Centre d’aide Activity Messenger

Création d'une liste de destinataires à partir d'un fichier Excel ou CSV

Importez un fichier Excel ou CSV lorsque vos contacts, inscriptions ou abonnements sont gérés en dehors d’Activity Messenger. Associez les colonnes avec soin : les données importées déterminent qui vous pouvez joindre et les renseignements utilisables dans vos messages.

Activity Messenger vous permet d'importer des destinataires à partir d'un fichier Excel ou CSV. Voici quelques cas d'utilisation: Par exemple . Vous pouvez également importer des participants ou des inscriptions d'un autre système (e.g. Sport-plus). Vous serez en mesure de filtrer les destinataires par le nom et la date de l'activité.

• Importer les contacts de votre ancien système (Mailchimp ou Constant Contact) et faire une campagne publicitaire.
• Importer des participants ou des inscriptions d'un autre système (e.g. Sport-plus ou Amilia) afin leur envoyer un formulaire à remplir ou un rappel avant ou après un cours.
• Importer des membres et la date d'expiration de leur abonnement pour leur envoyer un rappel de renouvellement.

CSV est un acronyme anglophone désignant Comma Separated Values (valeurs séparées par des virgules). C'est un format souvent utilisé pour représenter les données d'un tableau et est supporté par toutes les applications comme Excel.

Pour concevoir un fichier de format Excel, vous pouvez utiliser un de ses échantillons:

• Contacts (marketing) Excel (.xlsx)
• Camps, cours ou activités Excel (.xlsx)
• Abonnements Excel (.xlsx)

Chaque liste de type Fichier Excel/CSV est une mini base de données de clients unique. Vous pouvez en créer un nombre illimité. Par exemple une liste pour la session d'hiver, et une autre pour la session d'été.

Depuis le menu Listes, choisissez l'option Créer pour créer une nouvelle liste.

Saisissez le nom de la liste et choisissez Fichier pour Téléversez un fichier Excel ou CSV.

Vous pouvez ensuite importer des destinataires à partir d'un fichier Excel ou CSV en cliquant sur Importer.

Téléversez un fichier Excel/CSV

Cliquez sur Téléverser un fichier Excel ou CSV. Activity Messenger vous permet de choisir les colonnes à importer. Au minimum vous devez importer l'adresse courriel. Il est recommandé d'également importer le nom et le numéro de téléphone mobile. Le numéro de téléphone mobile vous permettra d'envoyer des textos aux destinataires.

Cliquez sur Sauvegarder pour importer les contacts. Activity Messenger les ajoutera à la liste des destinataires.

Vous pouvez également choisir de remplacer une liste existante et de fusionner les destinataires ayant la même adresse.

Colonnes

La première rangée comporte le nom des colonnes. Chacunes des colonnes doivent être séparées par une virgule. Activity Messenger importera les colonnes supportées. Les autres colonnes de vos données Excel/CSV seront sauvegardées, mais ignorées.

Ces colonnes sont facultatives. Vous devez au minimum avoir l'une des colonnes mobile ou courriel. La colonne nom est facultative mais utile afin d'identifer le destinataire.

Notez que vous pouvez également utiliser des lettres majuscules. Par exemple "name", "Name" ou "NAME" sont équivalents.

• Recipient name*: Nom du destinataire. Si vous importez un liste d'enfants, ceci représente le responsable de compte ou le premier parent.
• Email*: Adresse courriel du destinataire. Si vous importez un liste d'enfants, ceci représente le responsable de compte ou le premier parent.
• Mobile*: Numéro de téléphone mobile du destinataire. Si vous importez un liste d'enfants, ceci représente le responsable de compte ou le premier parent.
• Other name: Nom du second parent. Utilisez ce champs si vous importez un liste d'enfants.
• Other email: Adresse courriel du second parent. Utilisez ce champs si vous importez un liste d'enfants.
• Other mobile: Numéro de téléphone mobile du second parent. Utilisez ce champs si vous importez un liste d'enfants.
• Contact name: Nom du premier contact d'urgence. Utilisez ce champs si vous importez un liste d'enfants.
• Contact email: Adresse courriel du premier contact d'urgence. Utilisez ce champs si vous importez un liste d'enfants.
• Contact mobile: Numéro de téléphone mobile du premier contact d'urgence. Utilisez ce champs si vous importez un liste d'enfants.
• Contact 2 name: Nom du second contact d'urgence. Utilisez ce champs si vous importez un liste d'enfants.
• Contact 2 email: Adresse courriel du second contact d'urgence. Utilisez ce champs si vous importez un liste d'enfants.
• Contact 2 mobile: Numéro de téléphone mobile du second contact d'urgence. Utilisez ce champs si vous importez un liste d'enfants.
• Child name: Nom de l'enfant. Utilisez ce champs si vous importez un liste d'enfants.
• Child gender: Genre de l'enfant. Utilisez ce champs si vous importez un liste d'enfants.
• Child date of birth: Date d'anniversaire de l'enfant. Utilisez ce champs si vous importez un liste d'enfants. Utile pour automatiser l'envoi de souhaits d'anniversaire par courriel ou par texto.
• Custom: Valeur sur mesure. Utilisez pour importer une information ne figurant pas dans les autres champs. Vous serez en mesure de filtrer les destinataires par ce champ.
• Activity: Nom de l'activité ou du cours. Utile pour importer les inscriptions à un cours.
• Activity date**: Date de début de l'activité ou du cours. Utile pour importer les inscriptions à un cours.
• Activity time**: Heure de début de l'activité ou du cours. Utile pour importer les inscriptions à un cours.
• Activity location: Lieu du cours. Utile pour importer les inscriptions à un cours.
• Activity staff: Instructeur ou membre du personnel du cours. Utile pour importer les inscriptions à un cours.
• Jour # or Semaine #**: Dates d'occurrences de l'activité ou du cours. Par exemple pour importer 5 jours de camps, ajoutez les colonnes "Jour 1, Jour 2, Jour 3, Jour 4, Jour 5". Les valeurs à saisir dans chaques colonnes seront les dates des cours. Utile pour importer des listes de présences.
• Group name: Nom du groupe.
• Allergies: Allergies (e.g. arachides).
• Medical conditions: Conditions médicales (e.g. ashtme).
• Pickup authorized: Personnes autorisées à venir chercher l’enfant.
• Allow sunscreen: Autorisation crème solaire. Oui ou non.
• Allow photo: Autorisation photo. Oui ou non.
• Allow leave: Autorisation de partir du camps seul. Oui ou non.
• Can swim: Peut nager. Oui ou non.
• Life vest: Doit porter une veste de flotaison. Oui ou non.
• Daycare: Liste d'options du service de garde. Séparés par des espaces. Par exemple "am pm" si l'enfant a accès au service de garde le matin et le soir.
• Pickup password: Mot de passe pour récupérer l'enfant.
• Friend: Jumelage avec un(e) ami(e).
• Abonnement: Nom de l'abonnement.
• Expiration: Date d'expiration de l'abonnement. Pratique pour concevoir un message de renouvellement.

* Le champ Name est requis ainsi que l'un des champs Email ou Mobile. Tous les autres champs sont facultatifs.

** Les formats de dates supportés sont soit international ou USA: "YYYY-MM-DD hh:mm" ou "MM/DD/YYYY h:mmA". Par exemple "2021-04-23 17:00" ou "04/23/2021 5:00PM".

Une fois votre liste importée, vous pouvez faire une recherche par nom, par adresse courriel ou par numéro de téléphone mobile. Si vous avez importé les colonnes supplémentaires (nom/date de l'activité et valeur sur mesure), des filtres supplémentaires seront disponibles.

Si vous importez l'information des enfants, ils seront regroupés par famille sous le nom et l'adresse courriel du parent. De cette façon, Activity Messenger n'enverra pas un même courriel plusieurs fois à la même famille.

Mettre à jour plusieurs destinataires

Vous pouvez importer à nouveau un fichier Excel/CSV pour mettre à jour certains destinataires. Activity Messenger se servira de l'adresse courriel à fin d'identification. Les nouveaux destinataires seront ajoutés.

Remplacer la liste complète des destinataires

Pour remplacer tous les destinataires, cliquez sur Importer et téléversez un fichier Excel ou CSV. Choisissez l'option Remplacer. Activity Messenger se servira de l'adresse courriel à fin d'identification pour remplacer tous les destinataires. Les nouveaux destinataires seront ajoutés. Les destinataires non présent dans le fichier seront supprimés.

Ajouter un destinataire

Pour ajouter une seule personne manuellement, cliquez sur le bouton d’ajout d’un destinataire. Dans la fenêtre, saisissez une adresse courriel valide, un numéro de téléphone mobile valide, ou les deux; le nom est facultatif. Le moyen de contact requis dépend de la liste : les listes de courriels exigent une adresse courriel, les listes de textos ou mobiles exigent un numéro de téléphone mobile et les listes qui prennent en charge les deux peuvent être enregistrées avec l’un ou l’autre de ces moyens de contact valides. Enregistrez l’entrée pour ajouter la personne à la liste.

Vous pouvez également saisir les champs supplémentaires. Cliquez sur le bouton Afficher tous les champs disponibles.

Mettre à jour un destinataire

Cliquez sur un destinataire pour mettre à jour ces informations

Retirer un destinataire

Pour retirer un destinataire de la liste, cliquez sur l'icône de corbeille rouge à la fin de sa rangée et confirmez.

Importer des inscriptions

Votre fichier peut contenir des inscriptions. Acitivity Messenger peut importer les colonnes suivantes: parent name, parent email, parent mobile, child name, child gender, child date of birth, activity name, activity start date, activity start time et custom. Activity Messenger tentera de déctecter le nom des colonnes automatiquement. Si vos colonnes sont nommées autrement, vous pouvez spécifier chacune d'entre elles.

Suite à l'importation, cliquez sur une rangée pour l'éclater. Activity Messenger aura fait l'assignation des informations du participant, du responsable de compte, des enfants et de l'activité. Ces informations seront disponibles en utilisant les champs de fusion lors de la rédaction de messages.

Activity Messenger détecte également les membres d'une même famille. Dans ce cas, une seule rangée sera importée. Elle inclura tous les enfants. Vous pourrez utiliser le champ de fusion "Nom de/des enfant(s)" dans vos messages.

Importer les date d'occurrences de chaque cours

Si votre activité ou cours comporte plusieurs dates, vous pouvez les importer à partir de colonnes supplémentaires. Activity Messenger les détectera automatiquement si vous les avez nommées "Semaine 1", "Semaine 2", etc. Sinon, vous pouvez saisir le nom de ces colonnes.

Les valeurs devraient être la date et l'heure des cours. Laissez la valeur vide si un participant n'est pas inscrit à une certaine date de cours. Une fois importée, vous pouvez vous en servir dans les champs de fusion.

Rangées

Les rangées suivantes devront représenter les destinataires. Il devrait y avoir un destinataire par rangée. Vous devez respecter l'ordre des colonnes que vous avez nommées à la première rangée. Une valeur manquante peut être représentée par un vide ou un espace.

Importer des abonnements et la date d'expiration

Votre fichier peut contenir des abonnements. Acitivity Messenger peut importer les colonnes suivantes: parent name, parent email, parent mobile, child name, child gender, child date of birth, membership, expiration et custom. Activity Messenger tentera de déctecter le nom des colonnes automatiquement. Si vos colonnes sont nommées autrement, vous pouvez spécifier chacune d'entre elles.

Analyse des numéros de téléphone et des adresses de courriel

Activity Messenger fera l'analyse des numéros de téléphone et des adresses de courriel en enlevant les espaces vides et en formattant les numéros de téléphone. Activity Messenger validera aussi le format des numéros de téléphone et des adresses de courriel. Celles qui sont non valides seront signalées en rouge. Les rangées sans numéro de téléphone et sans adresse de courriel valides seront ombrées en bleu, et un message sous le tableau indique le nombre de rangées ignorées. Elles ne seront pas importées.

Envoyer un message

Maintenant vous êtes prêt à envoyer un message SMS et/ou courriel aux participants de cette liste. Rendez-vous à Envoyer un message SMS/courriel à une liste de participants ou de contacts pour ce faire.

Référence des paramètres

La fenêtre d'importation s'ouvre avec Importer sur la page de la liste. Les paramètres de la première partie du tableau se trouvent dans cette fenêtre; les autres sont sur la liste elle-même.

Questions fréquentes

Quel est le minimum requis dans un fichier? Une rangée est importée lorsqu'elle contient une adresse courriel valide ou un numéro mobile valide; le nom du destinataire est recommandé pour reconnaître les personnes. Avec seulement un courriel, vous pouvez envoyer des courriels; ajoutez une colonne mobile pour envoyer aussi des textos. Une rangée sans courriel valide ni mobile valide est ignorée. Consultez Colonnes et Analyse des numéros de téléphone et des adresses de courriel.

Pourquoi mon numéro mobile est-il marqué non valide? L'importateur accepte les numéros mobiles de 10 chiffres et ignore un 1 au début. Les autres formats, y compris les numéros dont le nombre de chiffres est différent, sont signalés comme non valides. Un numéro mobile non valide n'empêche pas l'importation de la rangée si l'adresse courriel est valide. Consultez Analyse des numéros de téléphone et des adresses de courriel.

Comment mettre à jour une liste sans perdre personne? Cliquez sur Importer et téléversez le nouveau fichier avec Remplacer désactivé. Les destinataires existants sont mis à jour, les nouveaux sont ajoutés et ceux qui sont absents du fichier demeurent. Activez Remplacer seulement si vous voulez supprimer les destinataires absents du fichier. Consultez Mettre à jour plusieurs destinataires et Remplacer la liste complète des destinataires.

La liste reste-t-elle reliée à mon tableur? Non. Chaque importation est une copie ponctuelle du fichier : les changements faits ensuite dans votre tableur n'atteignent pas la liste tant que vous ne l'importez pas de nouveau. Considérez chaque liste téléversée comme sa propre base de données de clients, comme décrit au début de ce guide.

Pourquoi les lettres accentuées sont-elles incorrectes après l'importation? Votre CSV n'a probablement pas été enregistré en UTF-8. Enregistrez-le en « CSV UTF-8 (.csv) » ou en « Unicode Text (.txt) », ou téléversez un fichier Excel, puis importez de nouveau. Consultez la note sur les formats de fichier dans la section Téléversez un fichier Excel/CSV.

Puis-je importer des personnes déjà désabonnées dans mon ancien système? Oui. Activez Importer la colonne d’abonnement ? et sélectionnez la colonne qui contient le statut de chaque personne. Les destinataires marqués Désabonné, Inactif, Non, Faux ou 0 (ou No, False, Unsubscribed, Inactive) sont ajoutés à la liste des désabonnés et exclus des communications marketing. Consultez Migrer de Mailchimp ou de Constant Contact.

L'importation crée-t-elle des comptes clients pour ces personnes? Pas à moins de cocher Créer des comptes clients dans la fenêtre d'importation; l'option est désactivée par défaut. Sans elle, ces personnes sont seulement des destinataires de la liste. Consultez Comprendre les clients, les formulaires et les listes de destinataires.

Suite : Envoyer votre premier courriel ou SMS