Administration : configurer les affiliations de la fédération

Préparez la hiérarchie, la saison, les affiliations, les frais, les formulaires requis et les accès des clubs avant de recueillir les membres. Cette configuration détermine les demandes possibles, les personnes autorisées à les gérer et les effets du traitement.

# Comprendre la hiérarchie et les responsabilités

La fédération principale gère les saisons et les définitions d’affiliation communes. Les organisations participantes configurent leurs propres frais et exigences. Les représentants des clubs peuvent utiliser le portail client de la fédération; certains clubs utilisent plutôt leur propre espace d’administration Activity Messenger.

Votre organisation doit avoir accès à la fédération et disposer des permissions d’administration nécessaires. Voir une branche dans l’aperçu ne donne pas un accès illimité à sa gestion ou à sa facturation.

Une affiliation relie un membre à un club pour une saison. Un article de facturation définit les frais d’une organisation, les taxes et un éventuel abonnement lié. Une demande d’affiliation correspond à des renseignements soumis à traiter ou à vérifier. L’affiliation obtenue, l’abonnement, la facture et le paiement sont liés, mais leurs statuts sont distincts.

# 1. Créer la saison

1. Dans la fédération principale, ouvrez Fédération → Saisons, puis choisissez Nouveau.
2. Saisissez un nom reconnaissable et les dates de début et de fin applicables. La fin ne peut pas précéder le début.
3. Enregistrez et ouvrez la saison. Consultez les onglets Affiliations, Clubs et Configuration accessibles à votre organisation.

Les organisations participantes utilisent cette saison commune et enregistrent leur propre configuration. Les dates de saison influencent aussi l’activation et l’expiration initiales des abonnements liés lors du traitement; les abonnements sans expiration sont traités séparément.

# 2. Définir les affiliations offertes

1. Dans la fédération principale, ouvrez Affiliations pour la saison et choisissez Ajouter.
2. Définissez le nom, la catégorie, le sport s’il y a lieu et l’ordre d’affichage. Fournissez les libellés français et anglais.
3. Configurez les contraintes d’âge et la règle Facturer seulement le surclassement. Lorsqu’elle est activée, seule l’affiliation payée la plus élevée est facturée; sinon, cette affiliation peut toujours être facturée.
4. Enregistrez, puis vérifiez les frais et les exigences dans chaque organisation participante.

Utilisez des noms clairs, par exemple récréatif et compétitif. Les noms et catégories communs relèvent de la fédération principale; les organisations participantes ajoutent leurs frais et formulaires requis. Modifier une définition ne remplace pas l’ajustement d’une affiliation ou d’une facture existante.

L’exemple ci-dessous présente une fédération participante : les champs d’identité partagés sont en lecture seule. Modifiez ces champs dans la fédération principale.

# 3. Préparer les frais et les abonnements liés

Dans l’éditeur des articles de facturation de la fédération, créez les frais propres à chaque organisation :

1. Saisissez un nom et une description facultative.
2. Fixez le prix par défaut; un prix nul est permis.
3. Choisissez un abonnement existant si le traitement doit en accorder un. Préparez cet abonnement au préalable si nécessaire.
4. Sélectionnez le code comptable et les taxes de l’organisation émettrice.
5. Enregistrez l’article, puis rattachez-le à l’affiliation de la saison.

Lors du rattachement, vérifiez le prix de remplacement, les conditions d’âge et la région, si disponible. Un prix de remplacement vide utilise le prix par défaut. Vérifiez l’organisation propriétaire de chaque frais : les différents niveaux de la hiérarchie peuvent produire des factures distinctes.

Un membre peut avoir une même affiliation dans plusieurs clubs tout en partageant un abonnement lié. Un abonnement accordé une seule fois ne signifie pas que chaque frais est facturé une seule fois. Vérifiez la configuration et le résultat du traitement.

Pour les surclassements, vérifiez l’affiliation de départ, l’affiliation ajoutée et les rabais dépendants. L’annulation ultérieure de l’affiliation de départ peut retirer un rabais et modifier le crédit net; l’administrateur doit consulter l’aperçu des conséquences sur la facture.

# 4. Configurer les formulaires requis et les approbations

1. Ouvrez la configuration de l’affiliation pour votre organisation.
2. Sélectionnez le formulaire de responsabilité et les autres formulaires requis.
3. Configurez la question d’approbation et le modèle d’invitation, s’il y a lieu.
4. Enregistrez et vérifiez que le membre peut remplir le formulaire prévu.

L’activation normale dépend du respect des exigences configurées. Soumettre un formulaire et satisfaire sa condition d’approbation ne sont pas toujours équivalents. Traiter ou payer une facture ne prouve pas qu’un formulaire manquant a été rempli.

# 5. Donner aux clubs accès à la saison

Dans Configuration → Clubs/Programmes de la saison :

1. Sélectionnez le formulaire d’accès utilisé pour identifier les représentants des clubs.
2. Associez la Question clé qui identifie le club.
3. Associez la question d’approbation qui contrôle l’accès autorisé.
4. Associez la question de région si les clubs sont regroupés par région.
5. Configurez la Question principale de facturation, si disponible, pour identifier le contact de facturation. Si aucun répondant n’est désigné, le premier répondant du club est utilisé par défaut.
6. Enregistrez et vérifiez qu’un représentant approuvé accède au bon club et à la bonne saison.

Ce parcours exige le formulaire d’accès et les associations des questions de club et d’approbation. La réponse correspondante du représentant doit être approuvée. Si un club ne voit pas la saison, vérifiez ces associations et sa réponse approuvée avant de modifier les données des membres.

# 6. Configurer le portail et les permissions du club

Dans la même configuration, sélectionnez Formulaires disponibles aux clubs pour import. Les formulaires admissibles contiennent une question d’affiliation liée à cette saison. Autorisez l’importation au besoin; les formulaires de paiement ne peuvent pas être importés par le portail client.

Ajoutez des consignes de saison dans les deux langues. Précisez le formulaire à utiliser et la personne à contacter. Choisissez ensuite les actions autorisées au club :

• Modifier les renseignements des membres.
• Gérer les affiliations.
• Renvoyer les invitations aux formulaires de responsabilité.
• Traiter les affiliations.
• Fusionner les doublons.

Accordez ces permissions selon le rôle du club. Le droit d’importer des formulaires ne donne pas nécessairement celui de traiter les affiliations ou de fusionner des dossiers. Vérifiez le portail obtenu sans supposer qu’il présente tous les contrôles d’administration.

# 7. Vérifier les paiements et les champs du membre

Dans Configuration, consultez les options de paiement et les Champs du membre disponibles. Sélectionnez les modes de paiement permis, le modèle de confirmation, les notifications administratives et les champs du profil à utiliser. Vérifiez le contact de facturation et l’organisation émettrice de chaque frais.

La fenêtre d’importation précise que les répondants importés ne reçoivent pas de courriel de confirmation. Distinguez ce comportement des paramètres de confirmation des factures.

# 8. Vérifier la configuration avant l’ouverture

Parcourez le processus avec un club et un membre de démonstration approuvés : bonne saison, formulaire disponible, affiliations proposées, admissibilité selon l’âge et la région, frais et taxes, abonnements liés, formulaires requis et contact de facturation. Vérifiez les deux langues et l’organisation propriétaire des frais.

Distinguez quatre résultats : demande soumise, affiliation traitée, exigences remplies et facture payée. Vérifiez chacun dans le dossier du membre et sur la facture.

# Préparer la saison suivante

Revoyez les dates, les affiliations, les prix, les associations de formulaires, les permissions du portail et les paiements pour la période suivante. La fédération principale dispose de contrôles de cycle de vie des saisons, notamment l’accès aux saisons archivées et leur restauration. Vérifiez toute configuration dupliquée avant son utilisation; ne supposez pas que les anciennes dates, les anciens formulaires et les prix conviennent toujours.

# Les autres guides de la fédération

• Administration : gérer les membres de la fédération
• Portail client : gérer les membres de votre club