Centre d’aide Activity Messenger

Vendre des cours et des événements

Vendez une session, un cours à la carte ou un cours récurrent avec un formulaire relié à l’activité. Le cours définit l’horaire et la capacité de base; le formulaire contrôle les dates offertes et le paiement. Si un formulaire vend déjà le cours, modifiez-le plutôt que de créer involontairement un deuxième parcours d’achat.

La question de type Cours/Événement permet de vendre un cours, un camp de jour ou n'importe quelle activité ayant un horaire. Par exemple une session de 3 cours de tennis à 18h les 6, 7 et 8 septembre. Une liste de présence sera automatiquement créée pour le cours ou l'événement selon l'horaire défini.

Trouver et modifier un formulaire d'inscription existant

1. Dans le tableau de bord administrateur, ouvrez Formulaires et sélectionnez votre formulaire d'inscription à un cours.
2. Ouvrez l'onglet Formulaire. C'est là que vous modifiez les questions et le contenu du formulaire.
3. Repérez la question Cours/Événement (elle affiche le cours sélectionné), ouvrez son menu à trois points et choisissez Rédaction.
4. Sous Règles des participants, activez Participant distinct si la personne qui participe est différente du répondant ou du responsable de compte, par exemple un enfant, un collègue, un joueur, un coéquipier ou un invité.
5. Par défaut, chaque personne est enregistrée comme membre du compte. Activez Enregistrer comme participant ponctuel seulement pour un joueur, un coéquipier ou un invité occasionnel. Activez Multiple si une soumission doit inscrire plusieurs personnes, choisissez les renseignements à recueillir, puis enregistrez la question.
6. Cliquez sur Visiter ou remplir pour vérifier le formulaire présenté aux clients. Lorsque plusieurs participants sont permis, le client peut utiliser Ajouter un participant pour chaque personne supplémentaire.

Vous ne trouvez pas d'onglet Design? Dans l'éditeur actuel, cet onglet s'appelle Formulaire (Form en anglais). Il n'y a pas d'onglet Design distinct. Le texte d'aide sur la conception du formulaire se trouve à l'intérieur de l'onglet Formulaire.

L'onglet Formulaire n'apparaît pas non plus? Assurez-vous d'avoir ouvert le formulaire dans le tableau de bord administrateur, plutôt que sa page publique Visiter ou remplir. Si l'onglet reste inaccessible, demandez à l'administrateur de votre organisation de vérifier vos droits de modification du formulaire.

Si plusieurs questions Cours/Événement doivent partager les mêmes renseignements sur les participants, utilisez plutôt une question distincte Participant/membre/élève avec l'option Multiple activée, et laissez Participant distinct désactivé dans les questions Cours/Événement. Consultez les explications sur les participants multiples plus bas pour cette autre configuration.

Puis-je changer la couleur du bouton Réserver?

Le réglage de couleur du bouton du formulaire ne contrôle pas actuellement la commande Réserver ou S’inscrire dans une question Cours/Événement ou Billet. La commande d’inscription standard utilise un style vert fixe. Certaines présentations ont leur propre style fixe; celui-ci est distinct du réglage de couleur du bouton du formulaire.

Pour changer la couleur du bouton habituel du formulaire, comme le bouton d’envoi :

1. Ouvrez votre formulaire dans le tableau de bord administrateur et sélectionnez l’onglet Formulaire.
2. Développez Options des couleurs dans l’éditeur du formulaire.
3. Modifiez la couleur Bouton.
4. Utilisez Visiter ou remplir pour vérifier le formulaire public. Le bouton d’envoi peut utiliser la couleur choisie, tandis que la commande d’inscription Cours/Événement ou Billet conserve son propre style.

Par exemple, choisir le bleu pour le bouton du formulaire ne rend pas bleue la commande Réserver verte standard. Ce comportement est normal et ne signifie pas que le réglage de couleur n’a pas été enregistré.

Il n’existe actuellement aucun réglage habituel du formulaire pour changer la couleur de cette commande Réserver. Il faudrait une modification du style dans le produit. Vous pouvez contacter le soutien pour demander cette possibilité; modifier les couleurs du formulaire ne permet pas de contourner cette limite.

Créer un Nouveau Formulaire

Allez dans le menu du haut et cliquez sur Formulaires, puis sur Créer.

Vous pouvez partir d'un échantillon ou de zéro en cliquant sur Créer à partir de zéro.

Choisissez un formulaire d'inscription. Vous avez le choix entre un formulaire avec ou sans billet.

Ouvrez l'onglet Formulaire, repérez la question Cours/Événement, ouvrez son menu à trois points et cliquez sur Rédaction.

Sélectionnez le cours de votre choix. Si vous n'avez pas de cours dans votre compte, appuyez sur Créer pour ajouter le nom, le prix, le nombre de places, le lieu, l'horaire, etc.

Après avoir choisi un cours, la fenêtre présentera à gauche les paramètres de vente du cours. À la droite vous aurez un compte rendu de la question selon les paramètres choisis.

Configurez les règles d'inscription

• Inscription à tous les événements pour un prix fixe.
• Choix d'un seul événement avec un prix pour chaque date.
• Choix de plusieurs événements avec une facturation par événement.

Afficher les Options de Calendrier et de Limite de Jours

• Affichez un calendrier pour les événements multiples.
• Cachez les heures de la journée si nécessaire.
• Limitez le nombre d'événements futurs auxquels un client peut s'inscrire.

Ajouter des Questions et des Options Supplémentaires

• Ajoutez des codes promotionnels ou pré-saisissez des rabais.

• Intégrer des listes d'attente automatiser l'ensemble du processus pour en faciliter la gestion.

• Lorsqu'une personne en inscrit une autre, activez Participant distinct, puis Multiple si le client peut inscrire plusieurs personnes au même cours.
• Par défaut, chaque participant est enregistré comme membre du compte lié durablement au responsable, par exemple son enfant. Activez Enregistrer comme participant ponctuel seulement pour une personne ajoutée à l'occasion d'une activité, par exemple un joueur, un coéquipier, un collègue ou un invité. Un participant ponctuel doit fournir un courriel et peut payer sa propre portion.
• Personnalisez au besoin le titre, la description et le bouton d'ajout, puis sélectionnez les renseignements à recueillir sur chaque participant.

Cet exemple active Enregistrer comme participant ponctuel, ce qui affiche les réglages de paiement des participants. Laissez l'interrupteur désactivé lorsque la personne doit être enregistrée comme membre du compte.

Paramètres de vente du cours

• Vendre le cours à la session ou à la carte.
• Modifier le prix de vente. Par exemple, un cours vendu à 50 $ à la session peut être vendu à 20 $ à la carte.
• Modifier le nombre de places disponibles. Par exemple, ne permettre que 5 places à la carte.
• Si vous avez défini un lieu, vous pouvez afficher une carte Google Maps.

La question de type Cours/Événement permet également de saisir les informations du participant. Par défaut, le nom du participant est demandé et obligatoire. Vous pouvez exiger ou recommander la saisie d'autres champs tels que le genre et la date de naissance. Une école peut demander le niveau de l'étudiant, tandis que les camps de jour peuvent demander un mot de passe pour récupérer l'enfant et des informations sur le jumelage avec un(e) ami(e). Vous avez également la possibilité d'ajouter d'autres types de questions, par exemple, pour saisir les informations d'un second parent.

Vendre un cours à la session ou à la carte

Les formulaires de paiement vous donnent une très grande flexibilité lors de la vente de vos cours. Vous pouvez définir plusieurs formulaires pour la vente du même cours mais dans différents contextes.

Par exemple, un cours peut être proposé sous forme de session, tout en réservant quelques places pour des inscriptions à la carte. Ainsi, le même cours peut apparaître sur deux formulaires distincts, chacun avec ses propres règles d'inscription tout en respectant la capacité maximale du cours.

Sauvegarder et Tester le Formulaire

Sauvegardez les changements une fois toutes les options ajoutées.

Testez le formulaire en cliquant sur "Visiter ou remplir".

Configuration des Options de Paiement

Allez dans les options de paiement et connectez-vous à Stripe si ce n'est pas déjà fait.

Choisissez les méthodes de paiement acceptées (en ligne, carte de crédit, carte cadeau, paiements multiples, etc.).

Partager le Formulaire

Une fois le formulaire créé et connecté à Stripe, partagez-le via un lien unique.

Vous pouvez intégrer le lien dans un site web, utiliser un code QR, ou envoyer par texto/SMS.

Configurer les règles et les périodes d'inscription

Les règles d'inscription appartiennent à la question Cours/Événement du formulaire. Un même cours peut donc utiliser des règles différentes dans plusieurs formulaires. Par exemple, un premier formulaire peut inscrire une personne à une session complète de cinq séances, tandis qu'un second formulaire propose une ou plusieurs dates à la carte.

Ouvrez le formulaire de paiement, sélectionnez l'onglet Formulaire, modifiez la question Cours/Événement, puis développez Options avancées sous Règles d'inscription.

Avant de commencer

• Utilisez un formulaire de paiement qui contient une question Cours/Événement et un cours comprenant plus d'une séance planifiée.
• Pour vendre séparément la session complète et les séances à la carte, ajoutez le même cours à une question Cours/Événement dans chacun des formulaires. Configurez ensuite la règle d'inscription indépendamment dans chaque question.

Permettre aux clients d'annuler leur propre inscription à un cours

L'annulation par le client est un réglage du cours, et non une règle d'inscription avancée de la question du formulaire. Activez-la lorsqu'un client doit pouvoir annuler une inscription admissible à partir de Mon compte sans communiquer d'abord avec un administrateur.

1. Allez dans Cours > Tous les cours et événements.
2. Ouvrez le cours, sélectionnez l'onglet Information, puis développez Options avancées.
3. Activez Permettre aux clients d'annuler une inscription.
4. Saisissez la Date limite d'annulation de l'inscription en heures. Saisissez 0 pour permettre l'annulation jusqu'au début du cours visé.
5. Facultatif : sélectionnez un Formulaire de demande de remboursement. Après l'annulation, le client est redirigé vers ce formulaire pour demander un remboursement.
6. Sélectionnez Sauvegarder.

Le client se connecte à Mon compte, ouvre Cours/Événements, repère l'inscription, ouvre Action, puis sélectionne Annuler l'inscription. La confirmation affiche l'échéance et précise qu'aucun paiement n'est remboursé automatiquement.

Comportement important :

• Pour une inscription à la session complète, l'échéance est calculée à partir de la prochaine séance à venir du participant. L'annulation retire le participant de l'inscription restante tout en conservant les présences passées.
• Pour une inscription à la carte, l'échéance est calculée à partir de la séance sélectionnée et l'annulation s'applique à cette séance.
• S'il n'y a aucune séance à venir, ou si l'échéance est passée, l'action demeure indisponible et indique au client de communiquer avec l'organisation.
• L'annulation d'une inscription facturée crée l'annulation ou le crédit applicable sur la facture. Elle ne retourne pas automatiquement l'argent au mode de paiement initial; un administrateur doit traiter tout remboursement séparément.
• Le formulaire de demande de remboursement sélectionné recueille la demande du client après l'annulation. Il n'émet pas le remboursement.
• Permettre un cours de reprise en cas d'annulation est une option distincte. Elle annule une seule séance et peut émettre un coupon pour un cours à la carte; utilisez Permettre aux clients d'annuler une inscription lorsque le client doit annuler l'inscription elle-même.

Par exemple, pour accepter les annulations jusqu'à 24 heures avant le prochain cours, saisissez 24 comme échéance. Sélectionnez un formulaire de demande de remboursement si les clients doivent fournir une raison ou les renseignements dont votre équipe a besoin pour évaluer un remboursement.

Consultez Compte client pour en savoir plus sur l'accès des clients à Mon compte.

Classer et inscrire plusieurs participants dans une seule soumission

Utilisez les réglages de participant de la question Cours/Événement existante. N'ajoutez pas une question Cours/Événement pour chaque personne.

1. Modifiez la question Cours/Événement.
2. Sous Règles des participants, activez Participant distinct. Le participant est ainsi saisi séparément du répondant ou du responsable de compte.
3. Laissez Enregistrer comme participant ponctuel désactivé pour une personne qui doit être enregistrée comme membre du compte lié durablement au responsable, par exemple son enfant. Activez cette option seulement pour une personne ajoutée à l'occasion d'une activité, par exemple un joueur, un coéquipier, un collègue ou un invité. Le participant ponctuel est mémorisé séparément afin de pouvoir être sélectionné de nouveau sans devenir membre du compte.
4. Activez Multiple directement à côté de Participant distinct lorsque le client peut inscrire plusieurs personnes.
5. Personnalisez au besoin le titre des participants, la description et le texte du bouton d'ajout, choisissez les champs à recueillir, puis enregistrez la question.

Dans le formulaire public, le client peut utiliser Ajouter un participant pour saisir chaque personne supplémentaire. Si le responsable du compte participe aussi, il doit s'ajouter ou se sélectionner comme participant. La soumission crée des inscriptions uniquement pour les personnes saisies dans ce bloc Cours/Événement. Les règles de capacité, d'admissibilité, de double inscription et de conflit d'horaire continuent de s'appliquer à chaque participant et à chaque séance sélectionnée.

Une adresse courriel est obligatoire pour chaque participant ponctuel. Les administrateurs peuvent consulter les participants ponctuels mémorisés dans le CRM. Lorsque Afficher les participants ponctuels dans le profil du client est activé dans les paramètres du profil client de l'organisation, les clients disposent aussi d'un onglet distinct dans Mon compte. Retirer une personne de la liste mémorisée ne supprime pas ses inscriptions, réservations ou présences passées.

Permettre aux participants ponctuels de payer leur portion

Lorsque Enregistrer comme participant ponctuel est activé, la question affiche aussi Paiement des participants et le modèle Courriel de paiement au participant. Au moment de payer, le client peut utiliser les modes de paiement habituels du formulaire pour régler la facture ou choisir Laisser chaque participant payer sa portion.

Si le client choisit le paiement par participant :

• aucun paiement n'est prélevé au moment de l'inscription;
• chaque participant reçoit par courriel un lien privé pour payer sa portion, sans devoir posséder une carte au dossier au préalable;
• le courriel indique qui a effectué l'inscription, tous les joueurs inscrits, le cours, sa date et son heure ainsi que le montant dû par le destinataire;
• le responsable du compte reçoit la facture complète avec une mention indiquant que le paiement a été séparé;
• si le responsable du compte a aussi été ajouté comme joueur, il reçoit son propre courriel de paiement en plus de la facture complète.

Le client voit chaque participant et son montant avant de confirmer l'envoi des liens. Le modèle de courriel sélectionné peut être personnalisé depuis la question Cours/Événement. Ce choix de paiement est offert lorsque Enregistrer comme participant ponctuel est activé; les membres du compte suivent le processus de paiement habituel du formulaire.

Permet le choix de plusieurs événements est un réglage différent. Il permet à un participant de choisir plusieurs séances du cours; il ne permet pas au client d'ajouter plusieurs participants.

Si le formulaire contient plusieurs questions Cours/Événement et que les mêmes renseignements sur le participant doivent être réutilisés, ajoutez une question Participant/membre/élève. L'ajout de cette question n'importe pas à lui seul les champs participant par défaut de l'organisation. Ouvrez l'éditeur de la question, utilisez Appliquer les champs par défaut, choisissez Participants comme source, cliquez sur Appliquer, puis enregistrez la question. Activez séparément Multiple si les clients doivent pouvoir ajouter plus d'un participant. Lorsque cette question de participant distincte est présente, laissez Participant distinct désactivé dans les questions Cours/Événement.

Choisir la façon dont les clients s'inscrivent

• Inscription à tous les événements : une inscription comprend toutes les séances de l'horaire. Utilisez cette règle pour une session complète.
• Doit choisir un seul événement : la personne choisit une seule séance. Utilisez cette règle pour une inscription ponctuelle à la carte.
• Permet le choix de plusieurs événements : la personne choisit une ou plusieurs séances et peut acheter plusieurs inscriptions à la carte dans une même soumission.
• Doit choisir le 1er bloc, le 2e bloc ou les deux blocs : sépare une journée en deux blocs et permet de choisir le premier, le second ou les deux. Tous les cours visés par une règle multicours doivent avoir un horaire compatible à deux blocs.
• Doit choisir un seul jour de la semaine (récurrent) : la personne choisit un jour de la semaine et s'inscrit aux séances futures de ce jour.
• Permet le choix de plusieurs jours de la semaine (récurrent) : la personne choisit plusieurs jours de la semaine et s'inscrit aux séances futures de ces jours.

Certaines options avancées s'affichent seulement avec les règles compatibles. Les contrôles de sélection de dates et de période de réservation exigent généralement Doit choisir un seul événement ou Permet le choix de plusieurs événements.

Contrôler les séances proposées

• Limiter les événements par jour de la semaine : affiche seulement les séances des jours sélectionnés. Fusionner en une seule sélection regroupe les dates affichées dans une seule case afin que la personne les sélectionne ensemble.
• Limiter les événements par dates : affiche seulement les séances comprises dans la période sélectionnée, dates de début et de fin incluses.
• Limiter le nombre d'événements à venir : affiche seulement le nombre indiqué de prochaines séances. Laissez le champ vide pour ne pas appliquer cette limite.
• Limiter le nombre de jours dans le futur pour lesquels le client peut s'inscrire : définit le nombre de jours civils à l'avance qui peuvent être sélectionnés. Saisissez 1 pour que demain soit la date admissible la plus éloignée.
• Afficher les disponibilités à compter de cette heure : utilisez cette option avec la limite de jours pour choisir l'heure quotidienne d'ouverture. À cette heure, la prochaine date civile admissible devient sélectionnable. Les heures sont offertes par tranches de 30 minutes.
• Ne plus permettre la vente à partir d'un nombre de jours/minutes avant : ferme chaque séance lorsqu'elle entre dans le délai indiqué avant son début. Choisissez les jours ou les minutes, puis saisissez la valeur.
• Cacher les dates sans des places restantes : retire les séances complètes au lieu de les laisser visibles comme étant indisponibles.

Contrôler l'admissibilité et le traitement des inscriptions

• Forcer le statut en attente des inscriptions : garde la personne au statut En attente après la soumission. Un administrateur doit confirmer son inscription depuis la liste de présence ou le tableau des répondants.
• Empêcher les doubles inscriptions futures/actuelles : empêche d'inscrire de nouveau la même personne au même cours ou à la même séance, y compris deux fois dans la transaction en cours.
• Empêcher les inscriptions à des cours qui se chevauchent : refuse l'inscription si la personne est déjà inscrite à un autre cours dont la date et l'heure se chevauchent.
• Autoriser l’inscription après le début de l’événement : garde une séance disponible après son début, jusqu'à sa fin. Cette option ne calcule pas de prix au prorata.
• Autoriser l’inscription passée : permet de sélectionner des séances déjà terminées. Utilisez cette option seulement lorsqu'une inscription rétroactive est intentionnelle.
• Protégé par un mot de passe : exige le mot de passe de la question avant l'inscription. Si une date d'expiration est ajoutée, la protection par mot de passe prend fin à cette date; les inscriptions ne se ferment pas automatiquement.
• Générer une carte d'accès unique : ajoute une carte à code-barres propre à la séance pour une inscription à la carte admissible. La carte est transmise avec les documents d'inscription par courriel.
• Proposer une place : pour une session vendue à un prix unique, commence l'inscription à une séance future qui dispose d'une place. Configurez aussi le prorata si la personne doit payer seulement la partie restante.

Comprendre la capacité et les limites d'achat

• Gérer indépendamment la capacité du cours : compte seulement les personnes inscrites au moyen de cette question Cours/Événement. Saisissez une valeur sous Outrepasser le nombre de places pour définir cette capacité indépendante. Laissez cette option désactivée pour compter toutes les personnes du cours, y compris celles inscrites au moyen d'un autre formulaire.
• Limite de réservation par événement : limite le nombre de fois où le même client ou participant peut acheter une séance. Par exemple, 1 empêche un second achat de cette séance. Il ne s'agit pas de la capacité d'accueil de l'événement.
• Outrepasser le nombre de places : remplace le maximum du cours pour cette question. Lorsque la capacité indépendante est désactivée, les participants déjà inscrits au cours sont comptés dans cette limite. Lorsqu'elle est activée, seules les inscriptions effectuées au moyen de cette question sont comptées.

Les paramètres du cours peuvent aussi définir un Maximum de participants par session et un Maximum de participants par événement. Ces valeurs créent des capacités séparées et cumulatives. Leur somme représente la participation totale possible; les places inutilisées ne passent pas automatiquement d'une capacité à l'autre.

Outrepasser la période d'inscription du cours

• Début des inscriptions : définit une date d'ouverture pour cette question au lieu d'utiliser la date d'ouverture du cours.
• Ignorer la période d'inscription : permet l'inscription malgré les dates de début et de fin configurées dans le cours.

La période d'ouverture et de fermeture du formulaire lui-même continue de s'appliquer. Ignorer la période du cours ne rouvre pas un formulaire fermé aux soumissions.

Une offre de liste d'attente utilise une autre option. Dans l'automatisation de la liste d'attente, Ignorer la date de fin d’inscription du cours permet à un client qui a un mot de passe valide pour une offre de la liste d'attente de s'inscrire après la date de fin d'inscription du cours, jusqu'à l'expiration de l'offre. Les autres restrictions d'inscription s'appliquent toujours.

Exemple : ouvrir les inscriptions à la carte 24 heures avant une séance à heure fixe

Supposons que le même cours du mercredi à 18 h est utilisé dans deux formulaires :

1. Dans le formulaire de session, choisissez Inscription à tous les événements.
2. Dans le formulaire à la carte, choisissez Doit choisir un seul événement ou Permet le choix de plusieurs événements.
3. Dans les options avancées de la règle à la carte, saisissez 1 sous Limiter le nombre de jours dans le futur pour lesquels le client peut s'inscrire.
4. Choisissez 18 h sous Afficher les disponibilités à compter de cette heure.
5. Laissez Gérer indépendamment la capacité du cours désactivé et Outrepasser le nombre de places vide lorsque les inscriptions à la carte doivent utiliser seulement les places restantes de la capacité partagée du cours.

La séance du mercredi devient sélectionnable dans le formulaire à la carte le mardi à 18 h. Le formulaire de session n'est pas modifié, et les personnes déjà inscrites à la session complète continuent d'occuper une place dans chacune des séances.

Il s'agit d'une période fondée sur les jours civils et une seule heure quotidienne, et non d'un délai mobile calculé séparément pour chaque séance. La période correspond exactement à 24 heures lorsque les séances commencent à l'heure d'ouverture sélectionnée. Si les séances commencent à des heures différentes, configurez des règles distinctes lorsque possible; une seule règle ne peut pas ouvrir chaque heure variable exactement 24 heures à l'avance.

Poursuivre votre parcours

• Plusieurs cours avec utilisation de filtres

• Liste d'attente sur formulaire d'inscription