Création d'une liste de destinataires à partir d'un fichier Excel ou CSV

Activity Messenger vous permet d'importer des destinataires à partir d'un fichier Excel ou CSV. Voici quelques cas d'utilisation: Par exemple . Vous pouvez également importer des participants ou des inscriptions d'un autre système (e.g. Sport-plus). Vous serez en mesure de filtrer les destinataires par le nom et la date de l'activité.

• Importer les contacts de votre ancien système (Mailchimp ou Constant Contact) et faire une campagne publicitaire.
• Importer des participants ou des inscriptions d'un autre système (e.g. Sport-plus ou Amilia) afin leur envoyer un formulaire à remplir ou un rappel avant ou après un cours.
• Importer des membres et la date d'expiration de leur abonnement pour leur envoyer un rappel de renouvellement.

CSV est un acronyme anglophone désignant Comma Separated Values (valeurs séparées par des virgules). C'est un format souvent utilisé pour représenter les données d'un tableau et est supporté par toutes les applications comme Excel.

Chaque liste de type Fichier Excel/CSV est une mini base de données de clients unique. Vous pouvez en créer un nombre illimité. Par exemple une liste pour la session d'hiver, et une autre pour la session d'été.

Depuis le menu Listes, choisissez l'option Créer pour créer une nouvelle liste.

Saisissez le nom de la liste et choisissez Fichier pour Téléversez un fichier Excel ou CSV. 

Vous pouvez ensuite importer des destinataires à partir d'un fichier Excel ou CSV en cliquant sur Importer.

# Téléversez un fichier Excel/CSV

Cliquez sur Téléverser un fichier Excel ou CSV. Activity Messenger vous permet de choisir les colonnes à importer. Au minimum vous devez importer l'adresse courriel. Il est recommandé d'également importer le nom et le numéro de téléphone mobile. Le numéro de téléphone mobile vous permettra d'envoyer des textos aux destinataires.

Cliquez sur Sauvegarder pour importer les contacts. Activity Messenger les ajoutera à la liste des destinataires.

 Vous pouvez également choisir de remplacer une liste existante et de fusionner les destinataires ayant la même adresse.

# Colonnes

La première rangée comporte le nom des colonnes. Chacunes des colonnes doivent être séparées par une virgule. Activity Messenger importera les colonnes supportées. Les autres colonnes de vos données Excel/CSV seront sauvegardées, mais ignorées.

Ces colonnes sont facultatives. Vous devez au minimum avoir l'une des colonnes mobile ou courriel. La colonne nom est facultative mais utile afin d'identifer le destinataire.

Notez que vous pouvez également utiliser des lettres majuscules. Par exemple "name", "Name" ou "NAME" sont équivalents.

• Recipient name*: Nom du destinataire. Si vous importez un liste d'enfants, ceci représente le responsable de compte ou le premier parent.
• Email*: Adresse courriel du destinataire. Si vous importez un liste d'enfants, ceci représente le responsable de compte ou le premier parent.
• Mobile*: Numéro de téléphone mobile du destinataire. Si vous importez un liste d'enfants, ceci représente le responsable de compte ou le premier parent.
• Other name: Nom du second parent. Utilisez ce champs si vous importez un liste d'enfants.
• Other email: Adresse courriel du second parent. Utilisez ce champs si vous importez un liste d'enfants.
• Other mobile: Numéro de téléphone mobile du second parent. Utilisez ce champs si vous importez un liste d'enfants.
• Child name: Nom de l'enfant. Utilisez ce champs si vous importez un liste d'enfants.
• Child gender: Genre de l'enfant. Utilisez ce champs si vous importez un liste d'enfants.
• Child date of birth: Date d'anniversaire de l'enfant. Utilisez ce champs si vous importez un liste d'enfants. Utile pour automatiser l'envoi de souhaits d'anniversaire par courriel ou par texto.
• Custom: Valeur sur mesure. Utilisez pour importer une information ne figurant pas dans les autres champs. Vous serez en mesure de filtrer les destinataires par ce champ.
• Activity: Nom de l'activité ou du cours. Utile pour importer les inscriptions à un cours.
• Activity date**: Date de début de l'activité ou du cours. Utile pour importer les inscriptions à un cours.
• Activity time**: Heure de début de l'activité ou du cours. Utile pour importer les inscriptions à un cours.
• Activity location: Lieu du cours. Utile pour importer les inscriptions à un cours.
• Activity staff: Instructeur ou membre du personnel du cours. Utile pour importer les inscriptions à un cours.
• Jour # or Semaine #**: Dates d'occurrences de l'activité ou du cours. Par exemple pour importer 5 jours de camps, ajoutez les colonnes "Jour 1, Jour 2, Jour 3, Jour 4, Jour 5". Les valeurs à saisir dans chaques colonnes seront les dates des cours. Utile pour importer des listes de présences.
• Group name: Nom du groupe.
• Allergies: Allergies (e.g. arachides).
• Medical conditions: Conditions médicales (e.g. ashtme).
• Pickup authorized: Personnes autorisées à venir chercher l’enfant.
• Allow sunscreen: Autorisation crème solaire. Oui ou non.
• Allow photo: Autorisation photo. Oui ou non.
• Allow leave: Autorisation de partir du camps seul. Oui ou non.
• Daycare: Liste d'options du service de garde. Séparés par des espaces. Par exemple "am pm" si l'enfant a accès au service de garde le matin et le soir.
• Pickup password: Mot de passe pour récupérer l'enfant.
• Friend: Jumelage avec un(e) ami(e).
• Abonnement: Nom de l'abonnement.
• Expiration: Date d'expiration de l'abonnement. Pratique pour concevoir un message de renouvellement.

* Le champ Name est requis ainsi que l'un des champs Email ou Mobile. Tous les autres champs sont facultatifs.

** Les formats de dates supportés sont soit international ou USA: "YYYY-MM-DD hh:mm" ou "MM/DD/YYYY h:mmA". Par exemple "2021-04-23 17:00" ou "04/23/2021 5:00PM".

Une fois votre liste importée, vous pouvez faire une recherche par nom, par adresse courriel ou par numéro de téléphone mobile. Si vous avez importé les colonnes supplémentaires (nom/date de l'activité et valeur sur mesure), des filtres supplémentaires seront disponibles.

Si vous importez l'information des enfants, ils seront regroupés par famille sous le nom et l'adresse courriel du parent. De cette façon, Activity Messenger n'enverra pas un même courriel plusieurs fois à la même famille.

# Mettre à jour plusieurs destinataires

Vous pouvez importer à nouveau un fichier Excel/CSV pour mettre à jour certains destinataires. Activity Messenger se servira de l'adresse courriel à fin d'identification. Les nouveaux destinataires seront ajoutés.

# Remplacer la liste complète des destinataires

Pour remplacer tous les destinataires, cliquez sur Importer et téléversez un fichier Excel ou CSV. Choisissez l'option Remplacer. Activity Messenger se servira de l'adresse courriel à fin d'identification pour remplacer tous les destinataires. Les nouveaux destinataires seront ajoutés. Les destinataires non présent dans le fichier seront supprimés.

# Ajouter un destinataire

Vous pouvez ajouter un destinataire en cliquant sur le bouton (+) . Une fenêtre vous permettra de saisir le nom, l'adresse courriel ainsi que le numéro de téléphone mobile. Seule l'adresse courriel est requise.

Vous pouvez également saisir les champs supplémentaires. Cliquez sur le bouton pour les afficher.

# Mettre à jour un destinataire

Cliquez sur un destinataire pour mettre à jour ces informations.
 

# Retirer un destinataire

Pour retirer un destinataire de la liste, cliquez sur le bouton X. 
 

# Importer des inscriptions

Votre fichier peut contenir des inscriptions. Acitivity Messenger peut importer les colonnes suivantes: parent name, parent email, parent mobile, child name, child gender, child date of birth, activity name, activity start date, activity start time et custom. Activity Messenger tentera de déctecter le nom des colonnes automatiquement. Si vos colonnes sont nommées autrement, vous pouvez spécifier chacune d'entre elles.

Suite à l'importation, cliquez sur une rangée pour l'éclater. Activity Messenger aura fait l'assignation des informations du participant, du responsable de compte, des enfants et de l'activité. Ces informations seront disponibles en utilisant les champs de fusion lors de la rédaction de messages.

Activity Messenger détecte également les membres d'une même famille. Dans ce cas, une seule rangée sera importée. Elle inclura tous les enfants. Vous pourrez utiliser le champ de fusion "Nom de/des enfant(s)" dans vos messages.

# Importer les date d'occurrences de chaque cours

Si votre activité ou cours comporte plusieurs dates, vous pouvez les importer à partir de colonnes supplémentaires. Activity Messenger les détectera automatiquement si vous les avez nommées "Semaine 1", "Semaine 2", etc. Sinon, vous pouvez saisir le nom de ces colonnes.

Les valeurs devraient être la date et l'heure des cours. Laissez la valeur vide si un participant n'est pas inscrit à une certaine date de cours. Une fois importée, vous pouvez vous en servir dans les champs de fusion.

# Rangées

Les rangées suivantes devront représenter les destinataires. Il devrait y avoir un destinataire par rangée. Vous devez respecter l'ordre des colonnes que vous avez nommées à la première rangée. Une valeur manquante peut être représentée par un vide ou un espace.
 

# Importer des abonnements et la date d'expiration

Votre fichier peut contenir des abonnements. Acitivity Messenger peut importer les colonnes suivantes: parent name, parent email, parent mobile, child name, child gender, child date of birth, membership, expiration et custom. Activity Messenger tentera de déctecter le nom des colonnes automatiquement. Si vos colonnes sont nommées autrement, vous pouvez spécifier chacune d'entre elles.

# Analyse des numéros de téléphone et des adresses de courriel

Activity Messenger fera l'analyse des numéros de téléphone et des adresses de courriel en enlevant les espaces vides et en formattant les numéros de téléphone. Activity Messenger validera aussi le format des numéros de téléphone et des adresses de courriel. Celles qui sont non valides seront signalées en orange. Les rangées sans numéro de téléphone et sans adresse de courriel valides seront signalées en rouge. Elles ne seront pas importées.
 

# Envoyer un message

Maintenant vous êtes prêt à envoyer un message SMS et/ou courriel aux participants de cette liste. Cliquez sur le bouton Nouveau message pour ce faire.