Ajouter manuellement une personne à la liste d’attente d’un cours

Si un cours est complet et qu’une personne vous demande de l’ajouter à sa liste d’attente existante, ouvrez la Liste d’attente du cours et cliquez sur Ajouter. Vous pouvez sélectionner un client existant ou saisir ses renseignements. L’ajout à la liste d’attente n’inscrit pas la personne au cours.

Avant de commencer

Connectez-vous avec un compte administrateur qui a accès au cours et à son formulaire d’inscription. Cette procédure concerne les listes d’attente d’inscription à un cours ou événement associé à un bloc de cours individuel ou de cours multiples dans un formulaire. Les listes d’attente des forfaits de réservation utilisent une procédure distincte.

Préparez l’adresse courriel du titulaire du compte. Une adresse valide est obligatoire, même si vous n’envoyez pas de courriel de confirmation. Le numéro de cellulaire est facultatif; s’il est fourni, il doit être valide.

Ajouter une personne à une liste d’attente existante

Ouvrez Cours → Tous les cours et événements et trouvez le cours.
Dans sa colonne Liste d’attente, cliquez sur le nombre de personnes en attente ou le total pour ouvrir la liste d’attente du cours.
Si Sélectionnez un formulaire apparaît, choisissez le formulaire d’inscription pertinent. Si un sélecteur d’événement apparaît, vérifiez que vous consultez la bonne occurrence.
Cliquez sur Ajouter. La fenêtre Ajouter à la liste d’attente s’ouvre.
Cliquez sur Choisir un client pour remplir les renseignements d’un client existant, ou saisissez le prénom, le nom, le courriel et, au besoin, le numéro de cellulaire du titulaire du compte. Vérifiez le courriel avant de continuer.
Si une autre personne participe au cours, cochez Participant distinct et saisissez son prénom et son nom. Si le client choisi a des membres dans son compte, Choisir un participant permet d’en sélectionner un.
Ajoutez un Commentaire, au besoin.
Cochez Envoyer un courriel de confirmation pour envoyer la confirmation configurée de la liste d’attente au titulaire du compte. Cette option est décochée par défaut.
Cliquez sur Ajouter et vérifiez que la personne apparaît dans la liste d’attente.

Par exemple, si un parent vous appelle pour ajouter son enfant à la liste d’attente d’un cours complet, choisissez le compte client du parent, cochez Participant distinct, puis saisissez ou sélectionnez l’enfant. L’adresse courriel du parent sert d’adresse de contact.

Envoyer un message à la liste d’attente sans créer une autre liste d’envoi

Vous n’avez pas à créer manuellement une liste de destinataires distincte simplement pour envoyer un sondage ou un message à la liste d’attente d’un cours. Activity Messenger prépare automatiquement les destinataires lorsque vous utilisez Envoyer un message à tous.

Ouvrez Cours → Tous les cours et événements, trouvez le cours et cliquez sur son nombre dans la colonne Liste d’attente.
Vérifiez le formulaire d’inscription et l’événement sélectionnés lorsque ces sélecteurs apparaissent. Activez Afficher seulement les participants toujours en attente si le message doit viser uniquement ces personnes; sinon, la liste chargée peut comprendre d’autres statuts de liste d’attente.
Cliquez sur Envoyer un message à tous. Activity Messenger prépare les destinataires à partir des entrées chargées de la liste d’attente qui ont un courriel ou un numéro de cellulaire, puis ouvre la fenêtre de message. Vous n’avez pas à recopier ces contacts dans une autre liste.
Rédigez le message, ajoutez le lien du sondage ou du formulaire, puis vérifiez les destinataires et le mode d’envoi avant d’envoyer. L’ouverture de la fenêtre de message ne déclenche pas l’envoi.

Pour une seule personne, utilisez Message dans le menu d’actions de sa ligne. Envoyer un message à tous est désactivé pendant le chargement ou lorsqu’aucun destinataire ne peut être contacté. Un contact sélectionné doit avoir les coordonnées nécessaires au mode d’envoi choisi; sa sélection ne garantit pas la livraison. Utilisez un compte administrateur ayant accès au cours, au formulaire et aux actions de messagerie.

Cette action prépare les destinataires de cet envoi. Elle ne crée pas un groupe qui inclut automatiquement les futurs ajouts à la liste d’attente, n’inscrit personne au cours et ne remplace pas les automatisations d’invitation lorsqu’une place se libère.

Envoyer un sondage et en restreindre l’accès sont deux choses distinctes

Envoyer le sondage à la liste d’attente ne limite pas les personnes qui peuvent le soumettre. Si vous avez aussi besoin de Qui peut remplir ce formulaire → Liste, sélectionnez une liste de destinataires persistante appropriée dans ce réglage. La liste ponctuelle générée par Envoyer un message à tous est exclue de ce sélecteur. Réutilisez une liste sélectionnable appropriée ou créez-en et maintenez-en une uniquement pour la restriction d’accès; elle n’est pas nécessaire simplement pour envoyer le message. Consultez Restreindre un formulaire à une liste précise.

Confirmation et notifications de places disponibles

L’option Envoyer un courriel de confirmation contrôle la confirmation de cet ajout et utilise le modèle de courriel configuré pour la liste d’attente. Elle est distincte de l’automatisation qui gère les invitations lorsqu’une place se libère. Laisser cette option décochée ne désactive pas l’automatisation de la liste d’attente du formulaire.

Les ajouts manuels respectent les restrictions d’admissibilité du formulaire ainsi que sa règle contre les inscriptions en double, lorsqu’elle est activée. Si une erreur apparaît, vérifiez le formulaire sélectionné, le courriel du titulaire du compte et si le participant figure déjà sur cette liste d’attente.

Si Ajouter n’est pas disponible

La liste d’attente doit être associée à une question de cours ou d’événement sélectionnée dans un formulaire d’inscription. Attendez le chargement des choix de formulaire et sélectionnez le formulaire approprié. Dans la fenêtre Ajouter à la liste d’attente, un courriel manquant ou invalide désactive aussi le bouton Ajouter.

Le tableau des cours affiche un nombre cliquable seulement lorsque le cours a déjà des entrées sur sa liste d’attente. Si la colonne est vide, les étapes utilisant ce nombre ne permettent pas d’ouvrir une liste vide. Vérifiez la configuration de la liste d’attente dans le formulaire d’inscription du cours; tous les cours n’ont pas nécessairement une liste existante accessible dans cette colonne.

Activer une liste d’attente publique est une autre tâche

Pour permettre aux clients de s’ajouter eux-mêmes, configurez la Liste d’attente dans le bloc de cours du formulaire d’inscription. Pour un bloc de cours multiples, utilisez ses règles de cours. Consultez Configuration et automatisations de la liste d’attente.

Pour simplement ajouter une personne à une liste d’attente de cours existante en tant qu’administrateur, suivez plutôt les étapes Liste d’attente → Ajouter ci-dessus.