Automatiser les suivis après une réponse à un formulaire

Envoyez une confirmation ou une série de suivis après la soumission d’un formulaire. Choisissez la date de référence avant de configurer le délai : la date de réponse et une date fournie dans une réponse constituent des déclencheurs différents.

Préparer le parcours

Choisissez le formulaire, les renseignements utiles à l’étape suivante et les raisons d’exclure une personne du suivi. Pour un cours d’essai, vous pourriez envoyer les consignes de préparation, puis une invitation à s’inscrire. Classez chaque message selon son objectif réel.

Configurer l’automatisation

Les étapes ci-dessous configurent des messages envoyés aux répondants. Pour envoyer plutôt une liste quotidienne à votre équipe, utilisez le mode de suivi administratif décrit plus bas.

Ouvrez Communications > Automatisations > Créer et choisissez Réponse à un formulaire.
Nommez l’automatisation et sélectionnez le formulaire.
Choisissez la date de référence : date de réponse ou question de date prise en charge.
Choisissez un suivi immédiat lorsque cette option s’applique, ou un délai et une heure d’envoi. Vérifiez le fuseau horaire de l’organisation.
Appliquez les filtres disponibles de cours, de réponses ou d’exclusion nécessaires à ce parcours.
Configurez le canal, le message, les champs de fusion et les liens.
Enregistrez, vérifiez la simulation lorsqu’elle est disponible, puis activez seulement lorsque les destinataires et le moment conviennent.

Pour plusieurs suivis, créez les messages aux délais voulus. Nommez chacun selon son objectif et son délai afin de faciliter l’entretien de la séquence.

Envoyer une liste de suivi aux administrateurs

Utilisez ce mode lorsque votre équipe doit contacter les personnes ayant choisi une réponse précise, par exemple celles qui demandent un appel avant une semaine d’essai. Les répondants composent la liste de suivi; les administrateurs sélectionnés reçoivent le courriel quotidien. Aucun message n’est envoyé aux répondants dans ce mode.

Ouvrez Automatisations > Créer, choisissez Réponse à un formulaire, puis nommez l’automatisation. Vous pouvez aussi utiliser une automatisation de réponse à un formulaire existante.
Sous Destinataires de l’automatisation, choisissez Envoyer une liste de suivi aux administrateurs.
Sélectionnez le formulaire source.
Dans Questions qui demandent un suivi, sélectionnez une ou plusieurs questions à choix unique, jusqu’à 20. Choisissez la réponse qui demande un suivi pour chaque question.
Dans Administrateurs destinataires, recherchez et sélectionnez les administrateurs qui doivent recevoir la liste. Seuls les administrateurs autorisés à consulter le formulaire sont proposés et leurs accès sont revérifiés à chaque envoi.
Réglez l’Heure du récapitulatif quotidien. L’heure affichée utilise le fuseau horaire de votre appareil.
Cochez Activer le récapitulatif quotidien, puis cliquez sur Sauvegarder. Vous pouvez aussi enregistrer avec le récapitulatif désactivé pour préparer et gérer la liste avant d’activer les courriels.

Une personne est admissible lorsqu’une soumission terminée correspond à au moins une des questions et réponses sélectionnées. La même réponse dans la langue traduite du formulaire est également reconnue. Une personne qui correspond à plusieurs questions apparaît une seule fois.

Important
La liste comprend les réponses terminées admissibles de toutes les dates. Elle n’est limitée ni au mois courant ni aux réponses reçues après l’activation de l’automatisation. Vérifiez les anciennes demandes avant d’activer le récapitulatif.

Le courriel quotidien est envoyé uniquement aux administrateurs sélectionnés et contient les noms ainsi que les adresses courriel et numéros de cellulaire disponibles des personnes encore à contacter. Aucun courriel n’est envoyé lorsque la liste est vide. Si plus de 100 personnes sont en attente, le courriel présente les 100 premières et donne accès à la liste complète.

Pour convertir une automatisation existante qui envoie des messages aux répondants, désactivez-la et annulez ses envois programmés en attente avant d’enregistrer le mode de suivi administratif.

Gérer les personnes à contacter

Ouvrez l’onglet Personnes à contacter. Recherchez par nom, actualisez la liste, triez les colonnes ou choisissez 10, 25, 50 ou 100 lignes par page. Les dix lignes affichées par défaut constituent une taille de page, pas un filtre de dates. Cliquez sur le nom d’une personne pour ouvrir sa réponse originale au formulaire.

Après un contact, cliquez sur Marquer comme contacté, puis confirmez. Toutes les demandes de cette personne qui correspondent actuellement aux critères sont marquées comme contactées et retirées de la liste active ainsi que des prochains récapitulatifs quotidiens. Sa réponse originale au formulaire est conservée, de même que l’identité de la personne ayant marqué le contact et la date du contact. Actualiser la liste ne réajoute pas la même demande déjà traitée.

Si une autre question sélectionnée crée plus tard une nouvelle demande admissible pour cette personne, elle peut réapparaître pour cette nouvelle demande.

Par exemple, sélectionnez « Souhaitez-vous un appel avant votre essai ? » avec la réponse « Oui » et « Souhaitez-vous une visite guidée ? » avec sa réponse affirmative. Une personne qui choisit l’une ou l’autre entre dans la liste; si elle choisit les deux, elle apparaît une seule fois. Après le contact et le marquage comme contactée, ces demandes sortent du prochain récapitulatif.

Vérifier l’admissibilité et les résultats

Une date manquante ou inappropriée peut exclure une réponse. Vérifiez la simulation avec des soumissions représentatives, dont une personne qui devrait être exclue. Un déclenchement immédiat après soumission et un message quotidien planifié ne suivent pas le même parcours d’exécution.

Consultez l’onglet Messages après l’exécution. Pour un suivi inattendu, examinez la réponse d’origine, la date, les filtres et l’envoi concerné avant de modifier toute la séquence.