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Vérifier les ressources et consigner le suivi depuis une facture

Utilisez le suivi d’une réservation pour documenter la sortie ou le retour d’un équipement, remplir un formulaire et gérer la disponibilité de la ressource. Ce parcours convient aussi aux lieux et au personnel : les formulaires et les états du suivi dépendent de votre configuration.

Par exemple, au retour d’un vélo, vous pouvez retrouver sa facture, remplir la liste de vérification dans une fenêtre, choisir un état de suivi, ajouter des photos et rendre le vélo non disponible si une réparation est nécessaire.

Avant de commencer

Vous devez avoir accès aux factures, aux ressources et aux formulaires concernés. Certaines actions peuvent être masquées ou refusées selon vos permissions. Configurez d’abord vos ressources et vos forfaits de réservation.

Trois éléments sont conservés séparément :

Choisir un état comme « Brisé » ne rend pas automatiquement la ressource non disponible. Utilisez aussi Disponibilités lorsque vous devez la retirer des ressources disponibles.

1. Préparer un formulaire pour la ressource

Dans l’éditeur d’un formulaire compatible, ajoutez une question Choix de ressource. Cette question permet d’identifier la ressource vérifiée; elle est distincte de la question servant à réserver une ressource.

1. Définissez le libellé de la question et, au besoin, sa description et son texte indicatif.
2. Choisissez les types de ressources proposés : tous les types, lieux, équipements ou personnel.
3. Dans Ressources proposées, choisissez Toutes les ressources, Certaines ressources ou Par étiquettes.
4. Pour une sélection par étiquettes, choisissez les étiquettes pertinentes. Une ressource peut être proposée lorsqu’elle porte au moins une des étiquettes choisies et correspond au type sélectionné.
5. Configurez les autres options de la question selon vos besoins, notamment son caractère obligatoire et sa visibilité.
6. Ajoutez les questions de votre vérification et enregistrez le formulaire.

Un formulaire général ou de paiement contenant une question Choix de ressource peut être proposé pour une ressource comprise dans sa sélection. Une ressource non disponible peut encore être vérifiée; les ressources archivées ne sont pas proposées dans ce choix.

Le bouton Remplir un formulaire apparaît dans le suivi lorsque des formulaires compatibles sont accessibles pour la ressource. Vous n’avez pas à créer un formulaire différent pour chaque facture.

2. Retrouver la facture et ouvrir le suivi

Ouvrez la facture, puis le Suivi de la réservation concernée. La fenêtre Suivi de la réservation affiche le numéro de facture ainsi que les ressources et leurs horaires.

Si vous utilisez un lecteur de codes-barres :

1. Depuis la liste des factures, ouvrez Balayage de facture avec le bouton portant une icône de code-barres.
2. Scannez le code-barres de la facture avec un lecteur fonctionnant comme un clavier et transmettant la touche Entrée.
3. Vous pouvez aussi saisir le numéro de facture et appuyer sur Entrée, ou choisir une facture dans l’interface.
4. Ouvrez le suivi de la réservation voulue dans la facture retrouvée.

Le balayage retrouve la facture. Il n’enregistre pas automatiquement un retour ou un autre état du suivi.

Dans Ressources et horaire, cliquez sur le nom d’une ressource pour ouvrir la liste des ressources dans un autre onglet, avec la recherche préremplie avec son nom. Ce lien n’ouvre pas directement sa fenêtre de modification.

3. Remplir le formulaire depuis la facture

1. Dans Nouveau suivi, repérez la bonne ressource.
2. Cliquez sur Remplir un formulaire.
3. Choisissez le formulaire compatible à utiliser.
4. Remplissez et soumettez le formulaire dans la fenêtre qui s’ouvre.
5. Après la soumission, poursuivez avec le suivi de la réservation.

Le parcours transmet le contexte de la ressource, de la réservation et de la facture au formulaire. Le numéro de facture permet d’identifier la facture associée; il est différent du numéro de réservation.

Fermer la fenêtre du formulaire sans le soumettre ne termine pas cette étape. Les observations déjà saisies dans le suivi sont conservées pendant le parcours.

La soumission du formulaire et la sauvegarde du suivi sont deux enregistrements distincts. Après avoir soumis le formulaire, choisissez l’état et sauvegardez le suivi pour terminer votre compte rendu.

4. Choisir l’état et consigner les observations

Dans Nouveau suivi :

1. Choisissez une valeur dans Suivi. La mention Statut actuel rappelle la valeur déjà enregistrée.
2. Saisissez vos Observations / état du matériel.
3. Ajoutez des photos au besoin : jusqu’à cinq fichiers JPEG, PNG ou WebP de 5 Mo chacun.
4. Cliquez sur Sauvegarder.

La date et l’auteur sont consignés avec l’entrée. Les observations sont des notes internes associées à la facture.

Les états sont choisis manuellement. Leur liste peut être personnalisée dans les paramètres de l’organisation, sous États du suivi. Un forfait peut également définir sa propre liste, qui remplace celle de l’organisation pour ses réservations lorsqu’elle est renseignée. Les couleurs peuvent être personnalisées.

Des libellés comme « Sorti », « Retour », « Brisé » ou « Dépôt remis » sont des exemples de configuration. Choisir « Dépôt remis » ne rembourse pas un dépôt et n’effectue aucune opération financière.

Si quelqu’un modifie le suivi pendant votre saisie et qu’un conflit est signalé, rechargez les données et vérifiez le nouvel état avant de réessayer. Une réservation annulée ou archivée se consulte sans modification du suivi.

5. Mettre à jour la disponibilité

Le bloc de la ressource affiche Disponible ou Non disponible. Pour modifier cet état :

1. Cliquez sur Disponibilités pour la ressource concernée.
2. Choisissez l’action permettant de la rendre non disponible ou de la remettre disponible.
3. Pour une indisponibilité, renseignez le titre, la note administrative et la date et l’heure de fin demandés.
4. Confirmez l’action dans cette fenêtre.

Le badge de disponibilité est actualisé après l’action. Cette modification est appliquée séparément de la sauvegarde du suivi : fermer ou annuler ensuite la fenêtre de suivi n’annule pas une disponibilité déjà modifiée.

La disponibilité et l’état du suivi peuvent donc être différents. Un équipement peut avoir le suivi « Retour » tout en étant non disponible pour entretien.

6. Consulter l’historique de cette facture

L’onglet Historique réunit les événements liés au suivi de la réservation :

• les changements d’état, les observations et les photos;
• les formulaires soumis depuis ce parcours de facture, avec la mention générale Formulaire rempli, le nom du formulaire et un lien Voir les réponses;
• les changements de disponibilité effectués depuis ce contexte, avec la ressource, la transition d’état et les renseignements consignés.

Les événements affichent leur date et la personne associée. Une personne ayant soumis un formulaire peut apparaître comme Répondant.

Cet historique n’affiche pas tous les formulaires remplis pour cette ressource. Il retient ceux soumis depuis cette facture pour la réservation concernée. Un formulaire rempli ailleurs, ou une ancienne réponse dont l’origine n’est pas identifiée, n’est pas automatiquement rattaché à cette facture.

Les changements de disponibilité doivent eux aussi avoir été consignés avec ce contexte de facture pour y apparaître. Les anciennes actions ne sont pas reconstituées rétroactivement.

Utilisez la recherche et la pagination pour retrouver une entrée. Vous pouvez choisir 10, 25, 50 ou 100 entrées par page.

Consulter les formulaires et le journal depuis une ressource

Pour une vue centrée sur la ressource, ouvrez celle-ci dans la liste des ressources. L’onglet Formulaires apparaît lorsque des formulaires compatibles ou des réponses existantes sont accessibles selon vos permissions.

Depuis cet onglet, vous pouvez choisir un formulaire et une réservation à associer. Vous pouvez aussi créer une réservation par administrateur en précisant son type et sa période. Ce parcours depuis la ressource ouvre le formulaire dans un autre onglet; il est distinct du parcours guidé dans la facture.

L’historique des formulaires de la ressource permet de consulter les réponses et de choisir les colonnes de réponses à afficher, jusqu’à douze. Cette vue peut couvrir plusieurs réservations : elle est plus large que l’historique d’une seule facture.

Dans les actions de la ressource, ouvrez le Journal pour consulter les réservations et les opérations associées. Filtrez par période, type de réservation et état actif ou archivé, puis ouvrez une réservation pour en consulter le détail. La fiche du journal présente le suivi et, lorsque pertinent et autorisé, les formulaires liés à cette réservation et à cette ressource.

Questions fréquentes

Pourquoi ne vois-je pas le bouton pour remplir un formulaire? Vérifiez vos permissions, le type du formulaire et sa question Choix de ressource. La ressource doit correspondre au type, à la sélection ou aux étiquettes configurés.

Pourquoi le formulaire rempli n’apparaît-il pas dans cette facture? Vérifiez qu’il a été soumis depuis le bouton de cette facture et pour la bonne réservation. Une réponse créée depuis la fiche de la ressource n’est pas automatiquement ajoutée à l’historique de la facture.

Pourquoi une ressource « Brisé » reste-t-elle disponible? Le libellé du suivi et la disponibilité sont indépendants. Utilisez Disponibilités pour enregistrer l’indisponibilité.

Puis-je adapter le parcours à un autre usage que le retour d’un vélo? Oui. Configurez les questions, les ressources proposées et les états du suivi selon vos activités. La mention Formulaire rempli reste générale.

Pour gérer les horaires et les réservations au quotidien, consultez Gérer les réservations quotidiennes et les disponibilités.