le client crédite la réservation, sans rembourser automatiquement le paiement.
• Type de réservation et règles par abonnement : vérifiez la classification et, au besoin, remplacez certaines fenêtres et limites pour les abonnements liés.

Un champ vide n'a pas toujours le même sens : les champs de limites n'imposent aucune restriction, tandis que ceux d'annulation et de déplacement désactivent ces actions pour les clients. Suivez le texte d'aide du champ.

Tarification/horaire

Cet onglet regroupe le Prix affiché, les taxes et les Grilles tarifaires qui déterminent les heures de départ offertes et leurs prix. Le prix affiché sert à présenter le forfait; le modifier ne met pas à jour les prix déjà saisis pour chaque jour d'une grille.

Chaque grille possède une date de début De, une date de fin facultative À, un prix et une rangée par jour de la semaine. Cochez les jours offerts, puis indiquez leur Heure de début, Heure de fin, Prix et Intervalle. Le prix de la rangée est utilisé pour les départs de ce jour. Vérifiez chaque rangée active lorsque vous changez les prix.

L'Intervalle est le nombre de minutes entre les départs possibles; la Durée se configure dans Réservations. L'heure de fin est une limite exclusive pour les départs, et non une garantie que le rendez-vous se termine à cette heure. Consultez le message « Dernière réservation » de chaque rangée, surtout après une modification de durée ou d'intervalle.

Dernier départ et durée de réservation

L'Heure de fin d'une rangée est une limite pour les départs, et non une heure de fermeture des réservations. Activity Messenger construit les départs offerts uniquement à partir de la grille : à compter de l'Heure de début, il ajoute un départ toutes les Intervalle minutes tant que ce départ est antérieur à l'Heure de fin. La Durée de l'onglet Réservations n'est pas vérifiée à cette étape; le dernier départ plus la durée peut donc dépasser l'heure de fin. Le texte d'aide de l'Heure de fin le dit aussi : l'heure du début de la dernière réservation doit être avant l'heure de fin de la grille, excluant les délais.

Le message Dernière réservation de … à … affiché à côté de chaque rangée indique le dernier départ généré et le moment où cette réservation se termine avec la durée du forfait. Utilisez-le pour confirmer l'heure de fermeture.

Exemple avec un Intervalle de 60 : une durée de 2 heures et une Heure de fin à 20 h donnent un dernier départ à 19 h, et le message indique de 19 h à 21 h. Pour que la dernière réservation se termine à 20 h, réglez l'Heure de fin à 19 h : le dernier départ devient 18 h et le message indique de 18 h à 20 h. Les délais réservent du temps sur la ressource autour de la réservation, mais ne modifient pas les départs générés.

Lorsque le forfait offre plusieurs durées. Avec Offrir plusieurs durées de réservation (onglet Réservations), toutes les rangées de ressources réservables doivent utiliser la même Durée; cette valeur est la durée de base. La grille génère les départs pour la durée de base comme décrit ci-dessus. Pour une durée plus longue, Activity Messenger détermine d'abord, pour chaque jour, le moment où se termine la dernière réservation de base de ce jour (dernier départ plus durée de base), puis conserve seulement les départs auxquels la réservation plus longue se termine aussi avant ce moment. Une option plus longue offre donc moins de départs que la base, toujours en début de journée, et n'affiche aucune disponibilité un jour où elle ne peut se terminer avant cette limite à partir d'aucun départ. Comme la limite est calculée jour par jour, une option qui dépasse la base de 24 heures ou plus n'apparaît jamais, même si l'éditeur l'accepte : une durée de base de 19 heures avec une option de 43 heures n'affiche que des plages de 19 heures. Pour vendre un séjour de plusieurs jours, faites de la longue durée la Durée de son propre forfait plutôt qu'une option supplémentaire.

Dans Book a mat, une option de 2 heures offrirait des départs de 8 h à 18 h : la dernière réservation de 2 heures se termine à 20 h, comme la dernière réservation d'une heure. Le prix d'une durée plus longue est le prix de la plage multiplié par le rapport entre les deux durées, sauf si l'option possède un Multiplicateur de frais, qui multiplie alors le prix de la plage. Le client choisit la durée dans le calendrier; avec Demander la durée avant d'afficher le calendrier, il choisit d'abord, puis voit les disponibilités pour cette durée.

Exemple : 20 $ de 8 h à 10 h

Utilisez plusieurs grilles pour proposer différents prix dans une même journée, des horaires distincts selon les jours ou des périodes saisonnières. Conservez-les dans le même forfait afin de partager les ressources, les règles et les paramètres de paiement.

Book a mat utilise deux grilles à partir du 1er septembre 2026, sans date de fin :

Pour reproduire cette configuration :

1. Conservez la grille de jour à 25 $, avec chaque jour offert de 10 h à 20 h et un Intervalle de 60.
2. Cliquez sur le + à côté des onglets de grilles. Il copie la dernière grille : vérifiez ses dates et chaque rangée.
3. Sélectionnez la nouvelle grille. Gardez les mêmes dates pour un tarif quotidien du matin, ou limitez les dates pour une offre saisonnière.
4. Réglez le prix de la grille et celui de chaque jour actif à 20 $. Indiquez 8 h à 10 h et un Intervalle de 60 pour chaque jour offert.
5. Vérifiez que la dernière réservation du matin va de 9 h à 10 h. Un départ à 10 h appartient à la grille de jour à 25 $.
6. Cliquez sur Sauvegarder, puis sur Microsite pour vérifier les heures et les prix. La disponibilité des ressources et les Règles déterminent toujours si les clients peuvent réserver.

Utilisez des périodes adjacentes pour séparer clairement le matin et la journée. Si plusieurs grilles produisent le même départ, la grille créée le plus récemment a priorité pour ce départ; une date d'entrée en vigueur plus récente ne suffit pas à établir la priorité. Pour les changements saisonniers, vérifiez les dates et les avertissements d'interruption afin de couvrir les journées futures.

L'Ajustement du prix permet de calculer la moyenne des prix des plages lorsqu'une réservation chevauche plusieurs périodes tarifaires. Il est désactivé dans cet exemple d'une heure. Adapter l'horaire du forfait à l'horaire du personnel, lorsque disponible, limite aussi une offre liée au personnel à ses disponibilités.

Ajouts

Proposez des extras avec la réservation. Book a mat offre Small bucket (5 $), Medium bucket (10 $) et Large bucket (15 $). Configurez le prix, les taxes, le caractère obligatoire ou facultatif et les limites de quantité. Utilisez les options de ressources lorsqu'un extra exige aussi une ressource, et les règles conditionnelles lorsqu'il doit apparaître seulement dans certaines situations.

L'affichage des ajouts sous forme de cases à cocher convient aux extras sélectionnables une seule fois : la quantité, le minimum et le maximum sont fixés à un. Conservez les contrôles de quantité lorsque plusieurs unités sont permises. Vérifiez dans le panier que l'extra est associé à la bonne réservation.

Rabais

Ajoutez une règle de rabais pour réduire le prix de réservation sous certaines conditions, par exemple à l'approche du début ou pour un abonnement admissible. Indiquez le nom, la condition en minutes avant, les abonnements, le montant ou le pourcentage et le code comptable au besoin. Book a mat n'a aucun rabais dans cet exemple. Pour un tarif quotidien du matin, utilisez plutôt les deux grilles tarifaires décrites ci-dessus.

Paiement

Choisissez comment percevoir le paiement : hors ligne, carte de crédit, virement Interac ou carte de crédit ou virement Interac, selon les méthodes configurées pour votre organisation. Book a mat utilise la carte de crédit.

Laissez le Dépôt vide pour exiger le paiement complet, ou indiquez le dépôt à percevoir, taxes incluses, puis déterminez comment recueillir le solde. Vérifiez les coupons requis ou acceptés, les frais de carte de crédit, les autres modes de paiement, le paiement du solde en ligne et celui des items de facture individuellement. Ajoutez des consignes de paiement lorsque le champ est proposé pour expliquer comment régler le solde. Pour permettre aux clients de saisir un code promo dans le panier, consultez Fonctionnement des codes promo.

Le paiement différé permet de planifier le prélèvement avant la réservation ou à sa fin. Il exige un abonnement, une option de paiement par carte compatible et aucun dépôt. Il est indisponible pour Book a mat tant qu'aucun abonnement n'est requis. Ces paramètres déterminent la perception; le prix de réservation et les taxes se configurent dans Tarification/horaire.

Formulaire client

Choisissez le formulaire de caisse de sortie que les clients remplissent avant le paiement. Sans sélection, Activity Messenger en crée un pour vous. Utilisez-le pour recueillir les renseignements nécessaires à la réservation.

Peut-on envoyer un contrat après une réservation?

Oui. Pour un forfait de réservation natif d'Activity Messenger, vous pouvez associer un formulaire de contrat à la réservation dans l'onglet Formulaire client :

1. Créez ou préparez votre formulaire de contrat avec ses conditions et ses questions de signature. Consultez Création d'un contrat de location pour préparer le formulaire.
2. Ouvrez E-Commerce → Forfaits de réservations, puis modifiez le forfait.
3. Ouvrez Formulaire client. Sous Demandez au client de remplir un formulaire après l'achat., sélectionnez le formulaire de contrat.
4. Sauvegardez le forfait.
5. Après avoir terminé la caisse de sortie, le client voit un bouton portant le nom du formulaire sur l'écran Confirmation. Ce bouton ouvre le formulaire dans un autre onglet pour le remplir et le signer.

Ce réglage présente le contrat après l'achat. Le sélectionner ne signifie pas que le client a signé et ne rend pas la signature obligatoire pour terminer la caisse de sortie. Si l'acceptation doit précéder la finalisation de la réservation, recueillez-la plutôt dans le formulaire de caisse de sortie et vérifiez ce parcours.

Pour envoyer le lien du contrat par courriel : vérifiez Communication → Gabarit de confirmation dans le forfait et ajoutez un lien ou un bouton vers le formulaire de contrat souhaité. Vérifiez le message réel et sa destination avant de l'utiliser avec les clients. Ne supposez pas que le choix du formulaire après l'achat insère automatiquement son lien dans le courriel ou joint un contrat signé en PDF. Les forfaits avec paiement différé ou approbation peuvent utiliser d'autres gabarits de confirmation; vérifiez celui du parcours concerné.

Il s'agit du parcours natif des forfaits de réservation. Une automatisation de réservation de plateau Amilia n'est pas nécessaire pour associer le formulaire après l'achat. Le contrat de location préparé et envoyé individuellement par un administrateur suit un autre parcours, décrit dans le guide des contrats de location.

Communication

Choisissez les modèles de courriel de confirmation et d'annulation. Sans modèle personnalisé, Activity Messenger en fournit un. Le courriel de confirmation contient la facture PDF; celui d'annulation contient le reçu PDF.

Sélectionnez le personnel à aviser par courriel ou SMS après une réservation, une annulation ou un déplacement. Choisissez si les courriels de réservation au personnel incluent les détails de paiement et la facture PDF. Configurez les rappels et suivis avant l'événement, le jour même, avant sa fin ou après, en précisant le nombre de jours et l'heure d'envoi. Lorsque l'option est offerte, incluez les ressources assignées dans les avis.

Sauvegardez le forfait après avoir vérifié les onglets, puis ouvrez son lien Microsite pour vérifier l'expérience client.

Alertes de disponibilités de réservation

Les alertes de disponibilités permettent aux clients de s'abonner aux plages libres de certains forfaits de réservation. Il ne s'agit pas d'une file d'attente et aucune plage n'est réservée : chaque destinataire doit réserver une plage encore disponible dans le calendrier du forfait.

Créer le formulaire d'abonnement

1. Ouvrez Formulaires, créez un formulaire ou modifiez un formulaire général existant, puis ajoutez la question Alertes de disponibilités de réservation.
2. Saisissez une Introduction générale du formulaire au besoin. Ce texte précède les types d'alerte; laissez-le vide si le formulaire présente déjà le service.
3. Activez Envoyer un résumé automatisé des disponibilités pour offrir un résumé planifié. Choisissez le nombre de jours à l'avance, l'heure d'envoi, la description affichée dans le formulaire et le gabarit du message.
4. Activez Activer l'envoi manuel d'alertes de disponibilité pour permettre aux administrateurs d'annoncer une plage libérée ou sélectionnée. Configurez sa description dans le formulaire et son gabarit distinct.
5. Sélectionnez les forfaits proposés dans cette question et le mode de communication permis : courriel, SMS ou les deux.
6. Enregistrez la question. L'enregistrement d'une nouvelle question crée automatiquement l'automatisation Notification de disponibilités de réservation associée. Les réglages partagés restent synchronisés entre la question et l'automatisation.

Le gabarit par défaut contient le champ de fusion Disponibilités de réservation. Conservez ce champ si vous personnalisez le gabarit : il insère les terrains, les dates, les heures et le lien de réservation. Les alertes manuelles utilisent un gabarit distinct de celui du résumé planifié.

Laisser les clients choisir leurs alertes

Le client choisit d'abord un ou deux types d'alerte :

• Recevoir le résumé quotidien des disponibilités envoie le résumé planifié seulement lorsqu'une disponibilité correspond. Le client peut inclure toutes les disponibilités des forfaits choisis ou filtrer le résumé selon les préférences plus bas.
• Recevoir les alertes immédiates de disponibilité permet de recevoir les annonces envoyées par un administrateur après la libération d'une plage ou à partir de plages libres sélectionnées. Activer cette option ne déclenche aucun envoi automatique.

Le client choisit ensuite ses forfaits, tous les terrains admissibles ou certains terrains, les jours, une heure de début et de fin ainsi que le mode de communication permis par le formulaire. Une préférence de jour ou d'heure laissée vide accepte toutes les valeurs de cette catégorie. Les préférences filtrent toujours les alertes immédiates; elles filtrent le résumé quotidien seulement lorsque le client choisit cette option.

Les clients peuvent remplir le formulaire partagé, puis modifier les mêmes choix sous Compte client → Préférences. Les clients déjà abonnés ou désabonnés du résumé planifié conservent leur choix actuel. Ils ne sont pas automatiquement abonnés aux alertes immédiates : ils doivent activer eux-mêmes cette option dans le formulaire ou leur compte client.

Annoncer une plage disponible

Lorsque les alertes manuelles sont activées, un administrateur peut les envoyer de deux façons :

• Dans Aujourd'hui → Disponibilités, sélectionnez un ou plusieurs terrains et plages libres, puis cliquez sur Envoyer une alerte de disponibilité.
• Annulez, supprimez ou raccourcissez une réservation future associée à un forfait admissible. Activity Messenger propose alors la fenêtre d'alerte pour le terrain et la période libérés. L'annulation n'envoie rien automatiquement : vérifiez la fenêtre et cliquez sur Envoyer si la disponibilité doit être annoncée.

La fenêtre présente les terrains et les plages annoncés ainsi que le nombre de terrains encore disponibles pendant chaque plage complète. Plusieurs disponibilités peuvent être annoncées ensemble. Le lien du destinataire ouvre le calendrier du forfait et met en évidence toutes les disponibilités annoncées; le client choisit ensuite la plage qu'il souhaite réserver. La disponibilité est vérifiée de nouveau pendant la réservation.

Seuls les clients ayant activé les alertes immédiates et dont le forfait, le terrain, le jour, l'heure et le mode de communication correspondent à l'annonce font partie des destinataires.

Offrir un code promo avec l'alerte

Lorsque le forfait sélectionné accepte les codes promo, activez Ajouter un code promo dans la fenêtre d'alerte, puis indiquez un pourcentage ou un montant fixe et une expiration. L'expiration ne peut pas dépasser le début de la première plage annoncée.

Le code est créé au moment de l'envoi, réservé aux destinataires de cette alerte et appliqué automatiquement à partir du lien de réservation. Il est valide uniquement pour les forfaits, les terrains et les plages annoncés. Le code d'une alerte ne réduit pas le prix d'un autre terrain ou d'une autre plage.

4. Suivre le paiement du client dans le microsite

Utilisez une fenêtre de navigation privée pour voir l'expérience client sans la session administrateur.

1. Ouvrez Book a mat, puis son Calendrier. Choisissez une journée disponible.
2. Sélectionnez une heure. L'exemple utilise une plage d'une heure commençant à 10 h.
3. Cliquez sur Réserver pour ajouter la réservation au panier. Selon les paramètres de ce forfait, un tapis disponible est attribué automatiquement et son nom est affiché.
4. Choisissez les ajouts souhaités, puis cliquez sur Caisse de sortie.
5. Dans Panier d'achats, vérifiez le forfait, la date, l'heure, le tapis attribué et le total. Vous pouvez aussi choisir des ajouts ici; lorsque le panier contient plusieurs réservations, indiquez à laquelle chaque ajout s'applique.
6. Cliquez sur Suivant, remplissez Vos informations, puis poursuivez avec Paiement et Confirmation, selon les étapes demandées.

La capture montre le panier avant le paiement, sans ajout sélectionné. Le décompte indique une retenue temporaire. Ajouter une réservation au panier ne termine pas l'achat : le client doit compléter les étapes suivantes. Si la retenue expire, vérifiez de nouveau les disponibilités.

Modifier les disponibilités pour une seule date

Une grille tarifaire décrit un horaire hebdomadaire entre une date De et une date À. Ce n'est pas le bon outil pour une journée exceptionnelle. Une grille ne prévoit aucune exception pour une date unique et, lorsque deux grilles couvrent la même date, la grille la plus récente ne remplace que les départs qu'elle génère elle-même : les départs générés par l'autre grille restent offerts. Une grille d'une journée avec des heures réduites ne retire donc pas les départs plus tardifs. Utilisez l'outil qui correspond à la situation.

Fermer plus tôt, ou toute la journée, à une date : créez une fermeture. Dans le calendrier des réservations ou dans E-Commerce → Aujourd'hui, ouvrez le menu bleu + et choisissez Fermeture. Indiquez un titre, les dates et heures de début et de fin et les ressources à fermer, puis cliquez sur Créer. Par exemple, pour fermer à 14 h le 24 décembre un forfait offert normalement jusqu'à 20 h, créez une fermeture sur les tapis du 24 décembre à 14 h jusqu'à la prochaine heure d'ouverture. La fermeture bloque la réservation en ligne sur ces ressources pendant cette période, délais du forfait compris, et n'annule ni n'avise les réservations déjà au calendrier. Afficher les fermetures (onglet Calendrier, activé par défaut) détermine seulement si les clients voient le titre et le message de la fermeture. La grille du forfait reste inchangée. Consultez Fermer des ressources avec une fermeture.

Plusieurs dates fermées pour toute l'organisation : les jours fériés. Lorsque Jours fériés apparaît dans les Options avancées des paramètres de l'organisation, cliquez sur Gérer les jours fériés et ajoutez les dates ou les plages de dates. Les horaires de réservation excluent ces dates. Les jours fériés s'appliquent à toute l'organisation et à des journées entières, utilisent le fuseau horaire de l'organisation et ne se répètent pas chaque année.

Le congé d'un membre du personnel : l'horaire du personnel. Lorsqu'une rangée de ressources est un membre du personnel et que Adapter l'horaire du forfait à l'horaire du personnel est activé dans l'onglet Réservations, les départs offerts sont aussi limités à l'horaire de disponibilité de cette personne. Modifiez l'horaire du membre du personnel plutôt que le forfait. Consultez Ressources (personnel, lieux et équipements).

Des heures différentes pour toute une période : les grilles tarifaires. Pour un horaire saisonnier qui s'applique chaque semaine pendant plusieurs semaines, terminez la grille actuelle avec une date À et ajoutez une grille avec ses propres dates De et À et ses heures. Gardez les périodes adjacentes et vérifiez l'avertissement d'interruption. Reprenez les étapes de la section Tarification/horaire de ce guide.

Pour confirmer le résultat, ouvrez le lien Microsite du forfait à la date concernée. Le personnel peut aussi vérifier la ressource dans Aujourd'hui.

Communications du forfait

Tous les messages ci-dessous se configurent dans l'éditeur de forfait, sous E-Commerce → Forfaits de réservations, sauf les alertes de disponibilités de réservation, qui se configurent dans une question de formulaire et son automatisation associée. Les messages aux clients sont des courriels. Il n'existe aucun réglage de confirmation par SMS pour les clients; les options SMS existent seulement pour les avis au personnel et pour les alertes de disponibilités.

Confirmation. Après un paiement dans le microsite, le client reçoit le courriel de confirmation avec la facture PDF, à partir de Communication → Gabarit de confirmation ou d'un gabarit créé par Activity Messenger lorsqu'aucun n'est sélectionné. Lorsqu'un administrateur réserve à partir de Disponibilités dans Aujourd'hui, le client le reçoit seulement si Envoyer un courriel de confirmation au client est coché dans la fenêtre de réservation. Avec Exiger l'approbation des demandes de réservation des clients (onglet Réservations), le client reçoit plutôt le Modèle de courriel de demande reçue au paiement, puis le Modèle de courriel d'approbation ou le Modèle de courriel de refus, configurés sous Communications d'approbation de réservation dans l'onglet Communication.

Annulation. Une annulation envoie au client le Gabarit d'annulation avec le reçu PDF; Activity Messenger en crée un lorsqu'aucun n'est sélectionné.

Rappels et suivis. Le bloc Rappel de réservation de l'onglet Communication contient quatre courriels facultatifs, actifs seulement lorsqu'un gabarit est sélectionné : Envoyer un courriel avant l'événement en utilisant ce gabarit avec Nombre de jour(s) avant et À cette heure; Envoyer un courriel le jour de l'événement en utilisant ce gabarit avec À cette heure; Envoyer un courriel avant la fin de l'événement en utilisant ce gabarit avec Nombre de jour(s) avant la fin et À cette heure; et Envoyer un courriel après l'événement en utilisant ce gabarit avec Nombre de jour(s) après et À cette heure. L'heure est interprétée dans le fuseau horaire de l'organisation. Un client ayant plusieurs réservations ne reçoit qu'un seul message, avec la facture en pièce jointe. Notifier les ressources assignées, sur les rappels avant l'événement et le jour même, les envoie aussi à l'utilisateur lié à la ressource de personnel assignée.

Avis au personnel. Sélectionnez le personnel dans Envoyer un courriel aux personnels suite à une réservation et Envoyer un SMS aux personnels suite à une réservation, ainsi que dans les listes courriel et SMS correspondantes suite à une annulation et suite à un déplacement. Inclure les détails du paiement et de la facture dans l'avis au personnel est activé par défaut; désactivez-le pour masquer les montants, les détails du paiement et la facture PDF dans le courriel de réservation au personnel. Le SMS contient le nom de la réservation, le nom du client et un lien vers la facture. Avec l'approbation exigée, Aviser le personnel des nouvelles demandes liste les administrateurs qui reçoivent un courriel lorsqu'une demande doit être révisée.

Joueurs. Les forfaits qui demandent des joueurs ont leurs propres gabarits dans l'onglet Communication : Gabarit de confirmation pour les joueurs, Gabarit d'annulation pour les joueurs, Gabarit de déplacement pour les joueurs et Gabarit de modification des joueurs, envoyés sans la facture PDF. Consultez Réservations avec abonnements et joueurs.

Alertes de disponibilités de réservation. Ajoutez la question Alertes de disponibilités de réservation à un formulaire. Les clients peuvent choisir un résumé planifié, les annonces immédiates des administrateurs, les forfaits, les terrains, les jours, les heures et le courriel ou le SMS. L'enregistrement de la question crée l'automatisation Notification de disponibilités de réservation associée. Consultez la section Alertes de disponibilités de réservation ci-dessus et Choisir et comprendre les automatisations.

Aucune tâche pour le personnel. Activity Messenger ne crée aucune tâche, aucun élément à faire ni aucune assignation pour le personnel après une réservation, une annulation ou un déplacement. Le personnel est informé par les avis ci-dessus et en consultant Aujourd'hui et le calendrier des réservations.

Référence des paramètres

Questions fréquentes

Comment fermer plus tôt à une seule date? Créez une fermeture à partir du calendrier des réservations ou d'Aujourd'hui (menu bleu + › Fermeture) sur les ressources concernées, de l'heure de fermeture hâtive jusqu'à la prochaine ouverture. Laissez la grille tarifaire inchangée : une grille d'une journée ne retire pas les départs générés par la grille habituelle. Consultez la section Modifier les disponibilités pour une seule date ci-dessus.

Pourquoi une Heure de fin à 20 h permet-elle encore une réservation qui se termine à 21 h? L'Heure de fin limite seulement les départs : un départ est offert tant qu'il est antérieur à l'Heure de fin, quelle que soit la Durée. Réglez l'Heure de fin pour que le dernier départ plus la Durée corresponde à la fermeture, puis lisez le message Dernière réservation. Consultez la section Dernier départ et durée de réservation ci-dessus.

Pourquoi mon option de durée plus longue n'affiche-t-elle aucune disponibilité? Une option plus longue est offerte seulement aux départs où elle se termine avant le moment où se termine la dernière réservation de base de ce jour. Une option qui dépasse la base de 24 heures ou plus ne peut jamais convenir et n'apparaît jamais. Faites de la longue durée la Durée de son propre forfait.

Quels messages un client reçoit-il après avoir réservé un forfait? Le courriel de confirmation avec la facture PDF, ou les courriels de demande reçue et d'approbation lorsque l'approbation est exigée. Ensuite, seulement les rappels et suivis dont les gabarits sont sélectionnés dans l'onglet Communication, et le courriel d'annulation si la réservation est annulée. Les clients ne reçoivent aucune confirmation par SMS.

Une réservation peut-elle créer une tâche pour le personnel? Non. Activity Messenger ne crée aucune tâche pour le personnel après une réservation. Utilisez Envoyer un courriel aux personnels suite à une réservation ou Envoyer un SMS aux personnels suite à une réservation dans l'onglet Communication, et consultez Aujourd'hui pour l'horaire de la journée.

Peut-on aviser les clients lorsqu'une plage se libère? Oui. Ajoutez la question Alertes de disponibilités de réservation à un formulaire et activez les alertes immédiates. Les clients doivent s'abonner aux alertes immédiates et choisir les forfaits et préférences qui les intéressent. Après une annulation admissible ou à partir des plages libres sélectionnées dans Disponibilités, un administrateur vérifie puis envoie l'alerte. Consultez la section Alertes de disponibilités de réservation ci-dessus.

Exporter le calendrier des réservations ou s'abonner depuis un calendrier externe

Vous pouvez exporter un rapport de réservations pour une période précise ou vous abonner à un calendrier des réservations de ressources dans Google Agenda, Outlook ou Apple Calendrier. Choisissez l'abonnement pour que votre calendrier externe récupère les changements au fil du temps.

Exporter un rapport ponctuel de réservations

Dans le Calendrier des réservations, ouvrez le menu ⋮, puis choisissez Rapport de réservations. Sélectionnez la période et les forfaits, puis cliquez sur Exporter pour générer un horaire quotidien imprimable. Ce rapport est un instantané; il ne crée pas de lien d'abonnement dynamique.

S'abonner aux réservations de ressources avec un lien iCalendar

Utilisez un bloc Calendrier sur une page du microsite pour obtenir le lien d'abonnement. Vous devez avoir la permission de modifier cette page. Le lien suit les sources et les filtres configurés dans le bloc; il n'inclut pas automatiquement toutes les réservations du calendrier d'administration de l'organisation.

1. Ouvrez une page du microsite dans l'éditeur, puis ajoutez ou modifiez un bloc Calendrier.
2. Dans Sources d'événements, cliquez sur + et choisissez Afficher les réservations et les cours assignés à des ressources (lieux ou membre du personnel).
3. Sélectionnez les ressources dans Lieux. Au besoin, sélectionnez un Type de réservation pour filtrer les réservations affichées. Enregistrez la source. Par exemple, sélectionnez Mat 1, Mat 2 et Mat 3 pour suivre les réservations des trois tapis.
4. Dans iCalendar, activez autoriser l'exportation, puis enregistrez le bloc et la page.
5. Ouvrez la page, cliquez sur iCalendar sous le calendrier et copiez le lien d'abonnement. Laissez les dates d'exportation facultatives vides pour un abonnement continu.
6. Dans Google Agenda, Outlook ou Apple Calendrier, ajoutez un calendrier à partir d'une URL ou utilisez l'option d'abonnement de l'application, puis collez le lien. Importer une seule fois un fichier .ics téléchargé ne permet pas de recevoir les changements futurs.

L'abonnement récupère les événements correspondant aux ressources et au type de réservation sélectionnés. Les retenues temporaires du panier sont exclues. Sans dates d'exportation fixes, le flux couvre une fenêtre mobile allant d'un mois avant aujourd'hui à trois mois après. Les modifications des réservations sont récupérées à la prochaine actualisation du calendrier externe; cette application détermine la fréquence d'actualisation, donc les changements ne sont pas nécessairement immédiats.

Le lien permet au calendrier externe de lire les événements. Continuez à créer et à modifier les réservations dans Activity Messenger. Avant de partager la page ou le lien d'abonnement, vérifiez les sources et les détails affichés, notamment la présence éventuelle des noms des personnes ayant réservé.

Si les changements n'apparaissent pas

Vérifiez que vous avez ajouté un lien d'abonnement plutôt qu'importé un fichier. Vérifiez les paramètres d'actualisation de votre application, les ressources et le filtre de type de réservation du bloc, ainsi que les filtres de sources ou de dates fixes du lien copié. Un rapport ponctuel de réservations ne s'actualise pas. Les liens iCalendar par membre du personnel permettent aussi de suivre l'horaire d'un employé; utilisez le calendrier du microsite ci-dessus pour regrouper les réservations de ressources sélectionnées.

Guides connexes

• Abonnements, pour les offres soumises à un abonnement.
• Contrats de location, lorsqu'une location exige aussi un contrat.
• Couleurs et affichages des calendriers, pour savoir où les couleurs des types de réservation apparaissent dans le calendrier des réservations, Aujourd'hui et le calendrier des clients.
• Cours privés, pour la liste de la journée de l'entraîneur.

Gérer les réservations quotidiennes et les disponibilités