Centre d’aide Activity Messenger

Fonctionnement des codes promo

Les codes promo permettent d'offrir un rabais d'un montant fixe ou d'un pourcentage sur des cours, des articles, des abonnements, des forfaits ou des ressources admissibles. Vous choisissez qui peut utiliser le code, sa période de validité, le nombre d'utilisations permis et les éléments auxquels il s'applique.

Ce guide porte sur les codes promo standards. Si le rabais dépend de l'achat d'un deuxième article ou d'articles additionnels dans la même transaction, consultez Code promo sur multi-items.

Tutoriel vidéo

Ce tutoriel montre comment créer et configurer un code promo standard.

Avant de commencer

Vous devez être un administrateur ou un responsable de compte ayant la permission de gérer les codes promo.

Le formulaire de paiement ou d'inscription doit aussi accepter les codes promo pour l'élément vendu. La création d'un code promo n'ajoute pas automatiquement un champ de code promo à tous les formulaires.

Créer un code promo

1. Allez dans E-Commerce → Codes promos.
2. Cliquez sur +, puis choisissez Code promo. Ne choisissez pas Code promo sur multi-items pour un code standard.
3. Saisissez le Nom du code promo (pour suivi interne).
4. Saisissez le Code destiné au client. Par exemple, ETE10.
5. Choisissez Montant ou Pourcentage, puis saisissez le rabais.

Le nom interne aide les administrateurs à reconnaître la promotion. Le client saisit le code lui-même. Une fois qu'un client a utilisé un code, celui-ci ne peut plus être modifié.

Offrir un rabais à plusieurs clients

Un coupon déjà utilisé ne peut pas être réutilisé; Activity Messenger le refuse comme étant déjà utilisé. Pour offrir le même rabais à plusieurs clients, utilisez plutôt un code promo. Définissez le Nombre maximal d'utilisation pour limiter le nombre total d'utilisations et choisissez une liste de clients sous Audience si le code doit être réservé à certains clients.

Si chaque client doit recevoir un code différent et unique avec les mêmes paramètres, consultez la section Importer plusieurs codes promo ci-dessous. L'importation en lot est expliquée dans ce guide; ce n'est pas un article d'aide distinct.

Importer plusieurs codes promo

Utilisez l'importateur en lot lorsque vous avez déjà une liste de codes uniques et que tous doivent utiliser les mêmes paramètres de rabais et d'admissibilité.

1. Allez dans E-Commerce → Codes promos.
2. Cliquez sur +, puis choisissez Importer des codes promo.
3. Sous Codes promo à importer, choisissez un fichier CSV ou TXT ou collez directement les codes. Vous pouvez saisir un code par ligne ou séparer les valeurs par des virgules, des points-virgules ou des tabulations.
4. Saisissez le nom interne, le rabais, les dates, le nombre maximal d'utilisations, l'audience, les éléments admissibles et les règles avancées partagés.
5. Vérifiez le nombre de codes uniques, cliquez sur Importer [nombre] code(s) promo, puis confirmez l'importation.

Pour un fichier à plusieurs colonnes, utilisez un en-tête reconnu comme Code, Promo Code, Voucher Code, Voucher Number ou Redemption Code. Renommez la colonne Promo Code lorsque le fichier source utilise un autre en-tête.

Activity Messenger enlève les espaces superflus et convertit les codes en majuscules. Une importation peut contenir jusqu'à 2 000 codes. Chaque valeur importée devient un code promo indépendant; il ne s'agit pas d'un coupon et le code n'est pas attribué à un client.

L'importation porte sur tout le lot. Si la liste contient un doublon ou si une valeur existe déjà comme code promo ou coupon actif ou archivé, aucun nouveau code n'est conservé. Corrigez la liste, puis recommencez l'importation.

Le Nombre maximal d'utilisation partagé s'applique séparément à chaque code importé. Par exemple, l'importation de 500 codes avec un nombre maximal de 1 crée 500 codes promo utilisables une fois chacun.

Définir les dates, les limites d'utilisation et l'audience

Les paramètres suivants sont facultatifs :

• Valide le définit la première date à laquelle le code peut être utilisé.
• Expiration définit la fin de la promotion.
• Nombre maximal d'utilisation limite le nombre total de clients pouvant utiliser le code. Laissez ce champ vide pour ne pas imposer de limite globale.
• Code comptable associe le rabais à la comptabilité et aux rapports.
• Cacher le code sur la facture empêche le code lui-même d'apparaître sur la facture du client.
• Codes postaux valides limite l'utilisation aux codes postaux saisis.

Sous Audience, choisissez le mode de distribution du code :

• Laissez l'audience à Public lorsque tout client admissible peut saisir le code.
• Sélectionnez une liste de destinataires pour limiter le code promo aux clients de cette liste. Le choix d'une liste restreint toujours l'admissibilité : l'éditeur affiche alors « Ce code promo est limité aux clients de la liste sélectionnée. Les clients admissibles doivent saisir le code manuellement. » Un client absent de la liste voit « Ce code promo est limité à une liste de clients et ne peut pas être utilisé par ce client. »
• Le lien Ouvrir la liste affiché sous la liste sélectionnée ouvre la page de cette liste dans un nouvel onglet pour vérifier qui en fait partie. C'est un raccourci vers la liste, et non une option d'« audience ouverte »; cliquer dessus ne change pas qui peut utiliser le code.
• Pour réserver un code aux détenteurs d'un abonnement, sélectionnez la liste de cet abonnement. Activity Messenger crée une liste de type Abonnement pour chaque abonnement, portant le nom de l'abonnement.
• Pour une audience de code promo restreinte, laissez Appliquer automatiquement désactivé lorsque les clients admissibles doivent saisir le code eux-mêmes.
• Activez Appliquer automatiquement lorsque les clients de la liste sélectionnée doivent recevoir automatiquement le rabais du code promo. Ce paramètre concerne les codes promo à audience restreinte; il ne permet pas d'appliquer automatiquement un coupon. Un code promo appliqué automatiquement ne peut pas aussi être saisi manuellement.

Contrôler le nombre d'utilisations par client

Par défaut, le rabais s'applique aux éléments admissibles d'une facture et le même client ne peut pas utiliser le code de nouveau sur une autre facture finalisée.

Utilisez les paramètres sous Limitation pour modifier ce comportement :

• Activez Limiter le client à utiliser le code promo uniquement sur le premier article éligible de la facture pour accorder le rabais sur un seul élément admissible.
• Activez Permettre à un client de se servir de ce code promotionnel plusieurs fois lorsque le même client peut l'utiliser sur plus d'une facture.

Ces limites par client sont distinctes du Nombre maximal d'utilisation, qui contrôle le nombre global d'utilisations par l'ensemble des clients.

Choisir les éléments admissibles

Sous S'applique à, choisissez tous les éléments d'un type ou sélectionnez seulement les éléments admissibles. Selon les fonctionnalités activées pour votre organisation, vous pouvez configurer :

• Les cours et les événements, y compris les étiquettes de cours et l'admissibilité pour la session ou à la carte.
• Les forfaits.
• Les articles et leurs variantes.
• Les abonnements.
• Les ressources.
• Les ajouts admissibles.

Le code est refusé lorsqu'un client tente de l'appliquer à un élément qui n'est pas admissible.

Résumé des conditions

Il n'existe pas d'interrupteur « membres seulement » distinct sur un code promo. Sélectionnez plutôt la liste de l'abonnement sous Audience. Le paramètre de forfait Abonnement requis pour la réservation limite qui peut réserver le forfait; il ne réduit pas le prix.

Autoriser le code dans un formulaire

Ouvrez le formulaire de paiement ou d'inscription qui vend l'élément admissible, puis modifiez la question E-Commerce correspondante :

• Pour une question de cours, d'événement, d'article, d'abonnement ou de billet, activez Accepter un coupon ou un code promo pour afficher le champ de saisie sur le formulaire.
• Pour une question Items de facture ou de ressource, sélectionnez les codes promo acceptés par la question.

Le paramètre Accepter un coupon ou un code promo affiche un champ de saisie sur le formulaire; il ne sert pas à appliquer automatiquement les coupons. L'application automatique décrite sous Audience concerne les codes promo admissibles réservés à une liste de destinataires.

Si les clients doivent saisir un code seulement après avoir soumis le formulaire, désactivez Accepter un coupon ou un code promo dans la question E-Commerce correspondante. Dans les options de paiement du formulaire, laissez aussi désactivé Ne pas permettre l'utilisation de coupon ou de code promo lors du paiement. La question du formulaire contrôle le champ sur le formulaire; l'option de paiement contrôle la possibilité de saisir un code au moment du paiement d'une facture non finalisée dont le solde est dû. Activer cette option empêche la saisie d'un code promo lors du paiement.

Enregistrez la question et les options de paiement, puis testez le formulaire et le paiement avant de partager la promotion.

Coupons et codes promo dans un formulaire

Le paramètre Accepter un coupon ou un code promo permet de saisir un code dans la question de cours, d'événement, d'article, d'abonnement ou de billet correspondante. Le même champ accepte un coupon ou un code promo; il s'agit de deux types de rabais différents. Un coupon est un bon à usage unique; consultez Fidélité, coupons et cartes perforées.

Pour inscrire quelqu'un avec un coupon, ouvrez le formulaire de paiement ou d'inscription, choisissez le cours ou l'activité, saisissez le coupon dans le champ de code et cliquez sur Appliquer. Le coupon doit être valide pour le cours sélectionné. Un coupon déjà utilisé ne peut pas être réutilisé. Si vous avez plutôt un code promo, suivez les règles de code promo de ce guide; l'application automatique est offerte pour un code promo admissible réservé à une liste de destinataires, et non comme paramètre général d'application automatique des coupons au paiement.

Pendant l'inscription ou le paiement, le client ouvre le champ de code promo, saisit le code et l'applique. Activity Messenger vérifie :

• Les dates de début et d'expiration.
• Les limites d'utilisation globales et par client.
• L'admissibilité à l'audience.
• L'admissibilité du code postal, lorsqu'elle est configurée.
• Si l'élément accepte le code et s'il figure sous S'applique à.

Lorsque toutes les conditions sont respectées, le rabais est appliqué aux éléments de facture admissibles. Sinon, le client voit un message expliquant pourquoi le code ne peut pas être utilisé.

Codes promo sur les réservations et les forfaits

Les réservations faites depuis votre site web ou votre microsite passent par le panier, et non par un formulaire d'inscription. Il n'y a pas d'étape « se connecter, puis saisir un code » : un client n'a pas besoin de compte pour saisir un code promo public. Le champ de code fait partie du panier.

Préparer le code promo et le forfait

1. Dans le code promo, sous S'applique à, choisissez Tous les forfaits ou Certains forfaits et sélectionnez les forfaits. Pour les réservations de ressources, choisissez Toutes les ressources ou Certaines ressources. Un forfait non sélectionné est exclu; le client voit « Ce code promo n'est pas échangeable pour ce forfait ».
2. Choisissez la Couverture des forfaits de réservation : Forfait de réservation seulement (par défaut), Frais d'invité seulement ou Forfait de réservation + frais d'invité. Les frais d'invité sont les suppléments facturés aux joueurs.
3. Ouvrez E-Commerce → Forfaits de réservations, modifiez le forfait, puis ouvrez l'onglet Paiement. Laissez Accepter un coupon ou un code promo activé (c'est le réglage par défaut d'un nouveau forfait). Lorsqu'il est désactivé, le code est refusé pour ce forfait.
4. Dans le même onglet, activez Ajouter des questions sur les coupons pour afficher le contrôle de code directement sur la ligne de réservation dans le panier. Laissez-le désactivé pour offrir le code seulement dans le champ Appliquer le coupon ou le code promo du panier.

Le code s'applique au prix du forfait. Les frais d'ajouts sont inclus seulement lorsque Appliquée sur les ajouts est activé. Consultez Configurer les ressources et les forfaits de réservation pour l'éditeur de forfait.

Ce que fait le client

1. Le client choisit le forfait et la plage horaire sur la page de réservation. La réservation est ajoutée au panier.
2. Lorsque Ajouter des questions sur les coupons est activé pour le forfait, la ligne de réservation affiche un bouton coupon et le texte Ajouter un coupon ou un code promo. Le client clique dessus, saisit le code dans le champ Code et le soumet avec le bouton flèche. Le rabais apparaît sur cette ligne de réservation. Lorsque le client n'est pas connecté, la ligne peut aussi afficher « Vous avez des coupons dans votre compte? » avec un bouton Connexion; cette partie concerne les coupons conservés dans un compte client, et non les codes promo.
3. Sinon, ou pour un code qui couvre tout le panier, le client ouvre l'étape Panier de la caisse et clique sur Appliquer le coupon ou le code promo. Le champ Code promo apparaît; le client saisit le code et le soumet. Ce lien est affiché lorsqu'au moins un forfait ou un article du panier a Accepter un coupon ou un code promo activé.
4. Le client poursuit vers Vos informations et Paiement. La facture affiche le rabais sous l'élément avec le libellé Code promo, sauf si Cacher le code sur la facture est activé.

Le paramètre d'organisation Afficher le champ de code promotionnel par défaut (paramètres de l'organisation, Options avancées) affiche le champ du panier déjà ouvert plutôt que derrière le lien.

Saisissez un code promo multi-items dans le champ Appliquer le coupon ou le code promo du panier, et non sur la ligne de réservation; la ligne de réservation n'accepte que les codes promo standards et les coupons.

Codes à audience restreinte sur les réservations

Un code limité à une liste est vérifié par rapport au client du panier. Un client qui n'est pas encore identifié, ou qui n'est pas sur la liste, voit « Ce code promo est limité à une liste de clients et ne peut pas être utilisé par ce client. » Avec Appliquer automatiquement activé, le rabais est ajouté automatiquement au chargement de la page de caisse pour un client admissible; le client ne peut pas saisir le code.

Pour les forfaits qui demandent des joueurs, l'option Appliquer uniquement aux joueurs de l'audience apparaît sous Forfaits dès qu'une liste est sélectionnée. Lorsqu'elle est activée, le rabais s'applique uniquement au prix de base de chaque joueur qui est sur la liste. Lorsqu'elle est désactivée, le rabais s'applique à tous les joueurs dès que le client de la réservation est admissible. Les frais d'ajout ne sont inclus dans aucun des deux cas.

Exemple

Créez un code public nommé Promotion d'été avec le code client ETE10 :

• Choisissez Pourcentage et saisissez 10 %.
• Définissez une date d'expiration à la fin de la période d'inscription.
• Choisissez les cours d'été admissibles sous S'applique à.
• Activez les codes promo dans la question de cours du formulaire d'inscription.

Un client qui saisit ETE10 avant la date d'expiration obtient un rabais de 10 % sur le cours admissible. Les cours non sélectionnés et les autres types d'éléments conservent leur prix courant.

Suivre et gérer les codes promo

Le tableau Codes promos affiche l'audience, le rabais, les types d'éléments admissibles, les utilisations, le nombre maximal d'utilisations, l'expiration et la dernière mise à jour de chaque code.

• Cliquez sur un code dans le tableau pour le copier.
• Ouvrez une ligne et sélectionnez Utilisation pour consulter les factures finalisées auxquelles le code a été appliqué.
• Utilisez les filtres pour trouver les codes publics, restreints à une audience, à montant fixe, à pourcentage ou archivés.
• Archivez un code lorsqu'il ne doit plus être offert. Le filtre des éléments archivés permet de le retrouver et de le restaurer au besoin.

Codes promo standards et codes promo multi-items

Un code promo standard répond à la question : « Quels éléments admissibles reçoivent ce rabais? »

Un code promo multi-items ajoute des règles liées au nombre d'achats, par exemple :

• Accorder un rabais seulement lorsque le client achète au moins deux éléments.
• Accorder le rabais au deuxième élément ou à un autre élément précis.
• Appliquer le rabais à chaque paire d'éléments.
• Exiger un même participant ou des participants distincts.

Pour ces règles, consultez Code promo sur multi-items.

Référence des paramètres

Questions fréquentes

Comment un membre utilise-t-il un code promo lors d'une réservation? Le membre réserve le forfait sur la page de réservation; la réservation va dans le panier. Si le forfait a Ajouter des questions sur les coupons activé, le membre clique sur Ajouter un coupon ou un code promo sur la ligne de réservation, saisit le code dans Code et le soumet. Sinon, le membre ouvre l'étape Panier de la caisse, clique sur Appliquer le coupon ou le code promo et saisit le code dans Code promo. Voir Codes promo sur les réservations et les forfaits.

Un client doit-il se connecter pour utiliser un code promo sur une réservation? Non pour un code public : le panier l'accepte sans compte. Un code limité à une liste est vérifié par rapport au client identifié dans le panier; le client doit donc être reconnu (par exemple en se connectant) avant que le code soit accepté. Le bouton Connexion sous « Vous avez des coupons dans votre compte? » sert aux coupons conservés dans un compte, et non aux codes promo.

Puis-je limiter un code aux détenteurs d'un seul abonnement? Oui. Sous Audience, sélectionnez la liste de type Abonnement qui porte le nom de l'abonnement; Activity Messenger maintient cette liste pour chaque abonnement. Laissez Appliquer automatiquement désactivé si les membres doivent saisir le code, ou activez-le pour l'appliquer automatiquement à la caisse. Il n'existe pas d'interrupteur « membres seulement » distinct sur un code promo. Voir Définir les dates, les limites d'utilisation et l'audience.

À quoi sert le lien « Ouvrir la liste »? Il ouvre la liste d'audience sélectionnée dans un nouvel onglet pour en vérifier les membres. Il ne rend pas le code public et ne change pas qui est admissible.

Puis-je ajouter des conditions à un code promo? Oui : les éléments admissibles sous S'applique à, Valide le et Expiration, Limiter selon l'horaire, Nombre maximal d'utilisation, les deux interrupteurs de Limitation, Codes postaux valides et la liste d'Audience. Un montant d'achat minimal n'est pas offert; un nombre minimal d'items existe seulement sur un code promo multi-items. Voir Résumé des conditions.

Puis-je exclure un forfait d'un code promo? Oui. Choisissez Certains forfaits sous S'applique à et laissez le forfait non sélectionné, ou désactivez Accepter un coupon ou un code promo dans l'onglet Paiement de ce forfait pour y refuser tout code.

Pourquoi mon code ne s'applique-t-il pas à la caisse? Les causes les plus fréquentes : le forfait ou l'article n'est pas sous S'applique à; le forfait a Accepter un coupon ou un code promo désactivé; le code est hors des dates Valide le et Expiration; le Nombre maximal d'utilisation est atteint; le client l'a déjà utilisé et Permettre à un client de se servir de ce code promotionnel plusieurs fois est désactivé; le client n'est pas sur la liste d'Audience; Appliquer automatiquement est activé, donc le code ne peut pas être saisi; le formulaire a Ne pas permettre l'utilisation de coupon ou de code promo lors du paiement activé; ou un code multi-items a été saisi sur la ligne de réservation plutôt que dans le champ du panier. Le message affiché au client nomme la raison.

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