Centre d’aide Activity Messenger
Créer et partager votre premier formulaire
Créez un formulaire autour d’un objectif : recevoir une demande, inscrire un participant ou recueillir les renseignements nécessaires avant une activité. Ce guide vous accompagne d’un exemple ou d’un formulaire vide jusqu’au lien de partage vérifié. Pour la facturation et l’encaissement, consultez les formulaires de paiement.
Avant de commencer
ConseilDéterminez qui remplira le formulaire, à qui se rapportent les renseignements et qui examinera les réponses. Préparez les instructions, les consentements et les questions obligatoires. Commencez par un parcours court, puis ajoutez les options utiles.
1. Créer le formulaire
Ouvrez Formulaires > Créer. Choisissez un exemple adapté ou l’option de création à partir de zéro. Sélectionnez le type, indiquez un nom et créez le formulaire. Un exemple fournit une structure de départ : révisez ses questions, ses destinataires et ses confirmations avant de le partager.
2. Construire les questions
Ouvrez l’onglet Formulaire. La question du répondant ou responsable du compte identifie la personne qui remplit le formulaire. Modifiez ce bloc pour choisir les renseignements à recueillir. Ajoutez une question de participant ou d’enfant lorsque la personne inscrit quelqu’un d’autre.
Pour ajouter un bloc, cliquez sur + dans l’éditeur du formulaire. Le sélecteur Ajouter un nouveau bloc s’ouvre et présente les types de blocs disponibles dans différents onglets. Choisissez un type de bloc, puis configurez-le dans l’éditeur qui s’ouvre. Les blocs disponibles dépendent du type de formulaire et des paramètres de l’organisation. Le sélecteur ne demande pas de choisir une action distincte « Créer » ou « Sauvegarder » : le choix d’un bloc ouvre sa configuration. Une fois configuré, le bloc est ajouté au formulaire.
Vous pouvez aussi ouvrir le menu à trois points d’une question, choisir Ajouter une question > Avant ou Ajouter une question > Après, puis sélectionner et configurer le type de bloc. Cette méthode place le nouveau bloc par rapport à cette question. Réorganisez les blocs selon les décisions du répondant. Rendez obligatoires uniquement les réponses nécessaires à votre processus.
Choisir la question ou le bloc de contenu
| Besoin | Blocs disponibles et utilisation |
|---|---|
| Réponses courtes et choix | Oui/non, saisie de texte, menu déroulant, boutons radio pour un choix, cases à cocher pour plusieurs choix |
| Quantités et calculs | Nombre avec minimum/maximum, nombre prédéfini par l’administrateur, formule utilisant les questions numériques ou de dépenses compatibles et des opérateurs arithmétiques |
| Comparaison et commentaires | Étoiles, grille de boutons radio, grille de cases à cocher, grille de nombres, classement |
| Présentation et instructions | Texte, image, espace, vidéo, saut de page, plusieurs champs sur une ligne |
| Parcours conditionnels | Branchement conditionnel pour afficher les questions de suivi pertinentes |
| Personnes | Participant, enfant supplémentaire, deuxième parent, contact d’urgence, catégorie d’âge ou entreprise |
| Activités planifiées | Cours ou Cours multiples, reliés aux activités créées |
| Dates et temps du personnel | Date/heure, plage horaire, choix d’heures, choix de dates, plages de dates, arrivée/départ, suivi du temps et disponibilités hebdomadaires |
| Documents et consentements | Téléversement d’images ou de vidéos, signature du répondant, signature de l’administrateur et case d’acceptation |
| Traitement interne | Questions masquées réservées aux administrateurs et destinataires de notifications selon une réponse |
| Renseignements confidentiels | Types de questions chiffrées dédiés; choisir le bon type et vérifier les accès du personnel |
| Achats | Blocs de commerce électronique dans un formulaire de paiement |
| Dépenses | Blocs de réclamation sur les formulaires admissibles qui ne perçoivent pas de paiement |
| Questions réutilisables | Enregistrement d’une question personnalisée comme exemple |
| Abonnements aux communications | Question d’abonnement à l’infolettre reliée au formulaire de marketing approprié |
Le suivi du temps peut comprendre l’arrondissement et une déduction de pause. Un nombre prédéfini convient à une valeur que le répondant ne doit pas changer, comme un taux dans un contrat. Une question de téléversement recueille un fichier du répondant; un bloc de contenu affiche votre image ou vidéo. Consultez la limite indiquée dans le contrôle de téléversement : la durée d’une vidéo ne détermine pas à elle seule sa taille.
Pour les parcours conditionnels, consultez Utilisation du branchement conditionnel. Pour les renseignements sensibles, utilisez le champ chiffré approprié, comme la question SSN américaine.
Réutiliser les réponses dans les messages
Dans l’éditeur d’une question, attribuez un champ de fusion personnalisé si vous souhaitez réutiliser la réponse dans un message. Ce champ devient disponible parmi les champs de formulaire proposés dans l’éditeur de messages ou de gabarits. Choisissez le champ du formulaire qui fournit le contexte du destinataire et prévisualisez-le avec une réponse représentative.
3. Configurer l’accès et la confirmation
Utilisez les règles d’accès pour réserver le formulaire à certains clients, membres ou listes. Configurez au besoin la sauvegarde, la connexion, les limites de soumissions ou les dates d’ouverture et de fermeture. Le guide Accès aux formulaires précise les conditions vérifiées par ces règles.
Dans Confirmation, modifiez le message affiché après la soumission. Ajoutez les prochaines étapes ou des liens vers un autre formulaire ou document. Dans Options, configurez le PDF, le courriel de confirmation, la langue et les notifications au personnel. L’envoi du PDF et des notifications dépend de ces réglages; il n’est pas automatique pour tous les formulaires.
Si les formulaires bilingues sont activés pour votre organisation, traduisez les questions et les confirmations dans le formulaire. Consultez Traduire un formulaire. Un formulaire bilingue n’exige pas de créer deux formulaires distincts.
4. Vérifier le parcours du répondant
Utilisez Visiter ou Remplir pour ouvrir le formulaire. Vérifiez les questions obligatoires, chaque branche conditionnelle et la confirmation. La saisie administrative peut proposer des contrôles supplémentaires; vérifiez aussi le parcours d’un client ordinaire. Une soumission peut créer une vraie réponse et déclencher les notifications configurées; un formulaire de paiement peut facturer en mode réel.
Dans Répondants, actualisez et retrouvez la réponse. Ouvrez-la pour vérifier les renseignements enregistrés et le PDF, s’il est généré. Confirmez que le personnel prévu a reçu sa notification et que le répondant a reçu la confirmation appropriée.
5. Partager le formulaire
Sélectionnez Partager, puis le moyen adapté à votre public :
- Copiez le lien dans un courriel, un SMS, un bouton de site Web ou une publication sociale.
- Envoyez le formulaire depuis Activity Messenger.
- Imprimez le code QR pour l’ouvrir avec l’appareil photo d’un téléphone.
- Copiez le code d’intégration iframe ou du bouton avec fenêtre contextuelle.
Pour l’intégration, configurez l’adresse sécurisée du site Web de l’organisation et utilisez le code généré. Le bouton avec fenêtre contextuelle nécessite JavaScript sur le site hôte; choisissez l’iframe lorsque cela convient. Les modifications du formulaire s’appliquent au contenu ouvert par le lien partagé.
Après le lancement
Consultez Gérer les formulaires et les réponses reçues pour retrouver les réponses, les corriger et exporter les résultats. Vous pouvez exporter les colonnes choisies vers Excel et télécharger les PDF générés des répondants sélectionnés dans un fichier ZIP. Pour une fiche d’urgence ou médicale ciblée, vérifiez les questions à inclure avant de télécharger et d’imprimer.